Geschäftsbriefe schreiben: Format, Beispiele und bewährte Praktiken

“Dear Sir/Madam…”  *Löschen*

“To Whom It May Concern…” *Löschen*

If you’re staring at a blank document right now, trying to figure out how to start a business letter – STOP.

Da Sie nie eine zweite Chance bekommen, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, zeigen wir Ihnen, wie Sie einen eindrucksvollen und selbstbewussten Geschäftsbrief schreiben können.

Diese umfassender Leitfaden wird Ihnen das zeigen:

• Wie man Geschäftsbriefe professionell formatiert
• Schritt-für-Schritt-Anleitung für jeden Abschnitt
• Beispiele aus der Praxis für erfolgreiche Kommunikation
• Professionelle Vorlagen
• Wie man sie an seine Bedürfnisse anpasst

Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal einen Geschäftsbrief verfassen oder Ihre Kenntnisse auffrischen wollen, Sie werden genau wissen, wie Sie einen Geschäftsbrief schreiben, der Aufmerksamkeit erregt und zu Ergebnissen führt. 

Los geht's!

Was ist ein Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist ein formelles Schriftstück die für die professionelle Kommunikation zwischen Organisationen oder zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, Mitarbeitern oder anderen Interessengruppen verwendet wird. 

It’s a professional handshake in a written form. Knowing how to write a business letter is very important because it carries weight – both legally & professionally.

Wann und warum Sie einen Geschäftsbrief schreiben sollten

Manche geschäftlichen Momente erfordern mehr als einen schnellen Slack-Kanal.

Denken Sie darüber nach...

Würden Sie einen wichtigen Vertragsstreit per SMS regeln? Oder ein millionenschweres Angebot über WhatsApp einreichen?

Niemals, richtig?

Aus diesem Grund werden die meisten wichtigen Dokumente in den Unternehmen als ordnungsgemäß formatierte Geschäftsbriefe erstellt. 

Wir brauchen einen formellen Geschäftsbrief, wenn:

# 1 – Making Power Moves

• Bewerbung um einen Traumjob
• Beantragung von Mitteln für eine bahnbrechende Neugründung
• Vorschlagen von wichtigen Partnerschaften

# 2 – Managing Professional Relationships

• Erteilung von Großaufträgen an Lieferanten (wenn Unterlagen erforderlich sind)
• Aushandeln von Verträgen 
• Aufrechterhaltung der Lieferantenbeziehungen

# 3 – Handling Delicate Situations

• Bearbeitung von Kundenbeschwerden 
• Beilegung von Vertragsstreitigkeiten 
• Förmliche Beschwerden einreichen

 

# 4 – Building Goodwill

• Dankbarkeit gegenüber Großkunden ausdrücken
• Glückwünsche an Geschäftspartner für ihre Leistungen
• Schreiben von Empfehlungsschreiben

Das sind die Momente, die mehr verlangen als eine formelle E-Mail.

Unterschiede zwischen einem Geschäftsbrief und einer E-Mail

Die Zeiten, in denen wir Geschäftsbriefe über die Post verschickt haben, ändern sich schnell. 

Heutzutage ist so gut wie alles digital (auch die Geschäftsbriefe per Post)

Australia Post verzeichnete einen Rückgang der Briefzustellung um 12,9% in 2023-24.

Obwohl sowohl Geschäftsbriefe als auch E-Mails über das Internet verschickt werden, unterscheiden sie sich doch deutlich voneinander.

Wie man einen Geschäftsbrief formatiert

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie einen Geschäftsbrief beginnen oder beenden sollen, um maximale Wirkung zu erzielen, ist die Wahl des richtigen Formats entscheidend. 

• Standard-Geschäftsbriefstruktur

Jeder Fachmann Der Geschäftsbrief besteht aus sechs Kernbausteinen die Sie unbedingt brauchen. 

