Geschäftsbriefe schreiben: Format, Beispiele und bewährte Praktiken

"Sehr geehrter Herr/Frau..."  *Löschen*

"To Whom It May Concern..." *Löschen*

Wenn Sie gerade auf ein leeres Dokument starren und überlegen, wie Sie einen Geschäftsbrief beginnen sollen - STOPP!

Da Sie nie eine zweite Chance bekommen, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, zeigen wir Ihnen, wie Sie einen eindrucksvollen und selbstbewussten Geschäftsbrief schreiben können.

Diese umfassender Leitfaden wird Ihnen das zeigen:

• Wie man Geschäftsbriefe professionell formatiert
• Schritt-für-Schritt-Anleitung für jeden Abschnitt
• Beispiele aus der Praxis für erfolgreiche Kommunikation
• Professionelle Vorlagen
• Wie man sie an seine Bedürfnisse anpasst

Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal einen Geschäftsbrief verfassen oder Ihre Kenntnisse auffrischen wollen, Sie werden genau wissen, wie Sie einen Geschäftsbrief schreiben, der Aufmerksamkeit erregt und zu Ergebnissen führt. 

Los geht's!

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist ein formelles Schriftstück die für die professionelle Kommunikation zwischen Organisationen oder zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, Mitarbeitern oder anderen Interessengruppen verwendet wird. 

Es ist ein professioneller Händedruck in schriftlicher Form. Es ist sehr wichtig zu wissen, wie man einen Geschäftsbrief schreibt, denn er hat Gewicht - sowohl rechtlich als auch beruflich.

Wann und warum Sie einen Geschäftsbrief schreiben sollten

Manche geschäftlichen Momente erfordern mehr als einen schnellen Slack-Kanal.

Denken Sie darüber nach...

Würden Sie einen wichtigen Vertragsstreit per SMS regeln? Oder ein millionenschweres Angebot über WhatsApp einreichen?

Niemals, richtig?

Aus diesem Grund werden die meisten wichtigen Dokumente in den Unternehmen als ordnungsgemäß formatierte Geschäftsbriefe erstellt. 

Wir brauchen einen formellen Geschäftsbrief, wenn:

# 1 - Die Macht der Bewegung

• Bewerbung um einen Traumjob
• Beantragung von Mitteln für eine bahnbrechende Neugründung
• Vorschlagen von wichtigen Partnerschaften

# 2 - Management beruflicher Beziehungen

• Erteilung von Großaufträgen an Lieferanten (wenn Unterlagen erforderlich sind)
• Aushandeln von Verträgen 
• Aufrechterhaltung der Lieferantenbeziehungen

# 3 - Umgang mit heiklen Situationen

• Bearbeitung von Kundenbeschwerden 
• Beilegung von Vertragsstreitigkeiten 
• Förmliche Beschwerden einreichen 

# 4 - Aufbau von Goodwill

• Dankbarkeit gegenüber Großkunden ausdrücken
• Glückwünsche an Geschäftspartner für ihre Leistungen
• Schreiben von Empfehlungsschreiben

Das sind die Momente, die mehr verlangen als eine formelle E-Mail.

Unterschiede zwischen einem Geschäftsbrief und einer E-Mail

Die Zeiten, in denen wir Geschäftsbriefe über die Post verschickt haben, ändern sich schnell. 

Heutzutage ist so gut wie alles digital (auch die Geschäftsbriefe per Post)

Australia Post verzeichnete einen Rückgang der Briefzustellung um 12,9% in 2023-24.

Obwohl sowohl Geschäftsbriefe als auch E-Mails über das Internet verschickt werden, unterscheiden sie sich doch deutlich voneinander.

Wie man einen Geschäftsbrief formatiert

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie einen Geschäftsbrief beginnen oder beenden sollen, um maximale Wirkung zu erzielen, ist die Wahl des richtigen Formats entscheidend. 

• Standard-Geschäftsbriefstruktur

Jeder Fachmann Der Geschäftsbrief besteht aus sechs Kernbausteinen die Sie unbedingt brauchen. 

