La popularidad de las videoconferencias tras la COVID-19 ha ido aumentando de forma sostenida. Se calcula que el mercado estadounidense de las videoconferencias aumentan al menos 8% cada año hasta 2030.
Y tiene mucho sentido. ¿Por qué una empresa no querría ahorrarse los gastos de viaje y reducir los gastos generales si puede hacer el mismo trabajo con una reunión en línea que en persona?
El único problema de las videoconferencias es que si no estás preparado para la reunión perderás tu tiempo y el de los asistentes.
Hay que preparar el contenido de la reunión en sí mismo y en cuanto al hardware, la conexión a Internet, los dispositivos de audio, la cámara de vídeo, etc.
En este artículo, te daré los consejos exactos que te ahorrarán un tiempo precioso durante tus videoconferencias y, además, harán que la experiencia de la reunión sea atractiva.
Estos consejos para videoconferencias abarcan todos los aspectos, desde la configuración hasta la participación activa del equipo.
Principales conclusiones
- Prepárese siempre para las videoconferencias, tanto desde el punto de vista técnico como humano.
- Comprueba que Internet, los altavoces, el micrófono y la webcam funcionan correctamente. Además, prepara de antemano el orden del día de la reunión.
- Haz que el fondo del vídeo no esté desordenado o difumínalo. Silénciate cuando no estés hablando para que nadie te interrumpa durante la reunión.
- Haga que sus videoconferencias sean atractivas dividiendo al equipo en pequeñas salas de reunión o introduciendo una pizarra blanca para intercambiar ideas de forma activa.
¿Qué es una videoconferencia?
Se denomina videoconferencia a cualquier forma de comunicación entre dos o más personas que se encuentran a gran distancia mediante audio y vídeo.
Obviamente, es mucho mejor que una llamada telefónica sólo de audio, porque te sientas con la cámara abierta y te comunicas de forma muy similar a como lo harías en las reuniones en persona.
Las videollamadas han sido una norma para las personas cuyos familiares y amigos viven en el extranjero. El mismo concepto se hizo muy popular entre las empresas, sobre todo tras la pandemia de COVID-19, en la que la gente se vio obligada a trabajar a distancia.
No vuelvas a preocuparte de que la IA detecte tus textos. Undetectable AI puede ayudarle:
- Haz que aparezca tu escritura asistida por IA de aspecto humano.
- Bypass las principales herramientas de detección de IA con un solo clic.
- Utilice AI de forma segura y con confianza en la escuela y el trabajo.
Y a medida que más y más empresas reduzcan su horario de trabajo presencial y opten por entornos de trabajo flexibles, las videoconferencias irán en aumento.
Preparativos antes de la videoconferencia
Si eres nuevo en esto de las videoconferencias, lo más probable es que los primeros quince minutos de tus reuniones los dediques a averiguar la audibilidad de cada uno y las pantallas de vídeo.
La clave para mejorar tus videoconferencias es asegurarte de que estás preparado, tanto desde el punto de vista técnico como humano. Esto es lo que quiero decir.
- Compruebe la cámara y el audio con antelación
No solemos tener problemas para conectar videollamadas con amigos o familiares porque no hay presión.
Si te falla el micrófono, te pones los auriculares y reanudas la llamada. En entornos profesionales, sin embargo, no es la etiqueta más adecuada.
Esto es especialmente importante si buscas consejos para entrevistas por videoconferencia, ya que la primera impresión durante una entrevista de trabajo se produce a los pocos segundos de entrar en la llamada.
Por lo tanto, debe hacer clic en el enlace de la videoconferencia y unirse a la sala de espera de la reunión, donde podrá probar sus herramientas de vídeo y audio.
Abra la cámara y compruebe si la visión es clara. Limpia la cámara si es necesario.
Del mismo modo, prueba el audio de tu dispositivo, tanto el altavoz como los componentes del micrófono integrado, para confirmar que funcionan bien.
- Pruebe su conexión a Internet
No hace falta decirlo, pero las videoconferencias en línea no pueden tener lugar sin una conexión a Internet activa y estable.
