Популярность видеоконференций после COVID-19 неуклонно растет. По оценкам, рынок видеоконференций в США ожидается на уровне увеличивается не менее чем на 8% каждый год до 2030 года.
И это вполне логично. Почему бы любому бизнесу не захотеть сэкономить на командировочных расходах и сократить накладные расходы, если можно выполнить ту же работу с помощью онлайн-встречи, а не лично?
Единственная проблема с видеоконференциями заключается в том, что неподготовленность к встрече приведет к потере вашего времени и времени участников.
Вам необходимо подготовиться к встрече как в плане содержания, так и в плане оборудования, подключения к Интернету, аудиоустройств, видеокамеры и т. д.
В этой статье я расскажу о советах, которые помогут вам сэкономить драгоценное время во время видеоконференций, а также сделают вашу встречу увлекательной.
Эти советы по организации видеоконференций охватывают все - от настройки до поддержания активного участия команды.
Основные выводы
- Всегда будьте готовы к видеоконференциям как с технической, так и с человеческой стороны.
- Проверьте, работает ли ваш интернет, динамики, микрофон и веб-камера. Кроме того, заранее подготовьте повестку дня встречи.
- Сделайте фон видео не загроможденным или размытым. Отключайте звук, когда не говорите, чтобы никто не мешал во время встречи.
- Сделайте видеоконференции интересными, разделив команду на небольшие комнаты или установив доску для активного мозгового штурма идей.
Что такое видеоконференция?
Любая форма общения между двумя или более людьми, находящимися на большом расстоянии друг от друга, посредством аудио- и видеосвязи называется видеоконференцией.
Очевидно, что это гораздо лучше, чем телефонный разговор только по аудиосвязи, поскольку вы сидите с открытой камерой и общаетесь так же, как при личной встрече.
Видеозвонки стали нормой для людей, чьи родные и близкие живут за границей. Эта же концепция получила широкое распространение в бизнесе, особенно после пандемии COVID-19, когда люди были вынуждены работать удаленно.
Никогда больше не беспокойтесь о том, что ИИ обнаружит ваши сообщения. Undetectable AI Мы можем помочь вам:
- Сделайте так, чтобы ваши записи с помощью искусственного интеллекта появились человекоподобный.
- Байпас все основные инструменты обнаружения ИИ одним щелчком мыши.
- Используйте AI безопасно и уверенно в школе и на работе.
По мере того как все больше компаний сокращают время личного присутствия и переходят на гибкий график работы, видеоконференции будут становиться все более распространенными.
Подготовка к видеовстрече
Если вы новичок в видеоконференциях, то, скорее всего, первые пятнадцать минут ваших встреч будут потрачены на то, чтобы разобраться со слышимостью друг друга и видеоэкранами.
Ключ к улучшению качества видеоконференций - убедиться в том, что вы подготовлены как с технической, так и с человеческой точки зрения. Вот что я имею в виду.
- Заранее проверьте камеру и звук
Обычно у нас нет проблем с видеозвонками с друзьями или родственниками, потому что нет давления.
Если у вас не работает микрофон, вы просто переключитесь на наушники и возобновите разговор. Однако в профессиональной среде это не самый подходящий этикет.
Это особенно важно, если вы ищете советы по проведению собеседований в режиме видеоконференции, поскольку первое впечатление на собеседовании складывается уже через несколько секунд после начала разговора.
Поэтому вы должны перейти по ссылке на видеоконференцию и присоединиться к комнате ожидания, где вы сможете опробовать свои видео- и аудиосредства.
Откройте камеру и проверьте, чист ли обзор. При необходимости очистите камеру.
Аналогичным образом проверьте звук устройства, как динамик, так и встроенный микрофон, чтобы убедиться, что они работают нормально.
- Проверьте подключение к Интернету
Само собой разумеется, что онлайн видеоконференции невозможны без активного и стабильного интернет-соединения.
