Was ist technisches Schreiben? Ein vollständiger Leitfaden

Wenn man mit einem neuen Gerät nicht zurechtkommt, holt man die Bedienungsanleitung hervor.

Wenn Sie bei der Einrichtung einer Software nicht weiterkommen, sehen Sie auf den Hilfeseiten nach.

Wenn Ihr Auto ein seltsames Geräusch macht, blättern Sie im Handbuch des Handschuhfachs.

All dies sind Beispiele für technisches Schreiben - etwas, auf das wir uns jeden Tag verlassen, aber selten darüber nachdenken.

Laut Glassdoor verdient ein technischer Redakteur bei SpaceX zwischen $88,000 bis $138,000 pro Jahr. 

Dennoch verstehen die meisten Menschen immer noch nicht, was technisches Schreiben wirklich ist.

Es ist nicht nur abtippend Anweisungen.

Es ist nicht nur Übersetzen Ingenieursprache in einfaches Englisch.

Und es ist nicht einmal nur Erstellung von Benutzerhandbücher oder Hilfedokumente. 

Was ist also technisches Schreiben? Wie unterscheidet sie sich von anderen Arten des Schreibens? Welche verschiedenen Formen gibt es? Wie kann man technischer Redakteur werden? Und wie kann KI auf dem Weg dorthin helfen? 

All das - und noch viel mehr - werden wir in diesem Blog behandeln. Lasst uns eintauchen! 

Was ist technisches Schreiben?

Für den Laien bedeutet technisches Schreiben, schwierige und detaillierte Themen so zu erklären, dass jeder (mit dem richtigen Hintergrundwissen) ihnen folgen kann. 

Zum Beispiel, dies umfasst:

• Benutzerhandbücher - Die Broschüre, die Ihrem Telefon beiliegt? Das ist technisches Schreiben.
• API-Dokumentation - Auch Entwickler brauchen Anleitungen. APIs erklären sich nicht von selbst.
• Technische Berichte - Ingenieure und Wissenschaftler nutzen sie für den Austausch von Forschungsergebnissen.

Technisches Schreiben ist nicht nur das, was man schreibt, sondern wie Sie es schreiben. Es verwendet:

• Imperative Stimmung - Anstelle von "Du solltest auf die Schaltfläche klicken". Es ist nur "Klicken Sie auf die Schaltfläche". 

• Passive Stimme (wenn nötig) - Wenn es keine Rolle spielt, wer die Handlung ausgeführt hat, hilft das Passiv. "Die Datei wurde gelöscht" funktioniert besser als "Jemand hat die Datei gelöscht" wenn der Fokus auf der Datei liegt.

Manche Leute denken, dass technisches Schreiben nur das Schreiben für SaaS-Produkte oder Technik-Blogs ist. 

Aber es geht nicht um Marketing oder Storytelling. 

Technisches Schreiben gibt es sehr unterschiedliche Arten (wir werden sie in Kürze besprechen) - alle mit dem gleichen Ziel: die Informationen genau, klar und funktional darzustellen. 

Wie sich technisches Schreiben von anderen Schreibstilen unterscheidet

Lassen Sie uns sechs Aspekte verstehen, durch die sich das technische Schreiben von anderen Schreibstilen unterscheidet.

Kreative Autoren verwenden Mehrdeutigkeiten oder Metaphern, um das Publikum zu fesseln. 

Technische Redakteure streben keine Zweideutigkeit an. 

Sie wollen der Klarheit den Vorzug vor dem kreativen Ausdruck geben, aber das liegt in der Natur dieser Arbeit. 

Warum technisches Schreiben in verschiedenen Branchen unerlässlich ist

Stellen Sie sich einen Piloten vor, der dieses Handbuch während des Fluges liest, wenn er etwas dringend verstehen muss:

"Anpassung der Schubvektorisierung zur Kompensation der asymmetrischen Antriebsanomalie durch Umsetzung des Standardabweichungsprotokolls 5.3b unter Berücksichtigung der atmosphärischen Dichtevariablen".

Oder stellen Sie sich einen Chirurgen vor, der kurz vor einer kritischen Operation die Verfahrensrichtlinien überprüft: 

"Schneiden Sie parallel zu den Faszienebenen unter Berücksichtigung der darunter liegenden neurovaskulären Strukturen und unter Aufrechterhaltung der Hämostase während der gesamten Dissektionssequenz". 

Selbst wenn es sich um Ärzte oder Piloten handelt, die dies ihr ganzes Berufsleben lang studiert haben, würden sie dies in einem Notfall nicht lesen wollen. 

