Rédaction d'une lettre d'affaires : Format, exemples et bonnes pratiques

"Cher Monsieur/Madame..."  *Supprimer*

"A qui de droit..." *Supprimer*

Si vous êtes en train de regarder un document vierge en ce moment même, en essayant de trouver comment commencer une lettre d'affaires, ARRÊTEZ.

Comme vous n'aurez jamais une deuxième chance de faire la première impression, nous vous expliquons comment rédiger une lettre d'affaires avec impact et assurance.

Cette guide complet vous montrera :

• Comment formuler une lettre d'affaires de manière professionnelle
• Des conseils étape par étape pour chaque section
• Exemples concrets de communications réussies
• Modèles professionnels
• Comment les adapter à vos besoins

Que vous rédigiez votre première lettre d'affaires ou que vous cherchiez à rafraîchir vos connaissances, vous saurez exactement comment rédiger une lettre d'affaires qui attire l'attention et donne des résultats. 

C'est parti !

Qu'est-ce qu'une lettre commerciale ?

Une lettre d'affaires est un document écrit formel qui sert à la communication professionnelle entre les organisations, ou entre une entreprise et ses clients, ses employés ou d'autres parties prenantes. 

Il s'agit d'une poignée de main professionnelle sous forme écrite. Il est très important de savoir comment rédiger une lettre d'affaires, car elle a du poids, tant sur le plan juridique que professionnel.

Quand et pourquoi écrire une lettre d'affaires

Certains moments professionnels exigent plus qu'un canal Slack rapide.

Pensez-y...

Seriez-vous prêt à régler un litige contractuel important par texto ? Ou soumettriez-vous une proposition d'un million de dollars par l'intermédiaire de WhatsApp ?

Jamais, n'est-ce pas ?

C'est la raison pour laquelle la plupart des documents importants des entreprises se présentent sous la forme de lettres d'affaires correctement formatées. 

Nous avons besoin d'une lettre d'affaires formelle lorsque :

# 1 - Faire des gestes de pouvoir

• Postuler à un emploi de rêve
• Demande de financement pour une startup innovante
• Proposer des partenariats importants

# 2 - Gestion des relations professionnelles

• Passer des commandes importantes auprès des fournisseurs (lorsque la documentation est requise)
• Négocier des contrats 
• Entretenir les relations avec les fournisseurs

# 3 - Gérer les situations délicates

• Traiter les réclamations des clients 
• Résolution des litiges contractuels 
• Déposer une plainte formelle 

# 4 - Création d'un fonds de commerce

• Exprimer sa gratitude aux principaux clients
• Féliciter les partenaires commerciaux pour leurs réalisations
• Rédaction de lettres de recommandation

Ce sont les moments qui exigent plus qu'un courriel formel.

Différences entre une lettre commerciale et un courrier électronique

L'époque où nous avions l'habitude d'envoyer des lettres d'affaires par la poste est en train de changer rapidement. 

Aujourd'hui, presque tout est numérique (tout comme les lettres d'affaires).

Australia Post a vu ses livraisons de lettres diminuer de 12,9% en 2023-24.

Même si les lettres commerciales et les courriers électroniques transitent tous deux par l'internet, ils restent très différents les uns des autres.

Comment formuler une lettre d'affaires

Si vous ne savez pas comment commencer ou terminer une lettre d'affaires pour obtenir un impact maximal, il est essentiel de choisir le bon format. 

• Structure d'une lettre commerciale standard

Chaque professionnel La lettre d'affaires se compose de six éléments de base dont vous avez absolument besoin. 

1. Informations sur l'expéditeur
2. Date 
3. Informations sur le bénéficiaire 
4. Salutation 
5. Corps 
6. Fermeture 

Vous voulez rendre votre lettre encore plus professionnelle ? Pensez à ces 5 éléments facultatifs :

• Objet (idéal pour une référence rapide)
• Ligne de référence (utile pour le suivi des conversations ou des documents)
• Notation de l'enceinte (lorsque vous incluez d'autres documents)
• Notation CC (si vous copiez d'autres personnes)
• P.S. (pour une réflexion ultérieure importante - à utiliser avec parcimonie dans les lettres d'affaires)

Source = Templatelab.com

• Espacement, marges et police de caractères corrects pour les lettres d'affaires

Avant de lire le moindre mot, que voit le destinataire de la lettre d'affaires ? 

Un désordre ou un document propre et professionnel ? La première impression est la dernière.

Faites en sorte que votre première impression soit la bonne en mettant en forme de manière professionnelle une lettre d'affaires.

• Alignement : L'ensemble de la lettre doit être incliné vers la gauche. 

• Espacement : Les paragraphes doivent être à simple interligne. Ajoutez un saut de ligne entre les sections principales (date, adresse, salutation).

