El fraude en las facturas cuesta caro a las empresas 3.000 millones de dólares anualesy eso fue sólo en 2024. Y la cosa va a peor. Ahora hay facturas falsas por todas partes.
Ha sido una de las quejas más comunes en los últimos años.
Esto no se debe a que nos estemos haciendo viejos y sea más fácil engañarnos. Es que las estafas son cada vez más convincentes.
Cada día aparece una nueva herramienta de IA, y los delincuentes se ponen al día con la misma rapidez.
Con la ayuda de la tecnología, estos estafadores aprovechan tecnologías como ChatGPT del mismo modo que nosotros las utilizamos para crear un plan de entrenamiento personal en el gimnasio.
Su equipo financiero podría estar aprobando pagos fraudulentos sin ni siquiera saberlo.
¿Y lo peor? La mayoría de las empresas no se dan cuenta de que han sido estafadas hasta que el dinero ya ha desaparecido. Para entonces, recuperar esos fondos es casi imposible.
Tendrás que lidiar con la policía, las reclamaciones al seguro y todo un lío de papeleo que podría haberse evitado.
Pero la buena noticia es que detectar facturas falsas no es ninguna ciencia espacial.
Sólo hay que saber qué buscar.
Esta guía le guiará a través de métodos de detección fiables que le mostrarán cómo detectar una factura falsa, desde comprobaciones manuales básicas hasta el uso de herramientas avanzadas de IA que captan lo que el ojo humano pasa por alto.
Principales conclusiones
- La verificación manual detecta alrededor de 60% de fraudes evidentes en las facturas mediante comprobaciones básicas como la verificación de contactos y las incoherencias de formato.
- El análisis de metadatos revela marcadores de manipulación ocultos que los estafadores suelen olvidar limpiar, como las fechas de creación y las huellas del software de edición.
- Las herramientas de detección de IA pueden identificar falsificaciones sofisticadas y facturas generadas por IA con una precisión 95%+ en cuestión de segundos.
- Los protocolos de respuesta inmediata minimizan los daños financieros cuando se descubren facturas falsas, incluyendo la congelación de pagos y la verificación de proveedores.
- Los sistemas de verificación automatizada reducen los costes de procesamiento de facturas hasta en un 70%, al tiempo que detectan fraudes que las revisiones manuales pasan por alto.
Métodos fiables para identificar facturas falsas
La lucha contra el fraude en las facturas requiere enfoque multicapa. Ningún método lo atrapa todo.
Los estafadores son cada vez más listos, por lo que sus defensas deben ser más fuertes.
Desglosemos los métodos de detección más eficaces, empezando por los básicos y pasando por técnicas más avanzadas.
No vuelvas a preocuparte de que la IA detecte tus textos. Undetectable AI puede ayudarle:
- Haz que aparezca tu escritura asistida por IA de aspecto humano.
- Bypass las principales herramientas de detección de IA con un solo clic.
- Utilice AI de forma segura y con confianza en la escuela y el trabajo.
Comprobación manual de errores evidentes
- Empieza por lo básico: La verificación manual sigue detectando muchas facturas falsas, y su equipo de cuentas por pagar debe saber en qué fijarse.
- Empiece por el número de factura: ¿Sigue la secuencia habitual del proveedor? La mayoría de las empresas utilizan sistemas de numeración predecibles. Un salto aleatorio o un número duplicado es una señal de alarma inmediata, así que compárelo con facturas anteriores.
- Compruebe cuidadosamente la información de contacto: Las empresas reales no cambian repentinamente sus cuentas bancarias o correos electrónicos sin previo aviso. Si los datos de pago difieren, deténgalo todo y verifíquelo directamente con el vendedor utilizando la información de contacto que ya tiene en sus archivos. Nunca confíes en el número o el correo electrónico que aparecen en la factura sospechosa.
- La coherencia del formato es importante: Los vendedores legítimos utilizan siempre la misma plantilla. Los cambios en el logotipo, el tipo de letra o el diseño son señales de alarma. Imprima algunas facturas recientes y compárelas. Las diferencias saltan a la vista rápidamente.
- Errores tipográficos, gramaticales o de redacción: Las facturas profesionales se revisan. Los errores sugieren que alguien ha creado el documento rápidamente o que no domina el idioma de su empresa.
- Comprueba siempre las cuentas: Los subtotales, los impuestos y los totales deben sumar perfectamente. Los estafadores suelen pasar por alto pequeños errores de cálculo. Además, compare los precios con facturas anteriores; los costes unitarios inflados o los honorarios inesperados merecen una investigación.
Metadatos y examen de archivos
Cada factura digital contiene datos ocultos que revelan cómo y cuándo se hizo. Los defraudadores rara vez eliminan estos metadatosy a menudo desenmascara las falsificaciones.
