Videokonferensernas popularitet efter covid-19 har ökat stadigt. Det uppskattas att den amerikanska marknaden för videokonferenser förväntas öka med minst 8% varje år fram till 2030.
Och det är helt logiskt. Varför skulle ett företag inte vilja spara in på resekostnader och minska omkostnaderna när de kan få samma jobb gjort genom ett onlinemöte i stället för ett fysiskt möte?
Det enda problemet med videokonferenser är att om du inte är förberedd inför mötet slösar du bort både din och deltagarnas tid.
Du måste förbereda dig för mötesinnehållet i sig och när det gäller hårdvaran, internetanslutningen, ljudenheter, videokamera osv.
I den här artikeln ger jag dig de exakta tipsen som sparar dig dyrbar tid under dina videokonferenser och gör din mötesupplevelse mer engagerande.
Dessa videokonferenstips täcker allt från din installation till att hålla ditt team aktivt involverat.
Viktiga slutsatser
- Var alltid förberedd på videokonferenser, både ur teknisk och mänsklig synvinkel.
- Kontrollera att internet, högtalare, mikrofon och webbkamera fungerar som de ska. Förbered också din mötesagenda i förväg.
- Gör din videobakgrund fri från rörig bakgrund eller gör den suddig. Stäng av ljudet när du inte pratar så att ingen blir avbruten under mötet.
- Gör dina videokonferenser mer engagerande genom att dela in teamet i mindre grupprum eller använda en whiteboard för att aktivt bolla idéer.
Vad är en videokonferens?
Alla former av kommunikation mellan två eller flera personer som sitter långt ifrån varandra via ljud och bild kallas för videokonferens.
Det är naturligtvis mycket bättre än ett telefonsamtal med enbart ljud eftersom du sitter med kameran öppen och kommunicerar på samma sätt som vid ett personligt möte.
Videosamtal har varit en norm för människor vars familj och vänner bor utomlands. Samma koncept blev mycket populärt bland företag, särskilt i efterdyningarna av COVID-19-pandemin, där människor tvingades arbeta på distans.
Oroa dig aldrig för att AI upptäcker dina texter igen. Undetectable AI Kan hjälpa dig:
- Få din AI-assisterade skrivning att synas människoliknande.
- Bypass alla större AI-detekteringsverktyg med bara ett klick.
- Användning AI säkert och självsäkert i skolan och på jobbet.
Och i takt med att allt fler företag minskar den fysiska arbetstiden och övergår till flexibla arbetsmiljöer kommer videokonferenser bara att bli vanligare.
Förberedelser inför videomötet
Om du är nybörjare på videokonferenser är chansen stor att de första femton minuterna av mötet går åt till att räkna ut varandras hörbarhet och videoskärmar.
Nyckeln till att förbättra dina videokonferenser är att se till att du är förberedd, både ur teknisk och mänsklig synvinkel. Här är vad jag menar.
- Kontrollera kamera och ljud tidigt
Vi brukar inte ha några problem med att koppla upp videosamtal med vänner eller familj eftersom det inte finns någon press.
Om mikrofonen krånglar byter du bara till hörlurarna och börjar om samtalet. I professionella sammanhang är det dock inte den lämpligaste etiketten.
Detta är särskilt viktigt om du letar efter tips för intervjuer via videokonferens, eftersom det första intrycket under en anställningsintervju sker inom några sekunder efter att du har anslutit till samtalet.
Du måste därför klicka på länken till videokonferensen och ansluta dig till mötets väntrum, där du kan testa dina video- och ljudverktyg.
Öppna kameran och se om du har fri sikt. Rengör kameran om det behövs.
På samma sätt bör du testa enhetens ljud, både högtalaren och den inbyggda mikrofonen, för att bekräfta att de fungerar som de ska.
- Testa din internetanslutning
Det säger sig självt, men videokonferenser online kan inte genomföras utan en aktiv och stabil internetanslutning.
Se till att din anslutning är tillräckligt bra för att du ska kunna visa video under mötet. Ha helst en reservenhet för internet nära dig om ditt primära nätverk skulle krångla.
Stäng av de smarta enheter i ditt hem som tar en stor del av din internetbandbredd, t.ex. playstations, robotstädare, 4K smart-TV, din HomePod etc.
Överdriven användning av bandbredd från dessa enheter kan störa ditt möte.
Om din internetanslutning av någon anledning är instabil och du inte kan göra något för att åtgärda det i förväg, informera ditt team om att du bara kommer att vara ansluten via ljud under mötet. Om du stänger av videon blir det lättare att leverera din röst via en svag anslutning.
- Förbereda dagordning och material
Nu när den tekniska biten är avklarad måste du se till att du själv är redo för mötet. Klä dig formellt, professionell klädsel och välj en lugn zon i ditt hem för att delta i mötet.
Om du letar efter tips för att lyckas med en videokonferensintervju kan detta steg i sig skilja dig från andra kandidater.
Och förbered det du ska prata om på mötet i förväg.
Skapa en agenda, dvs. ett dokument som beskriver vad mötet kommer att handla om, så att den som saknar dokumentet kan titta på det och komma ikapp mötet.
En definierad agenda med en rubrik och beskrivningar av sessionerna gör att alla deltagare vet vad de kan förvänta sig av mötet.
För agendan kan du använda den oupptäckbara AI:ns Titelgenerator verktyg för att skapa mötestitlar och sessionsämnen.
Att genomföra ett tydligt virtuellt möte
När du är på mötet finns det vissa åtgärder som du bör vidta för att se till att mötet löper utan några olägenheter.
- Sätt på ljudet när du inte talar. Helst ska den enda person som talar i ett ögonblick ha ljudet på så att eventuella störningar från andra deltagares bakgrund inte stör samtalets flöde.