• Police de caractères :  Utilisez des polices classiques, faciles à lire, telles que Times New Roman, Arial, Courier ou Geneva, en 10 à 12 points. 

• Marges : Utilisez une marge d'un pouce sur tous les côtés. 

• Formatage formel ou informel des lettres d'affaires
  

En fonction de votre objectif, il existe deux types de formats de lettres d'affaires. 

# 1 - Lettres officielles : Utilisez le format bloc, avec tout le texte aligné à gauche et sans retrait de paragraphe. Utilisez-le lorsque vous.. :

• Postuler à un emploi
• Écrire aux fonctionnaires
• Déposer une plainte
• S'adresser aux cadres supérieurs

# 2 - Lettres informelles : Il est possible d'utiliser des formats modifiés en bloc ou en demi-bloc, qui peuvent comporter des paragraphes indentés ou des alignements variés pour la date et la clôture. Utilisez-le pour : 

• Écrire à des clients de longue date
• Notes d'entreprise
• Suivi de la réunion
• Mises à jour régulières de l'activité

Source = Birdeye.com

Modèles de lettres d'affaires et quand les utiliser

Tout comme un GPS, les modèles sont extrêmement utiles, mais il faut toujours savoir conduire. 

N'oubliez pas de ne pas vous laisser séduire par les "copier-coller et prier" approche. 

Un modèle peut être votre point de départ, mais vous ne pouvez pas le suivre aveuglément. 

C'est parce que dire "Madame, Monsieur" en 2025 est de l'ordre de "Je n'ai pas pris la peine de trouver votre nom". Les modèles ne fonctionnent mieux que lorsque vous :

• Vous êtes novice en matière de rédaction de lettres d'affaires
• Besoin d'une structure pour une situation commune (plaintes, demandes de renseignements, propositions)
• écrivent dans une langue autre que leur langue maternelle
• Vous êtes dans une situation formelle où la formulation traditionnelle a de l'importance

Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes 60+ modèles de lettres d'affaires mais n'oubliez pas qu'ils l'ont fait :

1. Langage désuet ("À qui de droit" - sauf si vous en êtes sûr)
2. Phrases génériques pouvant s'appliquer à n'importe quelle entreprise
3. Un ton trop formel dans des modèles destinés à des entreprises modernes
4. Termes spécifiques à une région qui pourraient ne pas fonctionner dans votre pays

Maintenant que vous savez quand et pourquoi rédiger une lettre d'affaires, passons au processus de rédaction proprement dit.

Comment commencer une lettre d'affaires

Avant de vous asseoir et de rédiger, il convient de mettre en place les principes de base. Une lettre d'affaires professionnelle commence par quatre éléments de base :

# 1 - Adresse de retour

Votre adresse doit être claire et complète.

• Utiliser le papier à en-tête de l'entreprise si possible
• Format : Rue, ville, état, code postal
• Ajoutez votre adresse électronique et votre numéro de téléphone pour faciliter la prise de contact

Même si vous utilisez le papier à en-tête de l'entrepriseajoutez vos coordonnées directes. Faites en sorte que les gens puissent vous joindre facilement, et pas seulement votre entreprise.

# 2 - La date

C'est simple, mais les gens se trompent quand même. Suivez cette ligne directrice :

• Écrivez-le en entier : "9 février 2025"
• N'abrégez pas : "02/09/25" ou "9 février 2025".

Les dates sont formatées différemment d'un pays à l'autre. Pour les lettres d'affaires internationales, écrivez "9 février 2025" pour éviter toute confusion.

# 3 - Adresse intérieure

C'est ici que vous montrez que vous avez fait vos devoirs. Ajoutez :

• Nom complet et titre exact du destinataire
• Nom et adresse complète de l'entreprise
• Vérifier l'orthographe (en particulier celle des noms)

En cas de doute, appelez l'entreprise pour vérifier le titre et le nom préféré du destinataire. L'attention portée aux détails fait briller une lettre d'affaires professionnelle.

# 4 - Salutation

Utilisez le prénom du destinataire comme suit,

• "Cher M. Johnson :" (noter les deux points et non la virgule)
• "Cher Dr. Martinez :"
• "Chère Madame Thompson :"

Vous ne trouvez pas le nom ? Utilisez "Cher responsable du recrutement" ou "Cher directeur [de département]" - tout sauf "À qui de droit".

Exemple de format

John Smith Marketing Manager Tech Solutions Inc. 123 Business Lane New York, NY 10001  9 février 2025

Comment rédiger une lettre d'affaires 

Après avoir abordé les principes de base, passons au processus de rédaction d'une lettre d'affaires.

Étape 1 : Rédiger un titre clair et professionnel

L'en-tête est la poignée de main de la lettre, il faut donc qu'il soit serré et professionnel.

