Cómo escribir un memorándum: Estructura, consejos y ejemplos

Nadie se levanta con ganas de escribir un memorándum.

Pero, admitámoslo, a veces es necesario transmitir información importante de forma rápida y clara.

Ya sea para anunciar una nueva política, poner al día a tu equipo o avisar de un cambio inminente, un memorándum simplifica las cosas: sin correos electrónicos de ida y vuelta, sin reuniones innecesarias, sólo comunicación directa.

¿La buena noticia? Escribir una nota no tiene por qué ser complicado.

Con la estructura adecuada y algunos ajustes inteligentes, puede asegurarse de que su mensaje se lea, se comprenda y se actúe en consecuencia, sin que nadie se desconecte a mitad de camino.

Vamos a desglosarlo.

¿Qué es un memorándum?

Una nota (abreviatura de memorándum) es un documento breve y estructurado que se utiliza para comunicación interna en una empresa u organización.

A diferencia de los correos electrónicos, que pueden ser informales o conversacionales, los memorandos deben ser claros, directos y concisos, perfectos para compartir actualizaciones, políticas o instrucciones importantes sin palabrería innecesaria.

Piense en ello como la versión profesional de "Hola a todos, esto es lo que está pasando".

Ya sea de un directivo a un equipo, de RR.HH. a los empleados o de la dirección a toda la empresa, los memorandos garantizan que todo el mundo esté de acuerdo.

Cuándo utilizar una nota

Los memorandos funcionan mejor cuando necesitas comunicar información importante a un grupo de personas de forma estructurada. Puedes utilizar un memorándum cuando:

• Anunciar un cambio en la política de la empresa (como las nuevas directrices sobre el trabajo desde casa)
• Información actualizada sobre un proyecto o iniciativa
• Esbozar procedimientos o instrucciones
• Hacer un anuncio interno de la empresa
• Abordar un problema que requiere atención inmediata

Si el mensaje es formal, debe documentarse o implica a varios destinatarios, lo mejor es un memorándum. Si se trata de una consulta rápida e informal, puede bastar con un correo electrónico o un mensaje de chat.

Ahora que lo sabes cuando utilizar un memorándum, hablemos de cómo estructurarlo correctamente.

Elementos clave de un memorándum

Un buen memorándum no es sólo lo que dices, sino cómo lo estructuras. 

Mantenerlo claro, organizado y fácil de hojear garantiza que su mensaje se lea realmente (y no se ignore en una bandeja de entrada llena de otras cosas). 

Esto es lo que toda nota debe incluir:

1. Encabezamiento (Para, De, Fecha, Asunto)

Empieza por lo básico. Todo memorándum debe incluir:

• Para: ¿A quién va dirigido este memorándum? (Un equipo, un departamento o toda la empresa)
  De: ¿Quién lo envía? (Su nombre y cargo)
  Date: Cuando se escribió
  Asunto: Un título breve y específico que indique al lector de inmediato de qué trata la nota.

Por ejemplo:
Para: Todos los empleados
De: Jane Doe, Directora de RRHH
Date: 1 de febrero de 2025
Asunto: Nueva política de trabajo a distancia

2. Declaración de apertura (propósito de la nota)

Vaya directo al grano. En la primera frase, decirle a la gente por qué está leyendo esto. Este no es el lugar para largas introducciones, sólo para una presentación clara. "De esto se trata" declaración.

Por ejemplo:
"Este memorándum resume la política actualizada de trabajo remoto de la empresa, efectiva a partir del 1 de marzo de 2025".

3. Cuerpo (detalles e información complementaria)

Aquí es donde dar los detalles. Dependiendo del tema, esta sección puede incluir:

• En quién, qué, cuándo, dónde y por qué del anuncio
• Fechas clave, plazos o instrucciones
• Cualquier antecedentes o razonamiento

Frases cortasSi es necesario, utilice viñetas e incluya sólo los detalles relevantes: nadie quiere rebuscar entre párrafos de texto para encontrar el punto principal.

