Penipuan faktur merugikan bisnis USD 3 miliar per tahundan itu baru terjadi pada tahun 2024. Dan itu semakin memburuk. Faktur palsu ada di mana-mana sekarang.
Ini merupakan salah satu keluhan yang paling umum dalam beberapa tahun terakhir.
Ini bukan karena kita semakin tua, dan semakin mudah menipu kita. Hanya saja, penipuan semakin lama semakin meyakinkan.
Ada alat AI baru setiap hari, dan para penjahat juga mengejar dengan cepat.
Dengan bantuan teknologi, para penipu ini memanfaatkan teknologi seperti ChatGPT dengan cara yang sama seperti kita menggunakannya untuk membuat rencana latihan gym pribadi.
Tim keuangan Anda bisa saja menyetujui pembayaran yang tidak benar tanpa menyadarinya.
Bagian terburuknya? Sebagian besar bisnis tidak menyadari bahwa mereka telah ditipu hingga uangnya sudah hilang. Pada saat itu, memulihkan dana tersebut hampir tidak mungkin.
Anda akan berurusan dengan penegak hukum, klaim asuransi, dan seluruh kekacauan dokumen yang seharusnya bisa dicegah.
Namun, inilah kabar baiknya: mengenali faktur palsu bukanlah ilmu roket.
Anda hanya perlu tahu apa yang harus dicari.
Panduan ini akan memandu Anda melalui metode deteksi yang andal yang menunjukkan kepada Anda cara mengenali faktur palsu, mulai dari pemeriksaan manual dasar hingga menggunakan alat bantu AI yang canggih yang menangkap apa yang terlewatkan oleh mata manusia.
Hal-hal Penting yang Dapat Dipetik
- Verifikasi manual menangkap sekitar 60% penipuan faktur yang jelas melalui pemeriksaan dasar seperti verifikasi kontak dan ketidakkonsistenan format.
- Analisis metadata mengungkapkan penanda manipulasi tersembunyi yang sering kali lupa dibersihkan oleh para penipu, termasuk tanggal pembuatan dan sidik jari perangkat lunak pengeditan.
- Alat pendeteksi AI dapat mengidentifikasi pemalsuan yang canggih dan faktur yang dibuat oleh AI dengan akurasi 95%+ dalam hitungan detik.
- Protokol respons cepat meminimalkan kerugian finansial ketika faktur palsu ditemukan, termasuk pembekuan pembayaran dan verifikasi vendor.
- Sistem verifikasi otomatis mengurangi biaya pemrosesan faktur hingga 70% sekaligus menangkap kecurangan yang terlewatkan oleh tinjauan manual.
Metode Terpercaya untuk Mengidentifikasi Faktur Palsu
Memerangi penipuan faktur membutuhkan pendekatan berlapis-lapis. Tidak ada satu metode pun yang dapat menangkap semuanya.
Para penipu semakin pintar, jadi pertahanan Anda harus lebih kuat.
Mari kita uraikan metode deteksi yang paling efektif, mulai dari yang paling dasar dan beralih ke teknik yang lebih canggih.
Jangan Pernah Khawatir AI Mendeteksi Teks Anda Lagi. Undetectable AI Dapat Membantu Anda:
- Membuat tulisan dengan bantuan AI Anda muncul seperti manusia.
- Bypass semua alat pendeteksi AI utama hanya dengan satu klik.
- Gunakan AI dengan aman dan dengan percaya diri di sekolah dan tempat kerja.
Pemeriksaan Manual untuk Kesalahan yang Jelas
- Mulailah dengan hal-hal yang mendasar: Verifikasi manual masih sering menemukan faktur palsu, dan tim utang usaha Anda harus tahu apa yang harus dicari.
- Mulailah dengan nomor faktur: Apakah mengikuti urutan yang biasa dilakukan vendor? Sebagian besar perusahaan menggunakan sistem penomoran yang dapat diprediksi. Lompatan acak atau nomor duplikat adalah tanda peringatan langsung, jadi lakukan referensi silang dengan faktur sebelumnya.
