Adopción La IA en el lugar de trabajo puede ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo. Sin embargo, para sacar el máximo partido a la automatización basada en la inteligencia artificial, es necesario comprender cómo funcionan estas herramientas y cómo aplicarlas a tus flujos de trabajo actuales.
En este artículo, analizamos en profundidad la automatización de flujos de trabajo mediante IA, cómo diseñar una solución y las mejores prácticas.
Principales conclusiones
- La automatización de los flujos de trabajo mediante IA resulta más adecuada para tareas repetitivas, predecibles y de bajo riesgo, con resultados claros y cuantificables.
- Una automatización eficaz comienza por analizar el proceso actual, identificar en qué aspectos la inteligencia artificial aporta valor, definir los factores desencadenantes e incorporar la revisión humana cuando sea necesario.
- Los resultados de las pruebas y mediciones son esenciales para garantizar que los flujos de trabajo gestionen de forma fiable los distintos datos de entrada y aporten mejoras cuantificables en cuanto a tiempo, costes, volumen y índices de error.
- Unas instrucciones claras, los puntos de control de validación, la supervisión y el mantenimiento periódico ayudan a prevenir fallos en la automatización basada en la IA a medida que cambian los flujos de trabajo y los sistemas de IA.
- Undetectable AI ofrece productos que automatizan tareas como la detección de IA, la redacción de ensayos y las solicitudes de empleo.
¿Qué se considera un flujo de trabajo automatizable mediante IA?
Los flujos de trabajo automatizables mediante IA utilizan software para ejecutar procesos repetibles sin necesidad de intervención manual.
Tecnologías como Agentes de IA realizar automáticamente acciones que tradicionalmente requerían el criterio humano, como la interpretación, la clasificación, la síntesis, la extracción o la generación de información.
Un flujo de trabajo típico podría ser el siguiente:
No vuelvas a preocuparte de que la IA detecte tus textos. Undetectable AI puede ayudarle:
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- Bypass las principales herramientas de detección de IA con un solo clic.
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- Desencadenante → Procesamiento mediante IA → Acción → Revisión o seguimiento
Por ejemplo, un flujo de trabajo que automatice la atención al cliente podría seguir la secuencia siguiente:
- La herramienta recibe un nuevo correo electrónico de asistencia técnica.
- Un modelo de lenguaje grande (LLM) identifica el problema del cliente.
- La herramienta clasifica las solicitudes por categoría y urgencia.
- La IA generativa elabora borradores de respuestas basándose en las clasificaciones.
- La herramienta añade la solicitud a la cola de tickets correspondiente.
- La herramienta solicita a un agente de atención al cliente que revise la respuesta antes de enviarla.
Características de un flujo de trabajo automatizable mediante IA
Un flujo de trabajo es un buen candidato para la automatización mediante IA si reúne todas o varias de las siguientes características.
- Frecuencia: El proceso se repite con la suficiente frecuencia como para justificar el esfuerzo que supone automatizarlo.
- Repetitividad: Implican tareas manuales fáciles de realizar, como copiar, clasificar, revisar y redactar.
- Coherencia, previsibilidad y repetibilidad: El proceso sigue unos pasos claros con normas que rara vez cambian.
- Claridad de los resultados: Existe un indicador claro del éxito.
- De bajo riesgo: Los errores no causarían un perjuicio significativo a las organizaciones.
¿Qué departamentos se benefician más de la automatización de los flujos de trabajo mediante IA?
Los departamentos sacan el máximo partido a la automatización basada en la inteligencia artificial cuando se ocupan de tareas repetitivas y estructuradas.
Entre los casos de uso más habituales se encuentran:
- Marketing: Redacción de contenidos, resumen de investigaciones, clasificación de clientes potenciales
- Atención al cliente: clasificación de incidencias, resumen de conversaciones y redacción de respuestas
- Finanzas: extracción de información, organización de registros financieros
- TI: Clasificación de solicitudes, resumen de incidencias, resolución rutinaria de problemas
Cómo automatizar tu primer flujo de trabajo con IA
Automatizar un flujo de trabajo consiste en traducir los procesos humanos en instrucciones que los ordenadores puedan repetir y comprender.
