メモの書き方：構成、ヒント、例文

メモを書くことに興奮して目覚める人はいない。

しかし、時には重要な情報を素早く明確に伝えなければならないこともある。

新方針の発表であれ、チームへの最新情報であれ、今後の変更に関する注意事項であれ、メモは物事をシンプルに保ちます。

良いニュース？メモの書き方は複雑である必要はない。

適切な構成とちょっとした工夫で、あなたのメッセージが読まれ、理解され、行動されるようにすることができる。

それを分解してみよう。

メモとは何か？

メモ（memorandumの略）とは、次のような目的で使用される短く構造化された文書のことである。 内部コミュニケーション 企業や組織における

カジュアルで会話的なEメールとは異なり、メモは明確で直接的、かつ要点を押さえたものであり、重要な最新情報、方針、指示などを無駄なく共有するのに適している。

プロ版の "やあ、みんな、何が起きているんだい？"だと思ってくれ。

マネジャーからチームへ、人事から従業員へ、あるいはリーダーシップから会社全体へ。

メモを使うとき

メモが最も効果的なのは、構造化された方法で重要な情報をグループに伝える必要がある場合です。メモを使うのは次のような場合です：

• 会社の方針変更を発表する (在宅勤務の新ガイドラインのような）。
• プロジェクトやイニシアチブに関する最新情報の提供
• 手順や指示を説明する
• 社内発表を行う
• 早急な対応が必要な問題への対応

メッセージが正式なものであったり、文書化する必要があったり、複数の受信者を含む場合は、メモが適しています。手短で非公式なチェックインであれば、メールやチャットメッセージで十分かもしれない。

もうお分かりだろう。 いつ メモを使うために、正しいメモの構成について話そう。

メモの主な要素

優れたメモとは、何を話すかだけでなく、どのように構成するかが重要なのだ。 

わかりやすく、整理され、読み飛ばしやすい文章にすることで、あなたのメッセージが実際に読まれるようになる（他のことでいっぱいの受信箱の中で無視されないようになる）。 

以下は、すべてのメモが含むべき内容である：

1.見出し（宛先、差出人、日付、件名）

基本的なことから始めましょう。すべてのメモには

• へ： このメモは誰のためのものですか？(チーム、部署、会社全体）
  からだ： 誰が送っていますか？(お名前と役職）
  日付 それが書かれたとき
  件名 そのメモが何について書かれたものかを読者に瞬時に伝える、短く具体的なタイトル

例
へ： 全社員
からだ： ジェーン・ドウ、HRマネージャー
日付 2025年2月1日
件名 新しいリモートワーク・ポリシー

2.冒頭陳述（メモの目的）

単刀直入に要点を言う。最初の文章で なぜこれを読んでいるのか、その理由を話してほしい。 ここは長い自己紹介の場ではない。 "これはこういうことだ" という声明を発表した。

例
「このメモは、2025年3月1日から適用される当社の最新のリモートワーク・ポリシーの概要である。

3.本文（詳細および補足情報）

ここで 詳細を伝える.トピックにもよるが、このセクションには以下が含まれる：

• について いつ、なにを、どこで、なぜ 発表の
• 主要な日付、期限、または指示
• 必要なもの 背景

文章を短くする必要であれば箇条書きを使い、関連する詳細のみを記載する。

例
「3月1日以降、社員は少なくとも週2日はオフィスで働くことが義務づけられる。その目的は、コラボレーションを促進しながら柔軟性を維持することです。各部署のニーズに応じて、各チームがオフィス内で勤務する日を調整することができます。"

4.行動への呼びかけ（次のステップまたは提言）

人々は何をすべきか する これを読んでから？新しいプロセスに従うことでも、ミーティングに参加することでも、質問の手を差し伸べることでも、 はっきり言え.

例
「マネージャーは、2月15日までにオフィスでのスケジュールを確定するよう、チームと調整してください。質問がある場合は、HRに連絡してください。"

5.閉会の辞（任意）

すべてのメモにクロージングが必要なわけではないが、クロージングが必要な場合 前向きに終わる簡単なお礼や謝辞が助けになる。

例
"私たちが仕事の方針を改善し続ける中、柔軟に対応していただきありがとうございます。協力と成功への尽力に感謝します。"

メモを書くためのステップ・バイ・ステップ・ガイド

ここでは、考えすぎずに素早く終わらせる方法を紹介しよう。

ステップ1：目的を明確にする

知らないなら まさに あなたがなぜこのメモを書いているのか、読者もわからないだろう。 

シンプルに-重要なメッセージは何か？一文にまとめられない場合は、アプローチを再考すること。

ステップ2：観客の特定

誰が読んでいるのか？リーダーに向かって言うのか、チームに向かって言うのか、会社全体に向かって言うのかによって、言い方が変わってきます。 

メモを、そのメモに基づいて行動する必要のある人たちに直接語りかけるように仕立てましょう。

ステップ3：メモを書く 

ゼロからスタートするのではなく AIチャット のような簡単なプロンプトを入力するだけです。次のような簡単なプロンプトを入力するだけだ：

• 「新しいリモートワーク方針を発表する専門的なメモを書く。
• "プロジェクトの締め切り間近のチーム最新情報のメモを作成する"
• "従業員向けにオフィスのセキュリティ更新に関するメモを作成する"

AI Chatは構造化され、よく書かれた原稿を数秒で作成し、時間と労力を節約します。

ぜひご覧あれ：

ステップ4：絞り込みとパーソナライズ

AIチャットは強力な出発点を与えてくれる。 コピー＆ペーストだけでなく. 

