Popularitas konferensi video setelah COVID-19 terus meningkat. Diperkirakan bahwa pasar konferensi video di AS diperkirakan akan meningkat setidaknya 8% setiap tahun hingga tahun 2030.
Dan hal ini sangat masuk akal. Mengapa ada bisnis yang tidak ingin menghemat biaya perjalanan dan mengurangi biaya overhead jika mereka bisa menyelesaikan pekerjaan yang sama melalui rapat online dibandingkan dengan rapat tatap muka?
Satu-satunya masalah dengan konferensi video adalah ketidaksiapan untuk rapat akan membuang waktu Anda dan para peserta.
Anda perlu mempersiapkan konten rapat itu sendiri dan dalam hal perangkat keras, koneksi internet, perangkat audio, kamera video, dll.
Dalam artikel ini, saya akan berbagi tips yang tepat yang akan menghemat waktu Anda yang berharga selama konferensi video dan membuat pengalaman rapat Anda juga menarik.
Kiat-kiat konferensi video ini mencakup segalanya, mulai dari pengaturan hingga menjaga tim Anda tetap terlibat secara aktif.
Hal-hal Penting yang Dapat Dipetik
- Selalu bersiaplah untuk konferensi video baik dari aspek teknis maupun aspek manusia.
- Periksa internet, speaker, mikrofon, dan webcam Anda apakah berfungsi dengan baik. Selain itu, persiapkan agenda rapat Anda sebelumnya.
- Buat latar belakang video Anda bebas dari kekacauan atau buramkan. Bisukan diri Anda saat tidak berbicara agar tidak ada yang terganggu selama rapat.
- Jadikan konferensi video Anda menarik dengan membagi tim ke dalam ruang-ruang breakout yang lebih kecil atau memperkenalkan papan tulis untuk bertukar pikiran secara aktif.
Apa yang dimaksud dengan Konferensi Video?
Segala bentuk komunikasi antara dua orang atau lebih yang duduk berjauhan melalui audio dan video dikenal sebagai konferensi Video.
Ini jelas jauh lebih baik daripada panggilan telepon yang hanya menggunakan audio, karena Anda duduk dengan kamera terbuka dan berkomunikasi dengan cara yang sangat mirip dengan cara Anda melakukan pertemuan tatap muka.
Panggilan video telah menjadi hal yang biasa dilakukan oleh orang-orang yang memiliki keluarga dan teman yang tinggal di luar negeri. Konsep yang sama menjadi sangat populer di kalangan bisnis, terutama setelah pandemi COVID-19, di mana orang-orang terpaksa bekerja dari jarak jauh.
Jangan Pernah Khawatir AI Mendeteksi Teks Anda Lagi. Undetectable AI Dapat Membantu Anda:
- Membuat tulisan dengan bantuan AI Anda muncul seperti manusia.
- Bypass semua alat pendeteksi AI utama hanya dengan satu klik.
- Gunakan AI dengan aman dan dengan percaya diri di sekolah dan tempat kerja.
Dan karena semakin banyak perusahaan yang mengurangi jam kerja tatap muka dan beralih ke lingkungan kerja yang fleksibel, konferensi video akan semakin lazim.
Mempersiapkan Diri Sebelum Video Meeting
Jika Anda baru mengenal konferensi video, kemungkinan besar, lima belas menit pertama rapat Anda dihabiskan untuk mencari tahu kemampuan mendengar dan layar video satu sama lain.
Kunci untuk meningkatkan konferensi video Anda adalah memastikan bahwa Anda sudah siap, baik dari segi teknis maupun dari segi manusianya. Inilah yang saya maksud.
- Periksa kamera dan audio lebih awal
Kami biasanya tidak mengalami masalah dalam melakukan panggilan video dengan teman atau keluarga karena tidak ada tekanan.
Jika mikrofon Anda bermasalah, Anda tinggal beralih ke headphone dan memulai ulang panggilan. Namun, dalam pengaturan profesional, ini bukan etiket yang paling tepat.
Ini sangat penting jika Anda mencari tips wawancara konferensi video, karena kesan pertama saat wawancara kerja terjadi dalam hitungan detik setelah Anda bergabung dalam panggilan.
Oleh karena itu, Anda harus mengeklik tautan konferensi video dan bergabung dengan ruang tunggu rapat, di mana Anda bisa mencoba alat bantu video dan audio.
Buka kamera dan lihat apakah pandangan Anda jelas. Bersihkan kamera jika perlu.
Demikian pula, uji audio perangkat Anda, baik speaker maupun komponen mikrofon internal, untuk mengonfirmasi bahwa semuanya berjalan dengan baik.
- Menguji koneksi internet Anda
Tidak perlu dikatakan lagi, tetapi konferensi video online tidak dapat dilakukan tanpa koneksi internet yang aktif dan stabil.