Esto implica dividir el proceso en pasos claros, definir las condiciones de cada acción y determinar cómo debe responder el sistema a las diferentes entradas y resultados.
1. Elige un proceso de trabajo repetitivo
El primer paso consiste en identificar una tarea que el equipo realice con regularidad. Como hemos mencionado anteriormente, lo mejor es elegir tareas que sean repetibles, predecibles y de bajo riesgo. Las tareas con estas características son más fáciles de definir, automatizar y supervisar.
Entre los ejemplos de tareas que se pueden automatizar se incluyen:
- Redacción de respuestas de atención al cliente: Muchas de las preguntas de los clientes siguen patrones habituales, por lo que puedes crear una biblioteca de respuestas y automatizar el proceso de enviarlas o sugerirlas.
- Actualización de los registros de los clientes tras las interacciones: Al igual que las preguntas de los clientes, las interacciones con ellos suelen seguir patrones comunes. Gracias a la automatización, puedes sincronizar las interacciones con las actualizaciones de los registros para ahorrar tiempo y liberar a los equipos del trabajo manual.
- Clasificación de los clientes potenciales: La IA puede analizar información como los datos de los clientes potenciales, los mensajes y los formularios enviados para clasificar a los clientes potenciales en función de factores como el sector, las necesidades o el nivel de interés. Esto ayuda a los equipos a derivar los clientes potenciales a las personas adecuadas y a priorizar el seguimiento.
2. Analizar el proceso actual
El siguiente paso consiste en trazar un esquema de cómo se desarrolla la tarea cuando se interviene manualmente. Desglosar el proceso te ayudará a distinguir entre las decisiones que puede gestionar el software y aquellas que aún requieren el criterio humano.
Por ejemplo, la redacción de un artículo optimizado para SEO suele seguir una secuencia como esta:
- Elige un tema
- Palabras clave de búsqueda e intención de búsqueda
- Analizar el contenido de la competencia
- Crear un esquema
- Investigar y verificar la información
- Redacta el borrador
Desde aquí, puedes identificar las partes de la secuencia que la IA puede gestionar.
3. Identificar en qué aspectos la IA aporta valor añadido
Una vez desglosado el proceso, identifica los pasos que pueden beneficiarse de la automatización mediante IA. Por lo general, se trata de aquellas tareas del sistema que siguen desencadenantes o reglas claras.
Entre las tareas que los sistemas modernos de inteligencia artificial pueden llevar a cabo de forma eficaz se incluyen:
- Clasificación: Asignar información a una categoría.
- Extracción: Extraer nombres, fechas, importes u otros datos del texto.
- Resumen: Convertir un texto extenso en un resumen breve.
- Generación: Redactar correos electrónicos, informes, descripciones u otros textos.
- Traducción: Conversión de contenidos entre idiomas.
- Análisis: Identificar patrones o información relevante en contenidos no estructurados.
Usemos la IA indetectable de Herramienta de redacción de blogs optimizada para SEO A modo de ejemplo. Esta herramienta agiliza la creación de artículos utilizando la inteligencia artificial para automatizar análisis, extracción, y generación.
- Para investigar las palabras clave y la intención de búsqueda es necesario análisis
- Para crear un esquema es necesario generación
- Investigar y verificar la información requiere extracción y análisis de los hechos relevantes
- Para redactar el artículo es necesario generación
4. Definir el desencadenante
Aunque la automatización basada en la inteligencia artificial puede funcionar sin intervención manual, sigue necesitando señales para iniciar el proceso. Estas señales se denominan «desencadenantes».
Por ejemplo,nuevos correos electrónicos puede poner en marcha flujos de trabajo automatizados de atención al cliente,envíos de formularios pueden iniciar flujos de trabajo de calificación de clientes potenciales, y nuevos registros de CRM puede activar flujos de trabajo de seguimiento.
En algunos casos, el equipo puede activar el flujo de trabajo de forma manual. En el flujo de trabajo de automatización de la redacción SEO, el equipo inicia el proceso introduciendo en la herramienta información sobre su página web, su nicho, el tema y el público objetivo.
