Vad är teknisk skrivning? En komplett guide

När du har problem med en ny pryl tar du fram bruksanvisningen.

När du fastnar med att konfigurera programvara tittar du på hjälpsidorna.

När din bil ger ifrån sig ett konstigt ljud bläddrar du i handskfackets manual.

Alla dessa är exempel på tekniskt skrivande - något vi förlitar oss på varje dag men sällan tänker på.

Enligt Glassdoor tjänar en teknisk skribent på SpaceX mellan $88,000 till $138,000 per år. 

Ändå förstår de flesta fortfarande inte vad teknisk skrivning egentligen är.

Det är inte bara skriva upp instruktioner.

Det är inte bara översättning ingenjörsspråket till vanlig engelska.

Och det är inte ens bara skapa användarhandböcker eller hjälpdokument. 

Så vad är teknisk skrivning? Hur skiljer det sig från andra typer av skrivande? Vilka är dess olika former? Hur kan du bli en teknisk skribent? Och hur kan AI hjälpa till på vägen? 

Vi kommer att gå igenom allt detta - och mycket mer - i den här bloggen. Låt oss dyka in! 

Vad är teknisk skrivning?

I lekmannatermer innebär teknisk skrivning att man tar sig an knepiga och detaljerade ämnen och förklarar dem på ett sätt som vem som helst (med rätt bakgrund) kan följa. 

Till exempel, detta ingår:

• Användarhandböcker - Den där broschyren som följde med din telefon? Det är tekniskt skrivande.
• API-dokumentation - Utvecklare behöver också instruktioner. API:er förklarar inte sig själva.
• Tekniska rapporter - Ingenjörer och forskare förlitar sig på dessa för att dela med sig av forskning och resultat.

Teknisk skrivning är inte bara vad du skriver, utan hur du skriver det. Den använder:

• Imperativ - Istället för "Du bör klicka på knappen," Det är bara... "Klicka på knappen." 

• Passiv röst (när det behövs) Om det inte spelar någon roll vem som gjorde handlingen hjälper passiv röst. "Filen har raderats" fungerar bättre än "Någon har raderat filen" om fokus ligger på filen.

Vissa människor tror att teknisk skrivning bara är att skriva för SaaS-produkter eller tekniska bloggar. 

Men det handlar inte om marknadsföring eller storytelling. 

Tekniskt skrivande har väldigt många olika typer (kommer att diskuteras inom kort) - alla med samma syfte: att presentera informationen på ett korrekt, tydligt och funktionellt sätt. 

Hur tekniskt skrivande skiljer sig från andra skrivstilar

Låt oss förstå sex aspekter som gör att teknisk skrivning skiljer sig från andra skrivstilar.

Kreativa skribenter använder tvetydigheter eller metaforer för att skapa en engagerande faktor för publiken. 

Tekniska skribenter strävar inte efter någon tvetydighet. 

De vill prioritera tydlighet framför kreativt uttryck, men det ligger i arbetets natur. 

Varför teknisk skrivning är viktigt i olika branscher

Föreställ dig en pilot som läser den här manualen mitt under flygningen när han behöver förstå något snabbt:

"Justera tryckvektorn för att kompensera för asymmetrisk framdrivningsanomali genom att implementera standardavvikelseprotokoll 5.3b med hänsyn till atmosfäriska densitetsvariabler"

Eller tänk dig en kirurg som går igenom riktlinjerna för en procedur strax före en kritisk operation: 

"Incisera parallellt med fasciaplanen med hänsyn till underliggande neurovaskulära strukturer samtidigt som hemostas bibehålls under hela dissektionssekvensen" 

Även om de är läkare eller piloter som har studerat detta under hela sin karriär, skulle de inte vilja läsa detta i en nödsituation. 

Det skapar förvirring och frustration, något som alla vill undvika oavsett situation.

Låt oss ta en titt på fem viktiga skäl till varför teknisk skrivning är ett absolut måste: 

1. Riskreducering och efterlevnad - I branscher som sjukvård, finans och flyg är misstag inte bara kostsamma - de kan vara dödliga. 
   • Till exempel, Vad händer om en sjuksköterska misstolkar doseringsanvisningarna på grund av otydliga formuleringar? Korrekt dokumentation förhindrar sådana misstag. 

2. Bevarande och överföring av kunskap - Människor lämnar sina jobb, blir befordrade eller går i pension. Men vad händer med all den kunskap som finns i deras huvuden? De dokumenteras på rätt sätt med hjälp av teknisk skrivning. En väldokumenterad process innebär att nästa person kan ta över utan att behöva börja om från början.

