Automatisation des flux de travail grâce à l'IA : comment automatiser les flux de travail à l'aide de l'IA

Adopter L'IA sur le lieu de travail peut vous faire gagner du temps, de l'argent et vous épargner des efforts. Cependant, pour tirer pleinement parti des avantages de l'automatisation basée sur l'IA, il est nécessaire de comprendre comment ces outils fonctionnent et comment les intégrer à vos processus de travail existants.

Dans cet article, nous nous penchons plus en détail sur l'automatisation des flux de travail grâce à l'IA, sur la manière de concevoir une solution et sur les meilleures pratiques. 

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Principaux enseignements

• L'automatisation des flux de travail par l'IA est particulièrement adaptée aux tâches répétitives, prévisibles et à faible risque, dont les résultats sont clairs et mesurables.

• Pour réussir l'automatisation, il faut commencer par cartographier le processus existant, identifier les domaines dans lesquels l'IA apporte une valeur ajoutée, définir les déclencheurs et prévoir une vérification humaine lorsque cela s'avère nécessaire.

• Les résultats des tests et des mesures sont essentiels pour garantir que les flux de travail traitent de manière fiable différentes données d'entrée et apportent des améliorations mesurables en termes de délais, de coûts, de volume et de taux d'erreur.

• Des instructions claires, des points de contrôle, un suivi et une maintenance régulière permettent d'éviter les défaillances de l'automatisation basée sur l'IA à mesure que les flux de travail et les systèmes d'IA évoluent.

• Undetectable AI propose des produits permettant d'automatiser des tâches telles que la détection de l'IA, la rédaction d'essais et les candidatures à des postes.

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Qu'est-ce qui relève d'un flux de travail automatisable par l'IA ? 

Les flux de travail automatisables par l'IA utilisent des logiciels pour exécuter des processus reproductibles sans intervention manuelle.

Des technologies telles que Agents d'intelligence artificielle effectuer automatiquement des tâches qui nécessitaient auparavant un jugement humain, telles que l'interprétation, la classification, la synthèse, l'extraction ou la génération d'informations. 

Voici à quoi pourrait ressembler un flux de travail type :

• Déclencheur → Traitement par IA → Action → Vérification ou suivi

Par exemple, un workflow automatisant le service client pourrait suivre la séquence ci-dessous :

1. L'outil reçoit un nouvel e-mail d'assistance.
2. Un LLM identifie le problème du client.
3. Cet outil classe les demandes par catégorie et par niveau d'urgence.
4. L'IA générative rédige des réponses en fonction de ces classifications. 
5. L'outil ajoute la demande à la file d'attente de tickets correspondante.
6. L'outil demande à un agent du service client de vérifier la réponse avant de l'envoyer.

Caractéristiques d'un flux de travail pouvant être automatisé par l'IA

Un processus est un bon candidat à l'automatisation par l'IA s'il présente toutes ou plusieurs des caractéristiques suivantes. 

• Fréquence : Ce processus se produit suffisamment souvent pour justifier l'effort nécessaire à son automatisation.
• Répétitivité : Ces tâches impliquent des opérations manuelles simples à réaliser, telles que la copie, le tri, la vérification et la rédaction.
• Cohérence, prévisibilité et reproductibilité : Le processus suit des étapes claires, régies par des règles qui changent rarement.
• Clarté des résultats : Il existe un critère clair pour mesurer le succès.
• Faible risque : Ces erreurs n'auraient pas de conséquences graves pour les organisations.

Quels sont les services qui tirent le plus profit de l'automatisation des processus grâce à l'IA ?

C'est lorsqu'ils effectuent des tâches répétitives et structurées que les services tirent le meilleur parti de l'automatisation basée sur l'IA.

Parmi les cas d'utilisation courants, on peut citer :

• Marketing : rédaction de contenus, synthèse de recherches, classification des prospects
• Service client : classification des tickets, synthèse des conversations, rédaction des réponses
• Finance : extraction d'informations, organisation des documents financiers
• Informatique : classification des demandes, synthèse des incidents, dépannage courant

Comment automatiser votre premier flux de travail grâce à l'IA

L'automatisation d'un flux de travail consiste à traduire des processus humains en instructions que les ordinateurs peuvent reproduire et comprendre.

Cela implique de décomposer le processus en étapes claires, de définir les conditions de chaque action et de déterminer comment le système doit réagir aux différentes entrées et aux différents résultats.

1. Choisissez un processus de travail répétitif

La première étape consiste à identifier une tâche que l'équipe effectue régulièrement. Comme nous l'avons mentionné plus haut, il est préférable de choisir des tâches répétitives, prévisibles et présentant peu de risques. Les tâches présentant ces caractéristiques sont plus faciles à définir, à automatiser et à surveiller. 

