Adottare L'intelligenza artificiale sul posto di lavoro può far risparmiare tempo, denaro e fatica. Tuttavia, per sfruttare al massimo i vantaggi dell’automazione basata sull’intelligenza artificiale, è necessario comprendere come funzionano questi strumenti e come applicarli ai flussi di lavoro esistenti.
In questo articolo analizzeremo più nel dettaglio l'automazione dei flussi di lavoro basata sull'intelligenza artificiale, come progettare una soluzione e le migliori pratiche.
Punti di forza
- L'automazione dei flussi di lavoro tramite intelligenza artificiale è particolarmente indicata per attività ripetitive, prevedibili e a basso rischio, con esiti chiari e risultati misurabili.
- Un'automazione di successo inizia con la mappatura del processo esistente, l'identificazione dei punti in cui l'intelligenza artificiale apporta valore aggiunto, la definizione dei fattori scatenanti e l'inserimento di una verifica umana quando necessario.
- I risultati dei test e delle misurazioni sono fondamentali per garantire che i flussi di lavoro gestiscano in modo affidabile diversi tipi di input e consentano miglioramenti misurabili in termini di tempi, costi, volumi e tassi di errore.
- Istruzioni chiare, punti di controllo di validazione, monitoraggio e manutenzione regolare contribuiscono a prevenire i malfunzionamenti dell'automazione basata sull'intelligenza artificiale man mano che i flussi di lavoro e i sistemi di intelligenza artificiale cambiano.
- Undetectable AI offre prodotti che automatizzano attività quali il rilevamento dell'intelligenza artificiale, la redazione di saggi e la presentazione di candidature di lavoro.
Cosa si intende per “flusso di lavoro automatizzabile tramite IA”
I flussi di lavoro automatizzabili tramite IA utilizzano un software per eseguire processi ripetibili indipendentemente dall’intervento manuale.
Tecnologie come Agenti AI eseguire automaticamente operazioni che tradizionalmente richiedevano il giudizio umano, quali l’interpretazione dei contenuti, la classificazione, la sintesi, l’estrazione o la generazione di informazioni.
Un flusso di lavoro tipico potrebbe essere il seguente:
Non preoccupatevi più che l'intelligenza artificiale rilevi i vostri messaggi. Undetectable AI Può aiutarvi:
- Fate apparire la vostra scrittura assistita dall'intelligenza artificiale simile all'uomo.
- Bypass tutti i principali strumenti di rilevamento dell'intelligenza artificiale con un solo clic.
- Utilizzo AI in modo sicuro e con fiducia a scuola e al lavoro.
- Eventuale causa scatenante → Elaborazione tramite IA → Azione → Verifica o follow-up
Ad esempio, un flusso di lavoro che automatizzi l'assistenza clienti potrebbe seguire la sequenza riportata di seguito:
- Lo strumento riceve una nuova email di assistenza.
- Un LLM individua il problema del cliente.
- Lo strumento classifica le richieste per categoria e urgenza.
- L'IA generativa redige le risposte sulla base delle classificazioni.
- Lo strumento aggiunge la richiesta alla coda dei ticket corrispondente.
- Lo strumento richiede a un addetto all'assistenza di controllare la risposta prima di inviarla.
Caratteristiche di un flusso di lavoro automatizzabile tramite intelligenza artificiale
Un flusso di lavoro è un buon candidato per l'automazione tramite IA se presenta tutte o alcune delle seguenti caratteristiche.
- Frequenza: Il processo si verifica con una frequenza tale da giustificare lo sforzo necessario per automatizzarlo.
- Ripetitività: Si tratta di attività manuali di facile esecuzione, quali la copia, l'ordinamento, la verifica e la stesura.
- Coerenza, prevedibilità e ripetibilità: Il processo segue fasi ben definite, con regole che cambiano raramente.
- Chiarezza dei risultati: Esiste un chiaro parametro per misurare il successo.
- A basso rischio: Gli errori non causerebbero danni significativi alle organizzazioni.
Quali reparti traggono i maggiori benefici dall’automazione dei flussi di lavoro tramite l’intelligenza artificiale?
I reparti traggono il massimo vantaggio dall'automazione basata sull'intelligenza artificiale quando si occupano di attività ripetitive e strutturate.