3. Kundnöjdhet och minskade supportkostnader - Har du någonsin försökt konfigurera en ny enhet och till slut tittat på en YouTube-handledning eftersom manualen inte gav någon mening? Dålig dokumentation gör kunderna frustrerade och belastar supportteamen med onödiga samtal. En välskriven guide räddar allt detta. 

4. Rättsligt skydd - Avtal, policyer och säkerhetsriktlinjer fungerar som bevis i tvister.
   • Till exempel, om ett företag blir stämt för en felaktig produkt är det första advokaterna kontrollerar dokumentationen. Varnade instruktionerna för risker? Var säkerhetsprocedurerna tydligt beskrivna? Om inte, är företaget i trubbel.

5. Effektivitetsvinster genom standardisering - Föreställ dig ett företag där varje avdelning använder olika system för samma uppgift. Ett team spårar data i kalkylblad, ett annat använder anpassad programvara och ett tredje "kommer bara ihåg saker". Det är en enda röra. Tekniska texter ser till att processerna är standardiserade, repeterbara och skalbara

I grund och botten bidrar teknisk skrivning till att förhindra förvirring, spara tid och skydda människor. 

Typer av teknisk skrivning (med exempel)

Många människor hör "tekniskt skrivande" och tänker genast på torra, robotliknande användarmanualer - sådana som ingen läser om de inte har kört fast helt och hållet. 

Men teknisk skrivning är mycket mer än så. 

I själva verket finns det inom nästan alla branscher och i många olika former, var och en med ett tydligt syfte.

Här är de sex viktigaste typerna av teknisk skrivning (med exempel):

1. Teknisk dokumentation - Detta är den klassiska typen. Den innehåller användarhandböcker, produktguider och felsökningsinstruktioner.  
   • Till exempel, Du har precis köpt en helt ny espressomaskin och du blir förbryllad över alla knappar. I stället för att gissa slår du upp bruksanvisningen och följer steg-för-steg-guiden för att göra din första kopp.
     
2. Dokumentation av processer - Alla företag har arbetsflöden, men om dessa arbetsflöden bara finns i någons huvud är det en katastrof som väntar på att inträffa. Dessa kallas för SOP:er. 
   • Till exempel, Du måste göra ett bageris signatur-surdeg. Utan en SOP skulle varje limpa vara annorlunda. Tack och lov beskriver SOP:en varje steg - exakta mått, jästider, baktemperaturer - varje gång.
     
3. API-dokumentation - Om mjukvara är hjärnan, API:er (Application Programming Interfaces) är nervsystemet. 
   • Till exempel, En app för samåkning vill ha trafikdata i realtid, så den integrerar Google Maps API. Utan tydliga API-dokument skulle de stå inför oändliga försök och fel.
     
4. Vetenskapliga/forskningsartiklar - De skrivs av forskare men måste vara läsbara för hela världen.  
   • Till exempel, En ny cancerbehandling ser lovande ut, men innan den kan användas måste forskarna publicera forskning om hur den fungerar, dess biverkningar och överlevnadsgrad. Andra granskar uppgifterna för att verifiera dem.
     
5. Vitböcker och fallstudier - Vitböcker är de "övertygande argumenten" i den tekniska världen. Fallstudier tar det hela ett steg längre och visar på verkliga framgångshistorier med faktiska resultat. 
   • Till exempel, Ett cybersäkerhetsföretag varnar för ett nytt bankhot i en vitbok. En månad senare delar de med sig av en fallstudie om hur deras verktyg stoppade en attack. Bankerna börjar uppmärksamma detta.
     
6. Dokumentation om reglering/överensstämmelse - Hälso- och sjukvård, finans och tillverkning är beroende av regler. Compliance-dokument hjälper företag att följa lagar och undvika böter, stämningar och offentliga katastrofer.
   • Till exempel, Ett läkemedelsföretag måste bevisa att ett nytt smärtstillande medel är säkert innan det får säljas. De lämnar in dokument som listar ingredienser, dosering och biverkningar för att undvika juridiska problem.

Nyckelkompetenser som krävs för teknisk skrivning

Om du någonsin har lärt dina mor- och farföräldrar hur man använder en smartphone utan att få dem att känna sig dumma, då kan du bli teknisk skribent eftersom detta är kärnkompetensen.

Alla andra färdigheter kan man lära sig. Här är en lista över färdigheter som en teknisk skribent måste ha:

• Förmåga att forska - Du behöver inte veta allt, men du måste veta hur du hittar korrekt och tillförlitlig information.
  