Das führt zu Verwirrung und Frustration, die jeder vermeiden möchte, egal in welcher Situation.

Werfen wir einen Blick auf fünf wichtige Gründe, warum die technische Redaktion ein absolutes Muss ist: 

1. Risikominderung und Einhaltung von Vorschriften - In Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und der Luftfahrt sind Fehler nicht nur kostspielig - sie können sogar tödlich sein. 
   • Zum Beispiel, Was ist, wenn eine Krankenschwester die Dosierungsanweisungen aufgrund einer unklaren Formulierung falsch interpretiert? Eine ordnungsgemäße Dokumentation verhindert diese Fehler. 

2. Wissensbewahrung und -transfer - Menschen verlassen ihren Arbeitsplatz, werden befördert oder gehen in den Ruhestand. Aber was passiert mit all dem Wissen in ihren Köpfen? Sie werden mit Hilfe der technischen Redaktion ordnungsgemäß dokumentiert. Ein gut dokumentierter Prozess bedeutet, dass die nächste Person einsteigen kann, ohne bei Null anfangen zu müssen.

3. Kundenzufriedenheit und reduzierte Supportkosten - Haben Sie schon einmal versucht, ein neues Gerät einzurichten, und haben sich dann ein zufälliges YouTube-Tutorial angesehen, weil die Anleitung keinen Sinn ergab? Eine schlechte Dokumentation frustriert die Kunden und belastet die Support-Teams mit unnötigen Anrufen. Ein gut geschriebener Leitfaden erspart all dies. 

4. Rechtsschutz - Verträge, Politiken und Sicherheitsrichtlinien dienen als Beweismittel bei Streitigkeiten.
   • Zum Beispiel, Wenn ein Unternehmen wegen eines fehlerhaften Produkts verklagt wird, prüfen die Anwälte als erstes die Unterlagen. Wurde in der Anleitung vor den Risiken gewarnt? Wurden die Sicherheitsverfahren klar dargelegt? Wenn nicht, ist das Unternehmen in Schwierigkeiten.

5. Effizienzgewinne durch Standardisierung - Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem jede Abteilung ein anderes System für dieselbe Aufgabe verwendet. Ein Team erfasst die Daten in Tabellenkalkulationen, ein anderes verwendet benutzerdefinierte Software, und ein drittes "erinnert sich einfach an Dinge". Das ist ein Durcheinander. Die technische Redaktion sorgt dafür, dass die Prozesse standardisiert, wiederholbar und skalierbar sind.

Im Kern trägt die technische Redaktion dazu bei, Verwirrung zu vermeiden, Zeit zu sparen und die Menschen zu schützen. 

Arten des technischen Schreibens (mit Beispielen)

Viele Menschen hören "Technisches Schreiben" und denken sofort an trockene, roboterhafte Benutzerhandbücher - die Art, die niemand liest, es sei denn, er steckt absolut fest. 

Aber technisches Schreiben ist weit mehr als das. 

In Wirklichkeit gibt es sie in fast jeder Branche und in vielen verschiedenen Formen, die jeweils einem bestimmten Zweck dienen.

Hier sind die sechs wichtigsten Arten des technischen Schreibens (mit Beispielen):

1. Technische Dokumentation - Dies ist der klassische Typ. Er enthält Benutzerhandbücher, Produkthandbücher und Anleitungen zur Fehlerbehebung.  
   • Zum Beispiel, Sie haben gerade eine brandneue Espressomaschine gekauft und sind verwirrt von den vielen Tasten. Anstatt zu raten, schlagen Sie die Bedienungsanleitung auf und folgen der Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre erste Tasse zuzubereiten.
     
2. Prozess-Dokumentation - Jedes Unternehmen hat Arbeitsabläufe, aber wenn diese Arbeitsabläufe nur in den Köpfen der Mitarbeiter existieren, ist das eine Katastrophe, die nur darauf wartet, zu passieren. Diese werden als SOPs bezeichnet. 
   • Zum Beispiel, Man muss den typischen Sauerteig einer Bäckerei herstellen. Ohne eine Arbeitsanweisung würde jeder Laib anders aussehen. Zum Glück ist in der Arbeitsanweisung jeder Schritt genau beschrieben - genaue Maße, Gehzeiten, Backtemperaturen - und zwar jedes Mal.
     
3. API-Dokumentation - Wenn Software das Gehirn ist, APIs (Application Programming Interfaces) sind das Nervensystem. 
   • Zum Beispiel, Eine Mitfahrgelegenheit möchte Verkehrsdaten in Echtzeit erhalten und integriert daher die API von Google Maps. Ohne klare API-Dokumente müssten sie endlos herumprobieren und Fehler machen.
     
