Wie man einen Brief in jeder Situation richtig formuliert

Bevor Sie schreiben Sie die Adresse, den Umschlag falten oder auf "Senden" in der E-Mail drücken...

Halt!

Dieses wichtige juristische Dokument? Es könnte wochenlang in einer Poststelle verstauben - nur weil Sie die Postleitzahl 4 nicht angegeben haben.

Der Traumjob? Es kann sein, dass Sie nie eine Antwort erhalten, nur weil Sie "Sehr geehrte Damen und Herren" geschrieben haben, anstatt sich eine Minute Zeit zu nehmen, um den Namen des Personalchefs nachzuschlagen.

Das aufrichtiges Dankeschön an Ihren Mentor? Sie werden es nie sehen, wenn du ihren Titel verpfuscht hast.

Die meisten Menschen denken, dass es beim Adressieren eines Briefes nur darum geht, AI einige Hinweise zu geben, den Brief mit Namen und Adresse zu versehen und den Umschlag zu falten. 

Falsch. 

Es ist Ihr erster Eindruck, Ihr stiller Händedruck, Ihre Chance zu zeigen, dass Sie sich wirklich genug Mühe geben, um die Grundlagen richtig zu machen.

In diesem Blog behandeln wir alles, von den Grundlagen des Briefeschreibens und der Adressierung bis hin zu besonderen Situationen, wie z. B. Briefe an einen Richter, ein Ehepaar oder sogar ohne Namen zu schreiben.

Wir untersuchen auch das internationale Adressierungssystem und die KI-Tools, die dabei helfen können.

Lassen Sie uns eintauchen.

Was Sie brauchen, bevor Sie einen Brief adressieren

Vergewissern Sie sich, bevor Sie einen Brief schreiben, dass Sie die richtigen Angaben haben. Wenn nur eine Kleinigkeit fehlt, kann sich die Zustellung verzögern oder der Brief wirkt unprofessionell.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie einen Brief richtig adressieren:

1. Vollständiger juristischer Name des Empfängers

Verwenden Sie immer den vollständigen Namen der Person - Vorname, zweiter Vorname (falls bekannt) und Nachname. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sich überlegen, wie Sie ein Anschreiben oder einen formellen Geschäftsbrief adressieren sollen. 

Zum Beispiel:
✔ Jonathan Lee
✘ Jonny L.

2. Vollständige Postanschrift mit ZIP+4 Code

Überprüfen Sie die Adresse immer doppelt. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie eine Adresse auf einen Brief schreiben sollen, beginnen Sie mit:

• Straßennummer und Name
  
• Stadt, Bundesland, Postleitzahl+4

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie formelle Briefe verschicken oder wenn Sie unsicher sind, wie Sie ein Anschreiben ohne Namen adressieren sollen und sich stattdessen auf die Angaben der Abteilung verlassen müssen.

3. Richtige Titel und Ehrentitel

Titel zeugen von Respekt. Verwenden Sie "Herr", "Frau", "Dr." oder eine Berufsbezeichnung wie "Marketingdirektor". Im Jahr 2025, geschlechtsneutrale Optionen wie z. B. Mx. sind gebräuchlicher - vor allem, wenn Sie sich über die Geschlechtsidentität des Empfängers nicht sicher sind.

Beispiele:

• Herr David Kim
• Dr. Aisha Patel
• Mx. Jordan Rivers (geschlechtsneutral)

4. Informationen zum Unternehmen (falls zutreffend)

Wenn Sie an jemanden in einem Unternehmen schreiben, geben Sie die Nummer der Abteilung, des Bereichs oder des Gebäudes an. Große Organisationen haben oft viele Standorte und Poststellen.

Beispiel:
Jane Smith
Einstellungsleiter, Abteilung Marketing
XYZ Gesellschaft
200 West Main St, Gebäude B

Sie können diese Ressourcen nutzen, um genaue Informationen zu finden:

• USPS Adressüberprüfungstool - Bestätigt U.S. Adressen und ZIP+4 Codes.

• Internationale Postleitzahlensuche - "Postleitzahlen Michigan, Vereinigte Staaten".

• LinkedIn - Suchen Sie nach Berufsbezeichnungen, Abteilungen oder Unternehmen.

• Unternehmenswebseiten - Oftmals werden unter "Kontakt" Postadressen aufgeführt.

