Wie man ein Memo schreibt: Aufbau, Tipps und Beispiele

Niemand wacht begeistert auf, um ein Memo zu schreiben.

Aber seien wir ehrlich, manchmal muss man wichtige Informationen einfach schnell und klar herausgeben.

Ganz gleich, ob Sie eine neue Richtlinie ankündigen, Ihr Team auf den neuesten Stand bringen oder vor einer bevorstehenden Änderung warnen, ein Memo macht die Dinge einfach: keine hin und her gehenden E-Mails, keine unnötigen Besprechungen, sondern eine Kommunikation, die direkt auf den Punkt kommt.

Die gute Nachricht? Das Schreiben eines Memos muss nicht kompliziert sein.

Mit der richtigen Struktur und ein paar cleveren Änderungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaft gelesen, verstanden und befolgt wird - ohne dass jemand auf halbem Weg abschweift.

Schauen wir uns das mal an.

Was ist ein Memo?

Ein Memo (kurz für Memorandum) ist ein kurzes, strukturiertes Dokument, das für interne Kommunikation in einem Unternehmen oder einer Organisation.

Im Gegensatz zu E-Mails, die zwanglos oder gesprächig sein können, sollen Memos klar, direkt und auf den Punkt gebracht sein - perfekt, um wichtige Aktualisierungen, Richtlinien oder Anweisungen ohne unnötigen Schnickschnack weiterzugeben.

Betrachten Sie es als die professionelle Version von "Hey, Leute, so sieht's aus".

Ob von einem Manager an ein Team, von der Personalabteilung an die Mitarbeiter oder von der Unternehmensleitung an das gesamte Unternehmen - Memos sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Wann ein Memo verwendet werden sollte

Memos eignen sich am besten, wenn Sie einer Gruppe von Personen wichtige Informationen auf strukturierte Weise mitteilen müssen. Sie können ein Memo verwenden, wenn:

• Ankündigung einer Änderung der Unternehmenspolitik (z. B. neue Leitlinien für die Arbeit von zu Hause aus)
• Aktualisierungen zu einem Projekt oder einer Initiative bereitstellen
• Beschreibung von Verfahren oder Anweisungen
• Eine unternehmensinterne Mitteilung machen
• Angehen eines Problems, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert

Wenn Ihre Nachricht formell ist, dokumentiert werden muss oder mehrere Empfänger betrifft, ist ein Memo die richtige Wahl. Wenn es sich um eine schnelle, informelle Rückmeldung handelt, kann eine E-Mail oder Chat-Nachricht ausreichen.

Da Sie nun wissen wenn um ein Memo zu verwenden, lassen Sie uns darüber sprechen, wie man es richtig strukturiert.

Schlüsselelemente eines Memos

Bei einem guten Memo kommt es nicht nur darauf an, was Sie sagen, sondern auch darauf, wie Sie es strukturieren. 

Eine klare, übersichtliche und leicht zu überfliegende Darstellung stellt sicher, dass Ihre Nachricht tatsächlich gelesen wird (und nicht in einem Posteingang voller anderer Dinge untergeht). 

Das sollte jedes Memo enthalten:

1. Überschrift (An, Von, Datum, Betreff)

Beginnen Sie mit den Grundlagen. Jedes Memo sollte enthalten:

• An: Für wen ist dieses Memo bestimmt? (Ein Team, eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen)
  Von: Wer sendet es? (Ihr Name und Ihre Berufsbezeichnung)
  Datum: Als es geschrieben wurde
  Thema: Ein kurzer, spezifischer Titel, der dem Leser sofort sagt, worum es in dem Memo geht

Beispiel:
An: Alle Mitarbeiter
Von: Jane Doe, Personalleiterin
Datum: 1. Februar 2025
Thema: Neue Richtlinie für Fernarbeit

2. Eröffnungserklärung (Zweck des Memos)

Kommen Sie direkt auf den Punkt. Im ersten Satz, den Leuten sagen, warum sie das hier lesen. Dies ist nicht der richtige Ort für lange Einführungen - nur eine klare "Darum geht es hier" Erklärung.

Beispiel:
"Dieses Memo beschreibt die aktualisierte Richtlinie des Unternehmens zur Fernarbeit, die am 1. März 2025 in Kraft tritt.

3. Hauptteil (Details und unterstützende Informationen)

Hier können Sie die Einzelheiten angeben. Je nach Thema kann dieser Abschnitt Folgendes enthalten:

• Die wer, was, wann, wo und warum der Ankündigung
• Wichtige Termine, Fristen oder Anweisungen
• Alle notwendigen Hintergrundinformationen oder Argumente

Sätze kurz haltenVerwenden Sie bei Bedarf Aufzählungspunkte, und fügen Sie nur relevante Details ein - niemand möchte sich durch Absätze von Text wühlen, um das Wichtigste zu finden.