4. Wissenschaftliche Arbeiten/Forschungsarbeiten - Sie werden von Forschern geschrieben, müssen aber für die Welt lesbar sein.  
   • Zum BeispielEine neue Krebstherapie sieht vielversprechend aus, aber bevor sie eingesetzt werden kann, müssen Wissenschaftler Forschungsergebnisse über ihre Funktionsweise, ihre Nebenwirkungen und Überlebensraten veröffentlichen. Andere prüfen die Daten, um sie zu verifizieren.
     
5. Weißbücher und Fallstudien - Weißbücher sind die "überzeugenden Argumente" der technischen Welt. Fallstudien gehen noch einen Schritt weiter und zeigen Erfolgsgeschichten aus der Praxis mit tatsächlichen Ergebnissen. 
   • Zum Beispiel, Ein Cybersicherheitsunternehmen warnt in einem Whitepaper vor einer neuen Bedrohung für Banken. Einen Monat später wird eine Fallstudie veröffentlicht, in der gezeigt wird, wie das Tool einen Angriff verhindert hat. Die Banken werden hellhörig.
     
6. Gesetzliche Vorschriften/Compliance-Dokumentation - Das Gesundheitswesen, das Finanzwesen und die Fertigung sind auf Vorschriften angewiesen. Compliance-Dokumente helfen Unternehmen bei der Einhaltung von Gesetzen, um Geldstrafen, Gerichtsverfahren und öffentliche Katastrophen zu vermeiden.
   • Zum Beispiel, Ein Pharmaunternehmen muss nachweisen, dass ein neues Schmerzmittel sicher ist, bevor es verkauft wird. Sie legen Dokumente vor, in denen Inhaltsstoffe, Dosierung und Nebenwirkungen aufgeführt sind, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Erforderliche Schlüsselqualifikationen für technisches Schreiben

Wenn Sie Ihren Großeltern schon einmal beigebracht haben, wie man ein Smartphone benutzt, ohne dass sie sich dumm vorkommen, dann können Sie technischer Redakteur werden, denn das ist die Kernkompetenz.

Jede andere Fähigkeit kann erlernt werden. Hier ist eine Liste von Fähigkeiten, die ein technischer Redakteur haben muss:

• Fähigkeiten in der Forschung - Man muss nicht alles wissen, aber man muss wissen, wie man genaue und zuverlässige Informationen findet.
  
• Analyse des Publikums - Wenn Sie wissen, wer Ihre Leser sind, was sie bereits wissen und was sie erreichen müssen, ist Ihr Text nützlich. Denn die Art und Weise, wie Sie einem Entwickler ein Software-Update erklären, ist nicht die gleiche, wie Sie es einem Kunden erklären würden.
  
• Klare Kommunikation/eindeutige Sprachfähigkeiten - Beim technischen Schreiben geht es nicht darum, klug zu klingen - es geht darum, dass sich andere klug fühlen. Das bedeutet, den Jargon zu streichen, eine einfache Sprache zu verwenden und so klar zu schreiben, dass der Leser nicht raten muss, was Sie meinen.
  
• Informationsarchitektur - Die Leser lesen nicht immer von Anfang bis Ende, sie überfliegen. Sie müssen wissen, wie Sie den Inhalt mit Überschriften, Aufzählungszeichen und logischem Fluss organisieren, damit die Informationen leicht zu finden und zu verdauen sind.
  
• Visuelle Kommunikation - Manchmal erklärt ein Bild etwas schneller als ein Absatz. Flussdiagramme, kommentierte Screenshots und Infografiken können selbst die verwirrendsten Konzepte vereinfachen. Ein guter technischer Redakteur weiß, wann er schreiben und wann er zeigen muss.
  
• Werkzeug-Kenntnisse - Die Kenntnis der richtigen Werkzeuge beschleunigt den Prozess. Zu den Dokumentationsprogrammen gehören zum Beispiel MadCap Flare oder Confluence, zu den Entwurfswerkzeugen Snagit oder Figma.

• Redaktions- und Überarbeitungsfähigkeiten-Der erste Entwurf ist nie perfekt. Technische Redakteure müssen ihre Arbeit auf Klarheit, Genauigkeit und Vollständigkeit überprüfen und sicherstellen, dass jedes Wort seinen Zweck erfüllt. Dabei geht es darum, das Dokument so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.

