Penulisan Surat Bisnis: Format, Contoh & Praktik Terbaik

"Bapak/Ibu yang terhormat..."  *Hapus*

"Kepada Siapa pun yang Membutuhkan..." *Hapus*

Jika Anda sedang menatap dokumen kosong saat ini, mencoba mencari cara untuk memulai surat bisnis - BERHENTI.

Karena Anda tidak akan pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk membuat kesan pertama, kami akan memandu Anda tentang cara menulis surat bisnis yang berdampak dan penuh percaya diri.

Ini panduan komprehensif akan menunjukkan kepada Anda:

• Cara memformat surat bisnis secara profesional
• Panduan langkah demi langkah untuk setiap bagian
• Contoh dunia nyata dari komunikasi yang sukses
• Templat profesional
• Bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda

Baik Anda sedang menulis surat bisnis pertama Anda, atau ingin menyegarkan kembali keterampilan Anda, Anda akan pulang dengan mengetahui dengan pasti cara menulis surat bisnis yang menarik perhatian dan hasil yang memuaskan. 

Ayo pergi!

Apa yang dimaksud dengan Surat Bisnis?

Surat bisnis adalah dokumen tertulis formal yang digunakan untuk komunikasi profesional antar organisasi, atau antara perusahaan dengan klien, karyawan, atau pemangku kepentingan lainnya. 

Ini adalah jabat tangan profesional dalam bentuk tertulis. Mengetahui cara menulis surat bisnis sangat penting karena surat ini memiliki bobot - baik secara hukum maupun profesional.

Kapan dan Mengapa Anda Harus Menulis Surat Bisnis

Beberapa momen bisnis menuntut lebih dari sekadar saluran Slack yang cepat.

Pikirkan tentang hal ini...

Apakah Anda akan menyelesaikan sengketa kontrak besar melalui teks? Atau mengajukan proposal jutaan dolar melalui WhatsApp?

Tidak pernah, kan?

Itulah alasan mengapa sebagian besar dokumen penting di perusahaan hadir dalam bentuk surat bisnis yang diformat dengan benar. 

Kita membutuhkan surat bisnis formal ketika:

# 1 - Membuat Daya Bergerak

• Melamar pekerjaan impian
• Meminta pendanaan untuk startup yang inovatif
• Mengusulkan kemitraan besar

# 2 - Mengelola Hubungan Profesional

• Menempatkan pesanan dalam jumlah besar dengan pemasok (bila diperlukan dokumentasi)
• Menegosiasikan kontrak 
• Menjaga hubungan dengan vendor

# 3 - Menangani Situasi Rumit

• Menangani keluhan pelanggan 
• Menyelesaikan perselisihan kontrak 
• Mengajukan keluhan resmi 

# 4 - Membangun Niat Baik

• Mengungkapkan rasa terima kasih kepada klien utama
• Mengucapkan selamat kepada mitra bisnis atas pencapaiannya
• Menulis surat rekomendasi

Ini adalah momen-momen yang menuntut lebih dari sekadar email formal.

Perbedaan Antara Surat Bisnis dan Email

Masa-masa di mana kita biasa mengirim surat bisnis melalui kantor pos berubah dengan cepat. 

Dewasa ini, hampir semuanya serba digital (begitu juga dengan surat-surat bisnis melalui pos)

Australia Post melihat pengiriman surat mereka turun 12,9% pada tahun 2023-24.

Meskipun surat bisnis dan email sama-sama dikirim melalui Internet, namun keduanya tetap berbeda satu sama lain.

Cara Memformat Surat Bisnis

Jika Anda tidak yakin bagaimana cara memulai surat bisnis atau bagaimana mengakhiri surat bisnis untuk mendapatkan dampak yang maksimal, memilih format yang tepat adalah kuncinya. 

• Struktur Surat Bisnis Standar

Setiap profesional surat bisnis memiliki enam blok bangunan inti yang benar-benar Anda butuhkan. 

