Czym jest pisanie techniczne? Kompletny przewodnik

Kiedy zmagasz się z nowym gadżetem, sięgasz po instrukcję obsługi.

Kiedy utkniesz w konfiguracji oprogramowania, sprawdzasz strony pomocy.

Gdy samochód wydaje dziwne dźwięki, przeglądasz instrukcję obsługi w schowku.

Wszystko to są przykłady pisanie techniczne - Coś, na czym polegamy każdego dnia, ale rzadko o tym myślimy.

Według Glassdoor, pisarz techniczny w SpaceX zarabia między $88,000 do $138,000 rocznie. 

Jednak większość ludzi wciąż nie rozumie, czym tak naprawdę jest pisanie techniczne.

To nie tylko wpisywanie instrukcje.

To nie tylko tłumaczenie Mowa inżynierska w prostym języku angielskim.

I to nawet nie tylko tworzenie podręczniki użytkownika lub dokumenty pomocy. 

Czym więc jest pisanie techniczne? Czym różni się od innych rodzajów pisania? Jakie są jego różne formy? Jak zostać pisarzem technicznym? I jak AI może pomóc w tej drodze? 

Wszystko to - i wiele więcej - omówimy na tym blogu. Zanurzmy się! 

Czym jest pisanie techniczne?

W kategoriach laika, pisanie techniczne oznacza podejmowanie trudnych i szczegółowych tematów i wyjaśnianie ich w sposób, który każdy (z odpowiednim doświadczeniem) może śledzić. 

Na przykład, obejmuje to:

• Podręczniki użytkownika - Ta broszura dołączona do telefonu? To jest pisanie techniczne.
• Dokumentacja API - Programiści również potrzebują instrukcji. Interfejsy API nie tłumaczą się same.
• Raporty techniczne - Inżynierowie i naukowcy polegają na nich, aby dzielić się badaniami i odkryciami.

Pisanie techniczne to nie tylko to, co piszesz, ale także jak to napisać. Używa:

• Tryb rozkazujący - Zamiast "Powinieneś kliknąć przycisk," po prostu "Kliknij przycisk". 

• Głos bierny (w razie potrzeby) - Jeśli to, kto wykonał daną czynność, nie ma znaczenia, pomocna może być strona bierna. "Plik został usunięty" działa lepiej niż "Ktoś usunął plik" jeśli fokus znajduje się na pliku.

Niektórzy uważają, że pisanie techniczne to tylko pisanie dla produktów SaaS lub blogów technicznych. 

Ale nie chodzi tu o marketing czy opowiadanie historii. 

Pisanie techniczne ma wiele różnych typów (omówimy je wkrótce) - wszystkie mają ten sam cel: prezentowanie informacji w dokładny, jasny i funkcjonalny sposób. 

Czym różni się pisanie techniczne od innych stylów pisania?

Zrozummy sześć aspektów, dzięki którym pisanie techniczne różni się od innych stylów pisania.

Kreatywni pisarze używają niejednoznaczności lub metafor, aby włączyć czynnik angażujący odbiorców. 

Autorzy tekstów technicznych nie dążą do dwuznaczności. 

Chcą przedkładać przejrzystość nad kreatywną ekspresję, ale taka jest natura tej pracy. 

Dlaczego pisanie techniczne jest niezbędne w różnych branżach?

Wyobraźmy sobie pilota czytającego tę instrukcję w trakcie lotu, gdy musi pilnie coś zrozumieć:

"Dostosuj wektorowanie ciągu, aby skompensować asymetryczną anomalię napędu, wdrażając protokół odchylenia standardowego 5.3b z uwzględnieniem zmiennych gęstości atmosfery".

Albo wyobraźmy sobie chirurga przeglądającego wytyczne dotyczące procedury na chwilę przed krytyczną operacją: 

"Nacinaj równolegle do płaszczyzn powięziowych z uwzględnieniem leżących poniżej struktur nerwowo-naczyniowych, zachowując hemostazę podczas całej sekwencji sekcji". 

Nawet jeśli są lekarzami lub pilotami, którzy studiowali to przez całą swoją karierę, nie chcieliby tego czytać w nagłych wypadkach. 

Powoduje to zamieszanie i frustrację, których każdy chciałby uniknąć bez względu na sytuację.

