Pernahkah Anda perlu mengirim email penting, tetapi mendapati diri Anda menatap layar kosong selama seabad?

Kita semua pernah mengalaminya.

"Bahasa korporat" tidak datang secara alami pada semua orang, dan mudah sekali untuk terlalu memikirkan setiap kata dalam email profesional yang paling sederhana sekalipun.

Untuk membantu, kami memberikan satu-satunya formula yang Anda perlukan untuk menulis email profesional.

Baca terus untuk mengetahui kiat-kiat penulisan email praktis, aturan etiket email profesional yang wajib diketahui, dan 20+ templat yang bisa langsung Anda gunakan.

TL: DR - Email profesional adalah tentang kejelasan, struktur, dan rasa hormat. Lakukan hal-hal mendasar, dan Anda akan selalu memberikan kesan yang baik.

---

Hal-hal Penting yang Dapat Dipetik

• Email profesional mengandalkan kejelasan, struktur, dan nada yang sopan untuk memberikan kesan yang kuat.

• Gunakan baris subjek yang tepat, salam, isi yang ringkas, dan tanda tangan profesional untuk hasil terbaik.

• Alat bantu AI seperti Email Generator dari Undetectable AI membantu membuat templat dengan cepat dan mengurangi stres karena halaman kosong.

• Jalankan draf Anda melalui Humanizer AI yang tidak terdeteksi untuk memastikan email terdengar alami dan personal.

---

Apa yang dimaksud dengan email profesional?

Email profesional adalah jenis email khusus yang ditulis dalam konteks profesional, seperti untuk pekerjaan atau sekolah. 

Tidak seperti pesan biasa yang Anda kirimkan kepada teman atau keluarga, email profesional cenderung dikirim dari alamat email profesional (misalnya, [email protected] adalah contoh alamat email profesional, sedangkan sesuatu seperti partyanimal1995 tidak).

Email profesional juga cenderung mengikuti etiket email dasar, yang meliputi:

• Termasuk baris subjek profesional dan salam yang tepat (seperti "Kepada Yth.", atau "Kepada Yth.")
• Mempertahankan nada hormat dengan menghindari bahasa gaul dan bahasa yang terlalu santai
• Menyimpan pesan ringkas dan mudah dibaca dengan paragraf pendek dan format sederhana
• Menggunakan ejaan yang benar, tata bahasadan tanda baca

Pada akhirnya, tujuan email profesional adalah untuk berkomunikasi Tepat. apa yang ingin Anda sampaikan dengan jelas dan percaya diri, tetapi juga dengan nada yang menghormati penerima Anda.

Kapan Menggunakan Email Profesional vs Email Biasa

Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan di sini... karena tidak semua email profesional harus ultra profesional.

Kuncinya adalah mengetahui kapan Anda harus bersikap profesional dan kapan Anda bisa bersikap lebih santai.

Komunikasi Profesional

Sebagai aturan umum, menggunakan format email profesional kapan pun Anda berada dalam lingkungan profesional menggunakan alamat email "resmi" Anda.

Berikut ini ada beberapa skenario yang hampir selalu membutuhkan nada profesional:

• Melamar pekerjaan
• Menindaklanjuti setelah wawancara atau pertemuan
• Berkomunikasi dengan klien, mitra, atau kolega senior
• Mengirim email pengingat tentang tenggat waktu, rapat, atau pembaruan proyek
• Meminta umpan balik, dukungan teknis, atau informasi tambahan

Jika Anda tidak perlu menulis jenis email profesional seperti ini secara teratur, atau jika Anda tidak yakin bagaimana menyusun email Anda, pembuat email AI bisa menjadi anugerah.

Misalnya, dengan AI yang tidak terdeteksi Generator Email AIAnda bisa membuat templat email Anda sendiri berdasarkan nada dan tujuan pesan Anda.

Begini cara kerjanya:

• Jelaskan secara singkat tujuan email Anda dalam satu kalimat di kotak sebelah kiri generator.
• Pilih nada, gaya penulisan, jenis email, dan panjang email yang Anda inginkan.
• Klik "buat email" dan Anda akan menerima templat Anda dalam kotak di sisi kanan.

Setelah Anda memiliki templat, Anda dapat membuat penyesuaian yang sesuai dengan situasi Anda.

Hasil Anda mungkin tidak akan langsung siap untuk disalin/ditempel, tetapi Anda akan memiliki titik awal yang solid (artinya Anda tidak perlu membuang waktu berjam-jam untuk menatap halaman kosong).

