가짜 인보이스를 식별하는 방법: 최고의 탐지 방법

송장 사기로 인한 기업의 손실 연간 30억 달러그리고 그것은 2024년에 불과했습니다. 그리고 상황은 점점 더 악화되고 있습니다. 가짜 인보이스는 이제 어디에나 존재합니다.

최근 몇 년 동안 가장 흔한 불만 중 하나였습니다.

우리가 나이가 들어 속기 쉬워져서가 아닙니다. 사기 수법이 점점 더 설득력 있게 진화하고 있기 때문이죠.

매일 새로운 AI 도구가 등장하고 범죄자들도 그에 발맞춰 빠르게 따라잡고 있습니다.

이러한 사기범들은 개인 헬스장 운동 계획을 세우는 데 사용하는 것과 같은 방식으로 ChatGPT와 같은 기술을 활용합니다.

재무팀은 자신도 모르는 사이에 사기 결제를 승인하고 있을 수 있습니다.

최악의 부분은? 대부분의 기업은 이미 돈이 사라질 때까지 사기를 당했다는 사실을 깨닫지 못합니다. 그때가 되면 해당 자금을 회수하는 것은 거의 불가능합니다.

법 집행, 보험 청구, 예방할 수 있었던 서류 작업 등을 처리해야 하는 상황이 발생하게 됩니다.

하지만 좋은 소식은 가짜 인보이스를 발견하는 것이 로켓 과학이 아니라는 점입니다.

무엇을 찾아야 하는지 알기만 하면 됩니다.

이 가이드는 기본적인 수동 확인부터 다음을 사용하여 가짜 인보이스를 발견하는 방법까지 신뢰할 수 있는 탐지 방법을 안내합니다. 고급 AI 도구 사람의 눈으로 놓치는 부분을 포착합니다.

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주요 내용

• 수동 검증은 연락처 확인 및 형식 불일치 등의 기본적인 확인을 통해 약 60%의 명백한 인보이스 사기를 포착합니다.

• 메타데이터 분석을 통해 사기꾼이 생성 날짜 및 편집 소프트웨어 지문 등 종종 삭제하는 것을 잊어버리는 숨겨진 조작 마커를 발견할 수 있습니다.

• AI 감지 도구는 정교한 위조 및 AI 생성 송장을 몇 초 만에 95% 이상의 정확도로 식별할 수 있습니다.

• 즉각적인 대응 프로토콜은 결제 동결 및 공급업체 확인을 포함하여 가짜 송장이 발견되었을 때 금전적 피해를 최소화합니다.

• 자동화된 검증 시스템은 송장 처리 비용을 최대 70%까지 절감하는 동시에 수동 검토가 놓치는 사기를 잡아냅니다.

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가짜 송장을 식별하는 신뢰할 수 있는 방법

송장 사기를 방지하려면 다음이 필요합니다. 다층적 접근 방식. 한 가지 방법으로 모든 것을 잡을 수는 없습니다.

사기꾼은 점점 더 똑똑해지고 있으므로 더 강력한 방어가 필요합니다.

가장 효과적인 탐지 방법을 기본부터 시작하여 고급 기법까지 세분화해 보겠습니다.

명백한 오류에 대한 수동 확인

• 기본부터 시작하세요: 수동 확인을 통해 여전히 많은 가짜 인보이스가 발견되고 있으므로, 매입채무팀에서는 어떤 것을 확인해야 하는지 알고 있어야 합니다.
• 인보이스 번호로 시작합니다: 공급업체의 일반적인 순서를 따르나요? 대부분의 회사는 예측 가능한 번호 체계를 사용합니다. 무작위로 점프하거나 중복된 번호는 즉각적인 경고 신호이므로 과거 송장과 상호 참조하세요.
• 연락처 정보를 주의 깊게 확인하세요: 실제 비즈니스에서는 예고 없이 갑자기 은행 계좌나 이메일을 변경하지 않습니다. 결제 세부 정보가 다르면 모든 작업을 중단하고 이미 등록한 연락처 정보를 사용하여 공급업체에 직접 확인하세요. 의심스러운 인보이스에 기재된 번호나 이메일에 의존하지 마세요.
• 형식 일관성이 중요합니다: 합법적인 공급업체는 매번 동일한 템플릿을 사용합니다. 로고, 글꼴 또는 레이아웃이 변경되면 위험 신호입니다. 최근 송장 몇 장을 인쇄하여 나란히 비교해 보세요. 차이점이 금방 눈에 띄게 될 것입니다.
• 오타, 문법 오류 또는 어색한 문구: 전문 송장은 교정을 거칩니다. 실수는 누군가 문서를 빠르게 작성했거나 회사 언어에 능숙하지 않다는 것을 의미합니다.
• 항상 계산을 확인하세요: 소계, 세금 및 총계가 완벽하게 합산되어야 합니다. 사기꾼은 작은 계산 오류를 간과하는 경우가 많습니다. 또한 이전 청구서와 가격을 비교하여 부풀려진 단가나 예상치 못한 수수료는 조사할 필요가 있습니다.