Przyjrzyjmy się pięciu głównym powodom, dla których pisanie techniczne jest absolutną koniecznością: 

1. Redukcja ryzyka i zgodność z przepisami - W branżach takich jak opieka zdrowotna, finanse i lotnictwo błędy są nie tylko kosztowne - mogą być śmiertelne. 
   • Na przykład, Co jeśli pielęgniarka źle zinterpretuje instrukcje dawkowania z powodu niejasnego sformułowania? Właściwa dokumentacja zapobiega takim błędom. 

2. Ochrona i transfer wiedzy - Ludzie odchodzą z pracy, awansują lub przechodzą na emeryturę. Ale co dzieje się z całą wiedzą w ich głowach? Są one odpowiednio udokumentowane za pomocą pisma technicznego. Dobrze udokumentowany proces oznacza, że następna osoba może wkroczyć bez rozpoczynania od zera.

3. Zadowolenie klientów i niższe koszty wsparcia - Czy kiedykolwiek próbowałeś skonfigurować nowe urządzenie i skończyłeś oglądając przypadkowy samouczek na YouTube, ponieważ instrukcja nie miała sensu? Zła dokumentacja frustruje klientów i obciąża zespoły wsparcia niepotrzebnymi telefonami. Dobrze napisany przewodnik ratuje sytuację. 

4. Ochrona prawna - Umowy, polityki i wytyczne dotyczące bezpieczeństwa służą jako dowody w sporach.
   • Na przykład, Jeśli firma zostaje pozwana za wadliwy produkt, pierwszą rzeczą, którą sprawdzają prawnicy, jest dokumentacja. Czy instrukcje ostrzegały o zagrożeniach? Czy procedury bezpieczeństwa zostały jasno określone? Jeśli nie, firma ma kłopoty.

5. Wzrost wydajności dzięki standaryzacji - Wyobraźmy sobie firmę, w której każdy dział stosuje inny system do tego samego zadania. Jeden zespół śledzi dane w arkuszach kalkulacyjnych, inny korzysta z niestandardowego oprogramowania, a trzeci po prostu "pamięta rzeczy". To bałagan. Pisanie techniczne zapewnia, że procesy są ustandaryzowane, powtarzalne i skalowalne

W swej istocie pisanie techniczne pomaga zapobiegać nieporozumieniom, oszczędza czas i zapewnia ludziom bezpieczeństwo. 

Rodzaje tekstów technicznych (z przykładami)

Wiele osób słyszy "pisanie techniczne" i od razu myślę o suchych, zrobotyzowanych instrukcjach obsługi - takich, których nikt tak naprawdę nie czyta, chyba że są absolutnie zablokowane. 

Ale pisanie techniczne to znacznie więcej. 

W rzeczywistości istnieje w prawie każdej branży i występuje w wielu różnych formach, z których każda służy odrębnemu celowi.

Oto sześć najważniejszych typów tekstów technicznych (wraz z przykładami):

1. Dokumentacja techniczna - Jest to typ klasyczny. Obejmuje podręczniki użytkownika, przewodniki po produktach i instrukcje rozwiązywania problemów.  
   • Na przykład, Właśnie kupiłeś nowy ekspres do kawy i zastanawia Cię tak wiele przycisków. Zamiast zgadywać, otwierasz instrukcję obsługi i krok po kroku przygotowujesz swoją pierwszą filiżankę.
     
2. Dokumentacja procesu - Każda firma ma przepływy pracy, ale jeśli te przepływy pracy istnieją tylko w czyjejś głowie, jest to katastrofa, która może się wydarzyć. Są to tzw. procedury SOP. 
   • Na przykład, Musisz stworzyć charakterystyczny dla piekarni zakwas. Bez SOP każdy bochenek byłby inny. Na szczęście SOP szczegółowo opisuje każdy krok - dokładne pomiary, czas wyrastania, temperaturę pieczenia - za każdym razem.
     
3. Dokumentacja API - Jeśli oprogramowanie jest mózgiem, Interfejsy API (Interfejsy programowania aplikacji) są układem nerwowym. 
   • Na przykład, Aplikacja do wspólnych przejazdów potrzebuje danych o ruchu drogowym w czasie rzeczywistym, więc integruje interfejs API Map Google. Bez jasnych dokumentów API, musieliby stawić czoła niekończącym się próbom i błędom.
     