1. Informasi Pengirim
2. Tanggal 
3. Informasi Penerima 
4. Salam 
5. Tubuh 
6. Penutup 

Ingin membuat surat Anda lebih profesional? Pertimbangkan 5 elemen opsional ini:

• Baris subjek (bagus untuk referensi cepat)
• Garis referensi (berguna untuk melacak percakapan atau dokumen)
• Notasi penutup (ketika Anda menyertakan dokumen lain)
• Notasi CC (jika Anda menyalin orang lain)
• P.S. (untuk renungan penting - meskipun gunakan secukupnya dalam surat bisnis)

Sumber = Templatelab.com

• Spasi, Margin, dan Jenis Huruf Surat Bisnis yang Benar

Sebelum membaca satu kata pun, apa yang dilihat oleh penerima dalam surat bisnis? 

Kekacauan yang berantakan, ATAU dokumen yang bersih dan profesional? Kesan pertama adalah kesan terakhir.

Buatlah kesan pertama Anda berarti dengan memformat surat bisnis secara profesional.

• Penyelarasan: Seluruh huruf harus condong ke sisi kiri. 

• Jarak: Paragraf harus menggunakan spasi tunggal. Tambahkan jeda baris di antara bagian utama (tanggal, alamat, salam).

• Font:  Gunakan jenis huruf klasik yang mudah dibaca seperti Times New Roman, Arial, Courier, atau Geneva dengan ukuran 10-12 poin. 

• Margin: Gunakan margin satu inci pada semua sisi. 

• Format Surat Bisnis Formal vs. Informal
  

Tergantung pada tujuan Anda, ada dua jenis format surat bisnis. 

# 1 - Surat Formal: Gunakan format blok, dengan semua teks rata kiri tanpa lekukan paragraf. Gunakan saat Anda:

• Melamar pekerjaan
• Menulis surat kepada pejabat pemerintah
• Mengajukan keluhan
• Menjangkau para eksekutif senior

# 2 - Surat Tidak Resmi: Format blok atau semi-blok yang dimodifikasi dapat digunakan, yang mungkin memiliki paragraf menjorok ke dalam atau perataan yang bervariasi untuk tanggal dan penutup. Gunakan untuk: 

• Menulis untuk klien jangka panjang
• Memo perusahaan
• Tindak lanjut rapat
• Pembaruan bisnis reguler

Sumber = Birdeye.com

Template Surat Bisnis dan Kapan Menggunakannya

Sama seperti GPS, templat sangat membantu, tetapi Anda tetap harus mengetahui cara mengemudi. 

Ingatlah untuk tidak tertipu oleh "salin-tempel dan berdoa" aPendekatan. 

Templat bisa menjadi titik awal Anda, tetapi Anda tidak bisa mengikutinya secara membabi buta. 

Itu karena mengatakan "Bapak/Ibu yang terhormat" pada tahun 2025 adalah seperti "Saya tidak perlu repot-repot mencari nama Anda". Templat hanya berfungsi dengan baik jika Anda:

• Baru mengenal penulisan surat bisnis
• Perlu struktur untuk situasi umum (keluhan, pertanyaan, proposal)
• Menulis dalam bahasa yang bukan bahasa ibu
• Berhadapan dengan situasi formal di mana kata-kata tradisional menjadi penting

Anda dapat memilih salah satu dari berikut ini 60+ Templat Surat Bisnis tetapi ingatlah bahwa mereka memiliki:

1. Bahasa yang sudah ketinggalan zaman ("Kepada Yth." - kecuali jika Anda yakin)
2. Frasa umum yang dapat diterapkan pada bisnis apa pun
3. Nada yang terlalu formal pada templat yang ditujukan untuk bisnis modern
4. Istilah khusus wilayah yang mungkin tidak berlaku di negara Anda

Setelah Anda memahami kapan dan mengapa harus menulis surat bisnis, mari kita bahas proses penulisan yang sebenarnya.

Cara Memulai Surat Bisnis

Sebelum Anda duduk dan menulis, mari kita mulai dengan dasar-dasarnya. Surat bisnis profesional dimulai dengan empat hal mendasar:

# 1 - Alamat Pengembalian

Alamat Anda harus jelas dan lengkap.

• Gunakan kop surat perusahaan jika tersedia
• Format: Jalan, Kota, Negara Bagian, kode pos
• Tambahkan email dan nomor telepon Anda untuk memudahkan kontak

Bahkan jika Anda menggunakan fitur kop surat perusahaantambahkan informasi kontak langsung Anda. Permudah orang untuk menghubungi ANDA, bukan hanya perusahaan Anda.

