Adotar IA no local de trabalho pode economizar tempo, dinheiro e esforço. No entanto, para maximizar os benefícios da automação por IA, é necessário entender como essas ferramentas funcionam e como aplicá-las aos seus fluxos de trabalho atuais.
Neste artigo, analisamos mais detalhadamente a automação de fluxos de trabalho com IA, como projetar uma solução e as melhores práticas.
Principais conclusões
- A automação de fluxos de trabalho com IA é mais adequada para tarefas repetitivas, previsíveis e de baixo risco, com resultados claros e mensuráveis.
- Uma automação bem-sucedida começa com o mapeamento do processo existente, a identificação de onde a IA agrega valor, a definição de gatilhos e a inclusão de revisão humana quando necessário.
- Os resultados dos testes e das medições são essenciais para garantir que os fluxos de trabalho processem diferentes entradas de forma confiável e proporcionem melhorias mensuráveis em termos de tempo, custo, volume e taxas de erro.
- Instruções claras, pontos de verificação, monitoramento e manutenção regular ajudam a evitar falhas na automação por IA à medida que os fluxos de trabalho e os sistemas de IA se alteram.
- A Undetectable AI oferece produtos que automatizam tarefas como detecção de IA, redação de ensaios e candidaturas a vagas de emprego.
O que se considera um fluxo de trabalho automatizável por IA
Os fluxos de trabalho automatizáveis por IA utilizam software para executar processos repetíveis, independentemente de intervenção manual.
Tecnologias como Agentes de IA realizar automaticamente ações que tradicionalmente exigiam julgamento humano, como interpretação, classificação, resumo, extração ou geração de informações.
Um fluxo de trabalho típico poderia ser assim:
Nunca mais se preocupe com a detecção de seus textos pela IA. Undetectable AI Pode lhe ajudar:
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- Bypass todas as principais ferramentas de detecção de IA com apenas um clique.
- Uso IA com segurança e com confiança na escola e no trabalho.
- Gatilho → Processamento por IA → Ação → Revisão ou acompanhamento
Por exemplo, um fluxo de trabalho que automatize o atendimento ao cliente poderia seguir a sequência abaixo:
- A ferramenta recebe um novo e-mail de suporte.
- Um LLM identifica o problema do cliente.
- A ferramenta classifica a solicitação por categoria e urgência.
- A IA generativa elabora respostas com base nessas classificações.
- A ferramenta adiciona a solicitação à fila de tickets correspondente.
- A ferramenta solicita que um agente de suporte revise a resposta antes de enviá-la.
Características de um fluxo de trabalho automatizável por IA
Um fluxo de trabalho é um bom candidato à automação por IA se apresentar todas ou várias das seguintes características.
- Frequência: O processo ocorre com frequência suficiente para justificar o esforço de automatizá-lo.
- Repetitividade: Envolvem tarefas manuais fáceis de executar, como copiar, classificar, verificar e redigir.
- Consistência, previsibilidade e repetibilidade: O processo segue etapas claras, com regras que raramente mudam.
- Clareza dos resultados: Existe um indicador claro de sucesso.
- Baixo risco: Os erros não causariam danos significativos às organizações.
Quais departamentos se beneficiam mais da automação de fluxos de trabalho com IA?
Os departamentos obtêm o máximo benefício da automação por IA quando lidam com tarefas repetitivas e estruturadas.
Entre os casos de uso mais comuns estão:
- Marketing: Elaboração de conteúdo, resumo de pesquisas, classificação de leads
- Atendimento ao cliente: classificação de tickets, resumo de conversas, elaboração de respostas
- Finanças: Extração de informações, organização de registros financeiros
- TI: Classificação de solicitações, resumo de incidentes, solução de problemas de rotina
Como automatizar seu primeiro fluxo de trabalho com IA
Automatizar um fluxo de trabalho consiste em traduzir processos humanos em instruções que os computadores possam repetir e compreender.
