Wie man gefälschte Rechnungen identifiziert: Die besten Erkennungsmethoden

Rechnungsbetrug kostet die Unternehmen 3 Milliarden USD jährlichund das war nur im Jahr 2024. Und es wird immer schlimmer. Gefälschte Rechnungen gibt es jetzt überall.

Dies war in den letzten Jahren eine der häufigsten Beschwerden.

Das liegt nicht daran, dass wir alt werden und dass es leichter ist, uns zu betrügen. Es ist nur so, dass die Betrügereien immer überzeugender werden.

Jeden Tag gibt es ein neues KI-Tool, und die Kriminellen holen genauso schnell auf.

Mit Hilfe der Technologie nutzen diese Betrüger Technologien wie ChatGPT auf die gleiche Weise, wie wir sie nutzen, um einen persönlichen Trainingsplan für das Fitnessstudio zu erstellen.

Ihr Finanzteam könnte betrügerische Zahlungen genehmigen, ohne es zu wissen.

Und das Schlimmste daran? Die meisten Unternehmen merken erst dann, dass sie betrogen wurden, wenn das Geld bereits weg ist. Dann ist es fast unmöglich, die Gelder zurückzubekommen.

Sie müssen sich dann mit der Strafverfolgung, Versicherungsansprüchen und einem Haufen Papierkram herumschlagen, der hätte vermieden werden können.

Aber die gute Nachricht ist, dass das Erkennen von gefälschten Rechnungen keine Raketenwissenschaft ist.

Man muss nur wissen, worauf man achten muss.

Dieser Leitfaden führt Sie durch zuverlässige Erkennungsmethoden, die Ihnen zeigen, wie Sie eine gefälschte Rechnung erkennen können, von einfachen manuellen Prüfungen bis hin zur Verwendung von fortschrittliche KI-Tools die das einfangen, was das menschliche Auge übersieht.

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Wichtigste Erkenntnisse

• Bei der manuellen Überprüfung werden etwa 60% der offensichtlichen Rechnungsbetrügereien durch grundlegende Kontrollen wie Kontaktüberprüfung und Formatinkonsistenzen erkannt.

• Die Analyse der Metadaten offenbart versteckte Manipulationsmerkmale, die von Betrügern oft vergessen werden, wie z. B. Erstellungsdaten und Fingerabdrücke der Bearbeitungssoftware.

• KI-Erkennungstools können ausgeklügelte Fälschungen und KI-generierte Rechnungen mit 95%+ Genauigkeit in Sekundenschnelle erkennen.

• Sofortige Reaktionsprotokolle minimieren den finanziellen Schaden, wenn gefälschte Rechnungen entdeckt werden, einschließlich Zahlungsstopps und Lieferantenüberprüfung.

• Automatisierte Prüfsysteme senken die Kosten für die Rechnungsbearbeitung um bis zu 70% und decken gleichzeitig Betrugsfälle auf, die bei manuellen Prüfungen übersehen werden.

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Zuverlässige Methoden zur Erkennung gefälschter Rechnungen

Die Bekämpfung von Rechnungsbetrug erfordert eine vielschichtiger Ansatz. Keine einzige Methode fängt alles ab.

Die Betrüger werden immer schlauer, also müssen Sie sich besser verteidigen.

Im Folgenden werden die effektivsten Erkennungsmethoden erläutert, angefangen bei den Grundlagen bis hin zu fortgeschrittenen Techniken.

