Die Beliebtheit von Videokonferenzen hat nach COVID-19 nachhaltig zugenommen. Es wird geschätzt, dass der US-Markt für Videokonferenzen in den nächsten Jahren Anstieg um mindestens 8% jedes Jahr bis 2030.
Und es macht absolut Sinn. Warum sollte ein Unternehmen keine Reisekosten und Gemeinkosten einsparen wollen, wenn es die gleiche Arbeit durch ein Online-Meeting im Gegensatz zu einem persönlichen Treffen erledigen kann?
Das einzige Problem bei Videokonferenzen ist, dass Sie Ihre Zeit und die der Teilnehmer verschwenden, wenn Sie sich nicht auf das Treffen vorbereiten.
Sie müssen sich auf den Inhalt des Meetings an sich und auf die Hardware, die Internetverbindung, die Audiogeräte, die Videokamera usw. vorbereiten.
In diesem Artikel verrate ich Ihnen genau die Tipps, mit denen Sie bei Ihren Videokonferenzen wertvolle Zeit sparen und Ihre Besprechungen noch interessanter gestalten können.
Diese Tipps für Videokonferenzen decken alles ab, von der Einrichtung bis zur aktiven Beteiligung Ihres Teams.
Wichtigste Erkenntnisse
- Bereiten Sie sich immer auf Videokonferenzen vor, sowohl in technischer als auch in menschlicher Hinsicht.
- Überprüfen Sie, ob Internet, Lautsprecher, Mikrofon und Webcam einwandfrei funktionieren. Bereiten Sie außerdem die Tagesordnung für die Sitzung vor.
- Sorgen Sie dafür, dass Ihr Videohintergrund frei von Unordnung ist, oder machen Sie ihn unscharf. Schalten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen, damit niemand während des Meetings unterbrochen wird.
- Gestalten Sie Ihre Videokonferenzen ansprechend, indem Sie das Team in kleinere Gruppenräume aufteilen oder ein Whiteboard für ein aktives Brainstorming einsetzen.
Was ist eine Videokonferenz?
Jede Form der Kommunikation zwischen zwei oder mehr Personen, die weit voneinander entfernt sitzen, über Audio und Video wird als Videokonferenz bezeichnet.
Das ist natürlich viel besser als ein reines Audio-Telefonat, denn Sie sitzen mit geöffneter Kamera und kommunizieren ähnlich wie bei einem persönlichen Treffen.
Videoanrufe sind für Menschen, deren Familie und Freunde im Ausland leben, eine Selbstverständlichkeit. Dasselbe Konzept hat sich auch in Unternehmen durchgesetzt, insbesondere nach der COVID-19-Pandemie, bei der die Mitarbeiter gezwungen waren, aus der Ferne zu arbeiten.
Machen Sie sich nie wieder Sorgen, dass KI Ihre Texte erkennt. Undetectable AI Kann Ihnen helfen:
- Lassen Sie Ihr AI-unterstütztes Schreiben erscheinen menschenähnlich.
- Bypass alle wichtigen KI-Erkennungstools mit nur einem Klick.
- Verwenden Sie AI sicher und zuversichtlich in Schule und Beruf.
Und da immer mehr Unternehmen ihre persönlichen Arbeitszeiten reduzieren und sich auf flexible Arbeitsumgebungen verlegen, werden Videokonferenzen nur noch mehr an Bedeutung gewinnen.
Vorbereitungen vor dem Videomeeting
Wenn Sie neu in der Videokonferenzbranche sind, verbringen Sie die ersten fünfzehn Minuten Ihrer Besprechungen damit, die gegenseitige Hörbarkeit und die Videobildschirme zu testen.
Der Schlüssel zur Verbesserung Ihrer Videokonferenzen liegt in der Vorbereitung, sowohl in technischer als auch in menschlicher Hinsicht. Hier ist, was ich meine.
- Kamera und Ton frühzeitig prüfen
Normalerweise haben wir kein Problem damit, Videogespräche mit Freunden oder der Familie zu führen, weil es keinen Druck gibt.
Wenn Ihr Mikrofon nicht funktioniert, schalten Sie einfach auf Ihre Kopfhörer um und nehmen das Gespräch wieder auf. In einem professionellen Umfeld ist das jedoch nicht die beste Etikette.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie nach Tipps für Vorstellungsgespräche per Videokonferenz suchen, denn der erste Eindruck bei einem Vorstellungsgespräch entsteht innerhalb von Sekunden nach dem Einschalten des Anrufs.
Sie müssen also auf den Videokonferenz-Link klicken und sich in den Warteraum der Konferenz begeben, wo Sie Ihre Video- und Audiotools testen können.
Öffnen Sie die Kamera und prüfen Sie, ob die Sicht frei ist. Reinigen Sie die Kamera, falls erforderlich.
Testen Sie auch die Audiokomponenten Ihres Geräts, sowohl den Lautsprecher als auch das integrierte Mikrofon, um sicherzustellen, dass sie einwandfrei funktionieren.