메타데이터 및 파일 검사

모든 디지털 인보이스에는 인보이스 작성 방법과 시기를 알려주는 숨겨진 데이터가 포함되어 있습니다. 사기범들은 이 데이터를 거의 제거하지 않습니다. 메타데이터를 검색하면 가짜가 노출되는 경우가 많습니다.

파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성, 생성 날짜, 수정 날짜, 작성자 및 사용된 소프트웨어를 확인합니다.

3월 15일 날짜의 인보이스가 실제로 4월 3일에 생성되었다면 이는 의심스러운 일입니다.

파일 속성의 소프트웨어 항목에서도 확인할 수 있습니다. 공급업체가 일반적으로 QuickBooks를 사용하지만 인보이스가 Adobe Photoshop에서 발행된 경우 즉시 사용을 중지하세요.

수정 날짜가 여러 개이거나 작성자 이름이 누락된 것도 다른 경고 신호입니다.

"final_version3.pdf" 또는 "edited_invoice.pdf"와 같은 파일 이름도 변조를 나타낼 수 있습니다. RGB 및 CMYK 혼합과 같이 일치하지 않는 색상 모드도 누군가 다른 소스에서 요소를 복사했을 가능성이 높습니다.

AI 탐지 도구 사용

수동 검사는 명백한 사기를 잡아내지만, 지능적인 사기에는 더 스마트한 도구가 필요합니다. AI 기반 인보이스 탐지는 픽셀 수준 세부 정보, 글꼴 정렬, 압축 아티팩트를 검사합니다.

이러한 시스템은 수백만 건의 실제 송장을 학습하여 사람이 놓치는 미묘한 불일치를 식별할 수 있습니다. 몇 초 만에 인보이스를 분석하고 의심스러운 파일에 플래그를 지정하여 팀이 검토에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

AI는 실제 인보이스를 완벽하게 모방한 AI 생성 인보이스도 감지합니다. 통합 도구는 회계 소프트웨어와 연결하여 검증을 자동화하고 위험을 줄임으로써 빠르고 정확하며 확장 가능한 사기 방지를 실현합니다.

TruthScan은 재무 부서, 회계 법인, 조달 팀이 송장 확인 및 사기 방지를 자동화할 수 있도록 지원합니다.

AI 기반 플랫폼은 문서를 실시간으로 분석하여 정교한 위조 및 AI 생성 송장을 잡아내어 부정 결제가 발생하기 전에 잡아냅니다.

모든 인보이스를 수동으로 검토하지 말고 의심스러운 인보이스를 즉시 표시하는 기술을 활용하세요.

자세한 내용은 다음에서 확인하세요. 트루스 스캔.

가짜 인보이스를 받은 경우 대처 방법

시스템에서 가짜 인보이스를 발견하는 것은 스트레스가 많은 일이며, '다음 단계'를 마련하는 것이 중요합니다.

문제를 억제하고 손실을 제한하며 재발을 방지하려면 명확한 계획이 필요합니다.

즉각적인 조치

모든 결제를 즉시 중지하세요. 송금 전에 가짜 인보이스를 발견하면 즉시 송금을 보류하세요.

처리가 이미 시작된 경우, 특히 청산하는 데 하루나 이틀이 걸리는 ACH 결제의 경우 이체를 중지할 수 있으므로 은행에 문의하세요.

모든 것을 문서화하세요. 원본 파일을 저장하고 스크린샷을 찍고 언제 도착했는지, 누가 전달했는지 기록하세요.

이러한 증거 자료는 경찰 신고나 보험금 청구에 필수적인 자료입니다.

청구서가 아닌 본인의 기록에서 확인된 연락처 정보를 사용하여 실제 판매업체에 연락합니다. 송장을 발행했는지 여부와 결제 세부 정보가 정확한지 확인합니다.

많은 벤더가 자신의 이름이 도용되고 있다는 사실을 누군가 알려주기 전까지는 깨닫지 못합니다.

IT 보안팀에 사건을 신고하세요. 가짜 인보이스가 손상된 계정을 통해 전송되었을 수 있으므로 IT 부서는 침해, 멀웨어 또는 피싱 시도가 있는지 확인해야 합니다.

피해 금액에 관계없이 즉시 경찰에 신고하고 보험사에 알리세요. 사이버 배상책임 또는 사기 보험은 신속한 신고가 필요한 경우가 많습니다.

마지막으로 다른 벤더에게도 알립니다. 사기가 더 이상 확산되지 않도록 시스템에서 연락처 및 결제 정보가 정확한지 확인하도록 요청하세요.

장기적인 예방

설정 공급업체 확인 프로세스 비즈니스에 적합한 솔루션을 제공합니다.

규모가 큰 기업은 신규 공급업체에 대해 다단계 승인이 필요할 수 있으며, 소규모 기업은 전화로 변경 사항을 확인할 수 있습니다.