Asegúrate de que tu conexión está lo suficientemente bien configurada como para mantener el vídeo durante la reunión. Lo ideal es tener cerca un dispositivo de servicio de Internet de reserva por si falla la red principal.
Apaga los dispositivos inteligentes de tu casa que consuman una gran parte de tu ancho de banda de internet, es decir, playstations, robots de limpieza, televisores inteligentes 4K, tu HomePod, etc.
Un uso excesivo del ancho de banda por parte de estos dispositivos podría interrumpir la reunión.
Si, por el motivo que sea, tu conexión a Internet es inestable y no puedes hacer nada para solucionarlo de antemano, informa a tu equipo de que sólo estarás conectado por audio durante la reunión. Apagar el vídeo mejorará la transmisión de tu voz a través de una conexión débil.
- Preparar el orden del día y el material
Una vez resuelto el aspecto técnico, debes asegurarte de que tú mismo estás preparado para la reunión. Vístete de etiqueta, atuendo profesional y elige una zona tranquila de tu casa para asistir a la reunión.
Si estás buscando consejos para superar con éxito una entrevista por videoconferencia, este paso por sí solo puede diferenciarte de otros candidatos.
Y prepara de antemano lo que vayas a hablar en la reunión.
Elabore un orden del día, es decir, un documento en el que se resuma de qué tratará la reunión, para que quien se pierda el documento pueda consultarlo y ponerse al día con la reunión.
Un orden del día definido con un título y descripciones de las sesiones permitirá a todos los asistentes saber qué pueden esperar de la reunión.
Para la agenda, podrías usar la IA indetectable de Generador de títulos para crear títulos de reuniones y temas de sesiones.
Ejecutar una reunión virtual clara
Mientras estés en la reunión, hay ciertas medidas que debes tomar para que ésta transcurra sin inconvenientes.
- Mantente en silencio siempre que no estés hablando. Lo ideal es que la única persona que hable en un momento dado no esté silenciada para que cualquier perturbación procedente del fondo de otros asistentes no perturbe el flujo de la conversación.
- Asegúrate de que la sala está bien iluminada y de que tu vídeo es claramente visible para los asistentes. Si el fondo está demasiado recargado, puedes desenfocarlo fácilmente si utilizas plataformas como Google Meet, Microsoft Teams o Zoom. También son buenos consejos para dar una buena imagen en las videoconferencias, en las que tu aspecto y tu entorno reflejan tu profesionalidad.
- Microsoft Teams le permite activar subtítulos (subtítulos en directo). Sólo tiene que ir a “Más acciones” en los controles de la reunión, desplazarse por la sección “Seleccionar idioma y voz” y activar la opción “Mostrar subtítulos en directo”. Le ayudará a entender claramente lo que se está hablando en la reunión.
- Grabe la reunión y anote los principales puntos de discusión en un solo lugar. Después de la reunión, utiliza Undetectable AI Humanizer para reescribir el guión de la reunión en un tono claro y natural.
Consejos para videoconferencias que ahorran horas a la semana
Además de los consejos técnicos de los que hemos hablado hasta ahora y que mejoran la experiencia de funcionamiento de tu reunión, también puedes poner en práctica algunas reglas funcionales para ahorrarte tiempo durante las reuniones en línea.
Podrías asignar a los miembros de tu equipo tareas específicas durante la conferencia (e idealmente, tener también una persona de reserva para el mismo trabajo).
Por ejemplo, pide a uno de los miembros de tu equipo que grabe la reunión para transcribirla y a otro que tome notas.
Dedique a un miembro del equipo a leer en voz alta las normas que deben seguirse al principio de la conferencia. También puede utilizar Herramientas de productividad con IA como Otter.ai para automatizar también estas tareas.
Intenta aplicar una política de “mano alzada” para todo aquel que quiera contribuir a la conversación. De lo contrario, es posible que varias personas acaben hablando al mismo tiempo, lo que interrumpirá el debate.
Estos protocolos le ahorrarán un tiempo precioso.
