A popularidade das videoconferências após a COVID-19 tem aumentado de forma sustentável. Estima-se que o mercado de videoconferência dos EUA deverá aumentar em pelo menos 8% todos os anos até 2030.
E isso faz todo o sentido. Por que uma empresa não quer economizar nas despesas de viagem e reduzir as despesas gerais quando pode realizar o mesmo trabalho em uma reunião on-line em vez de pessoalmente?
O único problema com as videoconferências é que o fato de não estar preparado para a reunião desperdiçará o seu tempo e o dos participantes.
Você precisa se preparar para o conteúdo da reunião em si e em termos de hardware, conexão com a Internet, dispositivos de áudio, câmera de vídeo, etc.
Neste artigo, vou revelar as dicas exatas que economizarão seu precioso tempo durante as videoconferências e também tornarão a experiência da reunião envolvente.
Essas dicas de videoconferência abrangem tudo, desde a configuração até a manutenção da participação ativa da equipe.
Principais conclusões
- Esteja sempre preparado para videoconferências, tanto no aspecto técnico quanto no aspecto humano.
- Verifique se a Internet, os alto-falantes, o microfone e a webcam estão funcionando bem. Além disso, prepare a pauta da reunião com antecedência.
- Deixe o plano de fundo do vídeo livre de interferências ou desfoque-o. Silencie-se quando não estiver falando para que ninguém seja interrompido durante a reunião.
- Torne suas videoconferências mais envolventes dividindo a equipe em salas menores ou introduzindo um quadro branco para o brainstorming ativo de ideias.
O que é uma videoconferência?
Qualquer forma de comunicação entre duas ou mais pessoas que estejam distantes por meio de áudio e vídeo é conhecida como videoconferência.
Obviamente, é muito melhor do que uma chamada telefônica somente com áudio, porque você se senta com a câmera aberta e se comunica de forma muito semelhante à que faria em reuniões presenciais.
As chamadas de vídeo têm sido uma norma para pessoas cuja família e amigos moram no exterior. O mesmo conceito tornou-se amplamente popular entre as empresas, principalmente após a pandemia da COVID-19, quando as pessoas foram forçadas a trabalhar remotamente.
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E, à medida que mais e mais empresas reduzem suas horas de trabalho presencial e mudam para ambientes de trabalho flexíveis, a videoconferência só se tornará mais predominante.
Preparação antes da reunião por vídeo
Se você é novato em videoconferência, é provável que os primeiros quinze minutos de suas reuniões sejam gastos para descobrir a audibilidade e as telas de vídeo de cada um.
O segredo para melhorar suas videoconferências é garantir que você esteja preparado, tanto no aspecto técnico quanto no aspecto humano. O que quero dizer é o seguinte.
- Verifique a câmera e o áudio com antecedência
Normalmente, não temos problemas em fazer chamadas de vídeo com amigos ou familiares porque não há pressão.
Se o microfone estiver com problemas, basta mudar para os fones de ouvido e reiniciar a chamada. No entanto, em ambientes profissionais, essa não é a etiqueta mais adequada.
Isso é especialmente importante se você estiver procurando dicas para entrevistas por videoconferência, pois as primeiras impressões durante uma entrevista de emprego acontecem poucos segundos após o início da chamada.
Portanto, você deve clicar no link da videoconferência e entrar na sala de espera da reunião, onde poderá testar suas ferramentas de vídeo e áudio.
Abra a câmera e veja se a visão está clara. Limpe a câmera, se necessário.
Da mesma forma, teste o áudio do dispositivo, tanto o alto-falante quanto os componentes do microfone embutido, para confirmar que estão funcionando bem.
- Teste sua conexão com a Internet
Não é preciso dizer que as videoconferências on-line não podem ser realizadas sem uma conexão ativa e estável com a Internet.
