Cara Menulis Memo: Struktur, Kiat & Contoh

Tidak ada orang yang bangun dengan semangat untuk menulis memo.

Namun, mari kita hadapi itu, terkadang, Anda hanya perlu menyampaikan informasi penting dengan cepat dan jelas.

Baik saat Anda mengumumkan kebijakan baru, memperbarui tim Anda, atau memberi tahu tentang perubahan yang akan terjadi, memo membuat segalanya tetap sederhana: tidak ada email bolak-balik, tidak ada rapat yang tidak perlu, hanya komunikasi langsung ke pokok permasalahan.

Kabar baiknya? Menulis memo tidak harus rumit.

Dengan struktur yang tepat dan beberapa penyesuaian cerdas, Anda bisa memastikan pesan Anda dibaca, dipahami, dan ditindaklanjuti-tanpa ada orang yang berhenti di tengah jalan.

Mari kita uraikan.

Apa itu Memo?

Memo (kependekan dari memorandum) adalah dokumen singkat dan terstruktur yang digunakan untuk komunikasi internal dalam bisnis atau organisasi.

Tidak seperti email, yang bisa bersifat kasual atau percakapan, memo dimaksudkan untuk menjadi jelas, langsung, dan langsung pada intinya-sempurna untuk berbagi pembaruan, kebijakan, atau instruksi penting tanpa basa-basi yang tidak perlu.

Anggap saja ini sebagai versi profesional dari "Hei, semuanya, inilah yang terjadi."

Baik itu dari manajer ke tim, SDM ke karyawan, atau pimpinan ke seluruh perusahaan, memo memastikan semua orang memahami dengan baik.

Kapan Menggunakan Memo

Memo bekerja paling baik ketika Anda perlu mengomunikasikan informasi penting kepada sekelompok orang dengan cara yang terstruktur. Anda dapat menggunakan memo ketika:

• Mengumumkan perubahan kebijakan perusahaan (seperti pedoman kerja dari rumah yang baru)
• Memberikan informasi terbaru tentang proyek atau inisiatif
• Menguraikan prosedur atau instruksi
• Membuat pengumuman internal perusahaan
• Mengatasi masalah yang membutuhkan perhatian segera

Jika pesan Anda bersifat formal, perlu didokumentasikan, atau melibatkan banyak penerima, memo adalah cara yang tepat. Jika hanya berupa check-in yang cepat dan informal, email atau pesan chat mungkin cukup.

Sekarang Anda sudah tahu kapan untuk menggunakan memo, mari kita bahas tentang cara menyusun memo dengan benar.

Elemen-elemen Kunci dari sebuah Memo

Memo yang bagus bukan hanya tentang apa yang Anda katakan, tetapi juga tentang bagaimana Anda menyusunnya. 

Menjaga agar tetap jelas, teratur, dan mudah dibaca akan memastikan pesan Anda benar-benar dibaca (dan tidak diabaikan dalam kotak masuk yang penuh dengan hal-hal lain). 

Inilah yang harus disertakan dalam setiap memo:

1. Judul (Kepada, Dari, Tanggal, Perihal)

Mulailah dengan hal-hal yang mendasar. Setiap memo harus mencakup:

• Untuk: Untuk siapa memo ini ditujukan? (Tim, departemen, atau seluruh perusahaan)
  Dari: Siapa yang mengirimkannya? (Nama dan jabatan Anda)
  Tanggal: Ketika itu ditulis
  Subjek: Judul yang singkat dan spesifik yang langsung memberi tahu pembaca tentang apa isi memo tersebut

Contoh:
Untuk: Semua Karyawan
Dari: Jane Doe, Manajer SDM
Tanggal: 1 Februari 2025
Subjek: Kebijakan Kerja Jarak Jauh yang Baru

2. Pernyataan Pembuka (Tujuan Memo)

Langsung saja ke intinya. Dalam kalimat pertama, memberi tahu orang-orang mengapa mereka membaca ini. Ini bukan tempat untuk perkenalan yang panjang lebar-cukup yang jelas "Inilah yang dimaksud dengan ini" pernyataan.

Contoh:
"Memo ini menguraikan kebijakan kerja jarak jauh perusahaan yang telah diperbarui, yang berlaku efektif pada 1 Maret 2025."

3. Batang Tubuh (Rincian dan Informasi Pendukung)

Di sinilah Anda berikan rinciannya. Tergantung pada topiknya, bagian ini mungkin termasuk:

• The siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa dari pengumuman tersebut
• Tanggal, tenggat waktu, atau instruksi penting
• Apa pun yang diperlukan info latar belakang atau alasan

Jaga agar kalimat tetap pendekgunakan poin-poin penting jika diperlukan, dan hanya sertakan detail yang relevan-tidak ada yang ingin menggali paragraf teks untuk menemukan poin utama.