Wie man einen Brief adressiert: Aufschlüsselung des Formats

1. Platzierung der Rücksendeadresse

Die Absenderadresse steht auf dem Umschlag und manchmal oben auf dem Brief selbst. 

Standardformat (U.S. und die meisten Länder)

Sie können die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse weglassen, wenn es sich um eine persönliche Nachricht handelt, aber in Geschäftsbriefen sind sie hilfreich.

Die Platzierung der Absenderadresse hängt von der Art des Briefes ab: 

Typ	Platzierung
Geschäftlich/Formal	Linke obere Ecke, 1 Zoll von oben/links
Persönlich (Briefkopf)	Oben zentriert
Umschlag (persönlich)	Rückseite des Umschlags (fakultativ)

Beispiel für Persönliche Briefe

Quelle = Heute.com

Beispiel für einen Briefkopf mit Markenzeichen

Quelle = Schablonen-Labor

2. Datumsgrenze

Hier sind die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie das Datum formatieren und platzieren können:

Das Standardformat ist: 

Beispiel: Januar 15, 2025

• Format: Vollständiger Monatsname + Tag + Jahr (mit Komma)
• Verwendung: Bevorzugt in der Korrespondenz von Unternehmen und Berufsverbänden in den USA.

Die internationalen Alternativen sind:

Beispiele:

• 15/01/2025 (verwendet im Vereinigten Königreich, in der EU und in Commonwealth-Ländern)
• 2025-01-15 (ISO 8601-Format - üblich in datenzentrierten oder internationalen Dokumenten)

Hier ist der Leitfaden für die Platzierung von Daten:

Format Typ	Platzierung	Ausrichtung
Block-Format	2-3 Zeilen unter der Absenderadresse	Linksbündig
Semi-Block oder modifiziertes Blockformat	2-3 Zeilen unter der Absenderadresse	Rechtsbündig

Zum Beispiel,

Quelle = Wikihow

3. Innere Adresse

Die Innenadresse erscheint zwei Zeilen unterhalb der Datumszeile, linksbündig, und folgt diesem vollständigen Format:

Vollständiges Format (von oben nach unten)

Titel Leitlinien

Titel	Beispiele	Anmerkungen
Traditionell	Herr, Frau, Frau, Dr., Prof.	Immer noch weit verbreitet. Standardmäßig wird "Frau" verwendet, wenn der Familienstand nicht bekannt ist.
Geschlechtsneutral	Mx., [Kein Titel]	Verwenden Sie "Mx.", wenn das Geschlecht unbekannt oder nicht binär ist; das Weglassen des Titels ist ebenfalls zulässig.
Professionell	CEO, Direktor, Rechtsanwalt, Offizier, Ingenieur	Gegebenenfalls nach dem Namen einfügen (z. B. "Jane Doe, CEO").
Akademisch	PhD, MD, JD, DDS	Nach dem Namen platziert, z. B. "John Smith, PhD" (in diesem Fall nicht mit "Dr.").

Bewährte Praktiken bei der Unternehmensadressierung

• Für große Organisationen: Verwenden Sie die Zeile "Attention" (z. B. "Attn: John Smith") für eine genaue Weiterleitung.
• Für abteilungsspezifische Kommunikation: Geben Sie den Namen der Abteilung unter dem Firmennamen an.
• Für Unternehmensstandorte mit mehreren Gebäuden: Fügen Sie nach Bedarf Gebäude-, Etagen-, Suiten- oder Abteilungsnummer hinzu.
• Für internationale Sendungen: Geben Sie den Namen des Landes in Großbuchstaben an und beachten Sie die örtliche Postformatierung.

Beispiel für eine interne Adresse

Die korrekte Formatierung der Innenanschrift verbessert die Zustellung, die Professionalität und den ersten Eindruck - vor allem bei formeller oder wichtiger Korrespondenz.

4. Anrede Beispiele

Die Anrede erscheint zwei Zeilen unterhalb der inneren Adresse, linksbündig, und endet mit einem Doppelpunkt (:) in formellen Schreiben.