Por ejemplo:
"A partir del 1 de marzo, los empleados deberán trabajar en la oficina al menos dos días a la semana. El objetivo es mantener la flexibilidad al tiempo que se fomenta la colaboración. Los equipos podrán coordinar sus días en la oficina en función de las necesidades del departamento."

4. 4. Llamada a la acción (próximos pasos o recomendaciones)

¿Qué debe hacer la gente? do después de leer esto? Ya sea siguiendo un nuevo proceso, asistiendo a una reunión o planteando preguntas, explíquelo claramente.

Por ejemplo:
"Los gerentes deben coordinarse con sus equipos para finalizar los horarios en la oficina antes del 15 de febrero. Si tienen preguntas, pónganse en contacto con RRHH".

5. 5. Observaciones finales (opcional)

No todas las notas necesitan un cierre, pero si quieres termine con una nota positivaUn simple agradecimiento o reconocimiento puede ayudar.

Por ejemplo:
"Gracias por su flexibilidad mientras seguimos mejorando nuestras políticas de trabajo. Apreciamos su compromiso con la colaboración y el éxito."

Guía paso a paso para redactar un memorándum

A continuación te explicamos cómo hacerlo rápidamente sin darle demasiadas vueltas.

Paso 1: Definir el objetivo

Si no conoce exactamente por qué estás escribiendo este memorándum, tu lector tampoco lo hará. 

Sea sencillo: ¿cuál es el mensaje clave? Si no puede resumirlo en una frase, reconsidere su enfoque.

Paso 2: Identificar al público

¿Quién lee esto? La forma de redactar las cosas cambiará dependiendo de si te diriges a la dirección, a tu equipo o a toda la empresa. 

Adapte su memorándum para que se dirija directamente a las personas que tienen que actuar en consecuencia.

Paso 3: Redactar la nota 

En lugar de empezar de cero, deja que nuestro Chat AI hacer el trabajo pesado. Sólo tienes que introducir un simple mensaje como:

• "Redacta una nota profesional anunciando una nueva política de trabajo a distancia".
• "Redactar un memorándum para poner al día al equipo sobre un próximo plazo de un proyecto".
• "Crea un memorándum sobre las actualizaciones de seguridad de la oficina para los empleados".

AI Chat generará un borrador estructurado y bien redactado en cuestión de segundos, ahorrándole tiempo y esfuerzo.

Compruébalo:

Paso 4: Perfeccionar y personalizar

AI Chat le ofrece un buen punto de partida, pero no se limite a copiar y pegar. 

Lea la nota y modifíquela para adaptarla a su tono, añada detalles específicos de la empresa y asegúrese de que su equipo la percibe como auténtica.

Paso 5: Humanizar el borrador final

Incluso con IA, los memorándums deben seguir pareciendo humanos y naturales.

 Deja tu borrador final en Humanizador AI para suavizar cualquier frase robótica y asegurarte de que se lee como algo que realmente enviarías.

Explore nuestro Detector y Humanizador de IA utilizando el widget que aparece a continuación.

Ejemplos de memorandos eficaces

¿Necesitas un memorándum pero no quieres empezar de cero? 

Aquí tienes cuatro ejemplos listos para usar que puedes modificar y enviar.

Ejemplo 1: Actualización de la política interna

Escenario: Su empresa está actualizando su política de trabajo a distancia, y los empleados necesitan estar informados.

Para: Todos los empleados
De: [Su nombre], Director de RRHH
Date: [Fecha de hoy]
Asunto: Política de trabajo a distancia actualizada - Efectiva a partir de [Fecha].

A partir de [Fecha], estamos actualizando nuestra política de trabajo a distancia para permitir a los empleados trabajar desde casa hasta tres días por semana. 

Este cambio se basa en las opiniones de los empleados y en nuestro compromiso de mantener la flexibilidad al tiempo que fomentamos la colaboración en persona.