Isso significa dividir o processo em etapas claras, definir as condições para cada ação e determinar como o sistema deve responder a diferentes entradas e resultados.
1. Escolha um fluxo de trabalho repetitivo
O primeiro passo é identificar uma tarefa que a equipe realiza regularmente. Como mencionamos acima, é melhor escolher tarefas que sejam repetíveis, previsíveis e de baixo risco. Tarefas com essas características são mais fáceis de definir, automatizar e monitorar.
Exemplos de tarefas que podem ser automatizadas incluem:
- Elaboração de respostas para o atendimento ao cliente: Muitas perguntas dos clientes seguem padrões comuns; por isso, você pode criar uma biblioteca de respostas e automatizar o processo de enviá-las ou sugeri-las.
- Atualização dos registros dos clientes após as interações: Assim como as perguntas dos clientes, as interações com eles costumam seguir padrões comuns. Com a automação, é possível sincronizar as interações com as atualizações dos registros para economizar tempo e poupar as equipes do trabalho manual.
- Categorização de leads: A IA pode analisar informações como detalhes de leads, mensagens e envios de formulários para classificar os leads com base em fatores como setor, necessidades ou nível de interesse. Isso ajuda as equipes a encaminhar os leads às pessoas certas e a priorizar o acompanhamento.
2. Mapear o processo existente
O próximo passo é mapear como a tarefa se desenrola quando há intervenção manual. Dividir o processo em etapas ajudará você a distinguir as decisões que o software pode tomar daquelas que ainda exigem julgamento humano.
Por exemplo, a redação de um artigo de SEO geralmente segue uma sequência como esta:
- Escolha um tema
- Palavras-chave de pesquisa e intenção de pesquisa
- Analisar o conteúdo da concorrência
- Criar um esboço
- Pesquisar e verificar informações
- Escreva o rascunho
A partir daqui, você pode identificar as partes da sequência que a IA é capaz de processar.
3. Identificar em que áreas a IA agrega valor
Depois de decompor o processo, identifique as etapas que podem se beneficiar da automação por IA. Normalmente, essas são as tarefas dentro do sistema que seguem gatilhos ou regras claras.
As tarefas que os sistemas modernos de IA podem executar com eficácia incluem:
- Classificação: Atribuir informações a uma categoria.
- Extração: Extrair nomes, datas, valores ou outros detalhes de um texto.
- Resumo: Transformar um texto longo em um resumo curto.
- Geração: Criação de e-mails, relatórios, descrições ou outros textos.
- Tradução: Conversão de conteúdo entre idiomas.
- Análise: Identificar padrões ou informações relevantes em conteúdos não estruturados.
Vamos usar a IA indetectável Ferramenta de blog para redatores de SEO por exemplo. Essa ferramenta agiliza a criação de artigos ao utilizar IA para automatizar análise, extração, e geração.
- A pesquisa de palavras-chave e da intenção de busca exige análise
- Para criar um esboço, é necessário geração
- Pesquisar e verificar informações exige extração e análise dos fatos relevantes
- A redação do artigo exige geração
4. Definir o gatilho
Embora a automação por IA possa funcionar independentemente da intervenção manual, ela ainda precisa de sinais para iniciar o processo. Esses sinais são chamados de gatilhos.
Por exemplo,novos e-mails pode iniciar fluxos de trabalho automatizados de atendimento ao cliente,envio de formulários podem iniciar fluxos de trabalho de qualificação de leads e novos registros no CRM podem acionar fluxos de trabalho de acompanhamento.
Em alguns casos, a equipe pode acionar o fluxo de trabalho manualmente. No fluxo de trabalho de automação de redação para SEO, a equipe inicia o processo inserindo na ferramenta informações sobre seu site, nicho, tema e público-alvo.
5. Adicione a etapa de IA
Depois de identificar o gatilho, determine como o sistema de IA deve responder.
