Cara Menulis Pemberitahuan Dua Minggu (Templat & Kiat Pro)

Berhenti dari pekerjaan, tidak diragukan lagi, sangat menegangkan. 

Anda mungkin sedang menyulap emosi yang campur aduk, kegembiraan tentang bab selanjutnya, dan sedikit kecemasan tentang bagaimana menyampaikan berita tanpa membakar jembatan.

Cara Anda mengumumkan kepergian Anda membentuk reputasi profesional Anda.

Saya tahu, saya tahu, Anda mungkin bertanya-tanya, "Apakah saya perlu repot-repot menulis pemberitahuan dua minggu sebelumnya?" 

Jawaban singkatnya adalah ya, tentu saja. Anda benar-benar tidak ingin melewatkannya.

Dalam panduan ini, saya akan menguraikan proses yang tepat langkah demi langkah tentang cara menulis pemberitahuan dua minggu dengan tips dan contoh praktis. 

Mari kita lakukan dengan benar. 

Apa yang Dimaksud dengan Pemberitahuan Dua Minggu?

Pemberitahuan dua minggu sebelumnya adalah cara formal untuk memberi tahu majikan Anda, 

"Hei, saya akan beralih ke hal yang lebih besar dan lebih baik dalam dua minggu lagi." 

Pada dasarnya ini adalah surat pengunduran diri Anda dengan waktu yang sopan. 

Pemberitahuan tersebut memberikan waktu bagi atasan Anda untuk mendelegasikan tanggung jawab Anda dan mencari seseorang untuk menggantikan Anda (atau setidaknya mempersiapkan diri untuk masa transisi). 

Biasanya dalam bentuk tulisan, meskipun beberapa percakapan dimulai dengan tatap muka sebelum meletakkan pena di atas kertas.

Pemberitahuan dua minggu cukup lama bagi perusahaan untuk mengatur alur kerja mereka tanpa kekacauan, namun cukup singkat untuk menjaga agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan jika ada masalah.

Mengapa Memberikan Pemberitahuan yang Tepat Itu Penting?

Anda mungkin berpikir, Mengapa saya harus peduli dengan pemberitahuan dua minggu? Aku akan tetap pergi. 

Tetapi pemberitahuan dua minggu sebelumnya penting untuk alasan-alasan berikut ini: 

• Menjaga hubungan profesional: Sebagian besar industri sangat kecil. Menghilang dari pekerjaan Anda atau pergi tanpa pemberitahuan dapat kembali menghantui Anda dalam bentuk referensi yang buruk atau pertemuan yang tidak menyenangkan di masa depan.

• Reputasi Anda: Profesionalisme bukan hanya untuk pamer. Hal ini menentukan bagaimana orang mengingat Anda. Keluar dengan anggun dengan memberikan pemberitahuan dua minggu sebelumnya membuat orang lain tahu bahwa Anda menganggap serius komitmen Anda.

• Memudahkan transisi tim: Ketika Anda meninggalkan tanggung jawab Anda secara tiba-tiba, tim Anda harus mengambil alih. Sebuah rencana keluar yang terencana dengan baik akan membantu mereka tetap bertahan dan meninggalkan kesan akhir yang positif tentang etos kerja Anda.

Kapan Anda Harus (dan Tidak Harus) Memberikan Pemberitahuan Dua Minggu Sebelumnya?

Pemberitahuan dua minggu sebelumnya merupakan kesopanan profesional yang membantu Anda pergi dengan cara yang baik.

Berdasarkan ketentuan ketenagakerjaan Anda, hal ini mungkin merupakan langkah yang diperlukan dalam proses pengunduran diri secara formal.

Dalam beberapa kasus, Anda diizinkan untuk menggunakan hari liburan Anda untuk menutupi periode pemberitahuan dan langsung berangkat.

Namun, ada kalanya memberikan pemberitahuan dua minggu sebelumnya tidak diperlukan atau bahkan tidak disarankan. 

Misalnya, jika lingkungan kerja Anda beracun atau tidak aman, Anda tidak perlu merasa berkewajiban untuk tinggal lebih lama dari yang diperlukan.

Kesehatan mental dan fisik Anda lebih diprioritaskan daripada etiket profesional.

Demikian pula, di industri atau perusahaan tertentu, karyawan yang mengundurkan diri akan langsung diantar keluar, yang membuat ide transisi dua minggu menjadi tidak relevan. 

Jika Anda menduga hal ini akan terjadi, sebaiknya Anda berhati-hati dan mengatur waktu pemberitahuan Anda setelah mempersiapkan diri untuk keluar lebih awal.