Pastikan koneksi Anda diatur dengan cukup baik untuk menopang video Anda selama rapat. Idealnya, sediakan perangkat layanan internet cadangan di dekat Anda untuk berjaga-jaga jika jaringan utama Anda mengalami gangguan.
Matikan perangkat pintar di rumah Anda yang menghabiskan sebagian besar bandwidth internet Anda, misalnya, playstation, robot pembersih, TV pintar 4K, HomePod, dll.
Penggunaan bandwidth yang berlebihan oleh perangkat-perangkat ini dapat mengganggu rapat Anda.
Jika, karena alasan apa pun, koneksi internet Anda tidak stabil dan Anda tidak dapat melakukan apa pun untuk memperbaikinya sebelumnya, beritahukan kepada tim Anda bahwa Anda hanya akan terhubung melalui audio selama rapat. Mematikan video akan meningkatkan pengiriman suara Anda melalui koneksi yang lemah.
- Mempersiapkan agenda dan materi
Setelah aspek teknis kita beres, Anda harus memastikan bahwa Anda sendiri siap untuk rapat. Kenakan pakaian formal, pakaian profesional dan pilih zona tenang di rumah Anda untuk menghadiri rapat.
Jika Anda sedang mencari tips untuk kesuksesan wawancara video conference, langkah ini saja sudah bisa membedakan Anda dengan kandidat lain.
Dan siapkan apa pun yang akan Anda bicarakan dalam rapat sebelumnya.
Buatlah agenda, yaitu dokumen yang menguraikan tentang apa yang akan dibahas dalam rapat, sehingga siapa pun yang melewatkan dokumen tersebut dapat melihatnya dan mengikuti rapat.
Agenda yang jelas dengan judul dan deskripsi sesi akan memungkinkan semua peserta mengetahui apa yang diharapkan dari pertemuan tersebut.
Untuk agenda, Anda dapat menggunakan AI yang tidak terdeteksi Pembuat Judul alat bantu untuk membuat judul rapat dan topik sesi.
Menjalankan Rapat Virtual yang Jelas
Saat Anda berada dalam rapat, ada beberapa langkah tertentu yang harus Anda ambil untuk memastikan rapat berjalan tanpa ketidaknyamanan.
- Senyapkan suara Anda setiap kali Anda tidak berbicara. Idealnya, satu-satunya orang yang berbicara pada suatu saat harus dibisukan agar gangguan dari latar belakang peserta lain tidak mengganggu aliran percakapan.
- Pastikan ruangan Anda memiliki pencahayaan yang baik dan video Anda terlihat jelas oleh para peserta. Jika latar belakang Anda terlalu berantakan, Anda dapat memburamkannya dengan mudah jika Anda menggunakan platform seperti Google Meet, Tim Microsoft atau Zoom. Ini juga merupakan kiat-kiat yang solid untuk tampil menarik dalam panggilan konferensi video, di mana penampilan dan pengaturan Anda mencerminkan profesionalisme Anda.
- Microsoft Teams memungkinkan Anda untuk nyalakan subtitle (teks langsung). Cukup buka “Tindakan lainnya” di kontrol rapat Anda, gulir bagian “Pilih Bahasa dan ucapan”, dan aktifkan sakelar untuk “Tampilkan teks langsung”. Ini akan membantu Anda memahami dengan jelas apa yang dibicarakan dalam rapat.
- Rekam rapat Anda dan tuliskan semua poin utama diskusi di satu tempat. Setelah rapat, gunakan Undetectable AI Humanizer untuk menulis ulang naskah rapat Anda dengan nada yang jelas dan alami.
Kiat Konferensi Video yang Menghemat Waktu Berjam-jam Setiap Minggu
Selain tips teknis yang telah kita bicarakan sejauh ini untuk meningkatkan pengalaman berjalannya rapat Anda, Anda juga dapat menerapkan beberapa aturan fungsional untuk menghemat waktu selama rapat online.
Anda dapat menugaskan anggota tim Anda tugas tertentu selama konferensi (dan idealnya, juga memiliki satu orang sebagai cadangan untuk pekerjaan yang sama).
Misalnya, mintalah salah satu anggota tim Anda untuk merekam rapat untuk ditranskrip, dan mintalah orang lain untuk mencatat.
Tunjuklah satu anggota tim untuk membacakan peraturan yang harus diikuti di awal konferensi. Anda juga dapat menggunakan Alat bantu produktivitas AI seperti Otter.ai untuk mengotomatiskan tugas-tugas ini juga.
Cobalah untuk menerapkan kebijakan “angkat tangan” bagi siapa saja yang ingin berkontribusi dalam percakapan. Jika tidak, beberapa orang mungkin akan berbicara pada saat yang sama dan itu hanya akan mengganggu diskusi Anda.
Protokol ini akan menghemat banyak waktu Anda yang berharga.