Voici quelques exemples de tâches pouvant être automatisées :

• Rédaction des réponses du service client : De nombreuses questions posées par les clients suivent des schémas récurrents ; vous pouvez donc créer une bibliothèque de réponses et automatiser leur envoi ou leur suggestion.
• Mise à jour des fiches clients après les interactions : Tout comme les questions des clients, les interactions avec ces derniers suivent souvent des schémas récurrents. Grâce à l’automatisation, vous pouvez synchroniser ces interactions avec les mises à jour des fiches clients afin de gagner du temps et d’épargner aux équipes un travail manuel fastidieux.
• Classification des prospects : L'IA est capable d'analyser des informations telles que les détails des prospects, les messages et les formulaires remplis afin de classer les prospects en fonction de critères tels que leur secteur d'activité, leurs besoins ou leur niveau d'intérêt. Cela permet aux équipes d'acheminer les prospects vers les interlocuteurs appropriés et de hiérarchiser les actions de suivi.

2. Cartographier le processus existant

L'étape suivante consiste à décrire le déroulement de la tâche lorsqu'elle est effectuée manuellement. Décomposer le processus vous aidera à distinguer les décisions que le logiciel peut prendre de celles qui nécessitent encore un jugement humain. 

Par exemple, la rédaction d'un article optimisé pour le référencement (SEO) suit généralement le déroulement suivant :

1. Choisissez un sujet
2. Mots-clés de recherche et intention de recherche 
3. Analyser les contenus concurrents
4. Créer un plan
5. Rechercher et vérifier des informations
6. Rédigez le brouillon

À partir de là, vous pouvez identifier les parties de la séquence que l'IA est capable de traiter.

3. Identifier les domaines dans lesquels l'IA apporte une valeur ajoutée

Après avoir décomposé le processus, identifiez les étapes qui pourraient bénéficier d'une automatisation grâce à l'IA. En général, il s'agit des tâches du système qui obéissent à des déclencheurs ou à des règles bien définis. 

Parmi les tâches que les systèmes d'IA modernes sont capables d'exécuter efficacement, on peut citer :

• Classification : Attribuer des informations à une catégorie.
• Extraction : Extraire des noms, des dates, des montants ou d'autres informations à partir d'un texte.
• Résumé : Transformer un contenu long en un résumé concis.
• Génération : Rédaction d'e-mails, de rapports, de descriptions ou d'autres textes.
• Traduction : Conversion de contenus d'une langue à l'autre.
• Analyse : Identifier des tendances ou des informations pertinentes dans des contenus non structurés.

Utilisons les IA indétectables Outil de rédaction de blogs optimisé pour le référencement naturel (SEO) à titre d'exemple. Cet outil facilite la création d'articles en utilisant l'IA pour automatiser analyse, extraction, et génération.

• Pour analyser les mots-clés et l'intention de recherche, il faut analyse
• Pour créer un plan, il faut génération
• La recherche et la vérification d'informations nécessitent extraction et analyse des faits pertinents
• La rédaction de cet article nécessite génération

4. Définir le déclencheur

Même si les processus automatisés basés sur l'IA peuvent fonctionner sans intervention manuelle, ils ont tout de même besoin de signaux pour démarrer le processus. Ces signaux sont appelés « déclencheurs ».

Par exemple ,nouveaux e-mails peuvent déclencher des processus automatisés d'assistance client,soumissions de formulaires peuvent lancer des workflows de qualification des prospects, et nouvelles fiches CRM peuvent déclencher des workflows de suivi.

Dans certains cas, l'équipe peut déclencher le flux de travail manuellement. Dans le cadre du flux de travail d'automatisation de la rédaction SEO, l'équipe lance le processus en fournissant à l'outil des informations sur son site web, son secteur d'activité, son sujet et son public cible. 

5. Ajouter l'étape d'IA

Une fois que vous avez identifié le déclencheur, déterminez comment le système d'IA doit réagir. 

Par exemple, une fois que les utilisateurs ont saisi leurs critères dans l’outil de rédaction de blogs optimisé pour le référencement d’Undetectable AI, celui-ci analyse le Web à la recherche du mot-clé le plus pertinent. 

 6. Recourir à une vérification humaine si nécessaire

L'IA ne donne pas toujours le bon résultat. Pour éviter que les erreurs n'aient des conséquences graves, il est utile d'ajouter des étapes de vérification. 

Par exemple, l'outil de référencement « Undetectable AI » automatise le processus de recherche de mots-clés et de rédaction d'articles, mais sollicite l'intervention d'un utilisateur chaque fois que cela s'avère nécessaire. Les utilisateurs peuvent choisir le titre, le style de rédaction et décider d'inclure ou non des images ou des liens externes. Ils peuvent également relire le brouillon avant sa publication. 