1. Informationen des Absenders
2. Datum 
3. Informationen des Empfängers 
4. Begrüßung 
5. Körper 
6. Schließen 

Sie möchten Ihr Schreiben noch professioneller gestalten? Beachten Sie diese 5 optionalen Elemente:

• Betreffzeile (ideal zum schnellen Nachschlagen)
• Referenzlinie (nützlich für die Verfolgung von Gesprächen oder Dokumenten)
• Beifügung der Notation (wenn Sie andere Dokumente einbeziehen)
• CC-Notation (wenn du andere kopierst)
• P.S. (für den wichtigen nachträglichen Gedanken - in Geschäftsbriefen jedoch sparsam verwenden)

Quelle = Templatelab.com

• Korrekte Abstände, Ränder und Schriftarten für Geschäftsbriefe

Was sieht der Empfänger in dem Geschäftsbrief, bevor er ein einziges Wort gelesen hat? 

Ein unordentliches Durcheinander ODER ein sauberes, professionelles Dokument? Der erste Eindruck ist der letzte.

Damit Ihr erster Eindruck zählt, sollten Sie einen Geschäftsbrief professionell formatieren.

• Ausrichtung: Der gesamte Brief sollte zur linken Seite hin geneigt sein. 

• Abstände: Die Absätze müssen einzeilig sein. Zwischen den Hauptabschnitten (Datum, Anschrift, Anrede) ist ein Zeilenumbruch einzufügen.

• Schriftart:  Verwenden Sie klassische, gut lesbare Schriftarten wie Times New Roman, Arial, Courier oder Geneva in 10-12 Punkt. 

• Ränder: Verwenden Sie auf allen Seiten einen Rand von einem Zentimeter. 

• Formelle vs. informelle Formatierung von Geschäftsbriefen
  

Je nach Zweck gibt es zwei Arten von Geschäftsbriefen. 

# 1 - Formelle Briefe: Verwenden Sie das Blockformat, bei dem der gesamte Text linksbündig und ohne Absatzeinrückungen ist. Verwenden Sie es, wenn Sie:

• Bewerbung um einen Arbeitsplatz
• Schreiben an Regierungsbeamte
• Eine Beschwerde einreichen
• Kontaktaufnahme mit leitenden Angestellten

# 2 - Informelle Briefe: Es können modifizierte Block- oder Halbblockformate verwendet werden, die eingerückte Absätze oder unterschiedliche Ausrichtungen für das Datum und den Schluss aufweisen können. Verwenden Sie es für: 

• Schreiben an langfristige Kunden
• Memos des Unternehmens
• Nachbereitung des Treffens
• Regelmäßige geschäftliche Aktualisierungen

Quelle = Birdeye.com

Vorlagen für Geschäftsbriefe und wann sie zu verwenden sind

Genau wie ein GPS sind Schablonen unglaublich hilfreich, aber man muss trotzdem wissen, wie man fährt. 

Denken Sie daran, dass Sie nicht auf die "Kopieren, einfügen und beten" apVorgehensweise. 

Eine Vorlage kann als Ausgangspunkt dienen, aber Sie können ihr nicht blindlings folgen. 

Es ist, weil zu sagen "Sehr geehrter Herr/Frau" im Jahr 2025 ist wie "Ich habe mir nicht die Mühe gemacht, Ihren Namen zu finden". Vorlagen funktionieren nur dann am besten, wenn Sie:

• neu im Schreiben von Geschäftsbriefen sind
• Sie brauchen eine Struktur für eine gemeinsame Situation (Beschwerden, Anfragen, Vorschläge)
• Sie schreiben in einer Nicht-Muttersprache
• Sie haben es mit einer formalen Situation zu tun, in der traditionelle Formulierungen wichtig sind.

Sie können eine der folgenden Optionen wählen 60+ Geschäftsbriefvorlagen aber denken Sie daran, dass sie es getan haben:

1. Veraltete Sprache ("To Whom It May Concern" - es sei denn, Sie sind sich sicher)
2. Allgemeine Phrasen, die auf jedes Unternehmen zutreffen können
3. Zu förmlicher Ton in Vorlagen für moderne Unternehmen
4. Regionalspezifische Begriffe, die in Ihrem Land möglicherweise nicht funktionieren

Nachdem Sie nun wissen, wann und warum Sie einen Geschäftsbrief schreiben sollten, wollen wir uns nun dem eigentlichen Schreibprozess widmen.

Wie man einen Geschäftsbrief beginnt

Bevor Sie sich hinsetzen und schreiben, sollten Sie die Grundlagen schaffen. Ein professioneller Geschäftsbrief beginnt mit vier Grundlagen:

# 1 - Absenderadresse

Ihre Adresse muss eindeutig und vollständig sein.