Manuelle Prüfungen auf offensichtliche Fehler

• Beginnen Sie mit den Grundlagen: Bei der manuellen Überprüfung werden immer noch viele gefälschte Rechnungen entdeckt, und Ihr Kreditorenteam sollte wissen, worauf es zu achten hat.
• Beginnen Sie mit der Rechnungsnummer: Folgt sie der üblichen Reihenfolge des Anbieters? Die meisten Unternehmen verwenden vorhersehbare Nummerierungssysteme. Ein zufälliger Sprung oder eine doppelte Nummer ist ein sofortiges Warnzeichen, also vergleichen Sie sie mit früheren Rechnungen.
• Prüfen Sie die Kontaktinformationen sorgfältig: Echte Unternehmen ändern nicht plötzlich und ohne Vorankündigung ihre Bankkonten oder E-Mail-Adressen. Wenn die Zahlungsangaben abweichen, stoppen Sie alles und überprüfen Sie die Angaben direkt mit dem Verkäufer unter Verwendung der Kontaktdaten, die Ihnen bereits vorliegen. Verlassen Sie sich niemals auf die in der verdächtigen Rechnung angegebene Nummer oder E-Mail-Adresse.
• Die Konsistenz des Formats ist wichtig: Seriöse Anbieter verwenden jedes Mal dieselbe Vorlage. Änderungen bei Logo, Schriftart oder Layout sind ein Warnsignal. Drucken Sie ein paar aktuelle Rechnungen aus und vergleichen Sie sie nebeneinander. Die Unterschiede werden Ihnen schnell auffallen.
• Tippfehler, grammatikalische Fehler oder unglückliche Formulierungen: Professionelle Rechnungen werden Korrektur gelesen. Fehler deuten darauf hin, dass jemand das Dokument schnell erstellt hat oder die Sprache Ihres Unternehmens nicht fließend beherrscht.
• Überprüfen Sie immer die Berechnungen: Zwischensummen, Steuern und Gesamtsummen sollten sich genau addieren. Betrüger übersehen oft kleine Rechenfehler. Vergleichen Sie außerdem die Preise mit früheren Rechnungen; überhöhte Stückkosten oder unerwartete Gebühren sollten Sie überprüfen.

Metadaten und Dateiprüfung

Jede digitale Rechnung enthält versteckte Daten, aus denen hervorgeht, wie und wann sie erstellt wurde. Betrüger entfernen diese Daten selten Metadatenund entlarvt oft Fälschungen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und überprüfen Sie ihre Eigenschaften, das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum, den Autor und die verwendete Software.

Wenn eine auf den 15. März datierte Rechnung tatsächlich am 3. April erstellt wurde, ist das verdächtig.

Auch die Softwarezeile in den Dateieigenschaften ist aufschlussreich. Wenn Ihr Lieferant normalerweise QuickBooks verwendet, die Rechnung aber mit Adobe Photoshop erstellt wurde, sollten Sie sofort damit aufhören.

Mehrere Änderungsdaten oder fehlende Autorennamen sind weitere Warnzeichen.

Dateinamen wie "final_version3.pdf" oder "edited_invoice.pdf" können ebenfalls auf Manipulationen hinweisen. Nicht übereinstimmende Farbmodi, z. B. die Vermischung von RGB und CMYK, bedeuten ebenfalls, dass jemand wahrscheinlich Elemente aus verschiedenen Quellen kopiert hat.

Einsatz von AI-Detektions-Tools

Manuelle Kontrollen decken offensichtliche Betrügereien auf, aber fortgeschrittene Betrügereien erfordern intelligentere Tools. Die KI-gestützte Rechnungserkennung untersucht Details auf Pixelebene, Schriftausrichtung und Kompressionsartefakte.

Diese Systeme lernen aus Millionen von echten Rechnungen und können subtile Unstimmigkeiten erkennen, die Menschen übersehen. Sie analysieren Rechnungen in Sekundenschnelle, markieren verdächtige Dateien und sorgen dafür, dass sich Ihr Team auf die Überprüfung konzentrieren kann.

KI erkennt sogar KI-generierte Rechnungen, die echte Rechnungen perfekt imitieren. Integrierte Tools stellen eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltungssoftware her, um die Überprüfung zu automatisieren und das Risiko zu verringern, sodass die Betrugsprävention schnell, präzise und skalierbar ist.

TruthScan unterstützt Finanzabteilungen, Buchhaltungsfirmen und Beschaffungsteams bei der Automatisierung der Rechnungsprüfung und Betrugsprävention.

Ihre KI-gestützte Plattform analysiert Dokumente in Echtzeit und erkennt raffinierte Fälschungen und KI-generierte Rechnungen, bevor sie zu betrügerischen Zahlungen führen.