# 2 - Tanggal

Sederhana saja, tetapi banyak orang yang mengacaukannya. Ikuti panduan ini:

• Tuliskan secara lengkap: "9 Februari 2025"
• Jangan disingkat: "02/09/25" atau "9 Februari 2025"

Setiap negara memiliki format tanggal yang berbeda. Untuk surat bisnis internasional, tulis "9 Februari 2025" untuk menghindari kebingungan.

# 3 - Alamat di Dalam

Di sinilah Anda menunjukkan bahwa Anda sudah menyelesaikan pekerjaan rumah Anda. Tambah:

• Nama lengkap penerima dan gelar yang akurat
• Nama perusahaan dan alamat lengkap
• Periksa kembali ejaan (terutama nama)

Hubungi perusahaan untuk memeriksa ulang jabatan dan nama pilihan penerima jika Anda tidak yakin. Perhatian terhadap detail membuat surat bisnis profesional bersinar.

# 4 - Salam

Gunakan nama depan Penerima seperti ini,

• "Tuan Johnson yang terhormat:" (perhatikan tanda titik dua, bukan koma)
• "Dr. Martinez yang terhormat:"
• "Nona Thompson yang terhormat:"

Tidak dapat menemukan namanya? Gunakan "Kepada Yth. Manajer Perekrutan:" atau "Kepada Yth. Direktur [Departemen]:" - apa pun selain "Kepada Yth."

Contoh Format

John Smith Manajer Pemasaran Tech Solutions Inc. 123 Business Lane New York, NY 10001  9 Februari 2025

Cara Menulis Surat Bisnis 

Setelah kita membahas dasar-dasarnya, mari kita lanjutkan ke proses penulisan surat bisnis.

Langkah 1: Tulis Judul yang Jelas dan Profesional

Judul adalah jabat tangan surat, jadi buatlah dengan ketat dan profesional.

• Bersih, standar pemformatan
• Jarak yang konsisten
• Profesional font (Arial atau Times New Roman, 11-12pt)
• Semuanya. selaras dengan benar

Langkah 2: Mulailah dengan Perkenalan yang Kuat dan Langsung

Paragraf pertama Anda adalah wilayah yang menentukan. 

• Sebutkan tujuan segera
• Referensi ke salah satu kontak sebelumnya
• Simpan saja. di bawah 3 kalimat

Untuk mencapai sasaran yang tepat, Anda dapat menggunakan Obrolan AI dengan prompt berikut:

Permintaan untuk Surat-surat Hukum (Pendahuluan):

"Berikan pengantar yang jelas dan profesional pada surat hukum mengenai [deskripsi singkat tentang situasi]."

AI akan menghemat waktu Anda, dan membantu Anda melakukan brainstorming. 

Langkah 3: Tulis Bagian Utama dengan Detail Utama

Di sinilah Anda mengirimkan barang. Di bagian ini, Anda menggunakan:

• Satu ide utama per paragraf
• Klaim yang mendukung dengan nomor tertentu
• Paragraf pendek (Maksimal 3-4 kalimat)
• Contoh yang jelas

Ketika Anda sudah masuk ke seluk-beluk surat Anda, berikan detail berikut kepada AI Chat:

Permintaan untuk Surat-surat Hukum (Badan Utama):

"Tulislah surat hukum yang membahas [masalah] tersebut. Bagilah menjadi beberapa paragraf yang jelas dan berikan referensi hukum jika diperlukan."

Gunakan poin-poin untuk menyoroti informasi penting, tetapi jangan berlebihan.

Langkah 4: Tambahkan Pernyataan Penutup yang Profesional

Jika Anda tidak yakin bagaimana cara menyusun kalimat penutup Anda, hubungi kami Obrolan AI berikut ini:

Permintaan untuk Surat-surat Hukum (Pernyataan Penutup):

"Tolong bantu saya membuat pernyataan penutup yang profesional untuk surat hukum yang meminta [tindakan tertentu]. Sertakan ajakan untuk bertindak dan informasi kontak."

