Мошенничество со счетами-фактурами дорого обходится предприятиям 3 миллиарда долларов США в годИ это только в 2024 году. И ситуация становится все хуже. Фальшивые счета-фактуры теперь повсюду.
Это одна из самых распространенных жалоб в последние годы.
Это не потому, что мы стареем и нас легче обмануть. Просто мошенники становятся все более убедительными, чем когда-либо.
Каждый день появляется новый инструмент искусственного интеллекта, и преступники не отстают от него.
С помощью технологий мошенники используют такие технологии, как ChatGPT, так же, как мы используем их для составления личного плана тренировок в спортзале.
Ваша финансовая команда может утверждать мошеннические платежи, даже не подозревая об этом.
Самое страшное? Большинство компаний не понимают, что их обманули, пока деньги уже не пропадут. К тому времени вернуть эти средства уже практически невозможно.
Вы останетесь один на один с правоохранительными органами, страховыми случаями и целой кучей бумажной волокиты, которую можно было бы предотвратить.
Но есть и хорошие новости: выявить поддельные счета-фактуры - это не ракетостроение.
Просто нужно знать, что искать.
В этом руководстве вы узнаете о надежных методах обнаружения поддельных счетов-фактур, начиная с базовых ручных проверок и заканчивая использованием передовые инструменты искусственного интеллекта которые улавливают то, что не видит человеческий глаз.
Основные выводы
- Ручная проверка позволяет выявить около 60% случаев явного мошенничества с инвойсами благодаря таким базовым проверкам, как проверка контактов и несоответствия формата.
- Анализ метаданных позволяет обнаружить скрытые маркеры манипуляций, которые мошенники часто забывают убирать, включая даты создания и отпечатки программ редактирования.
- Средства обнаружения ИИ позволяют выявлять сложные подделки и сгенерированные ИИ счета-фактуры с точностью 95%+ за считанные секунды.
- Протоколы немедленного реагирования минимизируют финансовый ущерб при обнаружении поддельных счетов-фактур, включая замораживание платежей и проверку поставщиков.
- Автоматизированные системы проверки снижают затраты на обработку счетов до 70% и одновременно выявляют мошенничество, которое не замечают ручные проверки.
Надежные методы выявления поддельных счетов-фактур
Борьба с мошенничеством со счетами требует многоуровневый подход. Ни один метод не позволяет уловить все.
Мошенники становятся все умнее, поэтому ваша защита должна быть более надежной.
Давайте разберем наиболее эффективные методы обнаружения, начиная с самых простых и переходя к более продвинутым.
Никогда больше не беспокойтесь о том, что ИИ обнаружит ваши сообщения. Undetectable AI Мы можем помочь вам:
- Сделайте так, чтобы ваши записи с помощью искусственного интеллекта появились человекоподобный.
- Байпас все основные инструменты обнаружения ИИ одним щелчком мыши.
- Используйте AI безопасно и уверенно в школе и на работе.
Ручная проверка очевидных ошибок
- Начните с основ: Ручная проверка по-прежнему выявляет множество поддельных счетов-фактур, и ваша команда кредиторов должна знать, на что обращать внимание.
- Начните с номера счета-фактуры: Соблюдается ли в нем обычная последовательность действий поставщика? Большинство компаний используют предсказуемые системы нумерации. Случайный переход или дублирование номера - это тревожный знак, поэтому сверьте его с прошлыми счетами.
- Внимательно проверяйте контактную информацию: Настоящие компании не меняют свои банковские счета или электронную почту без предупреждения. Если реквизиты платежа отличаются, прекратите все дела и свяжитесь с продавцом напрямую, используя контактную информацию, которая у вас уже есть в файле. Никогда не полагайтесь на номер или электронную почту, указанные в подозрительном счете.
- Согласованность форматов имеет значение: Легальные поставщики каждый раз используют один и тот же шаблон. Изменения в логотипе, шрифте или макете - это тревожный сигнал. Распечатайте несколько последних счетов-фактур и сравните их между собой. Различия будут заметны быстро.
- Опечатки, грамматические ошибки или неловкие формулировки: Профессиональные счета-фактуры вычитываются. Ошибки говорят о том, что кто-то создавал документ на скорую руку или не владеет языком вашей компании.
- Всегда проверяйте расчеты: Промежуточные итоги, налоги и итоговые суммы должны складываться идеально. Мошенники часто не замечают мелких ошибок в расчетах. Также сравните цены с предыдущими счетами: завышенная стоимость единицы продукции или неожиданные сборы заслуживают расследования.
Метаданные и изучение файлов
Каждый цифровой счет-фактура содержит скрытые данные, которые показывают, как и когда он был составлен. Мошенники редко удаляют эти данные метаданныеи часто разоблачает подделки.
Щелкните файл правой кнопкой мыши и проверьте его свойства, дату создания, дату модификации, автора и используемое программное обеспечение.