Menjaga Tim Tetap Terlibat Selama Panggilan
Konferensi video bisa menjadi terlalu monoton, bahkan terkadang membosankan, bagi para peserta. Jika Anda ingin membuat tim Anda tetap terlibat, Anda harus melibatkan partisipasi aktif dalam rapat, bukan hanya duduk di sana dan mendengarkan apa yang dikatakan semua orang.
Anda dapat membuka papan tulis virtual selama rapat di mana beberapa orang dapat memberikan masukan pada saat yang bersamaan.
Hampir semua papan tulis konferensi video yang bagus memberi Anda ruang kanvas yang tak terbatas, mengumpulkan masukan semua orang di satu tempat, dan memvisualisasikannya bersama-sama.
Jika tim Anda besar dan Anda perlu mendiskusikan berbagai aspek proyek, Anda dapat membagi konferensi menjadi beberapa ruang breakout, yaitu bagian kecil dari pertemuan, yang masing-masing memiliki percakapan yang berbeda.
Pembawa acara dapat membagi tim ke dalam kelompok-kelompok kecil untuk waktu yang terbatas dan kemudian menghubungkan semua orang kembali ke konferensi utama untuk berbagi temuan mereka.
Platform rapat virtual tertentu bahkan memungkinkan Anda untuk mempersonalisasi nama ruang rapat, URL, dan menambahkan gambar bermerek yang membuat tim Anda tetap terlibat.
Izinkan penggunaan alat bantu AI untuk mengkonsolidasikan titik-titik pertemuan di satu tempat. Menggunakan AI yang Tidak Terdeteksi Penulis SEO AI, misalnya, dapat menjadi pendekatan yang sangat interaktif untuk membuat ringkasan dan konten internal untuk rapat Anda.
Dan jika tim Anda secara rutin melakukan panggilan perekrutan, tips konferensi video wawancara ini juga berlaku untuk sesi penyaringan kandidat.
Rapat yang Lebih Cerdas dengan Alat AI yang Tidak Terdeteksi
Waktu dan tenaga adalah dua komoditas bisnis yang harus Anda hemat. AI yang tidak terdeteksi menawarkan beberapa alat pintar yang berguna selama konferensi video yang dapat menghemat keduanya.
- Menghasilkan materi rapat yang lebih jelas
Setiap konferensi video akan memiliki agenda. Rangkaian penulisan AI yang tidak terdeteksi akan sangat membantu Anda dalam membuat agenda.
Gunakan tombol Penulis Konten AI untuk menyiapkan draf agenda sehingga setiap orang yang menghadiri rapat dapat memahami dengan jelas apa yang sedang dibahas.
- Menjawab pertanyaan tim dengan cepat
Undetectable AI memiliki Penyelesai Pertanyaan khusus yang dapat Anda buka bersamaan dengan konferensi video Anda.
Kapan pun Anda mendapatkan pertanyaan dari anggota tim yang tidak Anda pahami, tanyakan saja pada alat ini, dan alat ini akan memberikan jawaban yang relevan dan sesuai dengan konteksnya.
Anda hanya perlu mengunggah tangkapan layar teks untuk memberi alat ini konteks tentang pertanyaan Anda. Alat ini akan menganalisis gambar dan memberi Anda penjelasan terperinci yang menjawab pertanyaan Anda.
- Membuat ringkasan profesional
Mungkin fitur AI yang tidak terdeteksi yang paling keren yang akan Anda temukan adalah Alat Tirus Otomatis Manusia yang mensimulasikan pengetikan manusia ke dalam platform apa pun.
Secara otomatis akan mengetikkan semua poin yang sudah Anda tulis atau salin-tempel yang akan Anda diskusikan dalam rapat ke dalam dokumen yang jelas.
Ini sangat bagus untuk membuat ringkasan pertemuan Anda setelah Anda selesai dengan percakapan.
Untuk lapisan perlindungan tambahan terhadap tuduhan plagiarisme palsu, Anda dapat menjalankan teks Anda melalui Undetectable AI AI Humanizer untuk memperkenalkan keunikan alami dan nuansa konten yang ditulis oleh manusia.
Uji Detektor AI dan Humanizer kami dengan widget di bawah ini!
Pikiran Akhir
Konferensi video akan terus ada, dan dengan meningkatnya penekanan pada peran fleksibel di sektor korporat, Anda tidak punya pilihan selain menjadi lebih baik dalam hal ini.
Ikuti tips konferensi video yang telah saya bahas di atas, dan saya yakin Anda akan melihat peningkatan drastis dalam pengalaman rapat Anda.
Lebih baik lagi, sertakan Undetectable AI dalam tumpukan infrastruktur rapat Anda untuk menulis dokumen bisnis cepat, agenda, ringkasan rapat, dan catatan apa pun yang ingin Anda ambil dari rapat.
Berikan AI yang tidak terdeteksi cobalah hari ini!