Contoh:
"Mulai 1 Maret, karyawan akan diwajibkan untuk bekerja di kantor setidaknya dua hari per minggu. Tujuannya adalah untuk menjaga fleksibilitas sekaligus memupuk kolaborasi. Tim dapat mengoordinasikan hari kerja mereka di kantor berdasarkan kebutuhan departemen."

4. Ajakan untuk Bertindak (Langkah atau Rekomendasi Berikutnya)

Apa yang harus dilakukan orang melakukan setelah membaca ini? Entah itu mengikuti proses baru, menghadiri rapat, atau mengajukan pertanyaan, mengejanya dengan jelas.

Contoh:
"Para manajer harus berkoordinasi dengan tim mereka untuk menyelesaikan jadwal di kantor paling lambat tanggal 15 Februari. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi bagian SDM."

5. Keterangan Penutup (Opsional)

Tidak semua memo membutuhkan penutup, namun jika Anda ingin akhiri dengan catatan positifucapan terima kasih atau pengakuan sederhana dapat membantu.

Contoh:
"Terima kasih atas fleksibilitas Anda karena kami terus meningkatkan kebijakan kerja kami. Kami menghargai komitmen Anda terhadap kolaborasi dan kesuksesan."

Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Menulis Memo

Berikut ini cara menyelesaikannya dengan cepat tanpa terlalu banyak berpikir.

Langkah 1: Tentukan Tujuan

Jika Anda tidak tahu Tepat. mengapa Anda menulis memo ini, pembaca Anda juga tidak akan tahu. 

Buatlah sederhana-apa pesan utamanya? Jika Anda tidak dapat merangkumnya dalam satu kalimat, pikirkan kembali pendekatan Anda.

Langkah 2: Identifikasi Audiens

Siapa yang membaca ini? Cara Anda menyampaikannya akan berubah tergantung pada apakah Anda berbicara kepada pimpinan, tim, atau seluruh perusahaan. 

Sesuaikan memo Anda agar dapat berbicara langsung kepada orang-orang yang perlu menindaklanjutinya.

Langkah 3: Tulis Memo 

Alih-alih memulai dari awal, biarkan kami Obrolan AI melakukan pekerjaan berat. Cukup masukkan perintah sederhana seperti:

• "Tulislah memo profesional yang mengumumkan kebijakan kerja jarak jauh yang baru."
• "Buatlah draf memo untuk pembaruan tim tentang tenggat waktu proyek yang akan datang."
• "Buat memo tentang pembaruan keamanan kantor untuk karyawan."

AI Chat akan menghasilkan draf yang terstruktur dan ditulis dengan baik dalam hitungan detik, menghemat waktu dan tenaga Anda.

Lihatlah:

Langkah 4: Sempurnakan dan Personalisasi

AI Chat memberi Anda titik awal yang kuat, tetapi jangan hanya menyalin dan menempel. 

Baca memo tersebut dan lakukan penyesuaian agar sesuai dengan nada Anda, tambahkan detail khusus perusahaan, dan pastikan memo tersebut terasa otentik bagi tim Anda.

Langkah 5: Memanusiakan Draf Akhir

Bahkan dengan AI, memo harus tetap terasa manusiawi dan alami.

 Masukkan draf akhir Anda ke dalam AI Humanizer untuk memperhalus frasa robotik dan memastikan frasa tersebut terbaca seperti sesuatu yang akan Anda kirimkan.

Jelajahi Detektor AI dan Humanizer kami menggunakan widget di bawah ini!

Contoh Memo yang Efektif

Butuh memo tetapi tidak ingin memulai dari awal? 

Berikut ini empat contoh siap pakai yang bisa Anda sesuaikan dan kirimkan.

Contoh 1: Pembaruan Kebijakan Internal

Skenario: Perusahaan Anda sedang memperbarui kebijakan kerja jarak jauh, dan karyawan perlu diberi tahu.

Untuk: Semua Karyawan
Dari: [Nama Anda], Manajer SDM
Tanggal: [Tanggal Hari Ini]
Subjek: Kebijakan Kerja Jarak Jauh yang Diperbarui - Berlaku Efektif [Tanggal]

Mulai [Tanggal], kami memperbarui kebijakan kerja jarak jauh untuk memungkinkan karyawan bekerja dari rumah hingga tiga hari per minggu. 