- Testen Sie Ihre Internetverbindung
Es versteht sich von selbst, dass Online-Videokonferenzen nicht ohne eine aktive, stabile Internetverbindung stattfinden können.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Verbindung gut genug ist, um das Video während der Besprechung aufrechtzuerhalten. Idealerweise sollten Sie ein Backup-Internetgerät in Ihrer Nähe haben, falls Ihr primäres Netzwerk ausfällt.
Schalten Sie die intelligenten Geräte bei Ihnen zu Hause aus, die einen großen Teil Ihrer Internetbandbreite beanspruchen, z. B. Playstations, Reinigungsroboter, 4K-Smart-TVs, Ihren HomePod usw.
Eine übermäßige Bandbreitennutzung durch diese Geräte könnte Ihre Besprechung stören.
Wenn Ihre Internetverbindung aus irgendeinem Grund instabil ist und Sie im Vorfeld nichts dagegen unternehmen können, informieren Sie Ihr Team, dass Sie während der Besprechung nur über eine Audioverbindung verfügen werden. Wenn Sie das Video ausschalten, kann Ihre Stimme bei einer schwachen Verbindung besser übertragen werden.
- Vorbereitung von Tagesordnung und Materialien
Nun, da der technische Aspekt geklärt ist, müssen Sie sicherstellen, dass Sie selbst für das Treffen bereit sind. Ziehen Sie sich formell an, Berufskleidung und wählen Sie eine ruhige Zone bei Ihnen zu Hause, um an dem Treffen teilzunehmen.
Wenn Sie nach Tipps für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch per Videokonferenz suchen, kann allein dieser Schritt Sie von anderen Bewerbern abheben.
Und bereiten Sie alles, worüber Sie in der Sitzung sprechen werden, im Voraus vor.
Erstellen Sie eine Tagesordnung, d. h. ein Dokument, in dem der Inhalt des Treffens dargelegt wird, so dass jeder, der das Dokument verpasst, es einsehen und das Treffen nachholen kann.
Eine festgelegte Tagesordnung mit einem Titel und einer Beschreibung der Sitzungen gibt allen Teilnehmern Aufschluss darüber, was sie von der Sitzung erwarten können.
Für die Agenda könnten Sie die Unauffindbarkeit der KI verwenden Titel Generator Tool zum Erstellen von Besprechungstiteln und Sitzungsthemen.
Ein klares virtuelles Meeting durchführen
Während Sie in der Besprechung sind, sollten Sie bestimmte Maßnahmen ergreifen, um einen reibungslosen Ablauf der Besprechung zu gewährleisten.
- Halten Sie sich stumm, wenn Sie nicht sprechen. Idealerweise sollte die einzige Person, die gerade spricht, nicht stummgeschaltet sein, damit der Gesprächsfluss nicht durch die Hintergrundgeräusche der anderen Teilnehmer gestört wird.
- Achten Sie darauf, dass Ihr Raum gut beleuchtet ist und Ihr Video für die Teilnehmer gut sichtbar ist. Wenn Ihr Hintergrund zu unübersichtlich ist, können Sie ihn leicht unscharf machen, wenn Sie Plattformen wie Google-Treffen, Microsoft Teams oder Zoom. Dies sind auch gute Tipps für ein gutes Aussehen bei Videokonferenzen, bei denen Ihr Auftreten und Ihr Umfeld Ihre Professionalität widerspiegeln.
- Mit Microsoft Teams können Sie Untertitel einschalten (Live-Untertitel). Gehen Sie einfach zu “Weitere Aktionen” in Ihren Meeting-Kontrollen, blättern Sie durch den Abschnitt “Sprache und Sprache auswählen” und schalten Sie den Schalter für “Live-Untertitel anzeigen” ein. So können Sie besser verstehen, worüber in der Besprechung gesprochen wird.
- Zeichnen Sie Ihre Besprechung auf und notieren Sie alle wichtigen Diskussionspunkte an einem Ort. Verwenden Sie nach der Besprechung den Undetectable AI Humanizer, um Ihr Besprechungsskript in einem klaren, natürlichen Tonfall neu zu verfassen.
Tipps für Videokonferenzen, die jede Woche Stunden sparen
Neben den technischen Tipps, die wir bisher besprochen haben und die den Ablauf Ihres Meetings verbessern, können Sie auch einige funktionale Regeln einführen, um bei Online-Meetings Zeit zu sparen.
Sie könnten Ihren Teammitgliedern bestimmte Aufgaben während der Konferenz zuweisen (und idealerweise auch eine Person als Backup für dieselbe Aufgabe abstellen).
Bitten Sie beispielsweise eines Ihrer Teammitglieder, die Besprechung für die Niederschrift aufzuzeichnen, und bitten Sie eine andere Person, Notizen zu machen.
Bestimmen Sie ein Teammitglied, das zu Beginn der Konferenz die zu beachtenden Regeln vorliest. Sie können auch KI-Produktivitätswerkzeuge wie Otter.ai, um auch diese Aufgaben zu automatisieren.
Versuchen Sie, für jeden, der einen Beitrag zum Gespräch leisten möchte, die Hand zu heben. Andernfalls kann es passieren, dass mehrere Personen gleichzeitig sprechen, was die Diskussion nur stören würde.