AP 팀을 정기적으로 교육하고 가짜 송장의 실제 사례를 공유하세요. 고액 결제에 대해 이중 인증을 구현하고, 공급업체 목록을 잠그고, 은행 업데이트에 대해 대역 외 확인을 요구하세요.

분기별로 결제 데이터를 검토하여 비정상적인 패턴을 파악하고, 추가적인 보호를 위해 사이버 보험을 고려하세요.

저렴한 비용으로 사기 관련 손실을 줄일 수 있는 경우가 많습니다.

기업이 인보이스에 AI 감지 기능을 사용해야 하는 이유

수동 인보이스 검토는 비즈니스에서 감당할 수 없는 시간과 리소스를 낭비합니다. 매출채권팀은 몇 시간 동안 문서를 확인하는 데 시간을 소비하지만, AI는 몇 초 만에 분석할 수 있습니다.

한편, 정교한 사기 수법은 계속해서 사람의 심사를 통과하고 있습니다.

인간의 눈에는 한계가 있습니다. 피곤하고, 디테일을 놓치고, 익숙한 레이아웃을 신뢰합니다. AI는 그렇지 않습니다.

모든 인보이스를 동일하게 정밀하게 검토하여 특히 대량으로 발생하는 기간 동안 사람이 간과하는 불일치를 잡아냅니다.

사기 방지 그 이상, AI로 처리 시간 및 비용 절감. AP 팀은 일상적인 점검 대신 예외에 집중하여 효율성과 정확성을 개선합니다.

인보이스 볼륨이 증가함에 따라 추가 인력 없이도 AI를 손쉽게 확장할 수 있어 빠르게 성장하거나 계절적 요인이 있는 비즈니스에 적합합니다.

트루스 스캔 전문 분야 AI 기반 인보이스 확인. 기존 시스템과 통합되어 도착 시 송장을 자동으로 분석합니다.

각 파일은 메타데이터 검사, 시각적 일관성 검토, 과거 공급업체 데이터와의 비교를 거쳐 10초 이내에 위험 점수를 산출합니다.

위험도가 낮은 청구서는 정상적으로 진행됩니다. 중간 위험 항목은 사람이 검토하도록 플래그가 지정되며, 고위험 인보이스는 즉시 알림과 결제 보류가 트리거됩니다.

시간이 지남에 따라 TruthScan은 공급업체의 패턴을 학습하여 미묘한 이상 징후를 감지하고 감사 및 보험 문서화를 위한 월별 사기 보고서를 생성합니다.

빠르고 확장 가능하며 시간과 비용을 절약하고 안심할 수 있는 것으로 입증되었습니다.

또한 AI 검사기 를 사용하여 송장 내용이 AI에 의해 작성 또는 조작되었는지 여부를 확인할 수 있습니다. 텍스트를 업로드하거나 붙여넣으면 언어 패턴과 문구를 즉시 분석하여 AI 생성을 감지합니다.

이 빠른 스캔은 처리 전에 진위 여부를 확인하는 데 도움이 되며, AI 위조 문서에 대한 보호 계층을 한 단계 더 강화합니다.

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가짜 인보이스 탐지에 관한 자주 묻는 질문

장부 균형을 맞추는 스마트한 방법

가짜 인보이스 사기는 사라지지 않고 있습니다. 가짜 송장 사기는 점점 더 정교해지고 있으며 모든 규모의 기업을 표적으로 삼고 있습니다.

수동 리뷰에 의존해 모든 것을 파악하는 것은 더 이상 실행 가능한 전략이 아닙니다. 재정적, 평판적 위험이 너무 높습니다.

좋은 소식은 탐지 기술도 발전했다는 것입니다. 트루스캔과 같은 AI 기반 도구는 기업이 효과적으로 대응할 수 있는 역량을 제공합니다.

기존의 인증 방법과 최신 AI 탐지 기능을 결합하면 단순한 사기와 정교한 사기 수법을 모두 잡아낼 수 있는 방어 체계를 구축할 수 있습니다.

기본부터 시작하세요. 팀을 교육하고, 인증 프로토콜을 구현하고, 명확한 사기 대응 절차를 수립하세요.

그런 다음 비용 부담 없이 탐지 기능을 확장할 수 있는 기술을 도입하세요. 자동화된 검증에 대한 투자는 손실 방지와 효율성 향상을 통해 빠르게 회수할 수 있습니다.

귀하의 비즈니스는 귀하가 열심히 일하는 만큼 보호받을 자격이 있습니다. 사기가 발생할 때까지 기다렸다가 방어 체계를 구축하지 마세요.

강력한 인보이스 확인을 구현하기에 가장 좋은 시기는 바로 어제였습니다. 다음으로 가장 좋은 시기는 바로 오늘입니다.

다음을 통해 사기 방지 노력을 강화하세요. 감지할 수 없는 AI 를 통해 안정적이고 지능적인 탐지 지원을 제공합니다.