1. Informationen des Absenders
2. Datum 
3. Recipient’s Information 
4. Begrüßung 
5. Körper 
6. Schließen

 

Sie möchten Ihr Schreiben noch professioneller gestalten? Beachten Sie diese 5 optionalen Elemente:

• Betreffzeile (ideal zum schnellen Nachschlagen)

• Referenzlinie (nützlich für die Verfolgung von Gesprächen oder Dokumenten)

• Beifügung der Notation (when you’re including other documents)

• CC-Notation (if you’re copying others)

• P.S. (for that important afterthought – though use sparingly in business letters)

• Korrekte Abstände, Ränder und Schriftarten für Geschäftsbriefe

Was sieht der Empfänger in dem Geschäftsbrief, bevor er ein einziges Wort gelesen hat? 

Ein unordentliches Durcheinander ODER ein sauberes, professionelles Dokument? Der erste Eindruck ist der letzte.

Damit Ihr erster Eindruck zählt, sollten Sie einen Geschäftsbrief professionell formatieren.

• Ausrichtung: Der gesamte Brief sollte zur linken Seite hin geneigt sein. 

• Abstände: Die Absätze müssen einzeilig sein. Zwischen den Hauptabschnitten (Datum, Anschrift, Anrede) ist ein Zeilenumbruch einzufügen.

• Schriftart:  Verwenden Sie klassische, gut lesbare Schriftarten wie Times New Roman, Arial, Courier oder Geneva in 10-12 Punkt. 

• Ränder: Verwenden Sie auf allen Seiten einen Rand von einem Zentimeter. 

• Formelle vs. informelle Formatierung von Geschäftsbriefen

Je nach Zweck gibt es zwei Arten von Geschäftsbriefen. 

# 1 – Formal Letters: Use block format, with all text left-aligned with no paragraph indentations. Use it when you’re:

• Bewerbung um einen Arbeitsplatz
• Schreiben an Regierungsbeamte
• Eine Beschwerde einreichen
• Kontaktaufnahme mit leitenden Angestellten

# 2 – Informal Letters: Es können modifizierte Block- oder Halbblockformate verwendet werden, die eingerückte Absätze oder unterschiedliche Ausrichtungen für das Datum und den Schluss aufweisen können. Verwenden Sie es für: 

• Schreiben an langfristige Kunden
• Memos des Unternehmens
• Nachbereitung des Treffens
• Regelmäßige geschäftliche Aktualisierungen

Vorlagen für Geschäftsbriefe und wann sie zu verwenden sind

Genau wie ein GPS sind Schablonen unglaublich hilfreich, aber man muss trotzdem wissen, wie man fährt. 

Denken Sie daran, dass Sie nicht auf die “copy-paste and pray” apVorgehensweise. 

Eine Vorlage kann als Ausgangspunkt dienen, aber Sie können ihr nicht blindlings folgen. 

Es ist, weil zu sagen “Dear Sir/Madam” im Jahr 2025 ist wie “I didn’t bother to find your name”. Vorlagen funktionieren nur dann am besten, wenn Sie:

• neu im Schreiben von Geschäftsbriefen sind
• Sie brauchen eine Struktur für eine gemeinsame Situation (Beschwerden, Anfragen, Vorschläge)
• Sie schreiben in einer Nicht-Muttersprache
• Sie haben es mit einer formalen Situation zu tun, in der traditionelle Formulierungen wichtig sind.

Sie können eine der folgenden Optionen wählen 60+ Geschäftsbriefvorlagen aber denken Sie daran, dass sie es getan haben:

1. Outdated language (“To Whom It May Concern” – unless you’re sure)
2. Allgemeine Phrasen, die auf jedes Unternehmen zutreffen können
3. Zu förmlicher Ton in Vorlagen für moderne Unternehmen
4. Regionalspezifische Begriffe, die in Ihrem Land möglicherweise nicht funktionieren

Now that you understand when and why to write a business letter, let’s dive into the actual writing process.

Wenn Sie Stunden damit verbringen, Vorlagen für verschiedene Stellenausschreibungen zu optimieren, sollten Sie eine intelligentere Alternative in Betracht ziehen.