- Periksa informasi kontak dengan cermat: Bisnis yang sebenarnya tidak akan tiba-tiba mengubah rekening bank atau email tanpa pemberitahuan. Jika detail pembayaran berbeda, hentikan semuanya dan lakukan verifikasi langsung dengan vendor menggunakan informasi kontak yang sudah Anda miliki. Jangan pernah mengandalkan nomor atau email yang tercantum dalam faktur yang mencurigakan.
- Konsistensi format itu penting: Vendor yang sah menggunakan templat yang sama setiap saat. Perubahan logo, font, atau tata letak adalah tanda bahaya. Cetak beberapa faktur terbaru dan bandingkan secara berdampingan. Perbedaannya akan terlihat dengan cepat.
- Kesalahan ketik, kesalahan tata bahasa, atau frasa yang janggal: Faktur profesional dikoreksi. Kesalahan menunjukkan bahwa seseorang membuat dokumen dengan cepat atau tidak fasih berbahasa perusahaan Anda.
- Selalu periksa perhitungannya: Subtotal, pajak, dan total harus dijumlahkan dengan sempurna. Penipu sering kali mengabaikan kesalahan perhitungan kecil. Selain itu, bandingkan harga dengan faktur sebelumnya; biaya unit yang meningkat atau biaya tak terduga patut diselidiki.
Metadata dan Pemeriksaan File
Setiap faktur digital berisi data tersembunyi yang mengungkapkan bagaimana dan kapan faktur itu dibuat. Penipu jarang menghapus data ini metadatadan sering kali mengungkap pemalsuan.
Klik kanan file tersebut dan periksa propertinya, tanggal pembuatan, tanggal modifikasi, penulis, dan perangkat lunak yang digunakan.
Jika faktur tertanggal 15 Maret sebenarnya dibuat pada tanggal 3 April, maka hal ini mencurigakan.
Baris perangkat lunak dalam properti file juga mengungkapkan. Jika vendor Anda biasanya menggunakan QuickBooks tetapi faktur berasal dari Adobe Photoshop, segera hentikan.
Beberapa tanggal modifikasi atau nama penulis yang tidak ada adalah tanda peringatan lainnya.
Nama file seperti "final_version3.pdf" atau "edited_invoice.pdf" juga bisa mengindikasikan adanya gangguan. Mode warna yang tidak cocok, seperti pencampuran RGB dan CMYK, juga berarti seseorang kemungkinan menyalin elemen dari sumber yang berbeda.
Menggunakan Alat Deteksi AI
Pemeriksaan manual dapat menangkap penipuan yang jelas, tetapi penipuan tingkat lanjut membutuhkan alat yang lebih cerdas. Deteksi faktur bertenaga AI memeriksa detail tingkat piksel, perataan font, dan artefak kompresi.
Sistem ini belajar dari jutaan faktur otentik dan dapat mengidentifikasi ketidakkonsistenan halus yang terlewatkan oleh manusia. Sistem ini menganalisis faktur dalam hitungan detik, menandai file yang mencurigakan, dan membebaskan tim Anda untuk fokus pada peninjauan.
AI bahkan mendeteksi faktur yang dibuat oleh AI, yang meniru faktur asli dengan sempurna. Alat yang terintegrasi terhubung dengan perangkat lunak akuntansi Anda untuk mengotomatiskan verifikasi dan mengurangi risiko, membuat pencegahan penipuan menjadi cepat, akurat, dan terukur.
TruthScan membantu departemen keuangan, firma akuntansi, dan tim pengadaan mengotomatiskan verifikasi faktur dan pencegahan penipuan.
Platform bertenaga AI mereka menganalisis dokumen secara real-time, menangkap pemalsuan canggih dan faktur yang dibuat oleh AI sebelum mengakibatkan pembayaran palsu.
Berhentilah meninjau setiap faktur secara manual dan biarkan teknologi mereka menandai faktur yang mencurigakan secara instan.
Pelajari lebih lanjut di TruthScan.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Anda Menerima Faktur Palsu
Menemukan faktur palsu di sistem Anda akan membuat Anda stres, dan memiliki serangkaian "langkah selanjutnya" sangatlah penting.
Anda memerlukan rencana yang jelas untuk mengatasi masalah, membatasi kerugian, dan mencegahnya terjadi lagi.
Tindakan Segera
Segera hentikan semua pembayaran. Jika Anda menemukan faktur palsu sebelum mengirim uang, segera tahan.