4. Artykuły naukowe/badawcze - Są one pisane przez naukowców, ale muszą być czytelne dla całego świata.  
   • Na przykładNowa metoda leczenia raka wygląda obiecująco, ale przed jej zastosowaniem naukowcy muszą opublikować badania dotyczące jej działania, skutków ubocznych i wskaźników przeżywalności. Inni dokonują przeglądu danych, aby je zweryfikować.
     
5. Białe księgi i studia przypadków - Białe księgi to "przekonujące argumenty" świata technicznego. Studia przypadków idą dalej, pokazując rzeczywiste historie sukcesu z rzeczywistymi wynikami. 
   • Na przykład, Firma zajmująca się cyberbezpieczeństwem ostrzega w białej księdze przed nowym zagrożeniem bankowym. Miesiąc później udostępniła studium przypadku, w jaki sposób jej narzędzie powstrzymało atak. Banki zaczynają zwracać na to uwagę.
     
6. Dokumentacja regulacyjna/zgodności z przepisami - Opieka zdrowotna, finanse i produkcja opierają się na przepisach. Dokumenty dotyczące zgodności pomagają firmom przestrzegać przepisów, unikając grzywien, procesów sądowych i publicznych katastrof.
   • Na przykład, Firma farmaceutyczna musi udowodnić, że nowy lek przeciwbólowy jest bezpieczny przed jego sprzedażą. Przedkładają dokumenty zawierające wykaz składników, dawek i skutków ubocznych, aby uniknąć jakichkolwiek problemów prawnych.

Kluczowe umiejętności wymagane do pisania tekstów technicznych

Jeśli kiedykolwiek nauczyłeś swoich dziadków, jak korzystać ze smartfona, nie sprawiając, że poczuli się głupio, to możesz zostać pisarzem technicznym, ponieważ jest to podstawowa umiejętność.

Każdej innej umiejętności można się nauczyć. Oto lista umiejętności, które musi posiadać pisarz techniczny:

• Zdolności badawcze - Nie musisz wiedzieć wszystkiego, ale musisz wiedzieć, jak znaleźć dokładne i wiarygodne informacje.
  
• Analiza odbiorców - Wiedza o tym, kim są czytelnicy, co już wiedzą i co muszą osiągnąć, sprawia, że pisanie jest przydatne. Ponieważ sposób, w jaki wyjaśniasz aktualizację oprogramowania deweloperowi, nie jest taki sam, jak sposób, w jaki wyjaśniasz ją klientowi.
  
• Jasna komunikacja/umiejętność posługiwania się prostym językiem - W pisaniu tekstów technicznych nie chodzi o to, by brzmieć mądrze - chodzi o to, by inni czuli się mądrze. Oznacza to wyeliminowanie żargonu, używanie prostego języka i pisanie tak jasno, aby czytelnik nigdy nie musiał zgadywać, co masz na myśli.
  
• Architektura informacji - Czytelnicy nie zawsze czytają od początku do końca, ale skanują. Musisz zrozumieć, jak organizować treść za pomocą nagłówków, wypunktowań i logicznego przepływu, aby informacje były łatwe do znalezienia i przyswojenia.
  
• Komunikacja wizualna - Czasami obraz wyjaśnia coś szybciej niż akapit. Schematy blokowe, zrzuty ekranu z adnotacjami i infografiki mogą uprościć nawet najbardziej zagmatwane koncepcje. Dobry pisarz techniczny wie, kiedy pisać, a kiedy pokazywać.
  
• Biegłość w obsłudze narzędzi - Znajomość odpowiednich narzędzi przyspiesza proces. Na przykład, oprogramowanie do tworzenia dokumentacji to MadCap Flare lub Confluence, a narzędzia do projektowania to Snagit lub Figma.

• Umiejętności edycji i weryfikacji-Pierwszy szkic nigdy nie jest doskonały. Pisarze techniczni muszą dopracować swoją pracę pod kątem jasności, dokładności i kompletności, upewniając się, że każde słowo służy celowi. Chodzi o to, aby dokument był jak najłatwiejszy w użyciu.

Kto korzysta z pisania tekstów technicznych? (Branże, które tego potrzebują)

Oto cztery główne branże, które najczęściej wymagają pisania tekstów technicznych.