Komunikasi Santai

Nah, di sinilah nuansa mulai berperan.

Mengapa? Karena Anda juga tidak ingin menjadi rekan kerja yang terlalu formal, karena Anda bisa terlihat kaku, jauh, atau bahkan tidak bisa didekati.

Sebagai gantinya, tidak masalah untuk menggunakan gaya email yang lebih santai saat berkomunikasi dengan:

• Rekan tim yang Anda kenal baik
• Rekan kerja tentang pembaruan internal
• Rekan sebaya yang hubungannya sudah memungkinkan untuk nada percakapan yang bersahabat

Meskipun begitu, kasual (khususnya di tempat kerja) bukan berarti ceroboh.

Namun, Anda harus mengupayakan paragraf yang pendek, tata bahasa yang tepat, dan struktur yang jelas yang mudah dibaca dan dipahami.

Jenis-jenis Email Profesional

Tidak semua email profesional memiliki tujuan yang sama. Mengetahui jenis yang perlu Anda tulis sebelum Anda mulai menulis dapat membuat email menjadi lebih mudah ditulis (dan menghemat banyak waktu).

Berikut ini adalah ikhtisar singkat mengenai delapan jenis email profesional yang umum.

8 Jenis Umum Email Profesional
	Kapan harus digunakan
Perkenalan	Ketika terhubung dengan seseorang yang baru, seperti kolega baru, klien, perekrut, atau kontak jaringan.
Tindak Lanjut	Setelah rapat, wawancara, atau email yang belum terjawab, untuk menjaga agar percakapan tetap berjalan.
Pengingat	Untuk mengingatkan seseorang dengan lembut tentang tenggat waktu, tugas, atau acara yang akan datang.
Permintaan	Ketika Anda membutuhkan informasi, persetujuan, atau bantuan dari kolega atau klien.
Pembaruan	Untuk berbagi kemajuan, perubahan proyek, atau pengumuman.
Keluhan	Saat menangani masalah, seperti masalah produk/layanan atau masalah di tempat kerja.
Penjualan/Jangkauan	Mempresentasikan produk, layanan, atau kolaborasi dengan cara yang profesional sekaligus persuasif.
Terima kasih.	Untuk mengungkapkan rasa terima kasih setelah wawancara, proyek, atau acara.

Anatomi Email Profesional

Sekarang kita telah membahas tentang tujuan email profesional dan kapan Anda harus menggunakannya, mari kita lihat apa yang sebenarnya membuat sebuah email menjadi profesional.

Baris Subjek: Jelas dan Spesifik

Baris subjek email profesional harus segera memberi tahu penerima mengapa Anda menulis.

Dengan kata lain, jangan membuat penerima Anda menunggu dengan kata-kata atau frasa yang tidak jelas seperti "Halo" atau "Pertanyaan singkat."

• Contoh Buruk: Butuh bantuan...
• Contoh yang baik: Permintaan Dukungan Teknis - Masalah Login Situs Web

Dengan baris subjek yang jelas, Anda memiliki kesempatan yang lebih baik email Anda dibuka dan ditanggapi.

Salam: Memilih Salam yang Tepat

Sapaan Anda menentukan nada email Anda. Untuk menunjukkan rasa hormat, selalu gunakan salam yang tepat yang sesuai dengan hubungan Anda dengan penerima.

• Contoh Buruk: Apa kabar, manajer perekrutan?
• Contoh yang baik: Yth. [Jabatan Penerima] [Nama Penerima]

Jika Anda tidak yakin dengan gelar atau nama orang tersebut, Anda dapat menggunakan "Kepada Yth." atau "Halo".

Bodi: Struktur, Nada, dan Panjang

Isi email Anda harus ringkas (tidak ada yang mau membaca tulisan yang bertumpuk-tumpuk), menggunakan bahasa dan nada yang sesuai, dan menyertakan penutup yang jelas dengan langkah selanjutnya.

Contoh Badan Email
Contoh Buruk	Contoh yang baik
Hei, saya ingin tahu apakah Anda menerima pesan terakhir saya? Aku benar-benar membutuhkan benda itu segera.  Beritahu aku. [Nama Anda]	Hai [Nama Penerima], Saya ingin menindaklanjuti file proyek yang saya kirimkan minggu lalu. Bisakah Anda mengonfirmasi apakah Anda sudah menerimanya? Saya akan sangat menghargai umpan balik sebelum hari Jumat agar kami dapat tetap berada di jalur yang tepat dengan tenggat waktu. Terima kasih banyak atas waktu dan dukungan Anda, [Nama Anda]

Penutup: Pengakhiran Profesional

Penutupan email Anda harus memperkuat rasa hormat dan profesionalisme.