Cara Menulis Pemberitahuan Dua Minggu Langkah demi Langkah

Pemberitahuan dua minggu, jika dilakukan dengan benar, akan membuat pintu Anda tetap terbuka dan menjaga hubungan kerja Anda. 

Berikut ini cara menulis pemberitahuan dua minggu. 

Langkah 1: Rencanakan Waktu Pengunduran Diri Anda

Saat Anda mengundurkan diri seharusnya tidak hanya menjadi tanggal di kalender.

Anda tidak ingin keluar di tengah-tengah proyek atau saat terjadi krisis kepegawaian. 

Menentukan waktu pengunduran diri Anda dengan bijaksana dengan memperhatikan perusahaan dapat mencegah kepergian Anda dianggap egois atau mengganggu. 

Tentu saja, ini tidak berarti membuat hidup Anda tertunda tanpa batas waktu, tetapi sedikit kesopanan akan sangat membantu.

Selain itu, selaraskan dengan langkah Anda selanjutnya.

Jika memulai peran baru, pastikan tanggal mulai Anda memberi Anda cukup waktu untuk menyelesaikan berbagai hal di peran Anda saat ini tanpa menyebabkan masalah keuangan.

Setelah Anda menentukan waktu yang tepat, rencanakan bagaimana Anda akan menyampaikan berita tersebut. 

Peringatan spoiler: Mengumumkan pengunduran diri Anda dalam pertemuan acak adalah ide yang buruk. Lakukanlah dengan sengaja.

Langkah 2: Tetap Profesional dan Ringkas

Tujuan surat pengunduran diri itu sederhana: menginformasikan, berterima kasih, dan menawarkan rencana transisi. 

Buatlah singkat dan lugas, namun tetap sopan.

Meskipun Anda mengalami masa-masa sulit, hindari nada emosional karena Anda menulis untuk catatan perusahaan. 

Berhati-hatilah dalam menyertakan detail yang tidak perlu.

Atasan Anda tidak perlu mengetahui alasan Anda kecuali jika Anda merasa nyaman untuk menceritakannya secara langsung.

Jika Anda pergi untuk mendapatkan kesempatan yang lebih baik, tidak perlu terlalu banyak bercerita tentang pekerjaan baru Anda.

Anda dapat menyiapkan surat profesional menggunakan AI seperti Obrolan AI menggunakan prompt berikut ini: 

"Tulislah surat pengunduran diri yang profesional dan ringkas selama dua minggu untuk [Posisi Anda, misalnya, manajer pemasaran] yang mengundurkan diri dengan cara yang positif."

Langkah 3: Ungkapkan Rasa Terima Kasih dan Apresiasi

Apakah Anda mencintai pekerjaan Anda atau tidak sabar untuk meninggalkannya, mengakui aspek positif dari pengalaman Anda menunjukkan profesionalisme Anda. 

Hal ini juga menjaga hubungan yang kuat dengan mantan kolega dan atasan Anda. 

Rasa syukur bisa datang dalam berbagai bentuk.

Pikirkan tentang keterampilan atau pengalaman yang Anda peroleh yang akan membantu karier Anda dalam jangka panjang atau seseorang yang membimbing atau mendukung Anda selama ini. 

Akui hal-hal positif tersebut dalam surat pemberitahuan dua minggu Anda. 

Pengakuan singkat dan tulus atas pengalaman dan kesempatan yang telah Anda dapatkan sudah cukup untuk meninggalkan jejak positif.

Langkah 4: Tawarkan Rencana Transisi yang Lancar

Pengunduran diri Anda sudah menjadi ketidaknyamanan bagi perusahaan yang Anda tinggalkan, jadi semakin banyak yang dapat Anda lakukan untuk meringankan beban, semakin baik. 

Selain itu, rencana transisi yang dipikirkan dengan matang juga menambah perilaku profesional Anda. 

Berikut ini adalah cara menulis email pemberitahuan dua minggu dengan rencana transisi yang solid:

• Serah terima proyek: Buatlah garis besar tugas-tugas yang akan Anda selesaikan sebelum keberangkatan Anda dan apa yang perlu disampaikan.
• Dukungan pelatihan: Tawarkan untuk melatih pengganti atau membuat dokumentasi untuk tanggung jawab Anda.
• Ketersediaan: Beri tahu mereka jika Anda bersedia membantu dari jarak jauh setelah Anda pergi (hanya jika Anda bersungguh-sungguh).

Langkah 5: Hindari Komentar atau Keluhan Negatif

Anda mungkin berpikir, "Tapi bagaimana jika saya punya BANYAK hal yang ingin saya sampaikan tentang waktu saya di sini?" 

Tentu saja, Anda mungkin memiliki beberapa hal yang ingin Anda sampaikan mengenai atasan yang mengatur secara mikro dan politik kantor, namun jangan lakukan hal tersebut dalam surat pengunduran diri Anda.