メモに目を通し、あなたのトーンに合うように調整し、会社特有の詳細を加え、あなたのチームにとって本物だと感じられるようにする。

ステップ5：最終ドラフトを人間的にする

AIを使っても、メモは人間的で自然なものでなければならない。

 最終原稿を AIヒューマナイザー を使い、ロボットのような言い回しや、実際に送信するような文章になるようにします。

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効果的なメモの例

メモが必要だが、ゼロから始めたくない？ 

ここでは、すぐに使える4つの例を紹介します。

例1：社内ポリシーの更新

シナリオ 御社はリモートワーク・ポリシーを更新しており、従業員に周知する必要があります。

へ： 全社員
からだ： [あなたの名前]、人事マネージャー
日付 [今日の日付］
件名 リモートワーク・ポリシーの更新 - [日付]発効

日付]より、従業員が週3日まで在宅勤務できるよう、リモートワークポリシーを更新します。 

この変更は、従業員からのフィードバックと、対面でのコラボレーションを促進しながら柔軟性を維持するという私たちのコミットメントに基づいています。

主な詳細

• 従業員は、リモート勤務の日を上司と調整しなければならない。
• チームミーティングや重要なコラボレーション・セッションにはオフィスでの出席が必要。
• すべてのリモートワークの手配は、[締切日]までにHRと最終決定してください。

ご不明な点がございましたら、人事部までお問い合わせください。私たちが職場方針の改善を続ける中、皆様の適応力に感謝いたします。

例2：プロジェクト・ステータス・メモ

シナリオ あなたのチームは、主要なプロジェクトの進捗状況について迅速な最新情報を必要としています。

へ： プロジェクトチーム
からだ： [プロジェクト・マネージャー
日付 [今日の日付］
件名 プロジェクトX状況報告 - フェーズ2の完了

我々はそれを共有できることを嬉しく思う。 プロジェクトXのフェーズ2は完了し、[日付]までにフェーズ3に移行する予定です。

最近の進展

• 開発チームはコア機能を完成させた。
• マーケティング・チームがキャンペーンの草案を完成。
• QAテストは進行中であり、[日付]までに終了する予定である。

次のステップ

• 最終テストとレビューは[期限]までに完了すること。
• 第3フェーズのキックオフミーティングを[ミーティング日時]に予定。

もしブロックがあったり、さらなるサポートが必要な場合は、私かチームリーダーに声をかけてください。

例3：ミーティング・リマインダー・メモ

シナリオ 部門全体の会議が近いので、全員が出席するようにしたい。

へ： 営業チーム
からだ： [セールス・ディレクター
日付 [今日の日付］
件名 リマインダー四半期営業会議 - [日時］

これは、私たちの 四半期営業会議 に開催される。 [日付］の［時間］に［場所］で (またはZoom経由で）。

アジェンダ・ハイライト

• 第1四半期営業成績レビュー
• 新規顧客のオンボーディング戦略
• 第2四半期の販売目標調整

最新情報や質問があれば、準備して来てください。もし出席できない場合は、至急私に知らせてください。皆さんとお会いできるのを楽しみにしています！

例4：アナウンスメモ

シナリオ あなたの会社は新しいチームメンバーを迎えるので、その紹介をしたい。

へ： 全スタッフ
からだ： [人事部
日付 [今日の日付］
件名 新入社員の名前]を歓迎します！

この度、我々は [新入社員の名前］ が新しい[役職名]として[部署/チーム]に加わります！初日は [開始日］チームリーダー／マネージャー]と密接に仕事をします。

新入社員の名前】について少し：

• 前の会社／経験】から来た。
• 業界のスキル/興味]に情熱を注ぐ。
• 楽しい事実：［サムシング・ライト＆エンゲージング］。

新入社員の名前]を見かけたら、温かく迎えてあげてください！

メモを書く上での最終的な考え

メモとは、重要な情報を素早く明確に伝えることである。 

要点を理解するために読み直さなければならないのであれば、それは役割を果たしていない。

短く、次のステップを明白にし、企業のロボットではなく人間のように書く。 

時間を節約したいなら？

私たちの AIチャット 構造化されたメモを数秒で起草できる。 AIヒューマナイザー のように聞こえる。 あなた.

自分の書いた文章を実際に読んで理解してくれる人の方がいいでしょ？