Certifique-se de que sua conexão esteja configurada de forma suficiente para manter o vídeo durante a reunião. O ideal é manter um dispositivo de serviço de Internet de reserva próximo a você, caso sua rede principal apresente falhas.
Desligue os dispositivos inteligentes em sua casa que consomem uma grande parte da largura de banda da Internet, ou seja, playstations, robôs de limpeza, smart TVs 4K, seu HomePod etc.
O uso excessivo da largura de banda por esses dispositivos pode interromper sua reunião.
Se, por qualquer motivo, sua conexão com a Internet estiver instável e você não puder fazer nada para consertá-la com antecedência, informe à sua equipe que você só estará conectado por áudio durante a reunião. Desligar o vídeo melhorará a transmissão de sua voz por meio de uma conexão fraca.
- Preparar a agenda e os materiais
Agora que o aspecto técnico está resolvido, você precisa se certificar de que está pronto para a reunião. Vista-se de maneira formal, trajes profissionais e selecione uma zona tranquila em sua casa para participar da reunião.
Se estiver procurando dicas para ser bem-sucedido em uma entrevista por videoconferência, essa etapa, por si só, pode diferenciá-lo dos outros candidatos.
E prepare com antecedência tudo o que você vai falar na reunião.
Crie uma pauta, ou seja, um documento que descreva o assunto da reunião, para que qualquer pessoa que não tenha visto o documento possa dar uma olhada nele e se atualizar sobre a reunião.
Uma agenda definida com um título e descrições das sessões permitirá que todos os participantes saibam o que esperar da reunião.
Para a agenda, você poderia usar a IA Indetectável Gerador de títulos para criar títulos de reuniões e tópicos de sessões.
Realização de uma reunião virtual clara
Enquanto você estiver na reunião, há certas medidas que devem ser tomadas para garantir que a reunião transcorra sem nenhum inconveniente.
- Mantenha-se mudo sempre que não estiver falando. O ideal é que a única pessoa que estiver falando em um determinado momento esteja sem o som, para que qualquer perturbação do fundo dos outros participantes não atrapalhe o fluxo da conversa.
- Certifique-se de que a sala esteja bem iluminada e que o vídeo esteja claramente visível para os participantes. Se o plano de fundo estiver muito confuso, você poderá desfocá-lo facilmente se estiver usando plataformas como Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom. Essas também são dicas sólidas para ter uma boa aparência em chamadas de videoconferência, em que sua aparência e ambiente refletem seu profissionalismo.
- O Microsoft Teams permite que você ativar legendas (legendas ao vivo). Basta acessar “More actions” (Mais ações) nos controles da reunião, percorrer a seção “Select Language and speech” (Selecionar idioma e fala) e ativar a opção “Show live captions” (Mostrar legendas ao vivo). Isso o ajudará a entender claramente o que está sendo falado na reunião.
- Grave sua reunião e anote todos os principais pontos de discussão em um só lugar. Após a reunião, use o Undetectable AI Humanizer para reescrever o roteiro da reunião em um tom claro e natural.
Dicas de videoconferência que economizam horas toda semana
Além das dicas técnicas sobre as quais falamos até agora, que melhoram a experiência de execução da sua reunião, você também pode implementar algumas regras funcionais para economizar tempo durante as reuniões on-line.
Você pode atribuir tarefas específicas aos membros da sua equipe durante a conferência (e, idealmente, ter também uma pessoa de reserva para o mesmo trabalho).
Por exemplo, peça a um dos membros da sua equipe para gravar a reunião para transcrição e peça a outra pessoa para fazer anotações.
Dedique um membro da equipe para ler as regras a serem seguidas no início da conferência. Você também pode usar Ferramentas de produtividade de IA como o Otter.ai para automatizar essas tarefas também.
Tente implementar uma política de “mão levantada” para qualquer pessoa que queira contribuir com a conversa. Caso contrário, várias pessoas podem acabar falando ao mesmo tempo e isso só atrapalhará a discussão.
