Что должно включать в себя сопроводительное письмо? Полное руководство

"Будьте краткими и милыми". говорят некоторые. 

"Сделайте его личным и покажите свою страсть". другие клянутся. 

Вы пролистали блоги с заголовками Как написать сопроводительное письмо, по которому вас возьмут на работу и 'Избегайте этих распространенных ошибок в сопроводительных письмах'. 

Это сбивает с толку. Противоречиво. Подавляющее.

Но ни одна из этих деталей сама по себе не поможет вам получить работу. 

Вы можете задаться вопросом, что нужно включить в сопроводительное письмо, чтобы оно было эффективным? Ответ заключается не в том, чтобы ставить галочки или следовать надоевшим советам.

Речь идет о том, чтобы написать письмо, которое ясно, уверенно и прямо обращается к вашему будущему работодателю.

Итак, что должно включать в себя хорошее сопроводительное письмо? В этом блоге мы проясним ситуацию. Мы дадим вам разумную, проверенную структуру, по которой вы сможете построить свое сопроводительное письмо с нуля.

Давайте начнем!

Контактная информация в верхней части

Ваша контактная информация должна быть первой в сопроводительном письме - без исключений. Вот идеальная последовательность:

1. Полное имя: Используйте свое юридическое или профессиональное имя.

• Например: Джейн А. Смит

2. Номер телефона: Используйте личный номер мобильного телефона, который вы активно проверяете. Убедитесь, что ваша голосовая почта профессиональна и понятна.
   
3. Профессиональная электронная почта - Придерживайтесь своего имени в Gmail или Outlook. 

• Хороший пример: [email protected] 
• Плохой пример: [email protected] или [email protected]

4. Профиль LinkedIn: Указывайте это только в том случае, если ваш профиль обновлен и соответствует тем ролям, на которые вы претендуете.

• Например: linkedin.com/in/janesmith

5. Ссылка на портфолио: Это важно для тех, кто занимается дизайном, написанием текстов, маркетингом, UX и т.д.

• Примеры:
  • janesmithdesign.com (персональный сайт)
  • behance.net/janesmith (для дизайнеров)
  • copyfolio.me/janesmith (для писателей)

У менеджеров по найму нет времени искать ваши данные. Сделайте это легко. Чистый макет также свидетельствует о вашей организованности и профессионализме.

Хороший пример (правильный формат):

Это формат: 

✔ Профессионал

✔ Простота сканирования

✔ Использование вертикальных полос или переносов строк

Плохой пример (Не делай этого):

✘ Слишком много слов
✘ Заглубление контактной информации
✘ Выглядит по-любительски

Совет по форматированию:  Вы можете выровнять по левому краю или по центру ваша информация - Оба варианта приемлемы. Только не размещайте его в середине или внизу письма. 

Данные менеджера по найму

Когда вы пишете имя менеджера по персоналу в начале своего сопроводительного письма, это говорит о том, что вы выполнили домашнее задание. А это важнее, чем многие думают.

Итак, что же нужно включить в сопроводительное письмо, чтобы продемонстрировать свое внимание к деталям?

Начните с того, что адресуйте его нужному человеку.

Найдите имя менеджера по персоналу с помощью этих двух методов: 

1. LinkedIn: Введите название компании + отдел.
   1. Например, "Менеджер по маркетингу в [название компании]"). 

2 - Веб-сайт компании: Если вышеописанный способ не сработал, зайдите на сайт компании и проверьте страницу "О компании" или "Команда". 

Иногда имена можно найти даже на самой вакансии.

Как только вы найдете название, используйте правильное название:

• Если это мужчина: Мистер Джон Смит
• Если это женщина: Мисс Джейн Смит (используйте "мисс", если не знаете, что она предпочитает "миссис")
• Если они доктор или профессор: Доктор Алекс Ли

А что, если вы вообще не можете найти имя? В этом случае можно использовать умный запасной вариант, например: 

• Здравствуйте, менеджер по найму
• Привет команде [отдела] (например, "Привет команде маркетинга")
• Привет [Название компании] Команда по подбору персонала

Никогда не пишите "Дорогой" или "Кому это может быть интересно". Это звучит очень непрофессионально и устарело.

Вот список из 8 фраз, которые убивают ваше сопроводительное письмо. 

Что касается адреса компании - он располагается в самом верхнем левом углу письма. Оформите его следующим образом:

[Имя менеджера по найму]  

[Название компании]  

[Адрес компании]  

[город, штат, почтовый индекс]

Персонализированные сопроводительные письма получают гораздо больше ответов. Согласно исследованиям, они могут повысить ваши шансы на собеседование на 50%. 

Сильный вступительный абзац

Что должен включать в себя первый абзац сопроводительного письма?