Por exemplo, depois que os usuários enviam seus requisitos à ferramenta de redação de blogs para SEO da Undetectable AI, ela faz uma varredura na internet em busca da palavra-chave mais relevante.
6. Incluir revisão humana quando necessário
A IA nem sempre produz o resultado correto. Para evitar que os erros tenham consequências significativas, é recomendável incluir etapas de revisão.
Por exemplo, a ferramenta de SEO “Undetectable AI” automatiza o processo de pesquisa de palavras-chave e redação de artigos, mas solicita a intervenção humana sempre que necessário. Os usuários podem escolher o título, o estilo de redação e se desejam ou não incluir imagens ou links externos. Eles também podem revisar o rascunho antes da publicação.
8. Teste o fluxo de trabalho
Antes de confiar na automação, faça testes com exemplos reais. Inclua diferentes tipos de entradas, incluindo:
- Solicitações comuns
- Informações incompletas
- Formulação incomum
- Mensagens longas
- Várias solicitações em uma única mensagem
- Dados incorretos ou inesperados
É preciso verificar tanto o resultado gerado pela IA quanto as ações que se seguem a ele. Um fluxo de trabalho pode produzir uma resposta razoável da IA, mas ainda assim falhar se enviar o resultado para o sistema errado ou atualizar o registro errado.
9. Avaliar os resultados
Para medir o ROI, compare o fluxo de trabalho automatizado com o processo original. Acompanhe indicadores como:
- Tempo economizado
- Volume de processamento
- Taxa de erro
- Taxa de revisão
- Tempo de resposta
- Custo por tarefa
- Número de tarefas concluídas automaticamente
Esses resultados podem ajudá-lo a decidir se a automação precisa ser aprimorada ou ampliada.
Como escolher a ferramenta certa de automação de fluxos de trabalho
A escolha da ferramenta certa depende do seu fluxo de trabalho, dos requisitos técnicos, do software já utilizado e do nível de controle. Escolher a melhor opção significa definir suas necessidades e identificar o produto que melhor atenda a elas.
Leve em consideração seus aplicativos existentes
A maioria das ferramentas de automação se integra aos aplicativos que as empresas já utilizam. Por exemplo, o HubSpot se integra a formulários e outras ferramentas de coleta de dados para capturar automaticamente as informações dos clientes e armazená-las no CRM. Isso evita que as equipes tenham que transferir manualmente os dados dos clientes entre os sistemas.
Considere os aplicativos que você utiliza em seu fluxo de trabalho manual. A automação do suporte por e-mail pode exigir integrações com sua plataforma de e-mail, enquanto a automação da atribuição de tarefas e das atualizações de projetos pode exigir integrações com seu sistema de gerenciamento de projetos.
Escolher uma ferramenta que ofereça fácil integração com essas plataformas pode reduzir a quantidade de desenvolvimento personalizado necessária.
Considere o tipo de tarefas de IA de que você precisa
Diferentes ferramentas oferecem diferentes recursos de IA. Algumas podem ser especializadas em fluxos de trabalho ou setores específicos.
Por exemplo:
- Zapier oferece inteligência artificial capaz de classificar, resumir, extrair e gerar conteúdo.
- Bardeen pode coletar automaticamente informações de sites e transferir o que extrai para aplicativos empresariais.
- Vic.ai é capaz de ler, classificar e extrair informações de faturas e, em seguida, usar essas informações para encaminhá-las ao fluxo de trabalho adequado.
- HireVue pode automatizar a triagem de candidatos, o agendamento de entrevistas e a elaboração de avaliações.
Escolha a ferramenta que ofereça suporte às tarefas específicas exigidas pelo seu fluxo de trabalho. Isso reduz a necessidade de personalização e garante operações sem interrupções.