8. Tester le flux de travail

Avant de vous fier à l'automatisation, effectuez des tests à l'aide d'exemples concrets. Prévoyez différents types de données d'entrée, notamment :

• Demandes courantes
• Informations incomplètes
• Formulation inhabituelle
• Messages longs
• Plusieurs demandes dans un seul message
• Données incorrectes ou inattendues

Vous devez vérifier à la fois le résultat généré par l'IA et les actions qui en découlent. Un workflow peut produire une réponse d'IA raisonnable, mais échouer malgré tout s'il envoie le résultat au mauvais système ou met à jour le mauvais enregistrement.

9. Évaluer les résultats

Pour mesurer le retour sur investissement, comparez le flux de travail automatisé au processus initial. Suivez des indicateurs tels que :

• Gain de temps
• Volume traité
• Taux d'erreur
• Taux d'évaluation
• Temps de réponse
• Coût par tâche
• Nombre de tâches effectuées automatiquement

Ces résultats peuvent vous aider à déterminer si l'automatisation doit être améliorée ou étendue.

Comment choisir le bon outil d'automatisation des flux de travail

Le choix de l'outil adapté dépend de votre flux de travail, de vos exigences techniques, des logiciels dont vous disposez déjà et de votre niveau de contrôle. Pour choisir la meilleure option, il faut définir vos besoins et identifier le produit qui y répond le mieux. 

Pensez à vos applications existantes

La plupart des outils d'automatisation s'intègrent aux applications déjà utilisées par les entreprises. Par exemple, HubSpot s'intègre à des formulaires et à d'autres outils de collecte de données afin de saisir automatiquement les informations clients et de les enregistrer dans le CRM. Cela évite aux équipes de devoir transférer manuellement les informations clients d'un système à l'autre.

Réfléchissez aux applications que vous utilisez dans votre processus manuel. L'automatisation du support par e-mail peut nécessiter des connexions à votre plateforme de messagerie, tandis que l'automatisation de l'attribution des tâches et des mises à jour de projet peut nécessiter des connexions à votre système de gestion de projet.

Choisir un outil qui s'intègre facilement à ces plateformes peut réduire le volume de développement sur mesure nécessaire. 

Réfléchissez au type de tâches d'IA dont vous avez besoin

Les différents outils prennent en charge des fonctionnalités d'IA variées. Certains peuvent être spécialisés dans des flux de travail ou des secteurs d'activité spécifiques.

Par exemple :

• Zapier propose une intelligence artificielle capable de classer, de résumer, d'extraire et de générer du contenu.
• Bardeen peut collecter automatiquement des informations à partir de sites web et transférer les données extraites vers des applications métier.
• Vic.ai peut lire, classer et extraire des informations des factures, puis utiliser ces informations pour les acheminer vers le circuit de traitement approprié.
• HireVue permet d'automatiser la présélection des candidats, la planification des entretiens et la création d'évaluations. 

Choisissez l'outil qui prend en charge les tâches spécifiques requises par votre flux de travail. Cela réduit le besoin de personnalisation et garantit un fonctionnement sans heurts. 

Prendre en compte les exigences techniques

Il est important de prendre en compte les compétences techniques de votre équipe, le niveau de flexibilité dont vous avez besoin et la complexité du flux de travail que vous souhaitez mettre en place. Ces facteurs déterminent les outils que votre équipe peut utiliser efficacement et le degré de personnalisation que votre flux de travail peut prendre en charge.

Réfléchissez à ce qui suit :

• Facilité d'utilisation : Cet outil propose-t-il un éditeur visuel que votre équipe peut utiliser sans avoir à programmer ?
• Personnalisation : Pouvez-vous ajouter une logique personnalisée, des conditions et des actions lorsque votre workflow en a besoin ?
• Intégrations : Cet outil prend-il en charge les API, les webhooks et les applications auxquelles votre flux de travail doit se connecter ?
• Traitement des données : est-il capable de traiter les types de fichiers, les formats de données et les informations utilisés par votre flux de travail ?
• Gestion des erreurs : êtes-vous capable d'identifier les exécutions ayant échoué, de relancer les tâches et de signaler les problèmes à un intervenant humain pour examen ?
• Sécurité : L'outil offre-t-il les contrôles d'accès, le chiffrement et les autres fonctionnalités de sécurité dont votre processus a besoin ?

Choisissez un outil qui vous offre suffisamment de souplesse pour mettre en place le processus sans ajouter de complexité technique inutile.

Tenez compte du coût et de l'évolutivité

Lorsque vous choisissez une formule, vous devez tenir compte de votre utilisation prévue et de son incidence potentielle sur vos dépenses. Le coût d'un workflow d'IA peut varier en fonction de l'utilisation, des appels d'API, de l'espace de stockage ou du nombre d'utilisateurs. 