- Se till att rummet är väl upplyst och att din video är väl synlig för deltagarna. Om din bakgrund är för rörig kan du enkelt sudda ut den om du använder plattformar som Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom. Det här är också bra tips för att se bra ut på videokonferenssamtal, där ditt utseende och din miljö återspeglar din professionalism.
- Med Microsoft Teams kan du slå på undertexter (direktsända undertexter). Gå bara till “Fler åtgärder” i dina möteskontroller, bläddra igenom avsnittet “Välj språk och tal” och slå på knappen för “Visa direkttextning”. Det kommer att hjälpa dig att tydligt förstå vad som sägs i mötet.
- Spela in mötet och skriv ner alla viktiga diskussionspunkter på ett och samma ställe. Efter mötet kan du använda Undetectable AI Humanizer för att skriva om ditt mötesmanus i en tydlig och naturlig ton.
Tips för videokonferenser som sparar timmar varje vecka
Förutom de tekniska tips som vi har pratat om hittills och som förbättrar upplevelsen av ditt möte, kan du också implementera några funktionella regler för att spara tid under onlinemöten.
Du kan tilldela dina teammedlemmar specifika uppgifter under konferensen (och helst också ha en person som backup för samma jobb).
Be till exempel en av dina medarbetare att spela in mötet för transkribering och be någon annan att föra anteckningar.
Utse en teammedlem som läser upp de regler som ska följas i början av konferensen. Du kan också använda AI-produktivitetsverktyg som Otter.ai för att automatisera även dessa uppgifter.
Försök att införa en policy med “uppsträckt hand” för alla som vill bidra till samtalet. Annars kan det hända att flera personer talar samtidigt och det kommer bara att störa er diskussion.
Dessa protokoll kommer att spara dig mycket dyrbar tid.
Engagerade team under samtal
Videokonferenser kan bli alltför monotona, ibland till och med tråkiga, för deltagarna. Om du vill hålla ditt team engagerat måste du involvera aktivt deltagande i mötet i stället för att bara sitta där och lyssna på vad alla har att säga.
Du kan öppna en virtuell whiteboard under mötet där flera personer kan lämna sina synpunkter samtidigt.
Nästan alla bra whiteboards för videokonferenser ger dig en oändlig yta, samlar allas input på ett ställe och visualiserar den tillsammans.
Om ditt team är stort och du behöver diskutera flera aspekter av ett projekt kan du dela upp konferensen i breakout-rum, dvs. mindre delar av mötet som var och en rymmer en annan konversation.
Värden kan dela in teamet i mindre grupper under en begränsad tid och sedan sammanföra alla till huvudkonferensen för att dela med sig av sina resultat.
Vissa virtuella mötesplattformar kan till och med ge dig möjlighet att anpassa mötesrummets namn, URL och lägga till varumärkesbilder som håller ditt team engagerat.
Låt AI-verktyg användas för att samla mötesplatserna på ett ställe. Använda oupptäckbara AI:er AI SEO Skribent, kan till exempel vara ett riktigt interaktivt sätt att skapa sammanfattningar och internt innehåll för ditt möte.
Och om ditt team regelbundet genomför rekryteringssamtal gäller dessa tips för videomöten lika väl för screening av kandidater.
Smartare möten med osynliga AI-verktyg
Tid och ansträngning är de två affärsråvaror som du måste spara på. Undetectable AI erbjuder flera smarta verktyg som är användbara under videokonferenser som sparar dig båda.
- Skapa tydligare mötesmaterial
Varje videokonferens kommer att ha en agenda. Odetekterbar AI-skrivsvit kommer att vara till stor hjälp för dig när du skapar din agenda.
Använd den AI innehållsskribent att ta fram ett förslag till dagordning så att alla mötesdeltagare har klart för sig vad som ska diskuteras.
- Svara snabbt på frågor från teamet
Undetectable AI har en särskild frågelösare som du kan hålla öppen parallellt med din videokonferens.
När du får en fråga av en teammedlem som du inte är säker på kan du helt enkelt ställa den till verktyget, som ger dig ett relevant och kontextspecifikt svar.
Du behöver bara ladda upp skärmdumparna av texten för att ge verktyget lite sammanhang om din fråga. Det kommer att analysera bilderna och ge dig detaljerade förklaringar som svarar på dina frågor.
- Skapa professionella sammanfattningar
Den kanske coolaste Undetectable AI-funktionen du hittar är Human Auto Typer verktyg som simulerade mänskligt skrivande på alla plattformar.
Det kommer automatiskt att skriva ut alla dina förskrivna eller kopierade punkter som du kommer att diskutera under mötet i ett tydligt dokument.
Den är perfekt för att skapa en sammanfattning av mötet efter att du har avslutat samtalet.
För ett extra lager av skydd mot falska plagiatanklagelser kan du köra din text genom Undetectable AI:s AI Humanizer för att introducera de naturliga egenheter och nyanser som finns i mänskligt skrivet innehåll.
Testa vår AI Detector och Humanizer med hjälp av widgeten nedan!
Avslutande tankar
Videokonferenser är här för att stanna, och med allt större fokus på flexibla roller inom företagssektorn har du inget annat val än att bli bättre på dem.
Följ de videokonferenstips som jag har diskuterat ovan, och jag är ganska säker på att du kommer att märka drastiska förbättringar i din mötesupplevelse.
Ännu bättre är att inkludera Undetectable AI i din mötesinfrastruktur för att skriva snabba affärsdokument, dagordningar, mötessammanfattningar och alla anteckningar som du vill ta med dig från mötet.
Ge Odetekterbar AI ett försök idag!