Tidak ada manfaatnya membakar jembatan, tidak peduli seberapa menggiurkannya saat ini. Bahkan jika Anda keluar karena kondisi yang tidak kondusif, buatlah surat yang netral.

Simpan keluhan Anda untuk teman tepercaya sambil minum-minum. 

Pertahankan ketenangan Anda. Tetap berkelas. Anda ingin kesan akhir Anda adalah kesan profesionalisme, bukan kepicikan.

Langkah 6: Sampaikan Pemberitahuan Anda dengan Cara Terbaik

Cara Anda menyampaikan pemberitahuan sama pentingnya dengan apa yang Anda tulis. Bersikaplah lugas dan penuh hormat. 

Idealnya, lakukan percakapan tatap muka dengan manajer Anda atau panggilan video jika Anda berada di tempat yang jauh. 

Berikut ini adalah cara menulis surat pemberitahuan dua minggu dan mengirimkannya dengan cara terbaik: 

1. Mengatur pertemuan: "Hai [Nama Manajer], bisakah kita menjadwalkan pertemuan singkat? Saya ingin mendiskusikan sesuatu yang penting."

2. Sampaikan berita secara profesional: "Terima kasih telah bertemu dengan saya. Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya telah memutuskan untuk mengundurkan diri dari posisi saya. Hari kerja terakhir saya adalah [masukkan tanggal]."

3. Tindak lanjuti dengan pemberitahuan resmi dua minggu setelahnya: Setelah percakapan tersebut, kirimkan surat pengunduran diri Anda melalui email ke bagian SDM dan manajer Anda. Sekarang sudah resmi, dan kedua belah pihak memiliki catatan tertulis.

Template dan Contoh Pemberitahuan Dua Minggu

Ada sejuta cara berbeda untuk mengumumkan keluarnya Anda dari sebuah perusahaan. 

Di bawah ini adalah sebagian templat yang paling umum digunakan. 

1. Template Pemberitahuan Dua Minggu Sederhana

Templat ini bekerja paling baik untuk sebagian besar situasi. 

[Nama Anda]
[Alamat Anda (opsional)]
[Kota, Negara Bagian, Kode Pos]
[Alamat Email]
[Tanggal]

[Nama Manajer]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan] (opsional)

Yth. [Nama Manajer],

Saya menulis surat ini untuk memberitahukan secara resmi pengunduran diri saya dari posisi saya sebagai [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Hari terakhir saya bekerja adalah [hari kerja terakhir, dua minggu dari hari ini].

Saya ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk menjadi bagian dari tim [Nama Perusahaan]. Waktu saya di sini sangat berharga, dan saya menghargai dukungan dan bimbingan yang telah saya terima.

Selama dua minggu ke depan, saya berkomitmen untuk memastikan transisi yang lancar. Saya akan menyelesaikan proyek-proyek saya saat ini dan memberikan bantuan yang diperlukan untuk melatih pengganti saya atau tanggung jawab pengalihan.

Tolong beritahu saya bagaimana saya dapat membantu lebih lanjut selama masa transisi ini. Sekali lagi terima kasih atas kesempatan yang diberikan, dan saya berharap perusahaan ini akan terus sukses.

Hormat kami,
[Nama Anda]

2. Contoh Pemberitahuan Formal Dua Minggu

Contoh berikut ini adalah yang terbaik untuk peran yang membutuhkan nada yang lebih halus, terutama di lingkungan perusahaan atau lingkungan yang sangat terstruktur.

[Nama Anda]
[Posisi Anda]
[Departemen (opsional)]
[Tanggal]

[Nama Manajer]
[Jabatan Manajer]
[Nama Perusahaan]

Yth. [Nama Manajer],

Dengan ini saya mengajukan pengunduran diri secara resmi dari posisi saya sebagai [Jabatan] di [Nama Perusahaan], efektif [hari kerja terakhir, dua minggu dari hari ini].

Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang saya miliki untuk tumbuh dan berkembang secara profesional selama bekerja di perusahaan ini. Bekerja di bawah kepemimpinan Anda dan bersama rekan-rekan kerja yang begitu berbakat merupakan pengalaman yang memperkaya. Saya bangga dengan apa yang telah kita capai bersama dan akan meneruskan pencapaian tersebut dalam karier saya.

Untuk memfasilitasi transisi yang lancar, saya akan memastikan bahwa tanggung jawab utama didokumentasikan dan proyek-proyek yang sedang berjalan diselesaikan atau didelegasikan dengan tepat. Saya dengan senang hati membantu melatih pengganti dan memberikan dukungan lain yang diperlukan untuk meminimalkan gangguan.