Detalles clave:

• Los empleados deben coordinar sus jornadas a distancia con sus jefes.
• La presencia en la oficina es necesaria para las reuniones de equipo y las sesiones de colaboración clave.
• Todos los acuerdos de trabajo a distancia deben finalizarse con RRHH antes de [Fecha límite].

Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con RRHH en [Información de contacto]. Gracias por su adaptabilidad mientras seguimos mejorando nuestras políticas en el lugar de trabajo.

Ejemplo 2: Nota sobre el estado del proyecto

Escenario: Su equipo necesita una actualización rápida del progreso de un proyecto importante.

Para: Equipo del proyecto
De: [Su nombre], Jefe de proyecto
Date: [Fecha de hoy]
Asunto: Actualización de la situación del Proyecto X - Finalización de la Fase 2

Nos complace compartir que La Fase 2 del Proyecto X ya ha concluido y estamos en vías de pasar a la Fase 3 antes del [Fecha].

Progresos recientes:

• El equipo de desarrollo finalizó las funciones básicas.
• El equipo de marketing completó el borrador inicial de la campaña.
• Las pruebas de control de calidad están en curso y finalizarán el [Fecha].

Próximos pasos:

• Las pruebas y revisiones finales deben completarse antes de [Fecha límite].
• Reunión de lanzamiento de la Fase 3 prevista para [Fecha/hora de la reunión].

Si tienes algún bloqueo o necesitas ayuda adicional, ponte en contacto conmigo o con el jefe de tu equipo.

Ejemplo 3: Recordatorio de reunión

Escenario: Se acerca una reunión de todo el departamento y quieres asegurarte de que todo el mundo asista.

Para: Equipo de ventas
De: [Su nombre], Director de Ventas
Date: [Fecha de hoy]
Asunto: Recordatorio: Reunión trimestral de ventas - [Fecha/Hora]

Esto nos recuerda que nuestro Reunión trimestral de ventas se celebrará el [Fecha] a [Hora] en [Lugar]. (o a través de Zoom).

Puntos destacados del orden del día:

• Revisión de los resultados de ventas del 1er trimestre
• Estrategias de incorporación de nuevos clientes
• Ajustes del objetivo de ventas para el 2T

Por favor, venga preparado con cualquier actualización o pregunta. Si no puedes asistir, házmelo saber lo antes posible. Espero poder ponerme al día con todos.

Ejemplo 4: Nota de anuncio

Escenario: Tu empresa da la bienvenida a un nuevo miembro del equipo y quieres presentárselo.

Para: Todo el personal
De: [Su nombre], RRHH
Date: [Fecha de hoy]
Asunto: Damos la bienvenida al equipo a [Nombre del nuevo empleado].

Nos complace anunciar que [Nombre del nuevo empleado] se incorpora a [Departamento/Equipo] como nuevo [Cargo]. Su primer día será el [Fecha de inicio]y trabajarán en estrecha colaboración con [Jefe de equipo/Gerente].

Un poco sobre [Nombre del nuevo empleado]:

• Procede de [Empresa/experiencia anterior].
• Apasionado por [habilidad/interés del sector].
• Dato curioso: [Algo ligero y atractivo].

Dé una calurosa bienvenida a [Nombre del nuevo empleado] cuando lo vea.

Reflexiones finales sobre la redacción de un memorándum

Un memorándum consiste en transmitir información importante de forma rápida y clara. 

Si la gente tiene que releerlo para entenderlo, no está cumpliendo su función.

Sea breve, haga que los siguientes pasos sean obvios y escriba como un ser humano, no como un robot corporativo. 

¿Y si quieres ahorrar tiempo?

Nuestra Chat AI puede redactar una nota estructurada en segundos, y el Humanizador AI asegura que suena como usted.

¿No es mejor que la gente lea y entienda lo que has escrito?