Unser AI Job Applier takes the “copy-paste” risk out of the equation by using smart technology to generate and submit business-ready applications.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder Brief, den Sie versenden, modernen Formatierungsstandards entspricht und gleichzeitig für den Empfänger eindeutig relevant ist, was Ihnen einen großen Vorsprung vor der Konkurrenz verschafft.

Wie man einen Geschäftsbrief beginnt

Before you sit down and write, let’s get the fundamentals in place. A professional business letter starts with four basics:

# 1 – Return Address

Ihre Adresse muss eindeutig und vollständig sein.

• Briefkopf des Unternehmens verwenden, falls vorhanden
• Format: Straße, Ort, Bundesland, Postleitzahl
• Fügen Sie Ihre E-Mail und Telefonnummer für eine einfache Kontaktaufnahme hinzu

Auch wenn Sie die Briefkopf des UnternehmensFügen Sie Ihre direkten Kontaktinformationen hinzu. Machen Sie es den Leuten leicht, SIE zu erreichen, nicht nur Ihr Unternehmen.

# 2 – The Date

Es ist ganz einfach, aber die Leute vermasseln es trotzdem. Befolgen Sie diesen Leitfaden:

• Write it out in full: “February 9, 2025”
• Don’t abbreviate:  “02/09/25” or “Feb. 9, 2025”

Different countries format dates differently. For international business letters, write “9 February 2025” to avoid confusion.

# 3 – Inside Address

This is where you show you’ve done your homework. Add:

• Recipient’s full name and accurate title
• Name und vollständige Anschrift des Unternehmens
• Überprüfen Sie die Rechtschreibung (insbesondere Namen)

Call the company to double-check the recipient’s title and preferred name if you’re unsure. Attention to detail makes a professional business letter shine.

# 4 – Salutation

Verwenden Sie den Vornamen des Empfängers wie folgt,

• “Dear Mr. Johnson:” (note the colon, not comma)
• “Dear Dr. Martinez:”
• “Dear Ms. Thompson:”

Can’t find the name? Use “Dear Hiring Manager:” or “Dear [Department] Director:” – anything but “To Whom It May Concern.”

Beispiel Format

Wie man einen Geschäftsbrief schreibt

Nachdem wir die Grundlagen erörtert haben, wollen wir uns nun dem Verfassen von Geschäftsbriefen widmen.

Schritt 1: Schreiben Sie eine klare und professionelle Überschrift

Die Überschrift ist der Händedruck des Briefes, daher sollte sie knapp und professionell sein.

• Sauber, Standard Formatierung
• Einheitliche Abstände
• Professionell Schriftart (Arial oder Times New Roman, 11-12pt)
• Alles ausgerichtet richtig

Schritt 2: Beginnen Sie mit einer starken und direkten Einleitung

Ihr erster Absatz ist das A und O. 

• Nennen Sie Ihr Zweck sofort
• Bezugnahme auf eine vorheriger Kontakt
• Behalten Sie es unter 3 Sätzen

To hit right on the goal, you can use our AI Chat with the following prompt:

Eingabeaufforderung für juristische Briefe (Einleitung):

"Verfassen Sie eine klare und professionelle Einleitung für ein juristisches Schreiben zu [kurze Beschreibung der Situation].

AI spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen beim Brainstorming der Punkte. 

Schritt 3: Schreiben Sie den Hauptteil mit den wichtigsten Details

Hier liefern Sie die Ware. In diesem Abschnitt verwenden Sie:

• Eine Hauptgedanke pro Absatz
• Unterstützende Forderungen mit konkreten Zahlen
• Kurze Absätze (maximal 3-4 Sätze)
• Klare Beispiele

Wenn Sie zu den Einzelheiten Ihres Schreibens übergehen, geben Sie dem KI-Chat die folgenden Informationen:

Aufforderung für juristische Briefe (Hauptteil):

“Write a legal letter addressing [issue]. Divide it into clear paragraphs and give legal references where needed.”

Use bullet points sparingly to highlight key information, but don’t overdo it.

To ensure your arguments are both concise and compelling, you can use our Undetectable AI’s Paragraph Rewriter to help you rewrite business paragraphs into a more formal or persuasive style for your official correspondence.