• Målgruppsanalys - Att veta vilka dina läsare är, vad de redan vet och vad de behöver åstadkomma är det som gör ditt skrivande användbart. För det sätt på vilket du förklarar en programuppdatering för en utvecklare är inte samma sätt som du skulle förklara det för en kund.
  
• Tydlig kommunikation/klara språkfärdigheter - Tekniskt skrivande handlar inte om att låta smart - det handlar om att få andra att känna sig smarta. Det innebär att du måste rensa bort jargong, använda ett enkelt språk och skriva så tydligt att läsaren aldrig behöver gissa vad du menar.
  
• Informationsarkitektur - Läsare läser inte alltid från början till slut, de skannar. Du måste förstå hur du organiserar innehållet med rubriker, punktlistor och ett logiskt flöde så att informationen blir lätt att hitta och ta till sig.
  
• Visuell kommunikation - Ibland förklarar en bild något snabbare än ett stycke. Flödesscheman, kommenterade skärmdumpar och infografik kan förenkla även de mest förvirrande begrepp. En bra teknisk skribent vet när han eller hon ska skriva och när han eller hon ska visa.
  
• Verktygskompetens - Att känna till rätt verktyg påskyndar processen. Exempel på dokumentationsprogram är MadCap Flare eller Confluence, och designverktyg är Snagit eller Figma.

• Färdigheter i redigering och revidering-Det första utkastet är aldrig perfekt. Tekniska skribenter måste finslipa sitt arbete för tydlighet, noggrannhet och fullständighet och se till att varje ord tjänar ett syfte. Det handlar om att göra dokumentet så lättanvänt som möjligt.

Vem använder teknisk skrivning? (branscher som behöver det)

Här är de fyra branscher som kräver mest teknisk dokumentation.

Hur man blir teknisk skribent 

Här är en steg-för-steg-guide för att komma in på det här området:

Steg # 1 - Lär dig grunderna

Du behöver inte ha en examen i kommunikation eller engelska för att komma igång.

Du kan kliva in och trivas i den här karriären även om du är lärare, journalist, ingenjör eller till och med kommer från det medicinska området.

Gå nybörjarvänliga kurser och certifieringar på Coursera, Udemy, eller Googles kurs i tekniskt skrivande. 

Följ branschbloggar som  Skriva dokumenten och STC (Society for Technical Communication).

Steg # 2 - Bygg upp en portfölj

Välj en produkt som du använder dagligen (t.ex. en kaffebryggare, en fitnessapp eller en smart högtalare) och skriv en användarhandbok eller felsökningsguide. 

Skulle det vara perfekt? Nej, det skulle det inte. 

Skulle det ge dig något konkret att visa upp? Absolut. 

Open source-communityn som GitHub är öppen för nya tekniska skribenter. 

Många projekt är i desperat behov av hjälp med dokumentation, och de bryr sig inte om ifall du är ny. 

Steg # 3 - Få en roll på ingångsnivå

Fokusera på befattningar med "junior" eller "associate" i titeln på plattformar som LinkedIn, Verkligen, och Vi arbetar på distans. 

Glöm inte heller bort kontraktsanställningar - de är ofta lättare att få och kan leda till fasta anställningar.

Steg # 4 - Förbättra din karriär

När du har självförtroende och erfarenhet kan du sikta på en tjänst som senior teknisk skribent, API-skribent eller UX-skribent.

Bekanta dig med verktyg som MadCap Flare, och Oxygen XML för strukturerat skrivande eller Markdown och Git om du vill arbeta med utvecklare. Men du behöver inte behärska allt på en gång.

Steg # 5 - Förberedelser inför intervjuer

• Vanliga frågor är bland annat:
  • Hur förenklar man ett komplext ämne? → Visa ett före-och-efter-skrivprov.
  • Vilka verktyg har du använt? Nämn dem alla.
  • Hur hanterar du feedback från ingenjörer? → Ge ett verkligt eller hypotetiskt exempel. 

Steg # 6 - Fortsätt lära dig och gå upp i nivå

Området utvecklas ständigt. Ena året pratar alla om wikis, nästa år handlar allt om dokument som kod. 

De människor som trivs är de som fortsätter att vidareutbilda sig. 

Följ TechWhirl och Körsbärsblad för trender.

Börja redan idag. Skriv om manualen för en produkt, dela den på LinkedIn och be om feedback.

Verktyg och programvara för tekniskt skrivande

AI-verktyg gör dina arbetsuppgifter enklare och effektivare - och det gäller även teknisk skrivning.