5. Añadir el paso de IA
Una vez identificado el desencadenante, determina cómo debe responder el sistema de IA.
Por ejemplo, una vez que los usuarios introducen sus requisitos en la herramienta de redacción de blogs y SEO de Undetectable AI, esta busca en Internet la palabra clave más relevante.
6. Incorporar una revisión manual cuando sea necesario
La IA no siempre ofrece el resultado correcto. Para evitar que los errores tengan consecuencias graves, es recomendable incorporar pasos de revisión.
Por ejemplo, la herramienta de SEO «Undetectable AI» automatiza el proceso de búsqueda de palabras clave y redacción de artículos, pero solicita la intervención humana siempre que es necesario. Los usuarios pueden elegir el título, el estilo de redacción y si desean incluir imágenes o enlaces externos. También pueden revisar el borrador antes de publicarlo.
8. Probar el flujo de trabajo
Antes de confiar en la automatización, realiza pruebas con ejemplos reales. Incluye diferentes tipos de entradas, entre ellas:
- Solicitudes habituales
- Información incompleta
- Expresión inusual
- Mensajes largos
- Varias solicitudes en un solo mensaje
- Datos incorrectos o inesperados
Debes comprobar tanto el resultado generado por la IA como las acciones que se derivan de él. Un flujo de trabajo puede generar una respuesta de IA razonable, pero aun así fallar si envía el resultado al sistema equivocado o actualiza el registro equivocado.
9. Evaluar los resultados
Para medir el retorno de la inversión (ROI), compara el flujo de trabajo automatizado con el proceso original. Realiza un seguimiento de indicadores como:
- Tiempo ahorrado
- Volumen de procesamiento
- Índice de error
- Índice de revisión
- Tiempo de respuesta
- Coste por tarea
- Número de tareas completadas automáticamente
Estos resultados pueden ayudarte a decidir si la automatización necesita mejoras o ampliarse.
Cómo elegir la herramienta adecuada para la automatización de flujos de trabajo
La herramienta adecuada depende de tu flujo de trabajo, los requisitos técnicos, el software del que ya dispones y el nivel de control. Elegir la mejor opción implica definir tus necesidades e identificar el producto que mejor se adapte a ellas.
Ten en cuenta tus aplicaciones actuales
La mayoría de las herramientas de automatización se integran con las aplicaciones que las empresas ya utilizan. Por ejemplo, HubSpot se integra con formularios y otras herramientas de recopilación de datos para capturar automáticamente la información de los clientes y almacenarla en el CRM. Esto evita que los equipos tengan que transferir manualmente los datos de los clientes entre sistemas.
Piensa en las aplicaciones que utilizas en tu flujo de trabajo manual. Automatizar la atención al cliente por correo electrónico podría requerir conexiones con tu plataforma de correo electrónico, mientras que automatizar la asignación de tareas y las actualizaciones de proyectos podría requerir conexiones con tu sistema de gestión de proyectos.
Elegir una herramienta que permita una fácil integración con estas plataformas puede reducir la cantidad de desarrollo a medida que necesitas.
Piensa en el tipo de tareas de IA que necesitas
Las distintas herramientas ofrecen diferentes capacidades de inteligencia artificial. Algunas pueden estar especializadas en flujos de trabajo o sectores concretos.
Por ejemplo:
- Zapier ofrece una inteligencia artificial capaz de clasificar, resumir, extraer y generar contenidos.
- Bardeen puede recopilar automáticamente información de sitios web y transferir los datos extraídos a aplicaciones empresariales.
- Vic.ai puede leer, clasificar y extraer información de las facturas, y luego utilizar esa información para canalizarlas hacia el flujo de trabajo adecuado.
- HireVue permite automatizar la selección de candidatos, la programación de entrevistas y la elaboración de pruebas de evaluación.
Elige la herramienta que se adapte a las tareas específicas que requiere tu flujo de trabajo. Esto reduce la necesidad de personalización y garantiza un funcionamiento fluido.
Ten en cuenta los requisitos técnicos
Es importante tener en cuenta las competencias técnicas de tu equipo, el nivel de flexibilidad que necesitas y la complejidad del flujo de trabajo que quieres crear. Estos factores determinan qué herramientas puede utilizar tu equipo de forma eficaz y hasta qué punto se puede personalizar tu flujo de trabajo.