Mit unserem Tool können Sie Rohdaten und Aufzählungspunkte in eine fließende Erzählung umwandeln, die einen eindrucksvollen, professionellen Ton beibehält, ohne an Klarheit zu verlieren.

Schritt 4: Fügen Sie ein professionelles Schlusswort hinzu

If you’re unsure how to phrase your closing, give our AI Chat the following:

Aufforderung für juristische Briefe (Abschlusserklärung):

"Bitte helfen Sie mir, ein professionelles Schlusswort für ein juristisches Schreiben zu verfassen, in dem ich um [bestimmte Maßnahmen] bitte. Fügen Sie eine Aufforderung zum Handeln und Kontaktinformationen ein."

Ihr Schlusswort sollte:

• Eindeutig angeben, was als nächstes passiert
• Danken Sie ihnen für ihre Zeit
• Eine Aufforderung zum Handeln einfügen

Wie man einen Geschäftsbrief beendet

Lassen Sie nach dem letzten Absatz zwei Zeilen frei, bevor Sie den Text abschließen. 

Verwenden Sie nur das erste Wort in Großbuchstaben und schließen Sie mit einem Komma ab. 

Übliche Abschlüsse sind “Sincerely,” “Best regards,” oder “Respectfully.”

Für Ihre handschriftliche Unterschrift lassen Sie bitte vier Zeilen Platz und unterschreiben Sie mit blauer oder schwarzer Tinte. 

Geben Sie unter Ihrer Unterschrift Ihren vollständigen Namen, Ihren Titel und gegebenenfalls relevante Kontaktinformationen an.

Falls zutreffend, fügen Sie zusätzliche Vermerke ein, z. B. “Encl:” für Schränke oder “cc:” für Kopien, und platzieren Sie sie auf separaten Zeilen unter Ihrem maschinengeschriebenen Namen.

Beispiele für Geschäftsbriefe

Das Online-Schreiblabor der Purdue-Universität enthält ein Muster für einen Geschäftsbrief. Außerdem werden die empfohlenen Ränder und Abstände für professionelle Korrespondenz beschrieben.

Möchten Sie weitere Beispiele für Geschäftsbriefe für Ihren speziellen Bedarf sehen?

• Bewerbungsschreiben → Bewerbung
• Brief zur Beilegung von Beschwerden →
• Vertragskündigungsschreiben →

Häufige Fehler, die in einem Geschäftsbrief zu vermeiden sind

Writing a business letter can feel like a high-stakes task—after all, it’s your chance to make a strong impression. 

Aber es gibt eine einige häufige Fallstricke die Sie auf jeden Fall meiden sollten. 

# 1 – Unprofessional Formatting

Der erste Eindruck zählt, und deshalb kann das Erscheinungsbild über Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts entscheiden. 

Häufige Fehler bei der Formatierung von Geschäftsbriefen sind:

• Inkonsistente Abstände zwischen den Absätzen
• Falsch ausgerichtete Ränder und Text
• Mehrere Schriftarten oder -größen innerhalb eines Briefes
• Ungeeigneter Aufbau von Geschäftsbriefen (fehlendes Datum, Empfängeradresse oder Unterschriftenblock)

# 2 – Use of Informal Language

Geschäftsbriefe erfordern ein gewisses Maß an Förmlichkeit, das sie von einer lockeren Kommunikation unterscheidet. Vermeiden Sie diese häufigen sprachlichen Fehler:

• Zu viele Redewendungen oder Phrasen verwenden:

 

Instead of writing: “Let’s touch base about thinking outside the box” 

Write: “I would like to discuss innovative approaches to this project”

• Passive Stimme: Verwenden Sie die aktive Stimme, um Ihre Aussagen direkter und wirkungsvoller zu machen.