Если счет, датированный 15 марта, на самом деле был создан 3 апреля, это подозрительно.
Строка программного обеспечения в свойствах файла также является показательной. Если ваш поставщик обычно использует QuickBooks, а счет-фактура пришла из Adobe Photoshop, немедленно остановитесь.
Другими тревожными признаками являются множественные даты модификации или отсутствие имен авторов.
Такие имена файлов, как "final_version3.pdf" или "edited_invoice.pdf", также могут указывать на подделку. Несоответствие цветовых режимов, например смешение RGB и CMYK, также означает, что кто-то, скорее всего, скопировал элементы из разных источников.
Использование средств обнаружения ИИ
Ручные проверки позволяют выявить очевидные случаи мошенничества, но для продвинутых афер требуются более интеллектуальные инструменты. Система обнаружения счетов на основе искусственного интеллекта изучает детали на уровне пикселей, выравнивание шрифтов и артефакты сжатия.
Эти системы учатся на миллионах подлинных счетов-фактур и могут выявлять тонкие несоответствия, которые не замечают люди. Они анализируют счета-фактуры за считанные секунды, отмечают подозрительные файлы и позволяют вашей команде сосредоточиться на проверке.
ИИ обнаруживает даже сгенерированные им счета-фактуры, которые идеально имитируют реальные. Интегрированные инструменты подключаются к вашему бухгалтерскому программному обеспечению для автоматизации проверки и снижения рисков, что делает предотвращение мошенничества быстрым, точным и масштабируемым.
TruthScan помогает финансовым отделам, бухгалтерским компаниям и отделам закупок автоматизировать проверку счетов-фактур и предотвратить мошенничество.
Их платформа на базе искусственного интеллекта анализирует документы в режиме реального времени, выявляя сложные подделки и сгенерированные искусственным интеллектом счета-фактуры до того, как они приведут к мошенническим платежам.
Перестаньте вручную проверять каждый счет-фактуру и позвольте своей технологии мгновенно отмечать подозрительные.
Подробнее на сайте TruthScan.
Что делать, если вы получили фальшивый счет-фактуру
Обнаружение поддельного счета-фактуры в вашей системе - это стресс, поэтому важно иметь набор "следующих шагов".
Вам нужен четкий план, чтобы локализовать проблему, ограничить потери и не допустить ее повторения.
Неотложные действия
Немедленно прекратите все платежи. Если перед отправкой денег вы обнаружили поддельный счет, немедленно задержите его.
Обратитесь в свой банк, если обработка уже началась, так как вы все еще можете остановить перевод, особенно если речь идет о платежах ACH, которые проходят через день или два.
Документируйте все. Сохраните исходный файл, сделайте скриншоты, отметьте, когда он был получен и кто его переслал.
Эта цепочка доказательств будет крайне важна для полицейских отчетов или страховых претензий.
Свяжитесь с реальным продавцом, используя проверенные контактные данные из собственных записей, а не из счета-фактуры. Убедитесь, что счет выставлен именно им и что платежные реквизиты указаны верно.
Многие продавцы не понимают, что их имя используется не по назначению, пока кто-нибудь не предупредит их об этом.
Сообщите об инциденте в службу ИТ-безопасности. Поддельный счет мог быть получен через взломанную учетную запись, поэтому ИТ-специалистам следует проверить наличие бреши, вредоносного ПО или попыток фишинга.
Независимо от суммы, немедленно подайте заявление в полицию и предупредите свою страховую компанию. Страховое покрытие кибер-ответственности или мошенничества часто требует быстрого уведомления.
Наконец, сообщите об этом другим поставщикам. Попросите их подтвердить, что их контактная и платежная информация в вашей системе точна, чтобы предотвратить дальнейшее распространение мошенничества.
Долгосрочная профилактика
Установите процесс проверки поставщиков который подходит для вашего бизнеса.
Крупным компаниям может потребоваться многоуровневое утверждение новых поставщиков, в то время как небольшие фирмы могут проверять изменения по телефону.
Регулярно проводите обучение сотрудников отдела AP и делитесь реальными примерами поддельных счетов-фактур. Внедрите двойную авторизацию для крупных платежей, ведите закрытый список поставщиков и требуйте подтверждения банковских обновлений вне зоны действия сети.
Ежеквартально просматривайте данные о платежах, чтобы выявить необычные закономерности, а для дополнительной защиты рассмотрите возможность киберстрахования.
Часто это доступно по цене и может спасти вас от тысяч убытков, связанных с мошенничеством.
Почему предприятиям следует использовать искусственный интеллект для выявления счетов-фактур
Проверка счетов-фактур вручную отнимает время и ресурсы, которые ваш бизнес не может себе позволить. Команды кредиторов тратят часы на проверку документов, которые искусственный интеллект может проанализировать за считанные секунды.
Тем временем сложные схемы мошенничества продолжают ускользать от внимания людей.