Mit diesen Protokollen können Sie viel wertvolle Zeit sparen.
Engagierte Teams bei Anrufen
Videokonferenzen können für die Teilnehmer zu eintönig, manchmal sogar langweilig werden. Wenn Sie Ihr Team bei der Stange halten wollen, müssen Sie es zur aktiven Teilnahme an der Besprechung bewegen, anstatt nur dazusitzen und zuzuhören, was jeder zu sagen hat.
Sie könnten während der Besprechung ein virtuelles Whiteboard öffnen, auf dem mehrere Personen gleichzeitig ihren Beitrag leisten können.
Fast alle guten Whiteboards für Videokonferenzen bieten Ihnen eine unendliche Fläche, auf der Sie die Beiträge aller Teilnehmer an einem Ort sammeln und gemeinsam visualisieren können.
Wenn Ihr Team groß ist und Sie mehrere Aspekte eines Projekts besprechen müssen, können Sie die Konferenz in Breakout-Räume aufteilen, d. h. in kleinere Teilbereiche der Sitzung, in denen jeweils ein anderes Thema behandelt wird.
Der Gastgeber kann das Team für eine begrenzte Zeit in kleinere Gruppen aufteilen und dann alle wieder in die Hauptkonferenz einbinden, um ihre Ergebnisse zu teilen.
Bestimmte virtuelle Meeting-Plattformen ermöglichen es Ihnen sogar, den Namen des Meeting-Raums und die URL zu personalisieren und Bilder mit Ihrem Markenzeichen hinzuzufügen, die Ihr Team bei der Stange halten.
Erlauben Sie den Einsatz von KI-Tools zur Konsolidierung der Treffpunkte an einem Ort. Nicht erkennbare KI verwenden KI SEO Writer, kann beispielsweise ein wirklich interaktiver Ansatz für die Erstellung von Zusammenfassungen und internen Inhalten für Ihr Meeting sein.
Und wenn Ihr Team regelmäßig Einstellungsgespräche führt, gelten diese Tipps für Videokonferenzen genauso gut für die Bewerberauswahl.
Smartere Meetings mit nicht nachweisbaren KI-Tools
Zeit und Aufwand sind die beiden Geschäftsgüter, an denen Sie sparen müssen. Undetectable AI bietet mehrere intelligente Tools, die bei Videokonferenzen hilfreich sind und Ihnen beides ersparen.
- Übersichtlichere Sitzungsunterlagen erstellen
Zu jeder Videokonferenz gehört eine Tagesordnung. Die unauffindbare AI Writing Suite wird Ihnen bei der Erstellung der Tagesordnung eine große Hilfe sein.
Verwenden Sie die AI-Inhaltsverfasser einen Entwurf für die Tagesordnung vorzubereiten, so dass alle Teilnehmer der Sitzung genau wissen, was besprochen wird.
- Fragen des Teams schnell beantworten
Undetectable AI verfügt über einen speziellen Fragenlöser, den Sie parallel zu Ihrer Videokonferenz geöffnet lassen können.
Wenn Sie von einem Teammitglied eine Frage gestellt bekommen, bei der Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie einfach das Tool, und Sie erhalten eine relevante, kontextspezifische Antwort.
Sie müssen nur die Screenshots des Textes hochladen, um dem Tool einen Kontext zu Ihrer Frage zu geben. Es wird die Bilder analysieren und Ihnen detaillierte Erklärungen geben, die Ihre Fragen beantworten.
- Professionelle Zusammenfassungen erstellen
Die vielleicht coolste Undetectable AI-Funktion ist die Human Auto Typer Werkzeug die das menschliche Tippen auf einer beliebigen Plattform simuliert.
Es tippt automatisch alle vorformulierten oder kopierten Punkte, die Sie in der Besprechung besprechen werden, in ein übersichtliches Dokument.
Es eignet sich hervorragend für die Erstellung einer Zusammenfassung Ihrer Besprechung, nachdem Sie das Gespräch beendet haben.
Für einen zusätzlichen Schutz vor falschen Plagiatsvorwürfen können Sie Ihren Text durch das Programm Undetectable AI AI Humanizer um die natürlichen Eigenheiten und Nuancen der von Menschen geschriebenen Inhalte einzubringen.
Testen Sie unseren KI-Detektor und Humanizer mit dem untenstehenden Widget!
Schlussgedanken
Videokonferenzen sind auf dem Vormarsch, und angesichts der zunehmenden Bedeutung flexibler Aufgaben im Unternehmenssektor haben Sie keine andere Wahl, als besser darin zu werden.
Befolgen Sie die oben genannten Tipps für Videokonferenzen, und ich bin mir ziemlich sicher, dass Sie drastische Verbesserungen bei Ihren Meetings feststellen werden.
Oder noch besser: Nehmen Sie Undetectable AI in Ihre Meeting-Infrastruktur auf, um schnelle Geschäftsdokumente, Tagesordnungen, Meeting-Zusammenfassungen und alle Notizen zu schreiben, die Sie aus dem Meeting mitnehmen möchten.
Geben Sie Nicht nachweisbare AI heute ausprobieren!