Penutupan Anda seharusnya:

• Nyatakan dengan jelas apa yang terjadi selanjutnya
• Berterima kasihlah kepada mereka atas waktu mereka
• Sertakan ajakan untuk bertindak

Cara Mengakhiri Surat Bisnis

Setelah paragraf terakhir Anda, sisakan dua baris spasi sebelum penutup pujian Anda. 

Gunakan hanya kata pertama dengan huruf besar dan akhiri dengan koma. 

Penutupan yang umum dilakukan meliputi "Hormat kami," "Salam hormat," atau "Dengan hormat."

Untuk tanda tangan tulisan tangan Anda, sisakan empat baris spasi dan tanda tangani dengan tinta biru atau hitam. 

Di bawah tanda tangan Anda, ketik nama lengkap, jabatan, dan informasi kontak yang relevan jika perlu.

Jika ada, sertakan notasi tambahan, seperti "Encl:" untuk penutup atau "cc:" untuk salinan, dan letakkan pada baris terpisah di bawah nama yang Anda ketik.

Contoh Surat Bisnis

Lab Menulis Online Universitas Purdue memberikan contoh surat bisnis. Ini juga menguraikan margin dan spasi yang direkomendasikan untuk korespondensi profesional.

Ingin melihat lebih banyak contoh surat bisnis untuk kebutuhan spesifik Anda?

• Surat Lamaran Kerja →
• Surat Penyelesaian Keluhan →
• Surat Pengakhiran Kontrak →

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Surat Bisnis

Menulis surat bisnis dapat terasa seperti tugas yang berisiko tinggi - bagaimanapun juga, ini adalah kesempatan Anda untuk membuat kesan yang kuat. 

Tetapi ada beberapa beberapa jebakan umum yang pasti ingin Anda hindari. 

# 1 - Pemformatan Tidak Profesional

Kesan pertama sangat penting, dan itulah mengapa penampilan dapat membuat atau menghancurkan kesepakatan. 

Kesalahan umum dalam memformat surat bisnis meliputi:

• Spasi antar paragraf tidak konsisten
• Margin dan teks yang tidak sejajar
• Beberapa gaya atau ukuran huruf dalam huruf yang sama
• Struktur surat bisnis yang tidak tepat (tidak ada tanggal, alamat penerima, atau blok tanda tangan)

# 2 - Penggunaan Bahasa Informal

Surat bisnis menuntut tingkat formalitas yang membedakannya dari komunikasi biasa. Hindari kesalahan bahasa yang umum terjadi:

• Menggunakan Terlalu Banyak Idiom atau Frasa: 

Alih-alih menulis: "Mari kita mulai dengan berpikir di luar kebiasaan" 

Menulis: "Saya ingin mendiskusikan pendekatan inovatif untuk proyek ini"

• Kalimat pasif: Gunakan kalimat aktif untuk membuat pernyataan Anda lebih langsung dan berdampak.

• Terlalu Sering Menggunakan Kata "Saya": Mengulang kata "saya" dapat membuat surat Anda tampak berpusat pada diri sendiri. Alih-alih menulis: "Saya rasa saya dapat membantu Anda dengan proyek Anda karena saya memiliki pengalaman" 

Menulis: "Proyek ini selaras dengan pengalaman tim kami yang luas"

# 3 - Ambiguitas dan Ketidakjelasan

Kejelasan adalah yang terpenting dalam komunikasi bisnis. Hindari:

• Permintaan atau tenggat waktu yang tidak jelas 

Contoh tulisan yang tidak jelas: "Tolong segera hubungi saya kembali" 

Alternatif yang lebih baik: "Mohon berikan umpan balik Anda paling lambat hari Jumat, 16 Februari"

• Bahasa yang tidak tepat 

Contoh penulisan yang tidak jelas: "Kami akan membutuhkan beberapa sumber daya" 

Alternatif yang lebih baik: "Proyek ini membutuhkan tiga anggota staf tambahan dan anggaran $50.000"

# 4 - Tidak Memanusiakan Konten

Tentu saja, surat digital memang nyaman, dan obrolan AI bisa menjadi penghemat waktu nyata.