Khususnya dengan email dan perkenalan yang lebih formal, penting untuk tetap berpegang pada hal-hal dasar, seperti:

• Salam hormat,
• Hormat kami,
• Terima kasih,
• Semua yang terbaik,

Ya, penandatanganan profesional ini agak membosankan. Tetapi mereka berhasil dan tidak menyisakan ruang untuk salah tafsir.

Tanda tangan: Apa yang harus disertakan

Tanda tangan email profesional Anda adalah blok informasi di bawah tanda tangan Anda yang memudahkan penerima email untuk menghubungi Anda.

Setidaknya, ini harus menyertakan nama Anda:

• Nama depan dan belakang
• Judul pekerjaan
• Nama perusahaan (atau nama sekolah jika Anda seorang pelajar)
• Alamat email profesional (misalnya, [email protected])
• Rincian kontak (telepon, situs web, atau alamat bisnis)

Tujuannya adalah untuk menjaga agar tanda tangan Anda tetap profesional dan tidak berantakan, jadi buatlah dua hingga empat baris teks yang bersih dengan format yang halus.

20+ Template Contoh Email Profesional

Sudah siap untuk menulis beberapa email? Berikut ini adalah 20+ contoh templat email profesional yang bisa Anda salin, ubah, dan buat sendiri.