Tra i casi d'uso più comuni figurano:
- Marketing: redazione di contenuti, sintesi di ricerche, classificazione dei lead
- Assistenza clienti: classificazione dei ticket, sintesi delle conversazioni, redazione delle risposte
- Finanza: estrazione di informazioni, organizzazione dei documenti finanziari
- IT: Classificazione delle richieste, sintesi degli incidenti, risoluzione dei problemi di routine
Come automatizzare il tuo primo flusso di lavoro con l'IA
L'automazione di un flusso di lavoro consiste nel tradurre i processi umani in istruzioni che i computer possano ripetere e comprendere.
Ciò significa suddividere il processo in fasi ben definite, definire le condizioni per ciascuna azione e stabilire in che modo il sistema debba rispondere ai diversi input e risultati.
1. Scegliere un flusso di lavoro ripetitivo
Il primo passo consiste nell’individuare un’attività che il team svolge regolarmente. Come accennato in precedenza, è preferibile scegliere attività ripetibili, prevedibili e a basso rischio. Le attività che presentano queste caratteristiche sono più facili da definire, automatizzare e monitorare.
Tra gli esempi di attività automatizzabili figurano:
- Redazione delle risposte dell'assistenza clienti: Molte domande dei clienti seguono schemi ricorrenti, quindi è possibile creare una raccolta di risposte e automatizzare il processo di invio o di suggerimento delle stesse.
- Aggiornamento dei dati dei clienti dopo le interazioni: Proprio come le domande dei clienti, anche le interazioni con i clienti seguono spesso schemi ricorrenti. Grazie all’automazione, è possibile sincronizzare le interazioni con gli aggiornamenti dei record, risparmiando tempo ed evitando ai team il lavoro manuale.
- Classificazione dei potenziali clienti: L'intelligenza artificiale è in grado di analizzare informazioni quali i dettagli dei potenziali clienti, i messaggi e i moduli inviati per classificare i potenziali clienti in base a fattori quali il settore, le esigenze o il livello di interesse. Ciò aiuta i team a indirizzare i potenziali clienti alle persone giuste e a stabilire le priorità per il follow-up.
2. Mappare il processo esistente
Il passo successivo consiste nel delineare come si svolge l'attività in caso di intervento manuale. Scomporre il processo ti aiuterà a distinguere le decisioni che il software può gestire da quelle che richiedono ancora il giudizio umano.
Ad esempio, la stesura di un articolo SEO segue in genere una sequenza del genere:
- Scegli un argomento
- Parole chiave di ricerca e intento di ricerca
- Esaminare i contenuti della concorrenza
- Creare una bozza
- Ricercare e verificare le informazioni
- Scrivi la bozza
Da qui è possibile individuare le parti della sequenza che l'IA è in grado di gestire.
3. Individuare in quali ambiti l’IA apporta valore aggiunto
Dopo aver scomposto il processo, individua le fasi che possono trarre vantaggio dall'automazione basata sull'intelligenza artificiale. In genere, si tratta delle attività all'interno del sistema che seguono chiari fattori scatenanti o regole.
Tra le attività che i moderni sistemi di intelligenza artificiale sono in grado di svolgere efficacemente figurano:
- Classificazione: Assegnazione delle informazioni a una categoria.
- Estrazione: Estrarre nomi, date, importi o altri dettagli dal testo.
- Sintesi: Trasformare un testo lungo in un breve riassunto.
- Generazione: Creazione di e-mail, rapporti, descrizioni o altri testi.
- Traduzione: Conversione di contenuti da una lingua all'altra.
- Analisi: Individuazione di schemi o informazioni rilevanti all’interno di contenuti non strutturati.
Utilizziamo le tecnologie di Undetectable AI Strumento per la scrittura SEO e il blogging ad esempio. Questo strumento semplifica la creazione di articoli utilizzando l'intelligenza artificiale per automatizzare analisi, estrazione, e generazione.
- La ricerca delle parole chiave e dell'intento di ricerca richiede analisi
- Per creare una bozza è necessario generazione
- La ricerca e la verifica delle informazioni richiedono estrazione e analisi dei fatti rilevanti
- La stesura dell'articolo richiede generazione
4. Definire il trigger
Sebbene i sistemi di automazione basati sull'intelligenza artificiale possano funzionare indipendentemente dall'intervento manuale, hanno comunque bisogno di segnali per avviare il processo. Questi segnali sono chiamati "trigger".
Ad esempio,nuove e-mail può avviare flussi di lavoro automatizzati per l'assistenza clienti,invio dei moduli possono avviare flussi di lavoro per la qualificazione dei lead e nuovi record CRM può attivare flussi di lavoro successivi.
In alcuni casi, il team può avviare il flusso di lavoro manualmente. Nel flusso di lavoro di automazione della scrittura SEO, il team avvia il processo inserendo nello strumento le informazioni relative al proprio sito web, alla nicchia, all’argomento e al pubblico di riferimento.