Levar em consideração os requisitos técnicos
É importante levar em conta as habilidades técnicas da sua equipe, o nível de flexibilidade necessário e a complexidade do fluxo de trabalho que você deseja criar. Esses fatores determinam quais ferramentas sua equipe pode utilizar de forma eficaz e até que ponto seu fluxo de trabalho pode ser personalizado.
Considere o seguinte:
- Facilidade de uso: A ferramenta oferece um construtor visual que sua equipe possa usar sem precisar programar?
- Personalização: É possível adicionar lógica personalizada, condições e ações quando o seu fluxo de trabalho precisar delas?
- Integrações: A ferramenta oferece suporte a APIs, webhooks e aos aplicativos aos quais seu fluxo de trabalho precisa se conectar?
- Tratamento de dados: ele é capaz de processar os tipos de arquivo, formatos de dados e informações utilizados pelo seu fluxo de trabalho?
- Tratamento de erros: Você consegue identificar execuções com falha, repetir tarefas e encaminhar problemas para análise humana?
- Segurança: A ferramenta oferece os controles de acesso, a criptografia e outros recursos de segurança necessários para o seu fluxo de trabalho?
Escolha uma ferramenta que ofereça flexibilidade suficiente para criar o fluxo de trabalho sem adicionar complexidade técnica desnecessária.
Leve em consideração o custo e a escalabilidade
Ao escolher um plano, você deve levar em consideração o uso previsto e como isso pode afetar as despesas. O custo de um fluxo de trabalho de IA pode aumentar dependendo do uso, das chamadas de API, do armazenamento ou do número de usuários.
Algumas perguntas que vale a pena fazer são:
- Quantas execuções do fluxo de trabalho são necessárias por mês?
- Quantas tarefas de IA ou chamadas de API o plano inclui?
- A ferramenta cobra com base no uso, no número de usuários ou em ambos?
- Qual é a capacidade de armazenamento incluída no plano?
- O que acontece se a equipe ultrapassar os limites de uso do plano?
- Os custos aumentarão à medida que o fluxo de trabalho for se expandindo?
- O plano inclui as integrações e os recursos necessários?
Motivos comuns pelos quais a automação de fluxos de trabalho com IA falha
A automação por IA pode falhar por motivos técnicos, operacionais ou relacionados a processos. Identificar os problemas mais comuns com antecedência facilitará a prevenção e a busca de soluções.
O fluxo de trabalho não estava claramente definido
Um fluxo de trabalho mal definido pode fazer com que um sistema interprete os resultados de forma inconsistente, execute ações incorretas ou acrescente complexidade desnecessária. Para evitar esses problemas, é preciso ter uma compreensão clara do que você deseja que sua IA faça e dividir esse processo em etapas claras e exequíveis.
A IA recebe instruções inadequadas
Instruções vagas podem gerar resultados inconsistentes. Para melhorar a qualidade dos resultados da IA, é preciso fornecer instruções claras, contexto relevante e o formato esperado para o resultado. Resultados estruturados podem tornar a automação posterior mais confiável.
Digamos que você esteja criando um fluxo de trabalho para classificar leads. Em vez de perguntar:
- O que você acha dessa pista?
Use uma instrução mais específica:
- Classifique esta consulta como vendas, suporte, faturamento ou outra. Indique a categoria e uma justificativa em uma frase.
Instruções claras reduzem a ambiguidade e facilitam o uso do resultado por outro sistema.
O fluxo de trabalho espera resultados perfeitos da IA
Os sistemas de IA podem cometer erros. Se você não projetar o fluxo de trabalho levando em conta essa realidade, resultados incorretos podem passar pelo restante do fluxo de trabalho e acionar ações erradas.
Para detectar erros antes que causem problemas, incorpore pontos de verificação de validação, recorra à revisão humana quando necessário ou adicione regras que interrompam os fluxos de trabalho quando surgirem resultados inesperados.
A automação tem etapas demais
Fluxos de trabalho complexos aumentam as chances de falha. Cada integração ou ponto de decisão adicional acrescenta mais uma dependência.