• Briefkopf des Unternehmens verwenden, falls vorhanden
• Format: Straße, Ort, Bundesland, Postleitzahl
• Fügen Sie Ihre E-Mail und Telefonnummer für eine einfache Kontaktaufnahme hinzu

Auch wenn Sie die Briefkopf des UnternehmensFügen Sie Ihre direkten Kontaktinformationen hinzu. Machen Sie es den Leuten leicht, SIE zu erreichen, nicht nur Ihr Unternehmen.

# 2 - Das Datum

Es ist ganz einfach, aber die Leute vermasseln es trotzdem. Befolgen Sie diesen Leitfaden:

• Schreiben Sie ihn vollständig aus: "9. Februar 2025"
• Kürzen Sie nicht ab: "02/09/25" oder "9. Februar 2025"

Verschiedene Länder formatieren Daten unterschiedlich. Schreiben Sie bei internationalen Geschäftsbriefen "9. Februar 2025", um Verwechslungen zu vermeiden.

# 3 - Innere Adresse

Hier können Sie zeigen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben. Hinzufügen:

• Vollständiger Name und genauer Titel des Empfängers
• Name und vollständige Anschrift des Unternehmens
• Überprüfen Sie die Rechtschreibung (insbesondere Namen)

Rufen Sie das Unternehmen an, um den Titel und den bevorzugten Namen des Empfängers zu überprüfen, wenn Sie unsicher sind. Die Liebe zum Detail lässt einen professionellen Geschäftsbrief glänzen.

# 4 - Anrede

Verwenden Sie den Vornamen des Empfängers wie folgt,

• "Sehr geehrter Mr. Johnson:" (beachten Sie den Doppelpunkt, nicht das Komma)
• "Lieber Dr. Martinez:"
• "Liebe Frau Thompson:"

Sie können den Namen nicht finden? Verwenden Sie "Sehr geehrter Personalverantwortlicher" oder "Sehr geehrter [Abteilungs-]Direktor" - alles andere als "An wen auch immer es geht".

Beispiel Format

John Smith Marketingleiter Tech Solutions Inc. 123 Business Lane New York, NY 10001  Februar 9, 2025

Wie man einen Geschäftsbrief schreibt 

Nachdem wir die Grundlagen erörtert haben, wollen wir uns nun dem Verfassen von Geschäftsbriefen widmen.

Schritt 1: Schreiben Sie eine klare und professionelle Überschrift

Die Überschrift ist der Händedruck des Briefes, daher sollte sie knapp und professionell sein.

• Sauber, Standard Formatierung
• Einheitliche Abstände
• Professionell Schriftart (Arial oder Times New Roman, 11-12pt)
• Alles ausgerichtet richtig

Schritt 2: Beginnen Sie mit einer starken und direkten Einleitung

Ihr erster Absatz ist das A und O. 

• Nennen Sie Ihr Zweck sofort
• Bezugnahme auf eine vorheriger Kontakt
• Behalten Sie es unter 3 Sätzen

Um das Ziel direkt zu erreichen, können Sie unsere KI-Chat mit der folgenden Aufforderung:

Eingabeaufforderung für juristische Briefe (Einleitung):

"Verfassen Sie eine klare und professionelle Einleitung für ein juristisches Schreiben zu [kurze Beschreibung der Situation].

AI spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen beim Brainstorming der Punkte. 

Schritt 3: Schreiben Sie den Hauptteil mit den wichtigsten Details

Hier liefern Sie die Ware. In diesem Abschnitt verwenden Sie:

• Eine Hauptgedanke pro Absatz
• Unterstützende Forderungen mit konkreten Zahlen
• Kurze Absätze (maximal 3-4 Sätze)
• Klare Beispiele

Wenn Sie zu den Einzelheiten Ihres Schreibens übergehen, geben Sie dem KI-Chat die folgenden Informationen:

Aufforderung für juristische Briefe (Hauptteil):

"Schreiben Sie ein juristisches Schreiben zu [Problem]. Gliedern Sie es in klare Absätze und geben Sie bei Bedarf rechtliche Hinweise.

Verwenden Sie sparsam Aufzählungspunkte, um wichtige Informationen hervorzuheben, aber übertreiben Sie es nicht.

Schritt 4: Fügen Sie ein professionelles Schlusswort hinzu

Wenn Sie unsicher sind, wie Sie Ihr Schlusswort formulieren sollen, geben Sie unserem KI-Chat die folgenden:

Aufforderung für juristische Briefe (Abschlusserklärung):

"Bitte helfen Sie mir, ein professionelles Schlusswort für ein juristisches Schreiben zu verfassen, in dem ich um [bestimmte Maßnahmen] bitte. Fügen Sie eine Aufforderung zum Handeln und Kontaktinformationen ein."