Человеческий глаз имеет свои пределы. Он устает, не замечает деталей и доверяет знакомым схемам. ИИ этого не делает.
Он с одинаковой точностью проверяет каждый счет-фактуру, выявляя несоответствия, которые не замечают люди, особенно в периоды большого объема работы.
Не ограничиваясь предотвращением мошенничества, ИИ сокращает время и затраты на обработку данных. Ваша команда AP фокусируется на исключениях, а не на рутинных проверках, что повышает эффективность и точность.
По мере роста объема счетов ИИ легко масштабируется без привлечения дополнительных сотрудников, что идеально подходит для быстрорастущих или сезонных компаний.
TruthScan специализируется на Проверка счетов-фактур с помощью искусственного интеллекта. Он интегрируется с существующими системами, автоматически анализируя счета по мере их поступления.
Каждый файл проходит проверку метаданных, визуальную проверку на согласованность и сравнение с историческими данными поставщика, что позволяет получить оценку риска менее чем за 10 секунд.
Счета-фактуры с низким уровнем риска обрабатываются в обычном режиме. Счета со средней степенью риска помечаются для проверки человеком, а счета с высокой степенью риска вызывают немедленное оповещение и задерживают оплату.
Со временем TruthScan изучает модели поведения ваших продавцов, выявляя тонкие аномалии и составляя ежемесячные отчеты о мошенничестве для аудита и страховой документации.
Он быстрый, масштабируемый и доказал, что экономит время, деньги и душевное спокойствие.
Кроме того, вы можете использовать AI Checker для проверки того, было ли содержание счета-фактуры написано или обработано искусственным интеллектом. Загрузите или вставьте текст, и программа мгновенно проанализирует языковые шаблоны и формулировки, чтобы обнаружить генерацию ИИ.
Это быстрое сканирование помогает подтвердить подлинность перед обработкой, добавляя еще один уровень защиты от поддельных документов, созданных искусственным интеллектом.
Откройте для себя наш детектор искусственного интеллекта и гуманизатор в виджете ниже!
Вопросы и ответы об обнаружении поддельных счетов-фактур
В чем разница между поддельными и сгенерированными искусственным интеллектом счетами-фактурами?
Поддельные счета-фактуры редактируются вручную с помощью таких инструментов, как Photoshop или Word, что оставляет такие артефакты, как несовпадающие шрифты или неправильно расположенные элементы.
Счета-фактуры, сгенерированные искусственным интеллектом, создаются полностью на основе реальных документов, что делает их практически безупречными и трудноуловимыми.
Разница заключается в создании, а не в намерении. И то, и другое является мошенничеством. Традиционные методы часто пропускают подделки, созданные искусственным интеллектом, поэтому инструменты обнаружения искусственного интеллекта очень важны.
Как TruthScan обнаруживает поддельные документы?
TruthScan сочетает в себе несколько моделей искусственного интеллекта для анализа визуальных элементов, метаданных и шаблонов документов.
Он узнает, как выглядят подлинные счета-фактуры поставщиков, отмечает незначительные отклонения и выделяет подозрительные области для проверки.
Может ли TruthScan интегрироваться с ERP или бухгалтерским программным обеспечением?
Да. TruthScan напрямую интегрируется с такими системами, как SAP, Oracle, QuickBooks и Xero.
Он собирает счета для анализа, отправляет результаты проверки обратно и даже автоматически сканирует счета по электронной почте, прежде чем они попадут в отдел по работе с клиентами.
Умный способ сбалансировать бухгалтерию
Мошенничество с поддельными счетами-фактурами не проходит бесследно. Оно развивается, становится все более изощренным и нацелено на компании всех размеров.
Полагаться на то, что ручные проверки выявят все, больше нецелесообразно. Финансовые и репутационные риски слишком высоки.
Хорошая новость заключается в том, что технологии обнаружения тоже развиваются. Инструменты с искусственным интеллектом, такие как TruthScan, дают предприятиям возможность эффективно противостоять.
Сочетание традиционных методов проверки с современными средствами обнаружения с помощью искусственного интеллекта создает защиту, способную улавливать как простые аферы, так и сложные мошеннические схемы.
Начните с основ. Обучите свою команду, внедрите протоколы проверки и установите четкие процедуры реагирования на мошенничество.
Затем добавьте технологию, которая позволяет масштабировать возможности обнаружения без увеличения затрат. Инвестиции в автоматизированную проверку быстро окупаются за счет предотвращения потерь и повышения эффективности.
Ваш бизнес заслуживает защиты, которая работает так же упорно, как и вы. Не ждите, пока мошенники нападут на вас, чтобы начать строить защиту.
Лучшее время для внедрения надежной проверки счетов-фактур было вчера. Следующее лучшее время - сегодня.
Усильте свои усилия по предотвращению мошенничества с помощью Необнаруживаемый ИИ для надежной и интеллектуальной поддержки обнаружения.