Hubungi bank Anda jika pemrosesan sudah dimulai, karena Anda mungkin masih harus menghentikan transfer, terutama untuk pembayaran ACH yang membutuhkan waktu satu atau dua hari untuk menyelesaikannya.
Dokumentasikan semuanya. Simpan file asli, ambil tangkapan layar, dan catat kapan file tersebut diterima dan siapa yang meneruskannya.
Rantai bukti ini akan sangat penting untuk laporan polisi atau klaim asuransi.
Hubungi vendor yang sebenarnya dengan menggunakan detail kontak yang terverifikasi dari catatan Anda sendiri, bukan dari faktur. Konfirmasikan apakah mereka yang menerbitkannya dan apakah rincian pembayarannya sudah benar.
Banyak vendor yang tidak menyadari bahwa nama mereka disalahgunakan hingga ada yang memberitahukannya.
Laporkan kejadian tersebut kepada tim keamanan TI Anda. Faktur palsu mungkin masuk melalui akun yang disusupi, sehingga TI harus memeriksa adanya pelanggaran, malware, atau upaya phishing.
Berapapun jumlah yang terlibat, ajukan laporan polisi dan segera beri tahu penyedia asuransi Anda. Pertanggungan tanggung jawab siber atau penipuan sering kali membutuhkan pemberitahuan yang cepat.
Terakhir, beritahukan vendor Anda yang lain. Minta mereka untuk mengonfirmasi bahwa informasi kontak dan pembayaran mereka di sistem Anda akurat untuk mencegah penipuan menyebar lebih jauh.
Pencegahan Jangka Panjang
Siapkan proses verifikasi vendor yang sesuai dengan bisnis Anda.
Perusahaan yang lebih besar mungkin memerlukan persetujuan multi-level untuk vendor baru, sementara perusahaan yang lebih kecil dapat memverifikasi perubahan melalui telepon.
Latih tim AP Anda secara teratur dan bagikan contoh nyata faktur palsu. Menerapkan otorisasi ganda untuk pembayaran dalam jumlah besar, mempertahankan daftar vendor yang terkunci, dan memerlukan konfirmasi di luar jaringan untuk pembaruan perbankan.
Tinjau data pembayaran setiap tiga bulan untuk mengetahui pola yang tidak biasa, dan pertimbangkan asuransi siber untuk perlindungan tambahan.
Biasanya terjangkau dan dapat menghemat ribuan kerugian terkait penipuan.
Mengapa Bisnis Harus Menggunakan Deteksi AI untuk Faktur
Peninjauan faktur secara manual menghabiskan waktu dan sumber daya yang tidak dapat dijangkau oleh bisnis Anda. Tim utang usaha menghabiskan waktu berjam-jam untuk memverifikasi dokumen yang dapat dianalisis oleh AI dalam hitungan detik.
Sementara itu, skema penipuan yang canggih terus menyelinap melalui tinjauan manusia.
Mata manusia memiliki keterbatasan. Mata manusia cepat lelah, kehilangan detail, dan mempercayai tata letak yang sudah dikenalnya. AI tidak demikian.
Sistem ini meninjau setiap faktur dengan ketepatan yang sama, menangkap ketidakkonsistenan yang sering diabaikan oleh manusia, terutama selama periode volume tinggi.
Lebih dari sekadar pencegahan penipuan, AI mengurangi waktu dan biaya pemrosesan. Tim AP Anda berfokus pada pengecualian, bukan pada pemeriksaan rutin, untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi.
Seiring bertambahnya volume faktur, AI dapat berkembang dengan mudah tanpa perlu mempekerjakan karyawan tambahan, cocok untuk bisnis yang berkembang pesat atau bisnis musiman.
TruthScan mengkhususkan diri dalam Verifikasi faktur yang didukung AI. Sistem ini terintegrasi dengan sistem yang sudah ada, secara otomatis menganalisis faktur pada saat kedatangan.
Setiap file menjalani pemeriksaan metadata, tinjauan konsistensi visual, dan perbandingan dengan data vendor historis, yang menghasilkan skor risiko dalam waktu kurang dari 10 detik.
Faktur berisiko rendah dapat diproses seperti biasa. Item berisiko sedang ditandai untuk ditinjau oleh manusia, sementara faktur berisiko tinggi memicu peringatan langsung dan penangguhan pembayaran.