Ihr Schlusswort sollte:

• Eindeutig angeben, was als nächstes passiert
• Danken Sie ihnen für ihre Zeit
• Eine Aufforderung zum Handeln einfügen

Wie man einen Geschäftsbrief beendet

Lassen Sie nach dem letzten Absatz zwei Zeilen frei, bevor Sie den Text abschließen. 

Verwenden Sie nur das erste Wort in Großbuchstaben und schließen Sie mit einem Komma ab. 

Übliche Abschlüsse sind "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen". oder "Bei allem Respekt."

Für Ihre handschriftliche Unterschrift lassen Sie bitte vier Zeilen Platz und unterschreiben Sie mit blauer oder schwarzer Tinte. 

Geben Sie unter Ihrer Unterschrift Ihren vollständigen Namen, Ihren Titel und gegebenenfalls relevante Kontaktinformationen an.

Falls zutreffend, fügen Sie zusätzliche Vermerke ein, z. B. "Anbei:" für Schränke oder "cc:" für Kopien, und platzieren Sie sie auf separaten Zeilen unter Ihrem maschinengeschriebenen Namen.

Beispiele für Geschäftsbriefe

Das Online-Schreiblabor der Purdue-Universität enthält ein Muster für einen Geschäftsbrief. Außerdem werden die empfohlenen Ränder und Abstände für professionelle Korrespondenz beschrieben.

Möchten Sie weitere Beispiele für Geschäftsbriefe für Ihren speziellen Bedarf sehen?

• Bewerbungsschreiben → Bewerbung
• Brief zur Beilegung von Beschwerden →
• Vertragskündigungsschreiben →

Häufige Fehler, die in einem Geschäftsbrief zu vermeiden sind

Das Verfassen eines Geschäftsbriefs kann sich wie eine schwierige Aufgabe anfühlen - schließlich ist es Ihre Chance, einen starken Eindruck zu hinterlassen. 

Aber es gibt eine einige häufige Fallstricke die Sie auf jeden Fall meiden sollten. 

# 1 - Unprofessionelle Formatierung

Der erste Eindruck zählt, und deshalb kann das Erscheinungsbild über Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts entscheiden. 

Häufige Fehler bei der Formatierung von Geschäftsbriefen sind:

• Inkonsistente Abstände zwischen den Absätzen
• Falsch ausgerichtete Ränder und Text
• Mehrere Schriftarten oder -größen innerhalb eines Briefes
• Ungeeigneter Aufbau von Geschäftsbriefen (fehlendes Datum, Empfängeradresse oder Unterschriftenblock)

# 2 - Verwendung der Umgangssprache

Geschäftsbriefe erfordern ein gewisses Maß an Förmlichkeit, das sie von einer lockeren Kommunikation unterscheidet. Vermeiden Sie diese häufigen sprachlichen Fehler:

• Zu viele Redewendungen oder Phrasen verwenden: 

Anstatt zu schreiben: "Lassen Sie uns über den Tellerrand blicken" 

Schreiben Sie: "Ich würde gerne innovative Ansätze für dieses Projekt diskutieren"

• Passive Stimme: Verwenden Sie die aktive Stimme, um Ihre Aussagen direkter und wirkungsvoller zu machen.

• Zu viel "Ich" verwenden: Die Wiederholung des "Ich" kann Ihren Brief egozentrisch erscheinen lassen. Anstatt zu schreiben: "Ich denke, ich kann Ihnen bei Ihrem Projekt helfen, weil ich Erfahrung habe" 

Schreiben: "Dieses Projekt passt gut zu den umfangreichen Erfahrungen unseres Teams"

# 3 - Mehrdeutigkeit und Vagheit

Klarheit ist das A und O in der geschäftlichen Kommunikation. Vermeiden:

• Unklare Anträge oder Fristen 

Beispiel für eine vage Formulierung: "Bitte melden Sie sich bald bei mir" 

Bessere Alternative: "Bitte geben Sie Ihr Feedback bis Freitag, den 16. Februar"

• Ungenaue Sprache 

Beispiel für eine vage Formulierung: "Wir benötigen eine ganze Reihe von Ressourcen" 

Bessere Alternative: "Dieses Projekt erfordert drei zusätzliche Mitarbeiter und ein Budget von $50.000"

# 4 - Keine Vermenschlichung des Inhalts

Sicher, digitale Briefe sind praktisch, und KI-Chats können viel Zeit einsparen.