Hören Sie auf, jede Rechnung manuell zu prüfen, und lassen Sie die Technologie verdächtige Rechnungen sofort erkennen.

Mehr Informationen unter TruthScan.

Was ist zu tun, wenn Sie eine gefälschte Rechnung erhalten?

Eine gefälschte Rechnung in Ihrem System zu finden, ist stressig, und es ist wichtig, eine Reihe von "nächsten Schritten" zu haben.

Sie brauchen einen klaren Plan, um das Problem einzudämmen, Verluste zu begrenzen und zu verhindern, dass es sich wiederholt.

Sofortige Maßnahmen

Stellen Sie alle Zahlungen sofort ein. Wenn Sie eine gefälschte Rechnung entdecken, bevor Sie Geld senden, halten Sie sie sofort zurück.

Wenden Sie sich an Ihre Bank, wenn die Bearbeitung bereits begonnen hat, da Sie die Überweisung noch stoppen können, insbesondere bei ACH-Zahlungen, die ein oder zwei Tage brauchen, um freigegeben zu werden.

Dokumentieren Sie alles. Speichern Sie die Originaldatei, machen Sie Screenshots und notieren Sie, wann die Datei eingegangen ist und wer sie weitergeleitet hat.

Diese Beweiskette ist für Polizeiberichte oder Versicherungsansprüche unerlässlich.

Setzen Sie sich mit dem tatsächlichen Verkäufer in Verbindung und verwenden Sie dabei verifizierte Kontaktdaten aus Ihren eigenen Unterlagen, nicht aus der Rechnung. Bestätigen Sie, ob er sie ausgestellt hat und ob die Zahlungsangaben korrekt sind.

Viele Anbieter merken nicht, dass ihr Name missbraucht wird, bis sie jemand darauf aufmerksam macht.

Melden Sie den Vorfall an Ihr IT-Sicherheitsteam. Die gefälschte Rechnung könnte über ein kompromittiertes Konto gekommen sein, daher sollte die IT-Abteilung nach Sicherheitslücken, Malware oder Phishing-Versuchen suchen.

Unabhängig von der Höhe des Betrages sollten Sie eine Anzeige bei der Polizei erstatten und Ihren Versicherer sofort benachrichtigen. Die Cyber-Haftpflicht- oder Betrugsversicherung erfordert oft eine schnelle Benachrichtigung.

Informieren Sie schließlich Ihre anderen Verkäufer. Bitten Sie sie, zu bestätigen, dass ihre Kontakt- und Zahlungsinformationen in Ihrem System korrekt sind, um eine weitere Ausbreitung des Betrugs zu verhindern.

Langfristige Prävention

Einrichten einer Lieferantenprüfungsprozess die zu Ihrem Unternehmen passt.

Größere Unternehmen benötigen unter Umständen mehrstufige Genehmigungen für neue Lieferanten, während kleinere Unternehmen Änderungen per Telefon überprüfen können.

Schulen Sie Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam regelmäßig und geben Sie echte Beispiele für gefälschte Rechnungen weiter. Implementieren Sie eine doppelte Autorisierung für große Zahlungen, führen Sie eine gesperrte Lieferantenliste und verlangen Sie eine Out-of-Band-Bestätigung für Bankaktualisierungen.

Überprüfen Sie die Zahlungsdaten vierteljährlich, um ungewöhnliche Muster zu erkennen, und ziehen Sie eine Cyberversicherung für zusätzlichen Schutz in Betracht.

Sie ist oft erschwinglich und kann Ihnen Tausende von betrugsbedingten Verlusten ersparen.

Warum Unternehmen KI-Erkennung für Rechnungen nutzen sollten

Die manuelle Überprüfung von Rechnungen verschlingt Zeit und Ressourcen, die sich Ihr Unternehmen nicht leisten kann. Kreditorenbuchhaltungsteams verbringen Stunden mit der Überprüfung von Dokumenten, die KI in Sekunden analysieren kann.

In der Zwischenzeit schlüpfen immer wieder ausgeklügelte Betrugsmaschen durch die menschliche Kontrolle.

Das menschliche Auge hat seine Grenzen. Es wird müde, übersieht Details und verlässt sich auf vertraute Layouts. KI tut das nicht.