• Propre, standard mise en forme
• Un espacement cohérent
• Professionnel police (Arial ou Times New Roman, 11-12pt)
• Tout aligné correctement

Étape 2 : Commencer par une introduction forte et directe

Le premier paragraphe est le point de passage obligé. 

• Indiquez votre objectif immédiatement
• Référence à toute contact précédent
• Gardez-le moins de 3 phrases

Pour aller droit au but, vous pouvez utiliser notre Chat sur l'IA avec l'invite suivante :

Prompt pour les lettres juridiques (Introduction) :

"Fournir une introduction claire et professionnelle à une lettre juridique concernant [brève description de la situation].

L'IA vous fera gagner du temps et vous aidera à réfléchir aux différents points. 

Étape 3 : Rédiger le corps du texte avec des détails clés

C'est ici que vous livrez la marchandise. Dans cette section, vous utilisez :

• Un idée principale par paragraphe
• Allégations à l'appui avec des numéros spécifiques
• Paragraphes courts (3-4 phrases maximum)
• Des exemples clairs

Lorsque vous entrez dans le détail de votre lettre, donnez à l'IA Chat les informations suivantes :

Prompt pour les lettres juridiques (corps principal) :

"Rédigez une lettre juridique sur le [problème]. Divisez-la en paragraphes clairs et donnez des références juridiques si nécessaire".

Utilisez les puces avec parcimonie pour mettre en évidence les informations clés, mais n'en faites pas trop.

Étape 4 : Ajouter une déclaration de clôture professionnelle

Si vous n'êtes pas sûr de la manière de formuler votre conclusion, donnez à notre Chat sur l'IA les éléments suivants :

Prompt pour les lettres juridiques (Closing Statement) :

"Je vous demande de m'aider à rédiger une conclusion professionnelle pour une lettre juridique demandant [une action spécifique]. Inclure un appel à l'action et des informations de contact".

Votre conclusion doit :

• Indiquer clairement ce qui se passe ensuite
• Remerciez-les pour leur temps
• Inclure un appel à l'action

Comment terminer une lettre d'affaires

Après le dernier paragraphe, laissez deux lignes d'espace avant de conclure. 

Ne mettez que le premier mot en majuscule et terminez par une virgule. 

Les clôtures les plus courantes sont les suivantes "Cordialement", "Meilleures salutations". ou "Respectueusement".

Pour votre signature manuscrite, laissez quatre lignes d'espace et signez à l'encre bleue ou noire. 

Sous votre signature, tapez votre nom complet, votre titre et toute information de contact pertinente si nécessaire.

Le cas échéant, inclure des notes supplémentaires, telles que "Encl :" pour les boîtiers ou "cc :" pour les copies, et les placer sur des lignes séparées sous votre nom dactylographié.

Exemples de lettres d'affaires

Laboratoire d'écriture en ligne de l'université de Purdue propose un modèle de lettre d'affaires. Il indique également les marges et l'espacement recommandés pour la correspondance professionnelle.

Vous voulez voir d'autres exemples de lettres d'affaires pour vos besoins spécifiques ?

• Lettre de demande d'emploi →
• Lettre de résolution des plaintes →
• Lettre de résiliation d'un contrat → Lettre de résiliation d'un contrat

Les erreurs courantes à éviter dans une lettre d'affaires

La rédaction d'une lettre d'affaires peut donner l'impression d'être une tâche à fort enjeu - après tout, c'est l'occasion de faire une forte impression. 

Mais il y a une quelques pièges courants qu'il faut absolument éviter. 

# 1 - Formatage non professionnel

La première impression est importante, et c'est pourquoi l'apparence peut faire ou défaire une affaire. 

Les erreurs de formatage les plus courantes dans les lettres d'affaires sont les suivantes :

• Espacement incohérent entre les paragraphes
• Marges et texte mal alignés
• Plusieurs styles ou tailles de police dans une même lettre
• Mauvaise structure de la lettre d'affaires (absence de date, d'adresse du destinataire ou de bloc de signature)

# 2 - Utilisation d'un langage informel

Les lettres d'affaires exigent un niveau de formalité qui les distingue de la communication informelle. Évitez ces erreurs de langage courantes :

• Utilisation d'un trop grand nombre d'expressions idiomatiques ou de phrases: 

Au lieu d'écrire : "Prenons contact pour sortir des sentiers battus" 

Écrire : "Je voudrais discuter d'approches innovantes pour ce projet"

• Voix passive: Utilisez la voix active pour rendre vos déclarations plus directes et plus percutantes.

• Trop d'utilisation du "je: La répétition du "je" peut donner l'impression que votre lettre est égocentrique. Au lieu d'écrire : "Je pense que je peux vous aider dans votre projet parce que j'ai de l'expérience" 

Écrire : "Ce projet correspond bien à la vaste expérience de notre équipe.