Tetapi jika Anda tidak memanusiakan konten Anda, konten Anda bisa terlihat seperti robot atau tidak personal. 

Gunakan AI Humanizer untuk memastikan bahwa itu ditulis oleh orang sungguhan-bukan mesin. 

Cara Membuat Surat Anda Lebih Persuasif

Persuasi bukanlah permainan kata-kata atau manipulasi. 

Surat persuasif yang ditulis dengan baik dapat membantu mengubah hubungan bisnis yang hangat, mengubah mitra yang terlibat, dan peluang yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.

Dan untuk melakukannya secara efektif, gunakan 3 strategi persuasi ini dalam surat bisnis Anda untuk membuat surat Anda lebih baik daripada tanpa strategi tersebut.

# 1 - Membuat Kaitan yang Menarik

Paragraf pembuka Anda harus memberikan alasan kepada penerima untuk membaca lebih lanjut. Untuk pengait yang kuat, Anda dapat menyertakan salah satu dari ini:

1. Referensi tantangan bersama
2. Sajikan pernyataan yang mencolok
3. Menyoroti nilai langsung

# 2 - Memberikan Bukti yang Menarik

Mengubah klaim menjadi argumen melalui:

1. Data & Statistik

• Gunakan angka yang spesifik: "Sistem kami mengurangi tingkat kesalahan dari 8,5% menjadi 0,3%"
• Sertakan kerangka waktu: "Dalam waktu 6 bulan, kepuasan klien meningkat sebesar 45%"
• Bandingkan skenario sebelum/sesudah: "Efisiensi produksi meningkat dari 1.000 menjadi 1.500 unit per hari"

2. Studi Kasus

• Referensi kisah sukses yang relevan: "Implementasi serupa di ABC Corp menghasilkan..."
• Sertakan hasil yang spesifik: "Tim mereka mencapai otomatisasi 98% dalam waktu 90 hari"
• Soroti situasi yang sebanding: "Produsen lain di wilayah Anda mengalami..."

3. Validasi Ahli

• Pengakuan industri: "Dianugerahi 'Solusi Paling Inovatif' oleh Industry Weekly"
• Sertifikasi profesional: "Proses bersertifikat ISO 9001"
• Dukungan mitra: "Status Mitra Emas Microsoft sejak tahun 2020"

# 3 - Mengantisipasi dan Mengatasi Keberatan

Analisis setiap keberatan yang mungkin dimiliki oleh penerima surat Anda, dan segera atasi di sini.

(Gunakan AI Chat untuk menganalisis keberatan)

Mereka mungkin memiliki kekhawatiran mengenai...

• Masalah Biaya: "Meskipun investasi awal adalah $X, ROI biasanya terjadi dalam waktu 6 bulan hingga..."
• Waktu Pelaksanaan: "Tim kami yang berdedikasi memastikan gangguan minimal dengan rencana transisi 3 minggu yang telah terbukti"
• Persyaratan Pelatihan: "Program pelatihan komprehensif yang disertakan hanya membutuhkan 4 jam per karyawan"

Kesimpulan

Penulisan surat bisnis masih relevan di tahun 2025, tetapi tidak seperti yang diketahui kakek Anda. 

Meskipun sebagian besar komunikasi telah beralih ke digital, Anda mungkin tidak memerlukannya setiap hari, tetapi ketika Anda membutuhkannya, komunikasi tidak tergantikan.

Surat bisnis yang dibuat dengan baik masih dapat membuka pintu yang tidak dapat dibuka oleh email singkat. 

Baik Anda mendapatkan pekerjaan impian, mengamankan kesepakatan jutaan dolar, atau mengatasi krisis klien, surat bisnis yang diformat dengan benar dan ditulis dengan baik akan menyelamatkan Anda.

• Tetaplah profesional, tetapi tidak terdengar seperti robot dari tahun 1950-an
• Gunakan alat bantu AI untuk melakukan curah pendapat, tapi tambahkan sentuhan manusiawi Anda
• Ingat: surat Anda mungkin dalam bentuk digital, tetapi dampaknya harus bersifat pribadi

Pastikan surat Anda tidak berakhir seperti syarat dan ketentuan yang belum dibaca - tidak ada yang menginginkan hubungan seperti itu!