Sekali lagi terima kasih atas bimbingan dan dukungan Anda. Saya berharap untuk tetap berhubungan, dan saya berharap [Nama Perusahaan] terus sukses.

Hormat kami,
[Nama Anda]
[Informasi Kontak (opsional)]

3. Contoh Pemberitahuan Singkat dan Langsung Dua Minggu

Jika Anda ingin menyampaikan pesan secara singkat, versi ini menyampaikan pesan dengan cepat tanpa mengorbankan profesionalisme. 

Ini sangat bagus untuk situasi di mana Anda harus langsung ke intinya atau jika Anda bersahabat dengan manajer Anda.

[Tanggal]

Yth. [Nama Manajer],

Mohon terima surat ini sebagai pemberitahuan resmi pengunduran diri saya dari posisi saya sebagai [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Hari terakhir saya bekerja adalah [hari kerja terakhir, dua minggu dari hari ini].

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk menjadi bagian dari tim. Pengalaman saya di sini sangat berharga, dan saya berkomitmen untuk memastikan transisi yang lancar selama dua minggu ke depan.

Terima kasih atas pengertian dan dukungan Anda.

Hormat kami,
[Nama Anda]

Pengunduran Diri Melalui Email vs Cetak: Mana yang Harus Digunakan?

Sekarang setelah pemberitahuan dua minggu Anda siap, Anda mungkin bertanya-tanya: Haruskah saya mengirimkannya melalui email atau menyerahkan salinan cetaknya? 

Mari kita bahas tentang surat pengunduran diri yang dicetak terlebih dahulu.

Jika Anda bekerja di lingkungan formal dan tradisional seperti firma hukum, kantor perusahaan, atau lembaga pemerintah, menyerahkan surat tercetak masih dianggap sebagai tanda penghormatan. 

Jika Anda berada di perusahaan yang mengutamakan jarak jauh atau perusahaan yang digerakkan oleh teknologi, email adalah pilihan yang tepat. Cepat, efisien, dan meninggalkan jejak digital yang formal. 

Anda dapat mengirimnya dari mana saja dan mengetahui bahwa pengunduran diri didokumentasikan dengan stempel waktu, yang sangat membantu jika manajer Anda sering bepergian atau bekerja di berbagai zona waktu. 

Dalam banyak kasus, pendekatan hybrid bekerja paling baik, jadwalkan pertemuan dengan manajer Anda untuk mengundurkan diri secara langsung, lalu menindaklanjuti dengan email untuk dokumentasi.

Bagaimana AI Dapat Membantu Anda Menulis Pemberitahuan Dua Minggu yang Sempurna?

Menulis pemberitahuan selama dua minggu bukanlah tugas yang paling menyenangkan. Ditambah lagi, tidak semua orang adalah penulis kata-kata yang baik. 

Anda dapat menggunakan AI yang tidak terdeteksi untuk membuat hidup Anda lebih mudah saat merencanakan langkah karier Anda.

Berikut ini adalah cara untuk membantu: 

• AI dapat membuatkan Anda draf awal yang berfungsi sebagai struktur yang solid untuk dikerjakan, terutama jika Anda sedang dalam kondisi terdesak waktu.
• Anda dapat menjelajahi berbagai konsep dengan berbagai jenis nada untuk menemukan yang paling sesuai dengan budaya tempat kerja Anda.
• Jika Anda khawatir akan salah langkah, terutama jika Anda merasa emosional saat akan pergi, AI dapat memberikan Anda draf yang netral. 
• AI memeriksa tata bahasa dan kesalahan pemformatan untuk memastikan surat Anda terlihat sempurna. 

Uji Detektor AI dan Humanizer kami di widget di bawah ini!

Kesimpulan

Pemberitahuan dua minggu Anda harus menyeimbangkan antara singkatnya dengan ketulusan. 

Uraikan detail-detail penting, pengunduran diri, hari terakhir, ucapan terima kasih, dan kesediaan untuk mendukung transisi. 

Perencanaan yang matang untuk keluar dari perusahaan akan membuat perusahaan Anda berada dalam posisi yang baik dan mencerminkan profesionalisme Anda secara positif. 

Jika Anda tidak yakin bagaimana cara menulis pemberitahuan dua minggu, Obrolan AI yang tidak terdeteksi dapat membantu Anda memulai dengan draf yang siap diedit dalam berbagai gaya. 

Anda dapat menyesuaikan nada bicara Anda, misalnya, versi formal untuk peran korporat atau versi yang lebih langsung dan percakapan untuk perusahaan rintisan, lalu mengisinya dengan detail Anda.
Berikan AI yang tidak terdeteksi cobalah hari ini!