Wer braucht Technisches Schreiben? (Branchen, die es brauchen)

Hier sind die vier Branchen, in denen der Bedarf an technischen Texten am größten ist.

Wie man Technischer Redakteur wird 

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Einstieg in diesen Bereich:

Schritt # 1 - Lernen Sie die Grundlagen

Sie brauchen keinen Abschluss in Kommunikation oder Englisch, um mit der Arbeit zu beginnen.

Auch als Lehrer, Journalist, Ingenieur oder sogar als Mediziner können Sie in diesen Beruf einsteigen und erfolgreich sein.

Nehmen Sie an einsteigerfreundlichen Kursen und Zertifizierungen teil zu Coursera, Udemy, oder Googles Kurs für technisches Schreiben. 

Verfolgen Sie Branchenblogs wie  Schreiben Sie die Dokumente und STC (Gesellschaft für Technische Kommunikation).

Schritt # 2 - Aufbau eines Portfolios

Wählen Sie ein Produkt, das Sie täglich benutzen (z. B. eine Kaffeemaschine, eine Fitness-App oder einen intelligenten Lautsprecher), und schreiben Sie ein Benutzerhandbuch oder eine Anleitung zur Fehlerbehebung. 

Wäre das perfekt? Nein. 

Hätten Sie dann etwas Konkretes vorzuweisen? Auf jeden Fall. 

Die Open-Source-Gemeinschaft wie GitHub ist offen für neue technische Redakteure. 

Viele Projekte brauchen dringend Hilfe bei der Dokumentation, und es ist ihnen egal, ob Sie neu sind. 

Schritt # 3 - Erwerben Sie eine Einstiegsposition

Konzentrieren Sie sich auf Positionen mit "Junior" oder "Associate" im Titel auf Plattformen wie LinkedIn, In der Tat, und Wir arbeiten aus der Ferne. 

Übersehen Sie auch nicht die Vertragsstellen - sie sind oft leichter zu bekommen und können zu einer festen Stelle führen.

Schritt # 4 - Ihre Karriere vorantreiben

Sobald Sie über das nötige Selbstvertrauen und die nötige Erfahrung verfügen, können Sie eine Stelle als Senior Technical Writer, API Writer oder UX Writer anstreben.

Machen Sie sich vertraut mit Tools wie MadCap Flare, und Sauerstoff-XML für strukturiertes Schreiben oder Markdown und Git wenn Sie mit Entwicklern zusammenarbeiten wollen. Aber Sie müssen nicht alles auf einmal beherrschen.

Schritt # 5 - Vorstellungsgespräche vorbereiten

• Häufig gestellte Fragen sind:
  • Wie kann man ein komplexes Thema vereinfachen? → Zeigen Sie ein Vorher-Nachher-Schreibbeispiel.
  • Welche Hilfsmittel haben Sie verwendet? Nennen Sie alle.
  • Wie gehen Sie mit Feedback von Ingenieuren um? → Nennen Sie ein reales oder hypothetisches Beispiel. 

Schritt # 6 - Weiter lernen und aufsteigen

Das Feld entwickelt sich ständig weiter. In einem Jahr reden alle über Wikis, im nächsten geht es um Docs-as-code. 

Erfolgreich sind diejenigen, die sich ständig weiterbilden. 

Folgen Sie TechWhirl und Kirschbaumblatt für Trends.

Beginnen Sie heute. Schreiben Sie das Handbuch für ein Produkt neu, teilen Sie es auf LinkedIn und bitten Sie um Feedback.

Tools und Software für technisches Schreiben

KI-Tools machen Ihre Aufgaben einfacher und effizienter - das gilt auch für die technische Redaktion.

Hier sind die Werkzeuge für die technische Redaktion, die von Fachleuten verwendet werden:

1. Für die Erstellung von Entwürfen und die Bearbeitung von Inhalten:

1. MS Word können Sie professionell formatierte Dokumente mit präziser Kontrolle über Stile, Überschriften und Querverweise erstellen. 
2. Google Docs ermöglicht es mehreren Teammitgliedern, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten. 

2. Für strukturierte Dokumentation und Veröffentlichung: 

1. MadCap Flare können Sie eine einzige Quelle für Inhalte verwalten, die automatisch in verschiedenen Formaten veröffentlicht werden. 
2. Adobe FrameMaker bearbeitet Ihre 500-seitige technische Spezifikation mit komplexen Tabellen, speziellen Diagrammen und Querverweisen. 