Voici quelques questions qu'il convient de se poser :

• Combien d'exécutions du workflow sont nécessaires chaque mois ?
• Combien de tâches d'IA ou d'appels d'API ce forfait comprend-il ?
• L'outil est-il facturé en fonction de l'utilisation, du nombre d'utilisateurs, ou des deux ?
• Quelle est la capacité de stockage incluse dans cette formule ?
• Que se passe-t-il si l'équipe dépasse les limites d'utilisation prévues par le forfait ?
• Les coûts vont-ils augmenter à mesure que le flux de travail prend de l'ampleur ?
• Ce forfait comprend-il les intégrations et les fonctionnalités nécessaires ?

Causes courantes d'échec de l'automatisation des flux de travail grâce à l'IA

L'automatisation basée sur l'IA peut échouer pour des raisons techniques, opérationnelles ou liées aux processus. Identifier plus tôt les problèmes courants facilitera leur prévention et la mise en place de solutions. 

Le processus n'était pas clairement défini

Un flux de travail mal défini peut amener un système à interpréter les résultats de manière incohérente, à prendre des mesures inappropriées ou à introduire une complexité inutile. Pour éviter ces problèmes, vous devez définir clairement ce que vous attendez de votre IA et décomposer ce processus en étapes précises et concrètes.

L'IA reçoit des instructions inadéquates

Des consignes vagues peuvent donner lieu à des résultats incohérents. Pour améliorer la qualité des résultats générés par l'IA, vous devez fournir des instructions claires, un contexte pertinent et le format de sortie souhaité. Des résultats structurés peuvent rendre l'automatisation en aval plus fiable.

Imaginons que vous conceviez un workflow destiné à classer les prospects. Au lieu de demander :

• Que penses-tu de cette piste ?

Utilisez une instruction plus précise :

• Classez cette demande dans l'une des catégories suivantes : ventes, assistance, facturation ou autre. Indiquez la catégorie choisie et justifiez votre choix en une phrase.

Des instructions claires permettent de réduire les ambiguïtés et facilitent l'exploitation des résultats par un autre système.

Le flux de travail exige un résultat parfait de la part de l'IA

Les systèmes d'IA peuvent commettre des erreurs. Si vous ne concevez pas le flux de travail en tenant compte de cette réalité, des résultats erronés risquent de se propager tout au long du flux de travail et de déclencher des actions inappropriées.

Pour détecter les erreurs avant qu'elles ne posent problème, intégrez des points de contrôle de validation, faites appel à une vérification humaine si nécessaire, ou ajoutez des règles qui interrompent les flux de travail lorsque des résultats inattendus apparaissent. 

Le processus d'automatisation comporte trop d'étapes

Les processus complexes multiplient les risques d'échec. Chaque intégration ou point de décision supplémentaire ajoute une nouvelle dépendance.

Il est préférable de commencer par la version la plus simple et la plus fonctionnelle d'un workflow. Par exemple, au lieu de mettre en place un workflow de service client qui classe les e-mails, vérifie les fiches clients, rédige des réponses, met à jour votre CRM et envoie des relances, commencez par automatiser le classement et l'acheminement des e-mails. Une fois que ce processus fonctionne de manière fiable, vous pourrez ajouter les autres étapes une par une.

Absence de suivi

Si l'automatisation grâce à l'IA réduit la charge de travail manuel, une certaine intervention humaine reste néanmoins nécessaire. Les équipes doivent surveiller les flux de travail afin d'identifier les erreurs, les goulots d'étranglement et les défaillances. Le suivi des indicateurs clés de performance peut vous aider à repérer les problèmes dès leur apparition. 

Manque d'entretien

L'automatisation par l'IA n'est pas une solution « clé en main ». Ces systèmes doivent s'adapter aux changements externes et internes, tels que les évolutions des processus métier, des logiciels, des API et des modèles d'IA. 

Les équipes doivent revoir régulièrement les automatisations importantes afin de s'assurer qu'elles restent adaptées aux besoins et aux conditions actuels. Lorsque le processus sous-jacent évolue, vous devez mettre à jour les invites, les intégrations et les règles, et revoir les exigences.

Questions fréquemment posées

Réflexions finales

L'automatisation des flux de travail grâce à l'IA peut réduire les tâches répétitives, mais pour qu'elle soit efficace, il faut d'abord bien comprendre le processus que vous souhaitez améliorer. Définissez le flux de travail, décomposez-le en étapes claires, identifiez les points où l'IA peut apporter une valeur ajoutée et prévoyez une vérification humaine lorsque cela s'avère nécessaire. 

Undetectable AI propose une large gamme de produits permettant d'automatiser des tâches simples, allant de la détection de l'IA à la rédaction d'essais, en passant par les candidatures à des postes. Rendez-vous sur le Page produit « IA indétectable » pour en savoir plus.