Här är de tekniska skrivverktyg som används av yrkesverksamma:

1. För utarbetande och redigering av innehåll:

1. MS Word kan du skapa professionellt formaterade dokument med exakt kontroll över stilar, rubriker och korsreferenser. 
2. Google Dokument gör det möjligt för flera teammedlemmar att arbeta samtidigt på samma dokument. 

2. För strukturerad dokumentation och publicering: 

1. MadCap Flare kan du skapa en enda källa för innehåll som automatiskt publiceras i olika format. 
2. Adobe FrameMaker hanterar din 500-sidiga tekniska specifikation med komplexa tabeller, specialiserade diagram och korsreferenser. 

3. För teambaserad dokumentation:

1. Sammanflöde blir ditt företags interna wiki där olika avdelningar underhåller sin dokumentation. 
2. Begrepp hjälper ditt produktteam att organisera dokumentationen parallellt med projekthanteringen. 

4. För hantering och spårning av dokumentändringar:

1. GitHub gör det möjligt för utvecklare att uppdatera dokumentationen samtidigt som koden ändras.
2. BitBucket integreras med din CI/CD-pipeline så att dokumentationen automatiskt byggs och distribueras med varje release.

5. För forskning, innehållsstruktur och bättre läsbarhet:

1. Uppsatsförfattare hjälper dig att dokumentera en sofistikerad algoritm i lämpligt sammanhang, med förklaringar och exempel. 
2. SEO-skribent säkerställer att din dokumentation som vänder sig till allmänheten använder konsekvent terminologi och följer bästa praxis för läsbarhet. 
3. AI-chatt hjälper din tekniska skribent att förenkla komplexa begrepp. Den föreslår alternativa förklaringar och identifierar områden där användarna kan behöva ytterligare sammanhang. 

Hur AI kan förbättra effektiviteten i teknisk skrivning

Så här kan AI hjälpa dig med teknisk skrivning: 

1. Automatisering

Att börja från en tom sida är svårt. Du kan använda AI för att ta fram det första innehållet baserat på strukturerad data.

Det minskar den tid som krävs för att skapa manualer, guider och rapporter. 

Hur man gör det...

Använd AI-verktyg som AI Chatbot för att skapa grundläggande skisser eller till och med ett första utkast.

Förfina sedan språket genom att använda branschspecifik terminologi och faktagranska innehållet. 

2. Grammatik och tydlighet

Använd AI-verktyg för att kontrollera om det finns jargong, passiv röst och problem med läsbarheten. 

Så här använder du den...

Kör utkast genom AI Paraphraser. Detta verktyg hjälper till att skriva om komplexa meningar, föreslår klarspråksalternativ och förbättrar den övergripande läsbarheten.

3. Strukturering av innehåll

Ett välstrukturerat dokument förhindrar förvirring.

AI kan organisera innehåll logiskt genom att gruppera relaterade ämnen, lägga till rubriker och föreslå layouter. 

Så här använder du den...

Använd vår AI uppsatsförfattare för att skapa rapporter, manualer och dokumentation.

Slutsats

Tekniska skribenter översätter "ingenjörsspråk" till "mänskligt språk".

Det är därför piloter kan landa flygplan på ett säkert sätt utan att läsa en 10 000-sidig manual mitt under flygningen, det är därför kirurger fokuserar på att rädda liv istället för att tyda kryptiska instruktioner och det är därför du faktiskt kan använda den där fina kaffebryggaren utan att skapa en oavsiktlig gejser i köket. 

I vår komplexa värld är det viktigt med tydlig kommunikation.

Bra tekniska texter sparar tid, pengar, frustration och ibland även liv (i medicinska sammanhang och säkerhetssammanhang).

I framtiden kommer vi att få se fler videor i form av interaktiva guider och dokument som anpassar sig till din kunskapsnivå. 

Om du vill spänna dina tekniska skrivmuskler kan du välja något komplicerat som du förstår dig på - kanske hur fotosyntesen fungerar, offsideregeln i fotboll eller till och med hur man gör en perfekt sufflé - och förklara det för en vän på ett så tydligt och enkelt sätt som möjligt. 

Om de förstår det istället för den där glasartade blicken är det bara att gratulera!

Du har upptäckt den tekniska skribentens kärnkompetens: att göra det komplicerade okomplicerat.

Behöver du extra hjälp? Odetekterbar AI verktyg för att förfina ditt skrivande och hålla det felfritt. Prova dem nu!

Välkommen att utforska vår AI-detektor och Humanizer i widgeten nedan!