20+ Contoh Email Profesional
Email Lamaran Pekerjaan	Baris subjek: Lamaran untuk [Judul Pekerjaan] - [Nama Lengkap Anda] Manajer Perekrutan yang terhormat, Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya baru saja melamar untuk posisi [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Saya sangat tertarik dengan posisi ini dan ingin sekali mendapatkan kesempatan untuk mengikuti wawancara.  Jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut dari saya, tolong beritahu saya.  Salam hormat, [Nama Lengkap Anda]
Email Tindak Lanjut (Setelah Wawancara)	Baris subjek: Terima kasih - Wawancara [Judul Pekerjaan] Yth. [Nama Manajer Perekrutan], Sekali lagi terima kasih atas kesempatan wawancara untuk posisi [Nama Perusahaan]. Saya sangat menghargai kesempatan untuk mempelajari lebih lanjut tentang [Nama Perusahaan].  Mohon beritahu saya jika saya dapat memberikan informasi tambahan saat Anda melangkah maju. Salam hormat, [Nama Lengkap Anda]
Email Permintaan Rapat	Baris subjek: Permintaan untuk Menjadwalkan Rapat - [Nama Proyek] Halo [Nama Penerima], Saya ingin menjadwalkan pertemuan untuk membahas [kemajuan proyek/poin-poin penting]. Apakah Anda dapat hadir pada [waktu yang diusulkan]?  Jika tidak, mohon sarankan waktu yang sesuai dengan keinginan Anda. Terima kasih, [Nama Lengkap Anda]
Email Pengingat	Baris subjek: Pengingat Batas Waktu [Proyek/Tugas] - [Tanggal] Hai [Nama Penerima], Ini adalah pengingat yang ramah bahwa [proyek/tugas] akan jatuh tempo pada [tanggal]. Harap beri tahu saya jika Anda membutuhkan informasi atau dukungan tambahan. Salam hormat, [Nama Lengkap Anda]
Email Permintaan Informasi	Baris subjek: Permintaan Informasi tentang [Topik] Kepada Yth. [Nama Penerima], Bisakah Anda memberikan [informasi penting] mengenai [proyek/topik]? Ini akan membantu saya untuk melanjutkan [tugas spesifik]. Saya akan sangat menghargai masukan Anda! Kami menantikan kabar dari Anda, [Nama Lengkap Anda]
Email Tindak Lanjut Jaringan	Baris subjek: Senang bertemu dengan Anda di [Nama Acara] Halo [Nama Penerima], Senang sekali bertemu dengan Anda di [acara]. Saya menikmati diskusi kita tentang [topik].  Beritahu saya jika Anda memiliki waktu luang untuk minum kopi virtual atau ngobrol, kami akan senang untuk tetap terhubung! Salam hormat, [Nama Lengkap Anda]
Email Permintaan Dukungan	Baris subjek: Permintaan Dukungan Teknis - [Masalah] Kepada [Tim Pendukung] yang terhormat, Saya mengalami masalah dengan [produk/layanan]. Masalah terjadi ketika [jelaskan secara singkat].  Bisakah Anda memberikan bantuan sesegera mungkin? Terima kasih, [Nama Lengkap Anda]
Email Dingin (Penjualan)	Baris subjek: Membantu [Nama Perusahaan] Meningkatkan [Bidang Tertentu] Kepada Yth. [Nama Penerima], Nama saya [Nama Anda] dengan [Perusahaan Anda], dan kami membantu bisnis seperti bisnis Anda [mencapai hasil tertentu].  Apakah Anda bersedia untuk menelepon untuk mengobrol lebih lanjut tentang hal ini? Menantikan pendapat Anda. Berharap untuk segera berbicara, [Nama Lengkap Anda]
Email Dingin (Kolaborasi)	Baris subjek: Peluang Kolaborasi Potensial - [Perusahaan/Proyek Anda] Hai [Nama Penerima], Saya menemukan karya Anda di [platform/proyek] dan sangat terkesan. Saya pikir ada peluang yang kuat bagi kita untuk berkolaborasi dalam [inisiatif tertentu].  Apakah Anda bersedia menerima panggilan telepon untuk mendiskusikan ide? Semua yang terbaik, [Nama Lengkap Anda]
Email Keluhan	Baris subjek: Bantuan Dibutuhkan - [Referensi Masalah #] Kepada Yth. [Nama Penerima], Saya menulis untuk menyampaikan keprihatinan saya mengenai [masalah] ini.  Meskipun sudah ada upaya sebelumnya untuk mengatasinya, masalahnya tetap ada. Bisakah Anda meneruskan masalah ini dan memberi saran tentang langkah selanjutnya? Salam hormat, [Nama Lengkap Anda]
Email Permintaan Umpan Balik	Baris subjek: Permintaan Umpan Balik - [Proyek/Tugas] Halo [Nama Penerima], Saya sedang mengerjakan [proyek/tugas] dan akan sangat menghargai umpan balik Anda.  Saya dengan senang hati akan membuat janji untuk menelepon jika itu yang paling mudah, beritahu saya jika Anda memiliki waktu luang. Terima kasih banyak, [Nama Lengkap Anda]
Email Pendahuluan (Memulai Pekerjaan Baru)	Baris subjek: Bersemangat untuk Bergabung dengan Tim - [Nama Anda] Halo Tim, Saya sangat senang dapat bergabung dengan [Nama Perusahaan] sebagai [Jabatan].  Saya berharap dapat bekerja sama dengan Anda semua dan berkontribusi pada [tujuan/proyek tertentu].  Jangan ragu untuk menghubungi saya kapan saja, saya akan senang untuk mengobrol sambil minum kopi. Salam hormat, [Nama Lengkap Anda]
Email Terima Kasih	Baris subjek: Terima kasih atas Dukungan Anda Kepada Yth. [Nama Penerima], Saya hanya ingin mengucapkan terima kasih atas [alasan tertentu, seperti bertemu dengan saya, memberikan bimbingan, menawarkan bantuan].  Saya sangat menghargai waktu dan dukungan Anda, dan saya berharap dapat terus berhubungan. Salam hangat, [Nama Lengkap Anda]
Email Penerimaan Penawaran	Baris subjek: Penerimaan Tawaran Pekerjaan - [Nama Lengkap Anda] Yth. [Nama Manajer Perekrutan], Dengan senang hati saya secara resmi menerima tawaran untuk posisi [Jabatan] di [Nama Perusahaan].  Saya berharap dapat berkontribusi kepada tim dan memulai [tanggal mulai]. Sekali lagi terima kasih atas kesempatan ini, saya sangat menantikannya! Hormat kami, [Nama Lengkap Anda]
Email Penolakan Penawaran	Baris subjek: Apresiasi atas Tawaran Pekerjaan - [Nama Lengkap Anda] Yth. [Nama Manajer Perekrutan], Terima kasih banyak telah menawari saya posisi [Jabatan] di [Nama Perusahaan].  Setelah mempertimbangkan dengan matang, saya memutuskan untuk menolak tawaran tersebut.  Saya sangat menghargai kesempatan ini, namun saat ini belum tepat untuk saya.  Semoga Anda dan tim Anda terus sukses dan berharap dapat terus berhubungan. Salam hormat, [Nama Lengkap Anda]
Email Pembaruan Proyek	Baris subjek: Pembaruan Proyek - [Nama Proyek] Halo [Nama Penerima], Saya ingin berbagi informasi terbaru tentang [Nama Proyek].  Sejauh ini, kami telah menyelesaikan [tonggak pencapaian 1] dan berada di jalur yang tepat untuk [tonggak pencapaian 2].  Harap beri tahu saya jika Anda ingin detail tambahan atau penyesuaian di masa mendatang. Terbaik, [Nama Lengkap Anda]
Email Undangan	Baris subjek: Anda Diundang - [Nama Acara/Pertemuan] Kepada Yth. [Nama Penerima], Anda diundang ke [acara/pertemuan] pada [tanggal] pukul [waktu].  Agenda tersebut akan mencakup [topik-topik utama dalam poin-poin].  Mohon untuk melakukan RSVP sebelum [tenggat waktu]. Sampai jumpa di sana! Salam hormat, [Nama Lengkap Anda]
Email Permintaan Maaf	Baris subjek: Permohonan maaf untuk [Masalah] Kepada Yth. [Nama Penerima], Saya ingin meminta maaf dengan tulus atas [masalah] ini. Saya bertanggung jawab penuh dan mengambil langkah-langkah untuk memastikan hal ini tidak terjadi lagi.  Terima kasih atas pengertian dan kesabaran Anda. Hormat kami, [Nama Lengkap Anda]
Email Selamat Datang Klien Baru	Baris subjek: Selamat datang di [Perusahaan Anda] Hai [Nama Klien], Selamat bergabung! Kami sangat senang dapat mulai bekerja sama dengan Anda dalam [proyek/layanan].  Berikut adalah beberapa sumber daya yang berguna untuk memulai: [tautan dalam poin-poin].  Jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan. Semoga yang terbaik dan segera berbicara, [Nama Lengkap Anda]
Email Pembaruan Tim Internal	Baris subjek: Pembaruan Tim - [Proyek/Tugas] Halo Tim, Berikut ini adalah pembaruan singkat tentang [proyek/tugas]: [Pencapaian selesai] [Tugas yang akan datang] [Semua penghalang] Terima kasih atas kerja keras Anda, mari terus maju. Terbaik, [Nama Lengkap Anda]
Email Permintaan Referensi	Baris subjek: Permintaan Referensi - [Nama Anda] Kepada Yth. [Nama Penerima], Saya harap Anda baik-baik saja.  Saya melamar untuk [Pekerjaan/Program] dan ingin tahu apakah Anda bersedia menjadi referensi.  Saya sangat menghargai perspektif Anda tentang [keterampilan/pengalaman] saya.  Tolong beritahu saya jika Anda bersedia. Terima kasih sebelumnya, dan semoga kami dapat segera berbicara. Salam hormat, [Nama Lengkap Anda]