Esses protocolos lhe pouparão muito tempo precioso.
Mantendo as equipes engajadas durante as chamadas
A videoconferência pode se tornar muito monótona, às vezes até entediante, para os participantes. Se quiser manter sua equipe envolvida, será necessário envolver a participação ativa na reunião, em vez de apenas ficar sentado e ouvir o que todos têm a dizer.
Você pode abrir um quadro branco virtual durante a reunião, no qual várias pessoas podem dar suas opiniões ao mesmo tempo.
Quase todas as boas lousas de videoconferência oferecem um espaço infinito de tela, coletam as informações de todos em um só lugar e as visualizam juntos.
Se a sua equipe for grande e precisar discutir vários aspectos de um projeto, você poderá dividir a conferência em salas de discussão, ou seja, subconjuntos menores da reunião, cada um deles com uma conversa diferente.
O anfitrião pode dividir a equipe em grupos menores por um período limitado de tempo e, em seguida, conectar todos de volta à conferência principal para compartilhar suas descobertas.
Algumas plataformas de reunião virtual podem até permitir que você personalize o nome da sala de reunião, o URL e adicione imagens de marca que mantenham sua equipe envolvida.
Permita o uso de ferramentas de IA para consolidar os pontos de encontro em um único local. Uso de IAs indetectáveis Escritor de SEO de IA, por exemplo, pode ser uma abordagem realmente interativa para criar resumos e conteúdo interno para sua reunião.
E se a sua equipe realiza regularmente chamadas de contratação, essas dicas de videoconferência para entrevistas também se aplicam às sessões de seleção de candidatos.
Reuniões mais inteligentes com ferramentas de IA indetectáveis
Tempo e esforço são as duas mercadorias comerciais que você precisa economizar. A Undetectable AI oferece várias ferramentas inteligentes úteis durante as videoconferências que economizam ambos.
- Gerar materiais de reunião mais claros
Toda videoconferência deve ter uma pauta. A suíte de escrita com IA indetectável será de grande ajuda para você criar sua agenda.
Use o Redator de conteúdo de IA preparar um rascunho para a pauta de modo que todos os participantes da reunião tenham clareza sobre o que está sendo discutido.
- Responda rapidamente às perguntas da equipe
O Undetectable AI tem um Question Solver dedicado que você pode manter aberto durante a videoconferência.
Sempre que um membro da equipe lhe fizer uma pergunta sobre a qual você não tem certeza, basta perguntar à ferramenta, e ela lhe dará uma resposta relevante e específica para o contexto.
Basta carregar as capturas de tela do texto para dar à ferramenta algum contexto sobre sua pergunta. Ela analisará as imagens e fornecerá explicações detalhadas que respondem às suas perguntas.
- Criar resumos profissionais
Talvez o recurso de IA indetectável mais legal que você encontrará seja o Ferramenta Human Auto Typer que simulava a digitação humana em qualquer plataforma.
Ele digitará automaticamente todos os pontos pré-escritos ou copiados que serão discutidos na reunião em um documento claro.
É ótimo para gerar um resumo de sua reunião depois que você terminar a conversa.
Para obter uma camada adicional de proteção contra falsas acusações de plágio, você pode passar seu texto pela ferramenta Undetectable AI's Humanizador de IA para introduzir as peculiaridades e nuances naturais do conteúdo escrito por humanos.
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Considerações finais
As videoconferências vieram para ficar e, com a crescente ênfase em funções flexíveis no setor corporativo, você não tem outra opção a não ser aprimorar-se nelas.
Siga as dicas de videoconferência que discuti acima e tenho certeza de que você perceberá melhorias drásticas em sua experiência de reunião.
Melhor ainda, inclua o Undetectable AI em sua pilha de infraestrutura de reuniões para redigir documentos comerciais rápidos, agendas, resumos de reuniões e quaisquer anotações que você queira fazer na reunião.
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