Убедитесь, что ваше соединение настроено достаточно хорошо, чтобы поддерживать видео во время совещания. В идеале держите поблизости резервное устройство для подключения к Интернету на случай сбоев в основной сети.
Отключите умные устройства, которые занимают большую часть интернет-пропускной способности вашего дома, например, игровые станции, роботы-уборщики, 4K-телевизоры, HomePod и т. д.
Чрезмерное использование полосы пропускания этими устройствами может нарушить ход совещания.
Если по какой-то причине ваше интернет-соединение нестабильно и вы не можете ничего сделать, чтобы исправить ситуацию заранее, сообщите команде, что во время встречи вы будете общаться только по аудиосвязи. Отключение видео улучшит передачу вашего голоса через слабое соединение.
- Подготовка повестки дня и материалов
Теперь, когда с техническим аспектом разобрались, вам нужно убедиться, что вы сами готовы к встрече. Оденьтесь формально, профессиональная одежда и выберите тихую зону у себя дома, чтобы присутствовать на встрече.
Если вы ищете советы по успешному прохождению собеседования в режиме видеоконференции, то уже один этот шаг может выделить вас среди других кандидатов.
И заранее подготовьте все, о чем вы будете говорить на встрече.
Создайте повестку дня, то есть документ с описанием того, о чем будет идти речь на встрече, чтобы тот, кто пропустит документ, мог посмотреть его и наверстать упущенное.
Определенная повестка дня с названием и описанием сессий позволит всем участникам понять, чего ожидать от встречи.
Для повестки дня вы можете использовать необнаруживаемый ИИ. Титульный генератор инструмент для создания названий и тем заседаний.
Четкое проведение виртуального совещания
Пока вы находитесь на совещании, вам следует принять определенные меры, чтобы совещание прошло без каких-либо неудобств.
- Отключайте звук, когда вы не говорите. В идеале единственный человек, который говорит в данный момент, должен быть без звука, чтобы любые помехи на фоне других участников не нарушали ход беседы.
- Убедитесь, что комната хорошо освещена и ваше видео хорошо видно участникам. Если фон слишком загроможден, его можно легко размыть, если вы используете такие платформы, как Google Meet, Microsoft Teams или Zoom. Эти советы также помогут вам хорошо выглядеть во время видеоконференций, где ваш внешний вид и обстановка отражают ваш профессионализм.
- Microsoft Teams позволяет вам включить субтитры (живые субтитры). Просто перейдите в раздел “Другие действия” в системе управления совещанием, прокрутите раздел “Выбор языка и речи” и установите флажок “Показывать живые субтитры”. Это поможет вам четко понимать, о чем идет речь на совещании.
- Записывайте встречу и фиксируйте все основные моменты обсуждения в одном месте. После встречи используйте Undetectable AI Humanizer, чтобы переписать сценарий встречи в четком, естественном тоне.
Советы по организации видеоконференций, которые помогут сэкономить часы каждую неделю
Помимо технических советов, о которых мы говорили до сих пор и которые улучшают качество проведения встречи, вы также можете внедрить некоторые функциональные правила, чтобы сэкономить время во время онлайн-встреч.
Вы можете поручить членам своей команды конкретные задания на время конференции (а в идеале также иметь одного человека на подстраховке для выполнения той же работы).
Например, попросите одного из членов вашей команды записать встречу на диктофон, а другого - делать заметки.
Выделите одного из членов команды, чтобы он зачитал правила, которых нужно придерживаться в начале конференции. Вы также можете использовать Инструменты для повышения продуктивности с искусственным интеллектом Например, Otter.ai для автоматизации этих задач.
Постарайтесь ввести правило “поднятой руки” для всех, кто хочет внести свой вклад в разговор. В противном случае несколько человек могут говорить одновременно, и это только нарушит ход дискуссии.
Эти протоколы сэкономят вам массу драгоценного времени.