Beispiel:
"Ab dem 1. März werden die Mitarbeiter verpflichtet, mindestens zwei Tage pro Woche im Büro zu arbeiten. Das Ziel ist es, die Flexibilität zu erhalten und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu fördern. Die Teams können ihre Anwesenheitstage je nach Bedarf der Abteilung koordinieren."

4. Aufruf zum Handeln (Nächste Schritte oder Empfehlungen)

Was sollten die Menschen tun nachdem Sie dies gelesen haben? Sei es, dass Sie einen neuen Prozess verfolgen, an einer Sitzung teilnehmen oder sich mit Fragen melden, es klar und deutlich zu formulieren.

Beispiel:
"Manager sollten sich mit ihren Teams abstimmen, um die Dienstpläne bis zum 15. Februar fertigzustellen. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.

5. Schlussbemerkungen (fakultativ)

Nicht jedes Memo braucht einen Abschluss, aber wenn Sie es wollen mit einer positiven Note endenkann ein einfaches Dankeschön oder eine Anerkennung helfen.

Beispiel:
"Wir danken Ihnen für Ihre Flexibilität bei der weiteren Verbesserung unserer Arbeitspolitik. Wir schätzen Ihr Engagement für Zusammenarbeit und Erfolg."

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben eines Memos

Hier erfahren Sie, wie Sie das schnell und ohne viel nachzudenken erledigen können.

Schritt 1: Definieren Sie den Zweck

Wenn Sie es nicht wissen genau Wenn Sie nicht wissen, warum Sie dieses Memo schreiben, wird es Ihr Leser auch nicht wissen. 

Fassen Sie sich kurz: Was ist die Kernbotschaft? Wenn Sie sie nicht in einem Satz zusammenfassen können, überdenken Sie Ihren Ansatz.

Schritt 2: Identifizierung des Publikums

Wer liest das? Die Art und Weise, wie Sie die Dinge formulieren, hängt davon ab, ob Sie sich an die Führung, Ihr Team oder das gesamte Unternehmen wenden. 

Schneiden Sie Ihr Memo so zu, dass es sich direkt an die Personen richtet, die darauf reagieren müssen.

Schritt 3: Schreiben Sie das Memo 

Anstatt bei Null anzufangen, sollten unsere KI-Chat übernehmen die schwere Arbeit. Geben Sie einfach eine einfache Aufforderung ein wie:

• "Verfassen Sie ein professionelles Memo, in dem Sie eine neue Richtlinie für Telearbeit ankündigen."
• "Entwerfen Sie ein Memo für ein Team-Update zu einem bevorstehenden Projekttermin".
• "Erstellen Sie ein Memo über Sicherheitsupdates für die Mitarbeiter."

AI Chat erstellt in Sekundenschnelle einen strukturierten, gut geschriebenen Entwurf, der Ihnen Zeit und Mühe erspart.

Sehen Sie sich das an:

Schritt 4: Verfeinern und personalisieren

AI Chat bietet Ihnen eine gute Ausgangsbasis, aber nicht einfach kopieren und einfügen. 

Lesen Sie das Memo durch und nehmen Sie Anpassungen vor, um Ihren Tonfall anzupassen, unternehmensspezifische Details hinzuzufügen und sicherzustellen, dass es für Ihr Team authentisch wirkt.

Schritt 5: Vermenschlichung des endgültigen Entwurfs

Auch mit KI sollten sich Memos menschlich und natürlich anfühlen.

 Legen Sie Ihren endgültigen Entwurf in AI Humanizer um alle roboterhaften Formulierungen zu glätten und sicherzustellen, dass es sich wie etwas liest, das Sie tatsächlich senden würden.

Entdecken Sie unseren KI-Detektor und Humanizer mit dem unten stehenden Widget!

Beispiele für wirksame Memos

Sie brauchen ein Memo, wollen aber nicht bei Null anfangen? 

Hier finden Sie vier fertige Beispiele, die Sie anpassen und versenden können.

Beispiel 1: Aktualisierung interner Richtlinien

Szenario: Ihr Unternehmen aktualisiert seine Richtlinien zur Telearbeit, und die Mitarbeiter müssen darüber informiert werden.

An: Alle Mitarbeiter
Von: [Ihr Name], HR Manager
Datum: [Heutiges Datum]
Thema: Aktualisierte Fernarbeitsrichtlinie - gültig ab [Datum]

Ab [Datum] aktualisieren wir unsere Richtlinien für Fernarbeit, damit unsere Mitarbeiter bis zu drei Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten können. 