# 3 - Ambiguïté et imprécision

La clarté est primordiale dans la communication commerciale. À éviter :

• Demandes ou délais imprécis 

Exemple d'écriture vague : "Veuillez me recontacter rapidement" 

Meilleure alternative : "Veuillez nous faire part de vos commentaires avant le vendredi 16 février".

• Langue imprécise 

Exemple d'écriture vague : "Nous aurons besoin de beaucoup de ressources" 

Meilleure alternative : "Ce projet nécessite trois personnes supplémentaires et un budget de $50 000"

# 4 - Ne pas humaniser le contenu

Bien sûr, les lettres numériques sont pratiques, et les chats en ligne permettent d'économiser du temps.

Mais si vous n'humanisez pas votre contenu, il peut paraître robotique ou impersonnel. 

Utilisez notre AI Humanizer pour s'assurer qu'il a été rédigé par une personne réelle et non par une machine. 

Comment rendre votre lettre plus convaincante

La persuasion n'est pas un jeu de mots astucieux ou une manipulation. 

Une lettre persuasive bien rédigée peut contribuer à transformer une relation commerciale chaleureuse, à convertir des partenaires engagés et à créer des opportunités claires et exploitables.

Pour y parvenir efficacement, utilisez ces trois stratégies de persuasion dans vos lettres d'affaires afin d'améliorer vos lettres par rapport à ce qu'elles seraient sans elles.

# 1 - Créer une accroche convaincante

Votre paragraphe d'introduction doit donner au destinataire une raison de poursuivre sa lecture. Pour des accroches fortes, vous pouvez inclure l'un des éléments suivants :

1. La référence, un défi commun
2. Présenter une déclaration percutante
3. Mettre en évidence la valeur immédiate

# 2 - Fournir des preuves convaincantes

Transformer les affirmations en arguments par le biais de :

1. Données et statistiques

• Utilisez des chiffres précis : "Notre système a réduit les taux d'erreur de 8,5% à 0,3%".
• Inclure des délais : "Dans les 6 mois, la satisfaction des clients a augmenté de 45%".
• Comparez les scénarios avant/après : "L'efficacité de la production est passée de 1 000 à 1 500 unités par jour.

2. Études de cas

• Faites référence à des exemples de réussite pertinents : "Une mise en œuvre similaire chez ABC Corp a abouti à..."
• Inclure des résultats spécifiques : "Leur équipe a atteint un niveau d'automatisation de 98% dans les 90 jours.
• Mettez en évidence les situations comparables : "Un autre fabricant de votre région a connu..."

3. Validation par un expert

• Reconnaissance de l'industrie : Prix de la "solution la plus innovante" décerné par l'hebdomadaire Industry Weekly.
• Certifications professionnelles : "Processus certifiés ISO 9001
• Appuis des partenaires : "Statut de partenaire Microsoft Gold depuis 2020"

# 3 - Anticiper et répondre aux objections

Analysez les objections que votre destinataire pourrait avoir à l'égard de votre lettre et répondez-y immédiatement.

(Utiliser AI Chat pour analyser les objections)

Ils peuvent avoir des inquiétudes concernant...

• Préoccupations liées aux coûts : "Bien que l'investissement initial soit de $X, le retour sur investissement se produit généralement dans les 6 mois grâce à..."
• Délai de mise en œuvre : "Notre équipe spécialisée garantit une interruption minimale grâce à notre plan de transition éprouvé de trois semaines.
• Exigences en matière de formation : "Le programme de formation complet inclus ne nécessite que 4 heures par employé.

Conclusion

La rédaction de lettres d'affaires est toujours d'actualité en 2025, mais pas de la manière dont votre grand-père la connaissait. 

Alors que la plupart des communications sont devenues numériques, vous n'en avez peut-être pas besoin tous les jours, mais quand vous en avez besoin, c'est irremplaçable.

Une lettre d'affaires bien rédigée peut ouvrir des portes qu'un courriel rapide ne peut pas ouvrir. 

Qu'il s'agisse de décrocher l'emploi de vos rêves, de conclure un contrat d'un million de dollars ou d'aplanir une crise avec un client, une lettre d'affaires bien formatée et bien rédigée vous sauvera la mise.

• Restez professionnel, mais ne ressemble pas à un robot des années 1950
• Utiliser des outils d'intelligence artificielle pour faire du brainstorming, mais ajoutez votre touche humaine
• N'oubliez pas : votre lettre est peut-être numérique, mais sa l'impact doit être personnel

Veillez à ce que votre lettre ne finisse pas comme ces conditions générales non lues - personne ne souhaite ce genre de relation !