Es prüft jede Rechnung mit der gleichen Präzision und erkennt Unstimmigkeiten, die von Menschen übersehen werden, vor allem in Zeiten hohen Aufkommens.

Über die Betrugsbekämpfung hinaus, AI reduziert Bearbeitungszeit und Kosten. Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam konzentriert sich auf Ausnahmen statt auf Routineprüfungen und verbessert so Effizienz und Genauigkeit.

Wenn das Rechnungsvolumen wächst, lässt sich AI mühelos skalieren, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden müssen - perfekt für schnell wachsende oder saisonale Unternehmen.

TruthScan ist spezialisiert auf KI-gestützte Rechnungsprüfung. Es lässt sich in bestehende Systeme integrieren und analysiert Rechnungen automatisch bei ihrem Eingang.

Jede Datei wird einer Metadatenprüfung, einer visuellen Konsistenzprüfung und einem Vergleich mit historischen Anbieterdaten unterzogen, wodurch in weniger als 10 Sekunden eine Risikobewertung erstellt wird.

Rechnungen mit geringem Risiko werden wie gewohnt bearbeitet. Artikel mit mittlerem Risiko werden zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter gekennzeichnet, während Rechnungen mit hohem Risiko sofortige Warnungen und Zahlungssperren auslösen.

Mit der Zeit lernt TruthScan die Muster Ihrer Lieferanten kennen, erkennt subtile Anomalien und erstellt monatliche Betrugsberichte für Audits und Versicherungsunterlagen.

Sie ist schnell, skalierbar und spart nachweislich Zeit, Geld und Nerven.

Außerdem können Sie die AI Checker um zu überprüfen, ob der Inhalt einer Rechnung von einer KI geschrieben oder manipuliert wurde. Laden Sie den Text hoch oder fügen Sie ihn ein, und das Programm analysiert sofort Sprachmuster und Formulierungen, um KI-Generierung zu erkennen.

Dieser Schnellscan hilft dabei, die Authentizität vor der Verarbeitung zu bestätigen, was einen weiteren Schutz gegen KI-gefälschte Dokumente darstellt.

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FAQs zur Erkennung gefälschter Rechnungen

Der kluge Weg, die Bücher auszugleichen

Der Betrug mit gefälschten Rechnungen wird nicht verschwinden. Er entwickelt sich weiter, wird immer raffinierter und zielt auf Unternehmen jeder Größe ab.

Sich darauf zu verlassen, dass Ihre manuellen Überprüfungen alles erfassen, ist keine praktikable Strategie mehr. Die finanziellen und rufschädigenden Risiken sind zu hoch.

Die gute Nachricht ist, dass sich auch die Erkennungstechnologie weiterentwickelt hat. KI-gestützte Tools wie TruthScan geben Unternehmen die Möglichkeit, sich effektiv zu wehren.

Durch die Kombination traditioneller Überprüfungsmethoden mit moderner KI-Erkennung entsteht ein Schutz, der sowohl einfache Betrügereien als auch ausgeklügelte Betrugsversuche abfängt.

Beginnen Sie mit den Grundlagen. Schulen Sie Ihr Team, führen Sie Überprüfungsprotokolle ein und legen Sie klare Verfahren zur Betrugsbekämpfung fest.

Schalten Sie dann eine Technologie ein, die Ihre Erkennungsfähigkeiten skaliert, ohne Ihre Kosten zu erhöhen. Die Investition in die automatisierte Überprüfung macht sich durch verhinderte Verluste und Effizienzsteigerungen schnell bezahlt.

Ihr Unternehmen verdient einen Schutz, der genauso hart arbeitet wie Sie selbst. Warten Sie nicht, bis der Betrug zuschlägt, um mit dem Aufbau von Schutzmaßnahmen zu beginnen.

Der beste Zeitpunkt für die Einführung einer strengen Rechnungsprüfung war gestern. Der nächstbeste Zeitpunkt ist heute.

Verstärken Sie Ihre Bemühungen zur Betrugsprävention mit Nicht nachweisbare AI für eine zuverlässige, intelligente Detektionsunterstützung.