Diese Änderung basiert auf dem Feedback der Mitarbeiter und unserem Bestreben, die Flexibilität zu erhalten und gleichzeitig die persönliche Zusammenarbeit zu fördern.

Wichtige Details:

• Die Mitarbeiter müssen ihre Fernarbeitstage mit ihren Vorgesetzten abstimmen.
• Die Anwesenheit im Büro ist für Teambesprechungen und wichtige Kooperationssitzungen erforderlich.
• Alle Fernarbeitsvereinbarungen sollten bis zum [Stichtag] mit der Personalabteilung abgeschlossen sein.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung unter [Kontaktinformationen]. Wir danken Ihnen für Ihre Anpassungsfähigkeit bei der weiteren Verbesserung unserer Arbeitsplatzpolitik.

Beispiel 2: Projektstatus-Memo

Szenario: Ihr Team braucht ein schnelles Update über den Fortschritt eines wichtigen Projekts.

An: Projektteam
Von: [Ihr Name], Projektleiter
Datum: [Heutiges Datum]
Thema: Projekt X Status-Update - Abschluss von Phase 2

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Phase 2 von Projekt X ist nun abgeschlossen, und wir sind auf dem besten Weg, bis zum [Datum] in Phase 3 überzugehen.

Jüngste Fortschritte:

• Das Entwicklungsteam hat die wichtigsten Funktionen fertiggestellt.
• Das Marketingteam hat den ersten Entwurf der Kampagne fertiggestellt.
• Die QA-Tests sind im Gange und werden bis zum [Datum] abgeschlossen sein.

Nächste Schritte:

• Abschließende Tests und Überprüfungen müssen bis [Stichtag] abgeschlossen sein.
• Kickoff-Meeting für Phase 3 geplant für [Datum/Uhrzeit].

Wenn Sie irgendwelche Blockaden haben oder zusätzliche Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an mich oder Ihren Teamleiter.

Beispiel 3: Erinnerungsnotiz an eine Besprechung

Szenario: Es steht eine abteilungsweite Besprechung an, und Sie möchten sicherstellen, dass alle daran teilnehmen.

An: Verkaufsteam
Von: [Ihr Name], Verkaufsleiter
Datum: [Heutiges Datum]
Thema: Zur Erinnerung: Vierteljährliches Verkaufstreffen - [Datum/Uhrzeit]

Dies ist eine Erinnerung daran, dass unsere Vierteljährliche Verkaufssitzung findet statt am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort] (oder über Zoom).

Höhepunkte der Tagesordnung:

• Überprüfung der Umsatzentwicklung in Q1
• Strategien für die Aufnahme neuer Kunden
• Anpassung der Umsatzziele für Q2

Bitte kommen Sie vorbereitet und bringen Sie alle Neuigkeiten oder Fragen mit. Wenn Sie nicht teilnehmen können, lassen Sie es mich so schnell wie möglich wissen. Ich freue mich darauf, mit allen ins Gespräch zu kommen!

Beispiel 4: Ankündigungsnotiz

Szenario: Ihr Unternehmen nimmt ein neues Teammitglied auf und Sie möchten es vorstellen.

An: Alle Mitarbeiter
Von: [Ihr Name], HR
Datum: [Heutiges Datum]
Thema: Willkommen [Name des neuen Mitarbeiters] im Team!

Wir freuen uns, ankündigen zu können, dass [Name des neuen Mitarbeiters] verstärkt [Abteilung/Team] als neuer [Berufsbezeichnung]! Ihr erster Arbeitstag wird sein am [Startdatum]und sie werden eng mit [Teamleiter/Manager] zusammenarbeiten.

Ein wenig über [Name des neuen Mitarbeiters]:

• Kommt von [früheres Unternehmen/Erfahrung].
• Leidenschaftlich für [Branchenkompetenz/Interesse].
• Lustige Tatsache: [Etwas Leichtes und Engagiertes].

Bitte heißen Sie [Name des neuen Mitarbeiters] herzlich willkommen, wenn Sie ihn sehen!

Abschließende Überlegungen zum Schreiben eines Memos

In einem Memo geht es darum, wichtige Informationen schnell und klar zu vermitteln. 

Wenn die Leute den Text noch einmal lesen müssen, um zu verstehen, worum es geht, erfüllt er seine Aufgabe nicht.

Fassen Sie sich kurz, machen Sie die nächsten Schritte deutlich, und schreiben Sie wie ein Mensch, nicht wie ein Unternehmensroboter. 

Und wenn Sie Zeit sparen wollen?

Unser KI-Chat kann in Sekundenschnelle ein strukturiertes Memo verfassen, und die AI Humanizer sorgt dafür, dass es sich anhört wie Sie.

Ist es nicht besser, wenn die Leute tatsächlich lesen und verstehen, was Sie geschrieben haben?