Увлечение команды во время звонков
Видеоконференции могут стать слишком однообразными, а иногда даже скучными для участников. Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена в работу, вам придется привлечь ее к активному участию в совещании, а не просто сидеть и слушать, что все говорят.
Во время совещания можно открыть виртуальную доску, на которой несколько человек смогут одновременно высказывать свое мнение.
Почти все хорошие доски для видеоконференций предоставляют вам бесконечное пространство для работы, собирают все материалы в одном месте и визуализируют их вместе.
Если ваша команда большая и вам нужно обсудить несколько аспектов проекта, вы можете разделить конференцию на секционные залы, то есть небольшие части собрания, в каждой из которых проводится отдельный разговор.
Ведущий может разделить команду на небольшие группы на ограниченное количество времени, а затем собрать всех на главной конференции, чтобы поделиться своими результатами.
Некоторые платформы для виртуальных совещаний позволяют даже персонализировать название переговорной комнаты, URL-адрес и добавлять фирменные изображения, чтобы ваша команда была вовлечена в процесс.
Используйте инструменты искусственного интеллекта для объединения мест встреч в одном месте. Использование незаметного ИИ ИИ SEO-писатель, например, может быть действительно интерактивным подходом к созданию резюме и внутреннего контента для вашей встречи.
И если ваша команда регулярно проводит собеседования, эти советы по проведению видеоконференций для собеседования также применимы к отбору кандидатов.
Более умные совещания с помощью незаметных инструментов искусственного интеллекта
Время и усилия - вот два товара, которые вы должны экономить в бизнесе. Undetectable AI предлагает множество интеллектуальных инструментов, которые помогут вам сэкономить время и силы во время видеоконференций.
- Создавайте более четкие материалы для совещаний
У каждой видеоконференции есть повестка дня. Необнаруживаемый набор для записи AI поможет вам в составлении повестки дня.
Используйте Писатель контента AI подготовить проект повестки дня таким образом, чтобы всем участникам встречи было ясно, о чем пойдет речь.
- Быстро отвечайте на вопросы команды
В Undetectable AI есть специальное приложение для решения вопросов, которое можно держать открытым во время видеоконференции.
Если кто-то из членов команды задаст вам вопрос, в котором вы не уверены, просто спросите об этом инструмент, и он даст вам релевантный ответ, учитывающий контекст.
Вам просто нужно загрузить скриншоты текста, чтобы дать инструменту контекст вашего вопроса. Он проанализирует изображения и предоставит вам подробные объяснения, отвечающие на ваши вопросы.
- Создавайте профессиональные резюме
Пожалуй, самая крутая функция необнаруживаемого ИИ, которую вы найдете, - это Инструмент Human Auto Typer которая имитирует человеческий набор текста на любой платформе.
Он автоматически напечатает все заранее написанные или скопированные пункты, которые вы будете обсуждать на встрече, в виде четкого документа.
Он отлично подходит для составления краткого отчета о встрече после того, как вы закончили разговор.
Для дополнительной защиты от ложных обвинений в плагиате вы можете прогнать свой текст через систему Undetectable AI. Гуманизатор искусственного интеллекта чтобы передать естественные причуды и нюансы написанного человеком контента.
Проверьте наш детектор искусственного интеллекта и гуманизатор с помощью виджета ниже!
Заключительные мысли
Видеоконференции не заставят себя ждать, а поскольку в корпоративном секторе все большее внимание уделяется гибким ролям, у вас нет другого выбора, кроме как стать лучше в их проведении.
Следуйте советам по организации видеоконференций, о которых я рассказывал выше, и я уверен, что вы заметите значительные улучшения в своей работе.
А еще лучше включить Undetectable AI в стек инфраструктуры для проведения совещаний, чтобы быстро составлять деловые документы, повестки дня, резюме совещаний и любые заметки, которые вы хотели бы взять с собой на совещание.
Дайте Необнаруживаемый ИИ попробуйте сегодня!