Kiat Pro: Setelah Anda mengadaptasi templat Anda, jalankan melalui AI yang tidak terdeteksi AI Humanizer untuk memastikan email akhir Anda terasa alami dan personal.

Contoh Tanda Tangan Profesional

Setelah email Anda selesai diedit dan siap digunakan, ada baiknya Anda memeriksa kembali apakah tanda tangan Anda sudah sesuai dengan nada email Anda.

Berikut ini beberapa contoh tanda tangan formal, netral, dan ramah (tetapi profesional) yang dapat Anda pilih.

Keluar dari Email Profesional
Nada	Kapan harus digunakan	Contoh
Formal	Untuk lamaran kerja, surat lamaran, manajer perekrutan, dan eksekutif.	Hormat kami, Hormat kami, Hormat kami, Dengan hormat, Dengan penghargaan,
Netral	Untuk kolega, klien, dan sebagian besar situasi profesional	Salam hormat, Salam sejahtera, Terima kasih, Dengan hormat,
Ramah dan Santai	Untuk rekan tim, proyek yang sedang berlangsung, dan pembaruan internal	Yang terbaik, Salam hangat, Terima kasih banyak, Sampai jumpa lagi,

Jangan ragu untuk melihat Detektor AI dan Humanizer kami di widget di bawah ini!

Tanda Tangan Terakhir

Pada akhirnya, email profesional adalah tentang koneksi.

Dan dalam banyak kasus, kemampuan untuk mengirim email profesional dapat membuat perbedaan besar dalam mendapatkan wawancara, menutup kesepakatan, atau sekadar dianggap serius di tempat kerja.

Jadi, lain kali Anda perlu mengirim email profesional, cobalah untuk tidak terlalu memikirkannya.

Ambil templat (atau buat sendiri menggunakan generator email Undetectable AI), sempurnakan dengan AI Humanizer agar terdengar alami dan autentik, lalu tekan kirim dengan percaya diri.

Mulai menggunakan AI yang tidak terdeteksi hari ini untuk menulis email yang menghubungkan dan mengonversi.