5. Aggiungere la fase di intelligenza artificiale
Una volta individuato il fattore scatenante, stabilisci come dovrebbe reagire il sistema di intelligenza artificiale.
Ad esempio, dopo che gli utenti hanno inserito le proprie esigenze nello strumento SEO Writer Blogging Tool di Undetectable AI, questo effettua una ricerca su Internet per individuare la parola chiave più pertinente.
6. Aggiungere una revisione manuale ove necessario
L'intelligenza artificiale non produce sempre il risultato corretto. Per evitare che gli errori abbiano conseguenze significative, è utile aggiungere delle fasi di revisione.
Ad esempio, lo strumento SEO Undetectable AI automatizza il processo di ricerca delle parole chiave e di stesura degli articoli, ma richiede l’intervento umano ogni volta che è necessario. Gli utenti possono scegliere il titolo, lo stile di scrittura e se includere o meno immagini o link esterni. Possono inoltre rivedere la bozza prima della pubblicazione.
8. Verificare il flusso di lavoro
Prima di affidarti all'automazione, esegui dei test con esempi reali. Includi diversi tipi di input, tra cui:
- Richieste tipiche
- Informazioni incomplete
- Formulazione insolita
- Messaggi lunghi
- Richieste multiple in un unico messaggio
- Dati errati o inattesi
È necessario verificare sia l'output dell'IA sia le azioni che ne conseguono. Un flusso di lavoro può generare una risposta ragionevole da parte dell'IA, ma comunque fallire se invia il risultato al sistema sbagliato o aggiorna il record sbagliato.
9. Misurare i risultati
Per misurare il ROI, confronta il flusso di lavoro automatizzato con il processo originale. Tieni traccia di indicatori quali:
- Tempo risparmiato
- Volume di elaborazione
- Tasso di errore
- Frequenza delle recensioni
- Tempo di risposta
- Costo per attività
- Numero di attività completate automaticamente
Questi risultati possono aiutarti a decidere se l'automazione debba essere migliorata o ampliata.
Come scegliere lo strumento giusto per l'automazione dei flussi di lavoro
La scelta dello strumento giusto dipende dal flusso di lavoro, dai requisiti tecnici, dal software già in uso e dal livello di controllo. Scegliere l'opzione migliore significa definire le proprie esigenze e individuare il prodotto che meglio le soddisfa.
Prendi in considerazione le tue applicazioni esistenti
La maggior parte degli strumenti di automazione si integra con le applicazioni già utilizzate dalle aziende. Ad esempio, HubSpot si integra con i moduli e altri strumenti di raccolta dati per acquisire automaticamente le informazioni sui clienti e archiviarle nel CRM. Ciò evita ai team di dover trasferire manualmente i dati dei clienti da un sistema all’altro.
Considera le applicazioni che utilizzi nel tuo flusso di lavoro manuale. L'automazione dell'assistenza via e-mail potrebbe richiedere l'integrazione con la tua piattaforma di posta elettronica, mentre l'automazione dell'assegnazione delle attività e degli aggiornamenti sui progetti potrebbe richiedere l'integrazione con il tuo sistema di gestione dei progetti.
Scegliere uno strumento che garantisca una facile integrazione con queste piattaforme può ridurre la quantità di sviluppo personalizzato necessario.
Valuta il tipo di attività di intelligenza artificiale di cui hai bisogno
Strumenti diversi supportano funzionalità di intelligenza artificiale diverse. Alcuni potrebbero essere specializzati in flussi di lavoro o settori specifici.
Ad esempio:
- Zapier offre un'intelligenza artificiale in grado di classificare, riassumere, estrarre e generare contenuti.
- Bardeen è in grado di raccogliere automaticamente informazioni dai siti web e di trasferire i dati estratti alle applicazioni aziendali.
- Vic.ai è in grado di leggere, classificare ed estrarre informazioni dalle fatture, per poi utilizzare tali informazioni per indirizzarle verso il flusso di lavoro appropriato.
- HireVue consente di automatizzare la selezione dei candidati, la pianificazione dei colloqui e la creazione delle prove di valutazione.
Scegli lo strumento che supporta le attività specifiche richieste dal tuo flusso di lavoro. Ciò riduce la necessità di personalizzazioni e garantisce un funzionamento senza intoppi.
Considerare i requisiti tecnici
È importante tenere conto delle competenze tecniche del proprio team, del livello di flessibilità necessario e della complessità del flusso di lavoro che si desidera realizzare. Questi fattori determinano quali strumenti il team può utilizzare in modo efficace e quale grado di personalizzazione il flusso di lavoro può supportare.