Standard- und moderne Grußformeln (2025)

Begrüßung	Beste Verwendung
Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname]	Traditioneller, formeller Gebrauch, wenn Geschlecht und Nachname bekannt sind.
Sehr geehrter Herr Dr. [Nachname]	Für Personen mit medizinischen oder akademischen Titeln.
Sehr geehrter [vollständiger Name]	Wenn das Geschlecht unbekannt ist oder eine neutrale, respektvolle Option benötigt wird.
Sehr geehrter [Vorname] [Nachname]	Heute in professionellen Kontexten weithin akzeptiert (modernisierte Form).
Hallo [Name]	Halbformale Nutzung mit etablierten Kontakten oder weniger formellen Branchen.
Grüße	Geschlechtsneutral und formell - wenn Sie sich bei Titeln oder Namen unsicher sind.

Besondere Szenarien: Einzigartige Empfänger adressieren

Professionelle Korrespondenz folgt nicht immer einem Einheitsformat. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Ansatz anpassen können:

Adressierung eines Briefes an ein Unternehmen

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht an eine Einzelperson, sondern an ein Unternehmen schreiben. Durch diese Präzision wird sichergestellt, dass Ihre Nachricht schnell auf dem richtigen Schreibtisch landet.

Format Beispiel:

ATTN: Abteilung Kreditorenbuchhaltung  

XYZ Gesellschaft  

123 Enterprise Ave, Suite 456  

San Diego, CA 92101

Hier sind die besten Praktiken:

• Immer enthalten "ATTN" für eine ordnungsgemäße Weiterleitung - vor allem in größeren Unternehmen.
  
• Verwenden Sie Abteilungsnamen und keine vagen Titel (z. B., "Buchhaltung" vs. "To Whom It May Concern").

• Eine Referenznummer einfügen (z. B. Rechnungs-ID) für eine schnellere interne Verarbeitung.

Beispiel für ein förmliches Schreiben

Quelle = Peak Frameworks

Adressierung eines Briefes an ein Paar oder eine Familie

Der Kontext ist hier entscheidend - wie gut kennen Sie sie, und was ist der Anlass?

Szenario	Empfohlenes Format
Traditionelles Ehepaar	Herr und Frau John Smith
Man trägt eine Berufsbezeichnung	Dr. und Frau Smith
Modernes Paar, gleicher Nachname	John und Jane Smith
Gleichgeschlechtliches Paar	Herr John Smith und Herr David Johnson
Verschiedene Nachnamen	Frau Jane Doe und Herr John Smith
Einschließlich Kinder	Die Familie Smith ODER Herr und Frau Smith und Familie

Adressierung eines Briefes ohne Namen

Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie eine der folgenden Optionen wählen:

• Sehr geehrte/r Personalverantwortliche/r: Verwendung für Bewerbungen oder personalbezogene Kommunikation.
  
• Liebes Team der [Abteilung]: Ideal, wenn Sie sich an eine bestimmte Gruppe wenden (z. B. "Liebes Finanzteam").
  
• An die, die es betreffen mag: Veraltet und unpersönlich - nur als letztes Mittel verwenden, wenn keine identifizierenden Informationen verfügbar sind.

Hier die besten Praktiken im Überblick:

• Recherchieren Sie, wenn möglich, immer den Namen des Empfängers - LinkedIn und Unternehmenswebsites sind Ihre Verbündeten.
  
• Gehen Sie nicht von dem Geschlecht einer Person aus. Verwenden Sie im Zweifelsfall den vollständigen Namen oder geschlechtsneutrale Optionen wie "Grüße".
  
• Neugründungen, gemeinnützige Organisationen oder Technologieunternehmen können eine entspanntere Begrüßung erwarten als traditionelle Firmen oder Behörden.

Anwendungsbeispiele

• Sehr geehrte Frau Thompson
• Hallo Alex
• Liebes Customer Success Team
• Grüße

Wenn eine Begrüßung zu lässig klingt, können Sie sich an die AI Chatbot. Wenn Sie zum Beispiel nicht sicher sind, welches Geschlecht jemand hat, fragen Sie AI Ihre Begrüßung in neutraler Sprache zu verfassen.

Sie können auch andere Aufforderungen ausprobieren, z. B:

1. Nennen Sie mir 5 Begrüßungsoptionen für eine gemeinnützige Tätigkeit bei einer Tierrettungsorganisation. Ich kenne den Namen des Empfängers nicht.

2. Gestalten Sie diese Begrüßung etwas lockerer, aber dennoch respektvoll: Liebes Customer Success Team.

3. Ich schreibe ein Bewerbungsschreiben für eine Stelle im Marketing bei Canva, aber ich kenne den Namen nicht. Können Sie eine gute Begrüßung vorschlagen?