Haga clic con el botón derecho en el archivo y compruebe sus propiedades, fecha de creación, fecha de modificación, autor y software utilizado.
Si una factura fechada el 15 de marzo se creó en realidad el 3 de abril, es sospechoso.
La línea de software en las propiedades del archivo también es reveladora. Si su proveedor utiliza normalmente QuickBooks pero la factura procede de Adobe Photoshop, deténgase inmediatamente.
Las fechas de modificación múltiples o la ausencia de nombres de autor son otras señales de advertencia.
Nombres de archivo como "versión_final3.pdf" o "factura_editada.pdf" también pueden indicar manipulación. Los modos de color no coincidentes, como la mezcla de RGB y CMYK, también indican que alguien ha copiado elementos de distintas fuentes.
Uso de herramientas de detección de IA
Las comprobaciones manuales detectan fraudes obvios, pero las estafas avanzadas requieren herramientas más inteligentes. La detección de facturas mediante IA examina los detalles a nivel de píxel, la alineación de fuentes y los artefactos de compresión.
Estos sistemas aprenden de millones de facturas auténticas y pueden identificar incoherencias sutiles que los humanos pasan por alto. Analizan las facturas en segundos, marcan los archivos sospechosos y permiten a su equipo centrarse en la revisión.
La IA detecta incluso las facturas generadas por ella, que imitan perfectamente a las reales. Las herramientas integradas se conectan con su software de contabilidad para automatizar la verificación y reducir el riesgo, haciendo que la prevención del fraude sea rápida, precisa y escalable.
TruthScan ayuda a los departamentos financieros, empresas de contabilidad y equipos de compras a automatizar la verificación de facturas y la prevención del fraude.
Su plataforma basada en IA analiza los documentos en tiempo real, detectando sofisticadas falsificaciones y facturas generadas por IA antes de que den lugar a pagos fraudulentos.
Deje de revisar manualmente cada factura y permita que su tecnología señale las sospechosas al instante.
Más información en TruthScan.
Qué hacer si recibe una factura falsa
Encontrar una factura falsa en su sistema es estresante, y disponer de una serie de "próximos pasos" es importante.
Necesita un plan claro para contener el problema, limitar las pérdidas y evitar que vuelva a ocurrir.
Medidas inmediatas
Detenga todos los pagos inmediatamente. Si detecta una factura falsa antes de enviar el dinero, reténgala de inmediato.
Póngase en contacto con su banco si ya se ha iniciado el procesamiento, ya que aún podría detener la transferencia, especialmente en el caso de los pagos ACH que tardan uno o dos días en compensarse.
Documéntalo todo. Guarda el archivo original, haz capturas de pantalla y anota cuándo llegó y quién lo envió.
Esta cadena de pruebas será vital para los informes policiales o las reclamaciones al seguro.
Póngase en contacto con el vendedor real utilizando los datos de contacto verificados de sus propios registros, no de la factura. Confirma si la ha emitido y si los datos de pago son correctos.
Muchos vendedores no se dan cuenta de que se está haciendo un uso indebido de su nombre hasta que alguien les avisa.
Informe del incidente a su equipo de seguridad informática. La factura falsa podría haber llegado a través de una cuenta comprometida, por lo que el equipo de TI debe comprobar si hay brechas, malware o intentos de phishing.
Independientemente de la cuantía, presente una denuncia policial y avise inmediatamente a su proveedor de seguros. La cobertura de ciberresponsabilidad o fraude suele exigir una notificación rápida.
Por último, informe a sus otros vendedores. Pídales que confirmen que su información de contacto y de pago en su sistema es correcta para evitar que la estafa siga propagándose.
Prevención a largo plazo
Establezca un proceso de verificación de proveedores que se adapte a su negocio.
Las grandes empresas pueden necesitar aprobaciones a varios niveles para los nuevos proveedores, mientras que las pequeñas pueden verificar los cambios por teléfono.
Forme regularmente a su equipo de cuentas a pagar y comparta ejemplos reales de facturas falsas. Implante la doble autorización para los grandes pagos, mantenga una lista de proveedores bloqueada y exija confirmación fuera de banda para las actualizaciones bancarias.
Revise los datos de pago trimestralmente para detectar patrones inusuales y considere la posibilidad de contratar un seguro cibernético para una mayor protección.
Suele ser asequible y puede ahorrarle miles de euros en pérdidas relacionadas con el fraude.
Por qué las empresas deberían utilizar la detección de IA para las facturas
La revisión manual de facturas consume tiempo y recursos que su empresa no puede permitirse. Los equipos de cuentas por pagar pasan horas verificando documentos que la IA puede analizar en segundos.