É melhor começar com a versão mais simples e funcional de um fluxo de trabalho. Por exemplo, em vez de criar um fluxo de trabalho de atendimento ao cliente que classifique e-mails, verifique registros de clientes, redija respostas, atualize seu CRM e envie mensagens de acompanhamento, comece automatizando a classificação e o encaminhamento de e-mails. Quando esse processo estiver funcionando de forma confiável, você poderá adicionar as outras etapas, uma de cada vez.
Falta de monitoramento
Embora a automação por IA reduza a quantidade de trabalho manual necessária, ainda é necessário um certo nível de intervenção humana. As equipes precisam monitorar os fluxos de trabalho para identificar erros, gargalos e falhas. Acompanhar os principais indicadores de desempenho pode ajudar a identificar problemas à medida que eles surgem.
Falta de manutenção
A automação por IA não é uma solução que se implementa uma vez e pronto. Esses sistemas precisam se adaptar a mudanças externas e internas, como alterações nos processos de negócios, no software, nas APIs e nos modelos de IA.
As equipes devem revisar regularmente as automações importantes para manter o alinhamento com as necessidades e condições atuais. Quando o processo subjacente mudar, é necessário atualizar as instruções, integrações, regras e revisar os requisitos.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre a automação de fluxos de trabalho e a automação de fluxos de trabalho com IA?
A automação de fluxos de trabalho consiste no uso de software para executar tarefas com base em regras e gatilhos predefinidos. A automação de fluxos de trabalho com IA incorpora a inteligência artificial para lidar com tarefas que exigem interpretação, geração, classificação, extração ou outras formas de processamento de conteúdo que, tradicionalmente, exigiam julgamento humano.
Quanto tempo leva para configurar a automação de fluxos de trabalho com IA?
O tempo de configuração dos fluxos de trabalho de IA depende da complexidade do processo e das ferramentas envolvidas. A criação e o teste de fluxos de trabalho simples geralmente levam de algumas horas a alguns dias. O processo é mais demorado para fluxos de trabalho complexos que envolvem vários aplicativos, integrações personalizadas, dados confidenciais e testes extensivos.
Que habilidades preciso ter para automatizar um fluxo de trabalho com IA?
A habilidade mais importante na automação de fluxos de trabalho de IA é a lógica. É preciso traduzir os processos em instruções claras e estruturadas que os computadores possam seguir.
Conhecimentos técnicos básicos sobre prompts, formatos de dados, integrações e solução de problemas também podem ser úteis. Se o seu fluxo de trabalho envolver APIs personalizadas, código de aplicativos, bancos de dados ou integrações avançadas, pode ser necessário ter habilidades em programação e desenvolvimento de software.
A automação de fluxos de trabalho com IA pode funcionar sem programação?
Isso depende do seu fluxo de trabalho. Muitos fluxos de trabalho mais simples não exigem programação tradicional, dependendo exclusivamente de ferramentas sem código ou com pouco código. Eles podem utilizar construtores visuais para conectar aplicativos, criar gatilhos, adicionar etapas de IA e definir ações.
No entanto, certos fluxos de trabalho ainda exigem conhecimentos de programação. Por exemplo, integrações personalizadas, lógica de negócios complexa, processamento especializado de dados e requisitos avançados de segurança podem exigir código personalizado ou desenvolvimento de software.
Como posso saber se um fluxo de trabalho está pronto para ser automatizado?
Os fluxos de trabalho são adequados para automação se você puder explicar claramente como eles começam, quais etapas seguem, quais informações são necessárias e qual resultado devem produzir.
Considerações finais
A automação de fluxos de trabalho com IA pode reduzir o trabalho repetitivo, mas uma automação bem-sucedida começa com a compreensão do processo que você deseja aprimorar. Defina o fluxo de trabalho, divida-o em etapas claras, identifique onde a IA pode agregar valor e inclua a revisão humana quando necessário.
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