• Using “I” Too Much: Repeating “I” can make your letter seem self-centered. Instead of writing: “I think I can help you with your project because I have experience”

 

Write: “This project aligns well with our team’s extensive experience”

# 3 – Ambiguity and Vagueness

Klarheit ist das A und O in der geschäftlichen Kommunikation. Vermeiden:

• Unklare Anträge oder Fristen

 

Example of vague writing: “Please get back to me soon” 

Better alternative: “Please provide your feedback by Friday, February 16”

• Ungenaue Sprache

 

Example of vague writing: “We’ll need quite a few resources” 

Better alternative: “This project requires three additional staff members and a $50,000 budget”

# 4 – Not Humanizing the Content

Sicher, digitale Briefe sind praktisch, und KI-Chats können viel Zeit einsparen.

Aber wenn Sie Ihre Inhalte nicht menschlich gestalten, können sie roboterhaft oder unpersönlich wirken. 

Nutzen Sie unser AI Humanizer um sicherzustellen, dass er von einem echten Menschen und nicht von einer Maschine geschrieben wurde. 

Wie Sie Ihren Brief überzeugender gestalten

Überredung ist kein cleveres Wortspiel oder Manipulation. 

Ein gut formulierter, überzeugender Brief kann dazu beitragen, eine warme Geschäftsbeziehung aufzubauen, engagierte Partner umzuwandeln und klare, umsetzbare Möglichkeiten zu schaffen.

Und um das effektiv zu tun, verwenden Sie diese 3 Überzeugungsstrategien in Ihren Geschäftsbriefen, damit Ihre Briefe besser werden als ohne sie.

# 1 – Create a Compelling Hook

Ihr einleitender Absatz muss dem Empfänger einen Grund geben, weiterzulesen. Für starke Aufhänger können Sie einen der folgenden Punkte verwenden:

1. Hinweis auf eine gemeinsame Herausforderung
2. Präsentieren Sie eine markante Aussage
3. Unmittelbaren Wert hervorheben

# 2 – Provide Compelling Evidence

Umwandlung von Behauptungen in Argumente durch:

1. Daten und Statistiken

• Use specific numbers: “Our system reduced error rates from 8.5% to 0.3%”
• Include time frames: “Within 6 months, client satisfaction increased by 45%”
• Compare before/after scenarios: “Production efficiency improved from 1,000 to 1,500 units per day”

2. Fallstudien

• Reference relevant success stories: “A similar implementation at ABC Corp resulted in…”
• Include specific outcomes: “Their team achieved 98% automation within 90 days”
• Highlight comparable situations: “Another manufacturer in your region experienced…”

3. Experten-Validierung

• Industry recognition: “Awarded ‘Most Innovative Solution’ by Industry Weekly”
• Professional certifications: “ISO 9001 certified processes”
• Partner endorsements: “Microsoft Gold Partner status since 2020”

# 3 – Anticipate and Address Objections

Analysieren Sie alle Einwände, die Ihr Empfänger gegen Ihr Schreiben haben könnte, und sprechen Sie sie gleich hier an.

(Verwenden Sie AI Chat, um die Einwände zu analysieren)

Sie könnten Bedenken haben bezüglich...

• Kostenaspekte: “While the initial investment is $X, the ROI typically occurs within 6 months through…”
• Zeit für die Umsetzung: “Our dedicated team ensures minimal disruption with our proven 3-week transition plan”
• Anforderungen an die Ausbildung: “The included comprehensive training program requires only 4 hours per employee”

Schlussfolgerung

Das Schreiben von Geschäftsbriefen ist auch im Jahr 2025 noch relevant, aber nicht so, wie es Ihr Großvater kannte. 

While most communication has gone digital, you might not need it every day, but when you do, it’s irreplaceable.

A well-crafted business letter can still open doors that a quick email can’t. 

Whether you’re landing that dream job, securing a million-dollar deal, or smoothing over a client crisis, a properly formatted and well-written business letter will save you.

• Seien Sie professionell, but don’t sound like a robot from the 1950s
• Verwenden Sie KI-Tools zum Brainstorming, sondern Ihre menschliche Note hinzufügen
• Denken Sie daran: Ihr Brief mag digital sein, aber sein Wirkung sollte persönlich sein

Make sure your letter doesn’t end up like those unread terms and conditions – nobody wants that kind of relationship!