Ten en cuenta lo siguiente:
- Facilidad de uso: ¿Ofrece la herramienta un generador visual que tu equipo pueda utilizar sin necesidad de programar?
- Personalización: ¿Se pueden añadir lógica personalizada, condiciones y acciones cuando el flujo de trabajo lo requiera?
- Integraciones: ¿Es compatible la herramienta con las API, los webhooks y las aplicaciones con las que tu flujo de trabajo necesita conectarse?
- Gestión de datos: ¿Es capaz de procesar los tipos de archivo, los formatos de datos y la información que utiliza tu flujo de trabajo?
- Gestión de errores: ¿Eres capaz de identificar las ejecuciones fallidas, reintentar las tareas y derivar los problemas para que sean revisados por una persona?
- Seguridad: ¿Ofrece la herramienta los controles de acceso, el cifrado y otras funciones de seguridad que requiere tu flujo de trabajo?
Elige una herramienta que te ofrezca la flexibilidad suficiente para crear el flujo de trabajo sin añadir una complejidad técnica innecesaria.
Ten en cuenta el coste y la escalabilidad
A la hora de elegir un plan, debes tener en cuenta el uso que prevés darle y cómo podría afectar a los gastos. El coste de un flujo de trabajo de IA puede aumentar en función del uso, las llamadas a la API, el almacenamiento o el número de usuarios.
Algunas preguntas que conviene plantearse son:
- ¿Cuántas ejecuciones del flujo de trabajo se necesitan cada mes?
- ¿Cuántas tareas de IA o llamadas a la API incluye el plan?
- ¿La herramienta se cobra en función del uso, del número de usuarios o de ambos?
- ¿Cuánto espacio de almacenamiento incluye el plan?
- ¿Qué ocurre si el equipo supera los límites de uso del plan?
- ¿Aumentarán los costes a medida que se amplíe el flujo de trabajo?
- ¿Incluye el plan las integraciones y funciones necesarias?
Motivos habituales por los que falla la automatización de los flujos de trabajo con IA
La automatización basada en la inteligencia artificial puede fallar por motivos técnicos, operativos o relacionados con los procesos. Detectar los problemas más comunes en una fase temprana facilitará su prevención y la búsqueda de soluciones.
El flujo de trabajo no estaba claramente definido
Un flujo de trabajo mal definido puede hacer que un sistema interprete los resultados de forma inconsistente, realice acciones incorrectas o añada una complejidad innecesaria. Para evitar estos problemas, es necesario tener muy claro qué se quiere que haga la IA y desglosar ese proceso en pasos claros y aplicables.
La IA recibe instrucciones deficientes
Las indicaciones imprecisas pueden dar lugar a resultados inconsistentes. Para mejorar la calidad de los resultados de la IA, debes proporcionar instrucciones claras, un contexto relevante y el formato de salida esperado. Los resultados estructurados pueden hacer que la automatización posterior sea más fiable.
Supongamos que estás diseñando un flujo de trabajo para clasificar clientes potenciales. En lugar de preguntar:
- ¿Qué te parece esta pista?
Utiliza una instrucción más concreta:
- Clasifica esta consulta como «ventas», «asistencia técnica», «facturación» u «otra». Indica la categoría y una razón en una sola frase.
Unas instrucciones claras reducen la ambigüedad y facilitan que otro sistema utilice los resultados.
El flujo de trabajo espera un resultado perfecto de la IA
Los sistemas de IA pueden cometer errores. Si no se diseña el flujo de trabajo teniendo en cuenta esta realidad, es posible que los resultados incorrectos pasen al resto del flujo de trabajo y provoquen acciones erróneas.
Para detectar los errores antes de que causen problemas, incorpora puntos de control de validación, recurre a la revisión humana cuando sea necesario o añade reglas que detengan los flujos de trabajo cuando surjan resultados inesperados.
La automatización tiene demasiados pasos
Los flujos de trabajo complejos aumentan las posibilidades de que se produzcan fallos. Cada integración o punto de decisión adicional supone una dependencia más.