Tipps für die internationale Adressierung

Bevor wir auf die länderspezifischen Tipps zur Adressierung eingehen, hier die universelle Grundsätze die Sie bei jedem internationalen Schreiben beachten müssen. 

• Schreiben Sie den Namen des Ziellandes immer in Englisch und in Großbuchstaben. (z. B. USA, KANADA, INDIEN).

• Beachten Sie das örtliche Adressformat und die Sprache, um Verzögerungen zu vermeiden. 

• Erkundigen Sie sich vor Ort (persönlich oder online) nach den Postgebühren, da diese je nach Bestimmungsort variieren. 

• In abgelegenen Gebieten kann es zu längeren Lieferzeiten kommen. Sie können Ihre Nachfassaktionen entsprechend planen.

Beispiel: Vereinigtes Königreich, Kanada, Indien

1 - Vereinigtes Königreich

Wenn Sie in das Vereinigte Königreich versenden, sollte Ihre Adresse wie folgt aussehen:

Die Royal Mail beruht auf der Postleitzahl, die ein spezifischer Code aus Buchstaben und Zahlen ist. 

Er muss korrekt und an der richtigen Stelle sein. Wenn sie falsch oder falsch platziert ist, kann Ihre Post beim Sortieren hängen bleiben. 

Beschränken Sie die Adresse auf 7 Zeilen oder weniger, damit sie in Standardumschläge passt. Zu viele Informationen können Probleme verursachen, anstatt zu helfen.

2 - Kanada 

Kanadische Adressen sind einfach, aber mit einer zweisprachigen Note versehen:

Die Postleitzahl hat ein ganz bestimmtes Format (z. B. M5V 3L9), das für eine schnelle Sortierung entscheidend ist. 

Denken Sie außerdem daran, dass in Kanada offiziell sowohl Englisch als auch Französisch gesprochen wird. Passen Sie sich der Sprachpräferenz der Region an, in die Sie senden; das zeugt von Respekt und Liebe zum Detail. 

Verwenden Sie außerdem immer die offiziellen, aus zwei Buchstaben bestehenden Abkürzungen der Provinzen (z. B. QC für Quebec).

3 - Indien

Das indische Adressierungssystem verwendet einen sechsstelligen PIN-Code zum Sortieren Post in Indien effizient:

Dieser PIN-Code ist unerlässlich. Lassen Sie ihn nicht aus oder machen Sie ihn falsch - er ist das Äquivalent einer Postleitzahl auf Steroiden. A

Geben Sie außerdem den richtigen Staat oder das richtige Unionsterritorium an.

Im Gegensatz zu anderen Ländern gibt es in Indien eine Vielzahl von Sprachen und Adressierungsgewohnheiten. Durch Hinzufügen der englischen Version der Adresse wird sichergestellt, dass Ihre Post reibungslos durch internationale Kanäle läuft.

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FAQs

Schlussfolgerung

Ist die Art und Weise, wie Sie einen Brief formatieren, wirklich wichtig?

Ganz genau. 

Ein gut adressierter Brief hinterlässt einen ersten Eindruck. Ganz gleich, ob Sie sich um eine Stelle bewerben, sich in einem Brief an einen Richter wenden oder mit einem Unternehmen in Kontakt treten - kleine Details wie Überschriften, Abstände und Rechtschreibung signalisieren Professionalität und Respekt.

Ein kleiner Fehler - wie eine falsche Postleitzahl oder eine falsche Anrede - kann Ihre Glaubwürdigkeit beeinträchtigen. 

Deshalb sind intelligente Tools wie unser Anschreiben Generator, Smart-Applikator, und Lebenslauf Builder bestehen: die Details zu automatisieren, menschliche Fehler zu reduzieren und Ihnen zu helfen, sich selbstbewusst zu präsentieren.

Bevor Sie den Umschlag verschließen (oder auf "Senden" drücken), fragen Sie sich selbst:

- Ist dies das richtige Format für das Land oder den Beruf des Empfängers?
- Habe ich die Schreibweise von Namen und Titeln überprüft?
- Würde mich dieser Brief scharf oder schlampig aussehen lassen?

Letzter Tipp: Beachten Sie die kulturelle Etikette, überprüfen Sie alles doppelt und überlassen Sie die Formatierung den Tools, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: die Botschaft.