Mantener el interés de los equipos durante las llamadas
Las videoconferencias pueden resultar demasiado monótonas, a veces incluso aburridas, para los asistentes. Si quiere mantener el interés de su equipo, tendrá que implicar una participación activa en la reunión en lugar de limitarse a sentarse y escuchar lo que todos tienen que decir.
Puedes abrir una pizarra virtual durante la reunión en la que varias personas puedan hacer sus aportaciones al mismo tiempo.
Casi todas las buenas pizarras para videoconferencias te ofrecen un espacio de lienzo infinito, reúnen las aportaciones de todos en un mismo lugar y las visualizan juntos.
Si su equipo es numeroso y necesita debatir varios aspectos de un proyecto, puede dividir la conferencia en salas de grupos, es decir, subconjuntos más pequeños de la reunión, cada uno de los cuales alberga una conversación diferente.
El anfitrión puede dividir al equipo en grupos más pequeños durante un tiempo limitado y luego conectarlos de nuevo a la conferencia principal para que compartan sus conclusiones.
Algunas plataformas de reuniones virtuales permiten incluso personalizar el nombre y la URL de la sala de reuniones y añadir imágenes de marca que mantengan el interés del equipo.
Permitir el uso de herramientas de IA para consolidar los puntos de encuentro en un solo lugar. Utilizar IA indetectables Escritor SEO AI, por ejemplo, puede ser un método realmente interactivo para crear resúmenes y contenidos internos para su reunión.
Y si su equipo realiza habitualmente llamadas de contratación, estos consejos para videoconferencias de entrevistas se aplican igualmente a las sesiones de selección de candidatos.
Reuniones más inteligentes con herramientas de IA indetectables
Tiempo y esfuerzo son los dos bienes empresariales en los que debe ahorrar. Undetectable AI ofrece múltiples herramientas inteligentes útiles durante las videoconferencias que le ahorran ambas cosas.
- Generar materiales de reunión más claros
Cada videoconferencia tendrá un orden del día. Undetectable AI writing suite le será de gran ayuda para crear su agenda.
Utilice la Redactor de contenidos de AI preparar un borrador del orden del día para que todos los asistentes a la reunión tengan muy claro lo que se va a debatir.
- Responder rápidamente a las preguntas del equipo
Undetectable AI tiene un solucionador de preguntas dedicado que puedes mantener abierto durante la videoconferencia.
Cada vez que un miembro de tu equipo te haga una pregunta de la que no estés seguro, simplemente pregúntale a la herramienta, y te dará una respuesta relevante y adaptada al contexto.
Sólo tienes que subir las capturas de pantalla del texto para darle a la herramienta algo de contexto sobre tu pregunta. Analizará las imágenes y te proporcionará explicaciones detalladas que respondan a tus preguntas.
- Crear resúmenes profesionales
Quizá la función de IA indetectable más interesante que encontrarás sea la Herramienta Human Auto Typer que simulaba la mecanografía humana en cualquier plataforma.
Escribirá automáticamente en un documento todos los puntos previamente escritos o copiados que vayas a tratar en la reunión.
Es ideal para generar un resumen de la reunión una vez terminada la conversación.
Para una mayor protección contra las falsas acusaciones de plagio, puede pasar su texto por el programa de Undetectable AI Humanizador AI para introducir las peculiaridades y matices naturales de los contenidos escritos por humanos.
Pruebe nuestro Detector y Humanizador de IA con el widget que aparece a continuación.
Reflexiones finales
Las videoconferencias han llegado para quedarse, y con el creciente énfasis en las funciones flexibles en el sector empresarial, no tiene más remedio que mejorar en ellas.
Sigue los consejos para videoconferencias que he comentado antes y estoy seguro de que notarás mejoras drásticas en la experiencia de tus reuniones.
Mejor aún, incluya Undetectable AI en su pila de infraestructura de reuniones para redactar rápidamente documentos comerciales, órdenes del día, resúmenes de reuniones y cualquier nota que desee llevarse de la reunión.
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