Mientras tanto, sofisticadas tramas de fraude siguen escapando a la revisión humana.
El ojo humano tiene límites. Se cansa, pierde detalles y confía en diseños conocidos. La IA no.
Revisa todas las facturas con la misma precisión, detectando incoherencias que los humanos pasan por alto, sobre todo en periodos de gran volumen.
Más allá de la prevención del fraude, La IA reduce el tiempo y los costes de procesamiento. Su equipo de AP se centra en las excepciones en lugar de en las comprobaciones rutinarias, lo que mejora la eficacia y la precisión.
A medida que aumenta el volumen de facturas, la IA se amplía sin esfuerzo y sin necesidad de contrataciones adicionales, lo que resulta perfecto para empresas de rápido crecimiento o estacionales.
TruthScan se especializa en Verificación de facturas mediante IA. Se integra con los sistemas existentes, analizando automáticamente las facturas a su llegada.
Cada archivo se somete a una comprobación de metadatos, una revisión visual de coherencia y una comparación con los datos históricos del proveedor, lo que permite obtener una puntuación de riesgo en menos de 10 segundos.
Las facturas de bajo riesgo siguen su curso normal. Las de riesgo medio se marcan para su revisión humana, mientras que las facturas de alto riesgo activan alertas inmediatas y retenciones de pago.
Con el tiempo, TruthScan aprende los patrones de sus proveedores, detectando sutiles anomalías y generando informes mensuales de fraude para auditorías y documentación de seguros.
Es rápido, escalable y se ha demostrado que ahorra tiempo, dinero y tranquilidad.
Además, puede utilizar la función AI Checker para verificar si el contenido de una factura ha sido escrito o manipulado por IA. Cargue o pegue el texto y analizará al instante los patrones lingüísticos y la redacción para detectar la generación por IA.
Este escaneado rápido ayuda a confirmar la autenticidad antes del procesamiento, añadiendo otra capa de protección contra los documentos falsificados por IA.
Descubra nuestro Detector y Humanizador de IA en el widget que aparece a continuación.
Preguntas frecuentes sobre la detección de facturas falsas
¿Cuál es la diferencia entre las facturas falsificadas y las generadas por IA?
Las facturas falsificadas se editan manualmente con herramientas como Photoshop o Word, lo que deja artefactos como fuentes incoherentes o elementos desalineados.
Las facturas generadas por IA son creadas íntegramente por inteligencia artificial entrenada en documentos reales, lo que las hace casi impecables y más difíciles de detectar.
La diferencia radica en la creación, no en la intención. Ambas son fraudulentas. Los métodos tradicionales suelen pasar por alto las falsificaciones realizadas con IA, por lo que las herramientas de detección de IA son esenciales.
¿Cómo detecta TruthScan los documentos manipulados?
TruthScan combina múltiples modelos de IA para analizar elementos visuales, metadatos y patrones de documentos.
Aprende qué aspecto tienen las facturas auténticas de los proveedores, señala desviaciones sutiles y destaca las áreas sospechosas para su revisión.
¿Puede TruthScan integrarse con ERP o software de contabilidad?
Sí. TruthScan se integra directamente con sistemas como SAP, Oracle, QuickBooks y Xero.
Extrae facturas para su análisis, devuelve los resultados de la verificación e incluso escanea automáticamente las facturas de correo electrónico antes de que lleguen a su equipo de AP.
La forma inteligente de cuadrar las cuentas
El fraude de facturas falsas no va a desaparecer. Está evolucionando, se está volviendo más sofisticado y se dirige a empresas de todos los tamaños.
Confiar en que las revisiones manuales lo detecten todo ya no es una estrategia viable. Los riesgos financieros y de reputación son demasiado altos.
La buena noticia es que la tecnología de detección también ha evolucionado. Las herramientas basadas en IA, como TruthScan, ofrecen a las empresas la capacidad de defenderse con eficacia.
La combinación de los métodos de verificación tradicionales con la detección moderna de IA crea una defensa que detecta tanto las estafas sencillas como los planes de fraude sofisticados.
Empiece por lo básico. Forme a su equipo, aplique protocolos de verificación y establezca procedimientos claros de respuesta al fraude.
A continuación, incorpore una tecnología que amplíe su capacidad de detección sin aumentar sus costes. La inversión en verificación automatizada se amortiza rápidamente al evitar pérdidas y aumentar la eficiencia.
Su empresa merece una protección que trabaje tanto como usted. No espere a que se produzcan fraudes para empezar a crear defensas.
El mejor momento para implantar una sólida verificación de facturas fue ayer. El siguiente mejor momento es hoy.
Refuerce sus esfuerzos de prevención del fraude con IA indetectable para una detección fiable e inteligente.