Lo mejor es empezar con la versión más pequeña y útil de un flujo de trabajo. Por ejemplo, en lugar de crear un flujo de trabajo de atención al cliente que clasifique los correos electrónicos, compruebe los registros de los clientes, redacte respuestas, actualice tu CRM y envíe mensajes de seguimiento, empieza por automatizar la clasificación y el enrutamiento de los correos electrónicos. Una vez que ese proceso funcione de forma fiable, puedes ir añadiendo los demás pasos uno a uno.
Falta de seguimiento
Aunque la automatización basada en la inteligencia artificial reduce la cantidad de trabajo manual necesario, sigue siendo necesario un cierto grado de intervención humana. Los equipos deben supervisar los flujos de trabajo para detectar errores, cuellos de botella y fallos. El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento puede ayudarte a identificar los problemas a medida que surgen.
Falta de mantenimiento
La automatización basada en la inteligencia artificial no es una solución que se implemente una vez y ya está. Estos sistemas deben adaptarse a los cambios externos e internos, como los que se producen en los procesos empresariales, el software, las API y los modelos de inteligencia artificial.
Los equipos deben revisar periódicamente las automatizaciones importantes para garantizar que se adapten a las necesidades y circunstancias actuales. Cuando el proceso subyacente cambie, es necesario actualizar las indicaciones, las integraciones y las reglas, así como revisar los requisitos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre la automatización de flujos de trabajo y la automatización de flujos de trabajo mediante IA?
La automatización de flujos de trabajo consiste en el uso de software para ejecutar tareas basadas en reglas y desencadenantes predefinidos. La automatización de flujos de trabajo con IA incorpora la inteligencia artificial para llevar a cabo tareas que requieren interpretación, generación, clasificación, extracción u otras formas de procesamiento de contenidos que, tradicionalmente, exigían el criterio humano.
¿Cuánto tiempo se tarda en configurar la automatización de los flujos de trabajo mediante IA?
El tiempo de configuración de los flujos de trabajo de IA depende de la complejidad del proceso y de las herramientas utilizadas. La creación y las pruebas de flujos de trabajo sencillos suelen llevar entre unas horas y unos días. El proceso es más largo en el caso de flujos de trabajo complejos que implican múltiples aplicaciones, integraciones personalizadas, datos confidenciales y pruebas exhaustivas.
¿Qué habilidades necesito para automatizar un flujo de trabajo con IA?
La habilidad más importante en la automatización de flujos de trabajo de IA es la lógica. Es necesario traducir los procesos en instrucciones claras y estructuradas que los ordenadores puedan seguir.
También puede resultar útil contar con conocimientos técnicos básicos sobre indicaciones, formatos de datos, integraciones y resolución de problemas. Si tu flujo de trabajo incluye API personalizadas, código de aplicación, bases de datos o integraciones avanzadas, es posible que sean necesarios conocimientos de programación y desarrollo de software.
¿Es posible automatizar los flujos de trabajo con IA sin necesidad de programar?
Depende de tu flujo de trabajo. Muchos flujos de trabajo más sencillos no requieren programación tradicional, sino que se basan exclusivamente en herramientas «no-code» o «low-code». Permiten utilizar editores visuales para conectar aplicaciones, crear desencadenantes, añadir pasos de IA y definir acciones.
Sin embargo, algunos flujos de trabajo siguen requiriendo conocimientos de programación. Por ejemplo, las integraciones personalizadas, la lógica empresarial compleja, el procesamiento especializado de datos y los requisitos de seguridad avanzados pueden requerir código personalizado o el desarrollo de software.
¿Cómo puedo saber si un flujo de trabajo está listo para automatizarse?
Los flujos de trabajo son adecuados para la automatización si puedes explicar con claridad cómo se inicia, qué pasos sigue, qué información necesita y qué resultado debe generar.
Reflexiones finales
La automatización de los flujos de trabajo mediante IA puede reducir el trabajo repetitivo, pero una automatización eficaz comienza por comprender el proceso que se desea mejorar. Define el flujo de trabajo, divídelo en pasos claros, identifica en qué puntos la IA puede aportar valor y incorpora una revisión humana cuando sea necesario.
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