Seiring waktu, TruthScan mempelajari pola vendor Anda, mendeteksi anomali yang tidak kentara, dan menghasilkan laporan kecurangan bulanan untuk audit dan dokumentasi asuransi.
Cepat, terukur, dan terbukti menghemat waktu, uang, dan ketenangan pikiran.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan fitur Pemeriksa AI untuk memverifikasi apakah konten faktur ditulis atau dimanipulasi oleh AI. Unggah atau tempelkan teks, dan secara instan menganalisis pola bahasa dan frasa untuk mendeteksi pembuatan AI.
Pemindaian cepat ini membantu mengonfirmasi keaslian sebelum diproses, menambahkan lapisan perlindungan lain terhadap dokumen yang dipalsukan oleh AI.
Temukan Detektor AI dan Humanizer kami di widget di bawah ini!
Tanya Jawab Tentang Deteksi Faktur Palsu
Apa Perbedaan Antara Faktur Palsu dan Faktur Buatan AI?
Faktur palsu diedit secara manual menggunakan alat bantu seperti Photoshop atau Word, sehingga meninggalkan artefak seperti font yang tidak konsisten atau elemen yang tidak sejajar.
Faktur yang dibuat oleh AI dibuat sepenuhnya oleh kecerdasan buatan yang dilatih dengan dokumen asli, sehingga nyaris tanpa cela dan lebih sulit dideteksi.
Perbedaannya terletak pada penciptaan, bukan niat. Keduanya adalah penipuan. Metode tradisional sering kali melewatkan pemalsuan yang dibuat oleh AI, itulah sebabnya alat pendeteksi AI sangat penting.
Bagaimana TruthScan Mendeteksi Dokumen yang Dimanipulasi?
TruthScan menggabungkan beberapa model AI untuk menganalisis elemen visual, metadata, dan pola dokumen.
Aplikasi ini mempelajari seperti apa faktur vendor yang asli, menandai penyimpangan halus, dan menyoroti area yang mencurigakan untuk ditinjau.
Dapatkah TruthScan Berintegrasi dengan ERP atau Perangkat Lunak Akuntansi?
Ya, TruthScan terintegrasi langsung dengan sistem seperti SAP, Oracle, QuickBooks, dan Xero.
Sistem ini menarik faktur untuk dianalisis, mendorong hasil verifikasi kembali, dan bahkan memindai faktur email secara otomatis sebelum sampai ke tim AP Anda.
Cara Cerdas untuk Menyeimbangkan Pembukuan
Penipuan faktur palsu tidak akan hilang. Penipuan ini terus berkembang, menjadi lebih canggih, dan menargetkan bisnis dari semua ukuran.
Mengandalkan ulasan manual Anda untuk mengetahui semuanya tidak lagi menjadi strategi yang tepat. Risiko keuangan dan reputasi terlalu tinggi.
Kabar baiknya adalah bahwa teknologi pendeteksian juga telah berkembang. Alat yang didukung AI seperti TruthScan memberikan kemampuan kepada bisnis untuk melawan secara efektif.
Menggabungkan metode verifikasi tradisional dengan deteksi AI modern menciptakan pertahanan yang dapat menangkap penipuan sederhana dan skema penipuan yang canggih.
Mulailah dari yang paling dasar. Latih tim Anda, terapkan protokol verifikasi, dan tetapkan prosedur penanganan penipuan yang jelas.
Kemudian tambahkan teknologi yang dapat meningkatkan kemampuan deteksi Anda tanpa meningkatkan biaya. Investasi dalam verifikasi otomatis akan terbayar dengan sendirinya dengan cepat melalui kerugian yang dapat dicegah dan peningkatan efisiensi.
Bisnis Anda layak mendapatkan perlindungan yang bekerja sekeras yang Anda lakukan. Jangan menunggu hingga terjadi penipuan untuk mulai membangun pertahanan.
Waktu terbaik untuk menerapkan verifikasi faktur yang kuat adalah kemarin. Waktu terbaik berikutnya adalah hari ini.
Perkuat upaya pencegahan penipuan Anda dengan AI yang tidak terdeteksi untuk dukungan deteksi yang andal dan cerdas.