Jak zostać autorem tekstów technicznych 

Oto przewodnik krok po kroku, jak rozpocząć pracę w tej branży:

Krok # 1 - poznaj podstawy

Aby zacząć, nie trzeba mieć wykształcenia komunikacyjnego ani znajomości języka angielskiego.

Możesz wkroczyć i rozwijać się w tej karierze, nawet jeśli jesteś nauczycielem, dziennikarzem, inżynierem, a nawet kimś z branży medycznej.

Weź udział w przyjaznych dla początkujących kursach i certyfikatach Coursera, Udemylub Kurs pisania tekstów technicznych Google. 

Śledź blogi branżowe, takie jak  Napisz dokumenty i STC (Society for Technical Communication).

Krok # 2 - Zbuduj portfolio

Wybierz produkt, którego używasz codziennie (np. ekspres do kawy, aplikację fitness lub inteligentny głośnik) i napisz instrukcję obsługi lub przewodnik rozwiązywania problemów. 

Czy byłoby to idealne rozwiązanie? Nie. 

Czy dałoby ci to coś konkretnego do pokazania? Jak najbardziej. 

Społeczność open-source, taka jak GitHub jest otwarta dla nowych autorów tekstów technicznych. 

Wiele projektów desperacko potrzebuje pomocy w zakresie dokumentacji i nie obchodzi ich, czy jesteś nowy. 

Krok # 3 - Zdobądź rolę na poziomie podstawowym

Skup się na stanowiskach z "junior" lub "associate" w tytule na platformach takich jak LinkedIn, Rzeczywiścieoraz Pracujemy zdalnie. 

Nie zapominaj też o stanowiskach kontraktowych - często są one łatwiejsze do zdobycia i mogą prowadzić do stałych ról.

Krok # 4 - Awans zawodowy

Gdy zdobędziesz pewność siebie i doświadczenie, możesz dążyć do stanowiska starszego pisarza technicznego, pisarza API lub pisarza UX.

Zapoznaj się z narzędziami takimi jak MadCap Flareoraz Oxygen XML do pisania strukturalnego lub Markdown i Git jeśli chcesz pracować z programistami. Nie musisz jednak opanowywać wszystkiego od razu.

Krok # 5 - Przygotowanie do rozmów kwalifikacyjnych

• Często zadawane pytania obejmują:
  • Jak uprościć złożony temat? → Pokaż próbkę pisania przed i po.
  • Jakich narzędzi używałeś? Wymień je wszystkie.
  • Jak radzisz sobie z informacjami zwrotnymi od inżynierów? → Podaj rzeczywisty lub hipotetyczny przykład. 

Krok # 6 - Kontynuuj naukę i awansuj

Ta dziedzina nieustannie ewoluuje. Jednego roku wszyscy mówią o wiki, a następnego o docs-as-code. 

Ludzie, którzy się rozwijają, to ci, którzy stale podnoszą swoje kwalifikacje. 

Śledź TechWhirl i Cherryleaf dla trendów.

Zacznij już dziś. Przepisz instrukcję obsługi produktu, udostępnij ją na LinkedIn i poproś o opinię.

Narzędzia i oprogramowanie do pisania tekstów technicznych

Narzędzia sztucznej inteligencji ułatwiają i usprawniają wykonywanie zadań - nie inaczej jest z pisaniem tekstów technicznych.

Oto narzędzia do pisania tekstów technicznych używane przez profesjonalistów:

1. Do redagowania i edycji treści:

1. MS Word umożliwia tworzenie profesjonalnie sformatowanych dokumentów z precyzyjną kontrolą nad stylami, nagłówkami i odsyłaczami. 
2. Dokumenty Google umożliwia wielu członkom zespołu jednoczesną pracę nad tym samym dokumentem. 

2. Dla ustrukturyzowanej dokumentacji i publikacji: 

1. MadCap Flare pozwala utrzymywać jedno źródło treści, które automatycznie publikuje w różnych formatach. 
2. Adobe FrameMaker obsługuje 500-stronicową specyfikację techniczną ze złożonymi tabelami, specjalistycznymi diagramami i odsyłaczami. 

3. W przypadku dokumentacji zespołowej:

1. Confluence staje się wewnętrzną wiki firmy, na której różne działy przechowują swoją dokumentację. 
2. Pojęcie pomaga zespołowi produktowemu organizować dokumentację wraz z zarządzaniem projektem. 