3. Für teambasierte Dokumentation:

1. Zusammenfluss wird zum internen Wiki Ihres Unternehmens, in dem die verschiedenen Abteilungen ihre Unterlagen pflegen. 
2. Begriff unterstützt Ihr Produktteam bei der Organisation der Dokumentation und des Projektmanagements. 

4. Zur Verwaltung und Verfolgung von Dokumentenänderungen:

1. GitHub ermöglicht es Entwicklern, die Dokumentation parallel zu Codeänderungen zu aktualisieren.
2. BitBucket lässt sich in Ihre CI/CD-Pipeline integrieren, so dass die Dokumentation bei jeder Veröffentlichung automatisch erstellt und bereitgestellt wird.

5. Für Recherche, inhaltliche Strukturierung und bessere Lesbarkeit:

1. Aufsatzschreiber hilft Ihnen, einen anspruchsvollen Algorithmus in einem angemessenen Kontext, mit Erklärungen und Beispielen zu dokumentieren. 
2. SEO-Schriftsteller stellt sicher, dass Ihre öffentlich zugängliche Dokumentation eine einheitliche Terminologie verwendet und die besten Praktiken für die Lesbarkeit befolgt. 
3. KI-Chat hilft Ihrem technischen Redakteur, komplexe Konzepte zu vereinfachen. Er schlägt alternative Erklärungen vor und zeigt Bereiche auf, in denen die Benutzer möglicherweise zusätzlichen Kontext benötigen. 

Wie KI die Effizienz der technischen Redaktion verbessern kann

Hier erfahren Sie, wie AI Ihnen beim technischen Schreiben helfen kann: 

1. Automatisierung

Es ist schwierig, mit einer leeren Seite zu beginnen. Sie können KI nutzen, um erste Inhalte auf der Grundlage strukturierter Daten zu erstellen.

Es reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung von Handbüchern, Leitfäden und Berichten. 

Wie man es macht...

Verwenden Sie AI-Tools wie KI-Chatbot um grundlegende Skizzen oder sogar einen ersten Entwurf zu erstellen.

Verfeinern Sie dann die Sprache, indem Sie branchenspezifische Terminologie verwenden, und überprüfen Sie den Inhalt auf Fakten. 

2. Grammatik und Klarheit

Verwenden Sie KI-Tools, um den Text auf Fachjargon, Passiv und Lesbarkeit zu prüfen. 

So verwenden Sie es...

Entwürfe durchlaufen lassen AI Paraphraser. Dieses Tool hilft bei der Umformulierung komplexer Sätze, schlägt Alternativen in einfacher Sprache vor und verbessert die allgemeine Lesbarkeit.

3. Inhaltliche Strukturierung

Ein gut strukturiertes Dokument verhindert Verwirrung.

KI kann Inhalte logisch organisieren, indem sie verwandte Themen gruppiert, Überschriften hinzufügt und Layouts vorschlägt. 

So verwenden Sie es...

Nutzen Sie unser AI Essay Writer um Berichte, Handbücher und Dokumentationen zu erstellen.

Schlussfolgerung

Technische Redakteure übersetzen die "Ingenieursprache" in die "Menschensprache".

Sie sind der Grund, warum Piloten Flugzeuge sicher landen können, ohne während des Fluges ein 10.000-seitiges Handbuch lesen zu müssen, warum Chirurgen sich darauf konzentrieren, Leben zu retten, anstatt kryptische Anweisungen zu entziffern, und warum Sie die schicke Kaffeemaschine tatsächlich benutzen können, ohne einen versehentlichen Geysir in Ihrer Küche zu erzeugen. 

In unserer komplexen Welt ist eine klare Kommunikation unerlässlich.

Gutes technisches Schreiben spart Zeit, Geld, Frustration und manchmal auch Leben (in medizinischen und sicherheitstechnischen Zusammenhängen).

In Zukunft werden wir mehr Videos in Form von interaktiven Leitfäden und Dokumenten sehen, die sich an Ihren Wissensstand anpassen. 

Wenn Sie Ihre technischen Schreibmuskeln spielen lassen wollen, suchen Sie sich etwas Kompliziertes aus, das Sie gut verstehen - vielleicht die Funktionsweise der Photosynthese, die Abseitsregel beim Fußball oder sogar, wie man das perfekte Soufflé zubereitet - und erklären Sie es einem Freund auf möglichst klare und einfache Weise. 

Wenn sie das anstelle des glasigen Blicks verstehen, dann herzlichen Glückwunsch!

Sie haben die Kernkompetenz des technischen Redakteurs entdeckt: das Komplizierte unkompliziert zu machen.

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