Aber wenn Sie Ihre Inhalte nicht menschlich gestalten, können sie roboterhaft oder unpersönlich wirken. 

Nutzen Sie unser AI Humanizer um sicherzustellen, dass er von einem echten Menschen und nicht von einer Maschine geschrieben wurde. 

Wie Sie Ihren Brief überzeugender gestalten

Überredung ist kein cleveres Wortspiel oder Manipulation. 

Ein gut formulierter, überzeugender Brief kann dazu beitragen, eine warme Geschäftsbeziehung aufzubauen, engagierte Partner umzuwandeln und klare, umsetzbare Möglichkeiten zu schaffen.

Und um das effektiv zu tun, verwenden Sie diese 3 Überzeugungsstrategien in Ihren Geschäftsbriefen, damit Ihre Briefe besser werden als ohne sie.

# 1 - Erstellen Sie einen fesselnden Aufhänger

Ihr einleitender Absatz muss dem Empfänger einen Grund geben, weiterzulesen. Für starke Aufhänger können Sie einen der folgenden Punkte verwenden:

1. Hinweis auf eine gemeinsame Herausforderung
2. Präsentieren Sie eine markante Aussage
3. Unmittelbaren Wert hervorheben

# 2 - Zwingende Beweise vorlegen

Umwandlung von Behauptungen in Argumente durch:

1. Daten und Statistiken

• Verwenden Sie konkrete Zahlen: "Unser System reduzierte die Fehlerrate von 8,5% auf 0,3%"
• Zeitrahmen einbeziehen: "Innerhalb von 6 Monaten stieg die Kundenzufriedenheit um 45%"
• Vergleichen Sie Vorher/Nachher-Szenarien: "Verbesserung der Produktionseffizienz von 1.000 auf 1.500 Einheiten pro Tag"

2. Fallstudien

• Verweisen Sie auf relevante Erfolgsgeschichten: "Eine ähnliche Implementierung bei ABC Corp. führte zu..."
• Fügen Sie spezifische Ergebnisse ein: "Ihr Team erreichte 98% Automatisierung innerhalb von 90 Tagen"
• Heben Sie vergleichbare Situationen hervor: "Ein anderer Hersteller in Ihrer Region hat..."

3. Experten-Validierung

• Anerkennung durch die Industrie: "Ausgezeichnet als 'Innovativste Lösung' von Industry Weekly"
• Professionelle Zertifizierungen: "ISO 9001 zertifizierte Prozesse"
• Partnervermerke: "Microsoft Gold Partner Status seit 2020"

# 3 - Einwände antizipieren und berücksichtigen

Analysieren Sie alle Einwände, die Ihr Empfänger gegen Ihr Schreiben haben könnte, und sprechen Sie sie gleich hier an.

(Verwenden Sie AI Chat, um die Einwände zu analysieren)

Sie könnten Bedenken haben bezüglich...

• Kostenaspekte: "Während die Anfangsinvestition $X beträgt, erfolgt der ROI normalerweise innerhalb von 6 Monaten durch..."
• Zeit für die Umsetzung: "Unser engagiertes Team sorgt mit unserem bewährten 3-wöchigen Übergangsplan für minimale Unterbrechungen.
• Anforderungen an die Ausbildung: "Das enthaltene umfassende Schulungsprogramm erfordert nur 4 Stunden pro Mitarbeiter".

Schlussfolgerung

Das Schreiben von Geschäftsbriefen ist auch im Jahr 2025 noch relevant, aber nicht so, wie es Ihr Großvater kannte. 

Da der Großteil der Kommunikation inzwischen digital erfolgt, braucht man sie vielleicht nicht jeden Tag, aber wenn man sie braucht, ist sie unersetzlich.

Ein gut formulierter Geschäftsbrief kann immer noch Türen öffnen, die eine schnelle E-Mail nicht öffnen kann. 

Ganz gleich, ob Sie Ihren Traumjob bekommen, einen Millionenvertrag abschließen oder eine Kundenkrise bewältigen wollen - ein richtig formatierter und gut formulierter Geschäftsbrief wird Sie retten.

• Seien Sie professionell, aber klingen Sie nicht wie ein Roboter aus den 1950er Jahren
• Verwenden Sie KI-Tools zum Brainstorming, sondern Ihre menschliche Note hinzufügen
• Denken Sie daran: Ihr Brief mag digital sein, aber sein Wirkung sollte persönlich sein

Achten Sie darauf, dass Ihr Schreiben nicht wie die ungelesenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen endet - so eine Beziehung will niemand haben!