4. Do zarządzania i śledzenia zmian w dokumentach:

1. GitHub pozwala programistom aktualizować dokumentację wraz ze zmianami w kodzie.
2. BitBucket integruje się z potokiem CI/CD, dzięki czemu dokumentacja jest automatycznie kompilowana i wdrażana wraz z każdym wydaniem.

5. Dla badań, struktury treści i lepszej czytelności:

1. Autor esejów pomaga udokumentować zaawansowany algorytm w odpowiednim kontekście, wyjaśnieniach i przykładach. 
2. SEO Writer zapewnia, że dokumentacja publiczna wykorzystuje spójną terminologię i jest zgodna z najlepszymi praktykami w zakresie czytelności. 
3. Czat AI pomaga pisarzowi technicznemu uprościć złożone koncepcje. Sugeruje alternatywne wyjaśnienia i identyfikuje obszary, w których użytkownicy mogą potrzebować dodatkowego kontekstu. 

Jak sztuczna inteligencja może poprawić wydajność pisania tekstów technicznych?

Oto jak sztuczna inteligencja może pomóc w pisaniu tekstów technicznych: 

1. Automatyzacja

Zaczynanie od pustej strony jest trudne. Możesz użyć sztucznej inteligencji do przygotowania wstępnej treści na podstawie ustrukturyzowanych danych.

Skraca to czas potrzebny na tworzenie podręczników, przewodników i raportów. 

Jak to zrobić...

Korzystaj z narzędzi AI, takich jak Chatbot AI aby wygenerować podstawowe zarysy lub nawet pierwszy szkic.

Następnie dopracuj język, używając terminologii branżowej i sprawdź fakty w treści. 

2. Gramatyka i przejrzystość

Użyj narzędzi AI, aby sprawdzić żargon, pasywny głos i kwestie czytelności. 

Oto jak z niego korzystać...

Przeprowadź wersje robocze przez AI Paraphraser. Narzędzie to pomaga w przepisywaniu złożonych zdań, sugeruje alternatywy w postaci prostego języka i poprawia ogólną czytelność.

3. Struktura treści

Dobrze skonstruowany dokument zapobiega nieporozumieniom.

Sztuczna inteligencja może logicznie organizować treści, grupując powiązane tematy, dodając nagłówki i sugerując układy. 

Oto jak z niego korzystać.

Skorzystaj z naszego AI Essay Writer do tworzenia raportów, podręczników i dokumentacji.

Wnioski

Technical writerzy tłumaczą "inżynierską mowę" na "ludzką mowę".

To dlatego piloci mogą bezpiecznie lądować samolotami bez czytania 10 000-stronicowej instrukcji w trakcie lotu, dlaczego chirurdzy koncentrują się na ratowaniu życia zamiast na rozszyfrowywaniu tajemniczych instrukcji i dlaczego można faktycznie korzystać z tego fantazyjnego ekspresu do kawy bez tworzenia przypadkowego gejzeru w kuchni. 

W naszym złożonym świecie jasna komunikacja jest niezbędna.

Dobre pisanie techniczne oszczędza czas, pieniądze, frustrację, a czasem także życie (w kontekście medycznym i bezpieczeństwa).

W przyszłości zobaczymy więcej filmów w formie interaktywnych przewodników i dokumentów, które dostosowują się do poziomu wiedzy użytkownika. 

Jeśli chcesz rozwinąć mięśnie pisania technicznego, wybierz coś skomplikowanego, co dobrze rozumiesz - może jak działa fotosynteza, zasada gry poza boiskiem w piłce nożnej, a nawet jak zrobić idealny suflet - i wyjaśnij to znajomemu w możliwie najjaśniejszy i najprostszy sposób. 

Jeśli zrozumieją to zamiast tego zaszklonego spojrzenia, gratulacje!

Odkryłeś podstawową umiejętność pisarza technicznego: uczynienie skomplikowanego nieskomplikowanym.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy? Niewykrywalna sztuczna inteligencja narzędzia udoskonalają pisanie i sprawiają, że jest ono bezbłędne. Wypróbuj je teraz!

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą Detektor AI i Humanizer w widgecie poniżej!