Первые несколько строк вашего сопроводительного письма имеют большое значение. Это ваш единственный шанс заставить их продолжить чтение. Поэтому пропустите скучные фразы, например: 

"Я пишу, чтобы подать заявление на должность..."

Они уже знают, на какую должность вы подали заявку. Вместо этого начните с того, что сразу же зацепит их и заставит захотеть узнать о вас больше.

Вы можете попробовать эти крючки: 

• Новости компании: Например, Я видел, что ваша команда только что запустила новое приложение, и его дизайн просто потрясающий. 
• Направление: Например, Мой бывший коллега, Алекс Торрес, высоко отозвался о работе вашей команды. 
• Заявление о страсти: Например, Как человек, который занимается созданием сайтов со средней школы, эта роль сразу же привлекла мое внимание. 

Далее укажите название должности (и ID, если оно указано), например, так:

"Я хочу подать заявку на вакансию Junior Web Developer - Job ID 98321 в [Название компании]".

Затем скажите, где вы нашли эту работу: 

"Я наткнулась на вакансию в LinkedIn и поняла, что это отличный вариант". 

Ограничьте это вступление 3-5 предложениями. Не больше.

Вот несколько краткие примеры для различных ситуаций:

1 - Смена профессии

После 5 лет работы в розничной торговле я обнаружил, что моя настоящая сильная сторона - выстраивание отношений с клиентами, особенно в быстро меняющихся технологических сферах. Именно поэтому я с нетерпением жду вакансии помощника по продажам (Job ID #2445) в BrightTech.

2 - недавний выпускник

Как недавний выпускник факультета компьютерных наук с тремя стажировками за плечами, я стремлюсь присоединиться к команде, подобной вашей, которая ценит свежие идеи и практическое обучение.

3 - Внутренняя роль

После двух лет работы в службе поддержки клиентов я готов к новым свершениям, и открытая в нашей команде должность руководителя службы ИТ-поддержки кажется мне идеальным следующим шагом.

Помните, если ваши первые строчки будут звучать как у всех, вас пропустят, как и всех остальных. Сделайте это личным. Сделайте его реальным. Будьте краткими.

Покажите свою ценность и достижения

Настало время показать, что вы ценныС реальными победами. 

Для начала подумайте над этим вопросом: 

• Что выдающегося я сделал в академическом и профессиональном плане? 

Если у вас в голове есть четкий образ, вот простой способ написать его:
👉 Глагол действия + задача + измеримый результат

Например, Увеличение удержания клиентов на 25% благодаря запуску ежемесячной серии электронных писем.

Это расскажет им о том, что вы сделали и что изменилось благодаря этому. Именно это интересует менеджеров по найму. 

Если вы все еще не уверены, что сказать, воспользуйтесь этим Метод STAR:

• Ситуация - Что происходило?
• Задание - Что нужно было сделать?
• Действие - Что вы сделали?
• Результат - Что произошло из-за этого?

Например, Наш отдел продаж отставал (S). Меня попросили усовершенствовать процесс последующих действий (T). Я создал автоматизированную систему электронной почты (A), которая увеличила количество ответов на 40% за два месяца (R).

Сейчас, вернитесь к описанию работы. Видите эти ключевые слова? Такие слова, как "сотрудничество", "анализ данных" и "владение проектом"? Используйте их в своем сопроводительном письме - естественно. Это покажет, что вы говорите на их языке.

Также, сбалансируйте свои сложные навыки (например, кодирование, письмо, Excel) с мягкими навыками (например, общение, решение проблем, лидерство). Вам нужно и то, и другое.

Если вы меняете профессию, сосредоточьтесь на передаваемые навыки - вещи, которые по-прежнему актуальны в новой роли.

Например, Работая в розничной торговле, я научилась решать сложные проблемы с клиентами - то же самое спокойное и ясное мышление я привнесу в эту роль по работе с клиентами.

В итоге не стоит просто говорить, что вы "трудолюбивый работник".

Покажите это цифрами, доказательствами и реальными результатами. Именно это привлекает внимание.

Объясните, почему вы хотите получить эту работу в этой компании

Прежде чем написать сопроводительное письмо, потратьте несколько минут на изучение компании. 

Посетите их веб-сайт. Читайте их миссия. Отсканируйте их основные ценности.

Проверьте наличие последние новости - Возможно, они выпустили новый продукт, получили большую награду или приняли на работу крупного специалиста. 

Эти детали свидетельствуют о том, что вы не просто обращаетесь везде - вы их выбираете.

А теперь спросите себя:

• Чувствую ли я, что эта компания - место, где мне будет комфортно?

 Если да, объясните, почему.

Пример: Я восхищен тем, что ваша команда ставит честность и заботу о клиенте на первое место - это редкость, и это то, что я очень ценю в своей работе.