Perubahan ini didasarkan pada umpan balik dari karyawan dan komitmen kami untuk menjaga fleksibilitas sekaligus mendorong kolaborasi secara langsung.

Detail Utama:

• Karyawan harus mengoordinasikan hari kerja jarak jauh mereka dengan manajer mereka.
• Kehadiran di kantor diperlukan untuk rapat tim dan sesi kolaborasi penting.
• Semua pengaturan kerja jarak jauh harus diselesaikan dengan bagian SDM sebelum [Tenggat Waktu].

Jika ada pertanyaan, silakan hubungi bagian SDM di [Info Kontak]. Terima kasih atas kemampuan beradaptasi Anda saat kami terus meningkatkan kebijakan tempat kerja kami.

Contoh 2: Memo Status Proyek

Skenario: Tim Anda membutuhkan pembaruan cepat tentang kemajuan proyek besar.

Untuk: Tim Proyek
Dari: [Nama Anda], Manajer Proyek
Tanggal: [Tanggal Hari Ini]
Subjek: Pembaruan Status Proyek X - Penyelesaian Tahap 2

Dengan senang hati kami sampaikan bahwa Fase 2 dari Proyek X saat ini telah selesai, dan kami berada di jalur yang tepat untuk melanjutkan ke Fase 3 pada [Tanggal].

Kemajuan Terkini:

• Tim pengembangan menyelesaikan fitur-fitur inti.
• Tim pemasaran menyelesaikan rancangan kampanye awal.
• Pengujian QA sedang berlangsung dan akan selesai pada [Tanggal].

Langkah Selanjutnya:

• Pengujian dan tinjauan akhir akan diselesaikan pada [Batas Waktu].
• Pertemuan awal untuk Fase 3 dijadwalkan pada [Tanggal/Waktu Pertemuan].

Jika Anda memiliki penghalang atau membutuhkan dukungan tambahan, hubungi saya atau pemimpin tim Anda.

Contoh 3: Memo Pengingat Rapat

Skenario: Sebuah rapat di seluruh departemen akan segera diadakan, dan Anda ingin memastikan semua orang hadir.

Untuk: Tim Penjualan
Dari: [Nama Anda], Direktur Penjualan
Tanggal: [Tanggal Hari Ini]
Subjek: Pengingat Rapat Penjualan Triwulanan - [Tanggal/Waktu]

Ini adalah pengingat bahwa kami Rapat Penjualan Triwulanan akan diadakan pada [Tanggal] pada [Waktu] di [Lokasi] (atau melalui Zoom).

Sorotan Agenda:

• Tinjauan kinerja penjualan Q1
• Strategi penerimaan klien baru
• Penyesuaian target penjualan untuk Q2

Silakan datang dengan membawa informasi terbaru atau pertanyaan. Jika Anda tidak dapat hadir, beri tahu saya secepatnya. Tak sabar untuk bertemu dengan Anda semua!

Contoh 4: Memo Pengumuman

Skenario: Perusahaan Anda menyambut anggota tim baru, dan Anda ingin memperkenalkan mereka.

Untuk: Semua Staf
Dari: [Nama Anda], HR
Tanggal: [Tanggal Hari Ini]
Subjek: Selamat datang [Nama Karyawan Baru] di Tim!

Dengan bangga kami umumkan bahwa [Nama Karyawan Baru] bergabung dengan [Departemen/Tim] sebagai [Jabatan] baru kami! Hari pertama mereka akan dimulai pada [Tanggal Mulai]dan mereka akan bekerja sama dengan [Team Lead/Manager].

Sedikit tentang [Nama Karyawan Baru]:

• Berasal dari [Perusahaan/Pengalaman Sebelumnya].
• Bergairah tentang [Keterampilan / Minat Industri].
• Fakta menarik: [Sesuatu yang Ringan & Menarik].

Tolong berikan sambutan hangat kepada [Nama Karyawan Baru] saat Anda bertemu dengan mereka!

Pikiran Terakhir tentang Menulis Memo

Memo adalah tentang menyampaikan informasi penting dengan cepat dan jelas. 

Jika orang harus membaca ulang untuk memahami maksudnya, maka itu tidak melakukan tugasnya.

Buatlah tulisan yang singkat, buatlah langkah selanjutnya menjadi jelas, dan tulislah seperti manusia, bukan robot perusahaan. 

Dan jika Anda ingin menghemat waktu?

Kami Obrolan AI dapat menyusun memo terstruktur dalam hitungan detik, dan AI Humanizer memastikan suaranya terdengar seperti Anda.

Bukankah lebih baik jika orang benar-benar membaca-dan memahami-apa yang Anda tulis?