Si consideri quanto segue:
- Facilità d'uso: Lo strumento offre un builder visivo che il vostro team può utilizzare senza bisogno di programmare?
- Personalizzazione: È possibile aggiungere logiche, condizioni e azioni personalizzate quando il flusso di lavoro lo richiede?
- Integrazioni: Lo strumento supporta le API, i webhook e le applicazioni a cui il tuo flusso di lavoro deve connettersi?
- Gestione dei dati: è in grado di elaborare i tipi di file, i formati di dati e le informazioni utilizzati dal vostro flusso di lavoro?
- Gestione degli errori: è possibile individuare le esecuzioni non andate a buon fine, ripetere le attività e inoltrare i problemi affinché vengano esaminati da un operatore?
- Sicurezza: lo strumento offre i controlli di accesso, la crittografia e le altre funzionalità di sicurezza necessarie per il vostro flusso di lavoro?
Scegli uno strumento che ti offra una flessibilità sufficiente per creare il flusso di lavoro senza aggiungere inutili complessità tecniche.
Considerare i costi e la scalabilità
Quando scegli un piano, dovresti tenere conto dell’utilizzo previsto e di come questo potrebbe influire sulle spese. Il costo di un flusso di lavoro basato sull’intelligenza artificiale può aumentare a seconda dell’utilizzo, delle chiamate API, dello spazio di archiviazione o del numero di utenti.
Tra le domande che vale la pena porsi figurano:
- Quante esecuzioni del flusso di lavoro sono necessarie ogni mese?
- Quante attività di intelligenza artificiale o chiamate API sono incluse nel piano?
- Il costo dello strumento dipende dall'utilizzo, dal numero di utenti o da entrambi?
- Quanto spazio di archiviazione è incluso nel piano?
- Cosa succede se il team supera i limiti di utilizzo previsti dal piano?
- I costi aumenteranno con l'aumentare del volume di lavoro?
- Il piano include le integrazioni e le funzionalità necessarie?
Motivi comuni per cui l'automazione dei flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale fallisce
L'automazione basata sull'intelligenza artificiale può fallire per motivi tecnici, operativi o legati ai processi. Individuare tempestivamente i problemi più comuni renderà più agevoli la prevenzione e la ricerca di soluzioni.
Il flusso di lavoro non era stato definito chiaramente
Un flusso di lavoro mal definito potrebbe indurre il sistema a interpretare i risultati in modo incoerente, a intraprendere azioni errate o ad aggiungere una complessità superflua. Per evitare questi problemi, è necessario comprendere chiaramente cosa si desidera che l’IA faccia e suddividere tale processo in passaggi chiari e concreti.
L'IA riceve istruzioni inadeguate
I prompt vaghi possono produrre risultati incoerenti. Per migliorare la qualità dei risultati generati dall’IA, è necessario fornire istruzioni chiare, un contesto pertinente e il formato di output previsto. Gli output strutturati possono rendere più affidabile l’automazione a valle.
Supponiamo che tu stia progettando un flusso di lavoro per la classificazione dei lead. Invece di chiedere:
- Cosa ne pensi di questa pista?
Utilizza un'istruzione più specifica:
- Classifica questa richiesta come "vendite", "assistenza", "fatturazione" o "altro". Indica la categoria e una motivazione in una sola frase.
Istruzioni chiare riducono l'ambiguità e rendono i risultati più facilmente utilizzabili da un altro sistema.
Il flusso di lavoro richiede risultati perfetti da parte dell'IA
I sistemi di intelligenza artificiale possono commettere errori. Se non si progetta il flusso di lavoro tenendo conto di questa realtà, un risultato errato potrebbe passare attraverso il resto del flusso di lavoro e innescare azioni sbagliate.
Per individuare gli errori prima che causino problemi, inserite dei punti di controllo per la convalida, ricorrete alla revisione umana quando necessario oppure aggiungete regole che blocchino i flussi di lavoro quando si verificano risultati imprevisti.
Il processo di automazione prevede troppi passaggi
I flussi di lavoro complessi aumentano il rischio di errori. Ogni integrazione o punto decisionale aggiuntivo introduce un’ulteriore dipendenza.
È meglio iniziare con la versione più semplice e funzionale di un flusso di lavoro. Ad esempio, invece di creare un flusso di lavoro per l’assistenza clienti che classifichi le e-mail, controlli i dati dei clienti, rediga le risposte, aggiorni il CRM e invii messaggi di follow-up, inizia automatizzando la classificazione e l’instradamento delle e-mail. Una volta che tale processo funziona in modo affidabile, potrai aggiungere gli altri passaggi uno alla volta.