Сообщите им, как эта роль вписывается в ваш путь. Это ваш первый шаг в этой области? Возможность роста? Возможность учиться у команды, которую вы уважаете?

Пример: Эта роль кажется мне естественным следующим шагом - местом, где я смогу развивать свои писательские навыки и одновременно переходить к более стратегической роли в области контента.

Сохраняйте теплый, но профессиональный тон. Будьте взволнованы, но не слишком непринужденны.

Неправильный тон: Эта компания кажется спокойной и веселой. Я бы хотел работать с классными людьми.
Лучший тон: Ваше внимание к творчеству и сотрудничеству - это именно то, что я искал в своей новой команде.

Избегайте распространенных ловушек, например, слов:

• Мне нужна работа.
• Мне не терпится сделать карьеру. (Все так говорят.)
• Это будет отличная возможность для меня. (Речь идет не только о вас.)

Вместо этого покажите, как ваши ценности и навыки соответствуют тому, что им нужно. Так они поймут, что вы настроены серьезно.

Завершите призывом к действию

Вы рассказали им, кто вы. Вы рассказали, на что способны.

Не просто попрощайтесь - покажите им, что вы готовы сделать следующий шаг.

Здесь вы просите о собеседовании, но делаете это так, чтобы прозвучало уверенно, а не назойливо.

Скажите что-нибудь вроде:

Я буду рад возможности поговорить о том, как я могу помочь вашей команде. Я готов провести интервью в любое удобное для вас время.

Это ясно, вежливо и нацелено на действие.

Такой подход показывает, что вы настроены серьезно. Вы не просто "надеетесь", что они позвонят. Вы облегчаете им этот шаг. Вы открываете дверь.

Избегайте слабых реплик, таких как:

• Надеюсь, мы скоро о вас услышим.
• Спасибо, что уделили нам время.

Они звучат пассивно, как будто вы просто ждете. Вместо этого наполните свое письмо энергией и целеустремленностью. Пусть они почувствуют, что вы готовы к работе и с нетерпением ждете начала.

Бонус: Советы по форматированию и настройке

Прежде чем отправить сопроводительное письмо, давайте убедимся, что оно выглядит так же хорошо, как и читается.

Убедитесь, что вы отметили все пункты в этом списке:

• Легко ли читается ваш шрифт?
• Установлен ли размер шрифта между 10,5 и 12 пт?
• Установлены ли у вас поля по 1 дюйму со всех сторон?
• Сохранили ли вы свое сопроводительное письмо в формате PDF?
• Вы ограничились одной страницей?
• Разбили ли вы содержание на 3-4 коротких абзаца?
• Используете ли вы ключевые слова непосредственно из описания вакансии?

Неаккуратные сопроводительные письма не читают. Чистое, профессиональное форматирование позволяет вам выглядеть привлекательно.

Плюс, Системы ATS используются компаниями для сканирования резюме.

Им нравится, когда все аккуратно.

Если все это кажется вам слишком сложным, есть более разумный способ справиться с этим.

Попробуйте необнаруживаемый искусственный интеллект Генератор сопроводительных писем.
Просто оставьте свое резюме и объявление о работе - и AI выполняет тяжелую работу.

Он прочитает, что нужно компании, сопоставит это с вашими навыками и напишет сильное, личное письмо за считанные секунды.

Почему людям это нравится:

• Экономия времени (всего 3 минуты на создание полного письма)
• 100% подходит для любой работы.
• Это помогло тысячам людей пройти собеседование
• Это на шаг ближе к работе, которую вы хотите получить

Вместо того чтобы обдумывать каждое слово или бороться с форматированием, позвольте искусственному интеллекту придать вам сил. Вы по-прежнему контролируете ситуацию, только без головной боли.

Оцените возможности нашего детектора искусственного интеллекта и гуманизатора в виджете ниже!

Заключение

Вы все это слышали. Играйте безопасно, действуйте смело, будьте кратки, нагнетайте страсть.

Читая совет за советом, вы все еще задаетесь вопросом - что же на самом деле работает?

Не существует волшебной или универсальной формулы. Но есть проверенная структура написания сопроводительного письма - способ показать себя ясно, уверенно и достаточно индивидуально, чтобы запомниться.

Именно об этом мы и рассказываем в этом блоге. 

Успех заключается не в том, чтобы делать все, а в том, чтобы делать то, что важно.

Так что если вы перестали сомневаться и готовы выделиться, позвольте инструментам поддержать вас.

В этом вам помогут три инструмента искусственного интеллекта. Генератор сопроводительных писем, Конструктор резюме, и Умный аппликатор разработаны, чтобы помочь вам двигаться быстрее, писать умнее и применять меньше головной боли.

Ваша следующая возможность уже ждет. Теперь убедитесь, что они вас заметили.