Mancanza di monitoraggio
Sebbene l'automazione basata sull'intelligenza artificiale riduca la quantità di lavoro manuale richiesto, rimane comunque necessario un certo livello di intervento umano. I team devono monitorare i flussi di lavoro per individuare errori, colli di bottiglia e malfunzionamenti. Il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione può aiutare a individuare i problemi non appena si presentano.
Mancanza di manutenzione
L'automazione basata sull'intelligenza artificiale non è una soluzione "una tantum". Questi sistemi devono adattarsi ai cambiamenti esterni e interni, quali le modifiche ai processi aziendali, al software, alle API e ai modelli di intelligenza artificiale.
I team devono rivedere regolarmente le automazioni più importanti per garantire che siano sempre in linea con le esigenze e le condizioni attuali. Quando il processo sottostante cambia, è necessario aggiornare i prompt, le integrazioni, le regole e i requisiti di revisione.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra l'automazione dei flussi di lavoro e l'automazione dei flussi di lavoro basata sull'intelligenza artificiale?
L'automazione dei flussi di lavoro consiste nell'utilizzo di software per eseguire attività sulla base di regole e trigger predefiniti. L'automazione dei flussi di lavoro basata sull'intelligenza artificiale integra l'intelligenza artificiale per gestire attività che richiedono interpretazione, generazione, classificazione, estrazione o altre forme di elaborazione dei contenuti che tradizionalmente richiedevano il giudizio umano.
Quanto tempo ci vuole per configurare l’automazione dei flussi di lavoro basati sull’intelligenza artificiale?
Il tempo necessario per la configurazione dei flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale dipende dalla complessità del processo e dagli strumenti utilizzati. La creazione e il collaudo di flussi di lavoro semplici richiedono in genere da poche ore a qualche giorno. Il processo è più lungo nel caso di flussi di lavoro complessi che coinvolgono più applicazioni, integrazioni personalizzate, dati sensibili e test approfonditi.
Quali competenze servono per automatizzare un flusso di lavoro con l'intelligenza artificiale?
La competenza fondamentale nell'automazione dei flussi di lavoro nell'ambito dell'intelligenza artificiale è la logica. È necessario tradurre i processi in istruzioni chiare e strutturate che i computer possano seguire.
Possono essere utili anche conoscenze tecniche di base relative a prompt, formati di dati, integrazioni e risoluzione dei problemi. Se il tuo flusso di lavoro prevede l'uso di API personalizzate, codice applicativo, database o integrazioni avanzate, potrebbero essere necessarie competenze di programmazione e sviluppo software.
L'automazione dei flussi di lavoro tramite IA può funzionare senza programmazione?
Dipende dal tuo flusso di lavoro. Molti flussi di lavoro più semplici non richiedono alcuna programmazione tradizionale, ma si basano esclusivamente su strumenti "no-code" o "low-code". È possibile utilizzare strumenti di sviluppo visivo per collegare applicazioni, creare trigger, aggiungere passaggi basati sull'intelligenza artificiale e definire azioni.
Tuttavia, alcuni flussi di lavoro richiedono ancora conoscenze di programmazione. Ad esempio, integrazioni personalizzate, logiche aziendali complesse, elaborazione specialistica dei dati e requisiti di sicurezza avanzati potrebbero richiedere codice personalizzato o lo sviluppo di software.
Come faccio a sapere se un flusso di lavoro è pronto per essere automatizzato?
I flussi di lavoro sono adatti all'automazione se si è in grado di spiegare chiaramente come iniziano, quali fasi seguono, di quali informazioni hanno bisogno e quale risultato dovrebbero produrre.
Pensieri finali
L'automazione dei flussi di lavoro tramite l'intelligenza artificiale può ridurre il lavoro ripetitivo, ma un'automazione efficace parte dalla comprensione del processo che si desidera migliorare. È necessario definire il flusso di lavoro, suddividerlo in fasi chiare, identificare i punti in cui l'intelligenza artificiale può apportare valore aggiunto e prevedere una revisione da parte dell'uomo ove necessario.
Undetectable AI offre un'ampia gamma di prodotti che automatizzano attività semplici, dal rilevamento dell'intelligenza artificiale alla stesura di saggi, fino alle candidature di lavoro. Visita il sito Pagina del prodotto "AI non rilevabile" Per saperne di più.