중요한 이메일을 보내야 하는데 한 세기 동안 빈 화면만 바라보고 있었던 경험이 있으신가요?

우리 모두 그런 경험이 있습니다.

'회사 말투'는 누구에게나 자연스러운 것이 아니며, 아무리 간단한 업무용 이메일이라도 사소한 단어 하나하나를 지나치게 생각하기 쉽습니다.

이를 돕기 위해 전문적인 이메일 작성에 필요한 유일한 공식을 알려드립니다.

실용적인 이메일 작성 팁, 꼭 알아야 할 업무용 이메일 에티켓 규칙, 바로 사용할 수 있는 20개 이상의 템플릿을 읽어보세요.

TL: DR - 전문적인 이메일은 명확성, 구조, 존중이 핵심입니다. 기본을 잘 지키면 항상 좋은 인상을 남길 수 있습니다.

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주요 내용

• 전문적인 이메일은 명확성, 구조, 정중한 어투를 통해 강한 인상을 남깁니다.

• 적절한 제목, 인사말, 간결한 본문, 전문적인 결재를 사용하면 최상의 결과를 얻을 수 있습니다.

• 언디텍터블 AI의 이메일 생성기와 같은 AI 도구는 템플릿을 빠르게 작성하고 빈 페이지로 인한 스트레스를 줄여줍니다.

• 언디텍터블 AI의 휴머나이저를 통해 초안을 실행하여 자연스럽고 개인화된 이메일이 되도록 하세요.

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전문가용 이메일이란 무엇인가요?

업무용 이메일은 직장이나 학교와 같은 전문적인 상황에서 작성되는 특정 유형의 이메일입니다. 

친구나 가족에게 보내는 일상적인 메시지와 달리, 업무용 이메일은 업무용 이메일 주소(예, [email protected] 는 전문 이메일 주소 예시이고 partyanimal1995 는 그렇지 않습니다).

업무용 이메일도 기본적인 이메일 에티켓을 따르는 경향이 있습니다:

• 포함 전문 주제 제목 그리고 적절한 인사말 (예: '친애하는' 또는 '누구에게')
• 유지 관리 존중하는 어조 속어와 지나치게 일상적인 언어를 피함으로써
• 메시지 유지 간결함 그리고 읽기 쉬운 짧은 단락과 간단한 서식을 사용하여
• 사용 올바른 철자법, 문법및 구두점

궁극적으로 업무용 이메일의 목적은 다음과 같이 소통하는 것입니다. 정확히 명확하고 자신감 있게 말하고 싶은 내용을 전달하되 수신자를 존중하는 어조로 말해야 합니다.

업무용 이메일과 일반 이메일을 사용해야 하는 경우

하지만 여기에는 약간의 뉘앙스가 있습니다... 모든 업무용 이메일이 다음과 같아야 하는 것은 아니기 때문입니다. 울트라 전문가.

핵심은 전문성을 유지해야 할 때와 좀 더 캐주얼하게 연출할 수 있는 때를 구분하는 것입니다.

전문 커뮤니케이션

일반적인 경험 법칙입니다, 전문적인 이메일 형식 사용 '공식' 이메일 주소를 사용하여 전문적인 환경에서 언제든지 이메일을 보낼 수 있습니다.

다음은 거의 항상 전문적인 어조가 필요한 몇 가지 시나리오입니다:

• 입사 지원
• 인터뷰 또는 회의 후 후속 조치
• 고객, 파트너 또는 선배 동료와 소통하기
• 마감일, 회의 또는 프로젝트 업데이트에 대한 알림 이메일 보내기
• 피드백, 기술 지원 또는 추가 정보 요청하기

이러한 유형의 전문 이메일을 정기적으로 작성할 필요가 없거나 이메일을 어떻게 구성해야 할지 잘 모르겠다면 AI 이메일 생성기가 신의 선물이 될 수 있습니다.

예를 들어 감지할 수 없는 AI AI 이메일 생성기를 사용하여 메시지의 어조와 목적에 따라 나만의 이메일 템플릿을 만들 수 있습니다.

작동 방식은 다음과 같습니다:

• 생성기 왼쪽 상자에 이메일의 목적을 한 문장으로 간략하게 설명하세요.
• 선호하는 어조, 글쓰기 스타일, 이메일 유형, 이메일 길이를 선택하세요.
• '이메일 생성'을 클릭하면 오른쪽 상자에 템플릿이 표시됩니다.

템플릿이 완성되면 정확한 상황에 맞게 조정할 수 있습니다.

결과물을 바로 복사/붙여넣을 수는 없겠지만, 확실한 시작점을 얻을 수 있습니다(빈 페이지를 바라보며 시간을 낭비할 필요가 없다는 뜻입니다).

캐주얼 커뮤니케이션

이제 여기서 뉘앙스가 작용합니다.

왜 그럴까요? 지나치게 격식을 차리는 동료는 딱딱하고 거리감이 느껴지거나 다가갈 수 없는 사람으로 보일 수 있기 때문입니다.

대신 다음과 같이 해도 좋습니다. 보다 편안한 이메일 스타일 사용 와 소통할 때

• 잘 아는 팀원
• 내부 업데이트에 대한 동료
• 이미 친근하고 대화가 가능한 관계의 동료

그렇다고 해서 캐주얼(특히 직장 환경에서의 캐주얼)이 부주의함을 의미하지는 않습니다.

하지만 짧은 문단, 적절한 문법, 훑어보고 이해하기 쉬운 명확한 구조를 목표로 해야 합니다.

전문가용 이메일의 유형

모든 업무용 이메일의 목적이 같은 것은 아닙니다. 어떤 유형을 작성해야 하는지 파악하기 전에 를 사용하면 이메일을 훨씬 쉽게 작성할 수 있고 시간도 절약할 수 있습니다.

다음은 8가지 일반적인 업무용 이메일 유형에 대한 간략한 개요입니다.

8가지 일반적인 업무용 이메일 유형
	사용 시기
소개	새로운 동료, 고객, 채용 담당자 또는 네트워킹 연락처와 같이 새로운 사람과 연결할 때.
후속 조치	회의, 인터뷰 또는 미답신 이메일 후에도 대화를 계속 이어갈 수 있습니다.
리마인더	마감일, 작업 또는 예정된 이벤트에 대해 부드럽게 넌지시 알립니다.
요청	동료나 고객으로부터 정보, 승인 또는 도움이 필요할 때.
업데이트	진행 상황, 프로젝트 변경 사항 또는 공지 사항을 공유합니다.
불만 사항	제품/서비스 문제나 직장에서의 우려 사항과 같은 문제를 해결할 때.
영업/아웃리치	전문적이면서도 설득력 있는 방식으로 제품, 서비스 또는 협업을 홍보할 수 있습니다.
감사합니다	인터뷰, 프로젝트 또는 이벤트가 끝난 후 감사를 표현합니다.

전문가용 이메일의 해부학

이제 목적 의 전문 이메일과 언제 사용해야 한다고 생각한다면, 실제로 이메일 전문가를 만드는 기본 요소에 대해 살펴보세요.

제목: 명확하고 구체적

전문 이메일의 제목은 수신자에게 이메일 작성 이유를 바로 알 수 있어야 합니다.

즉, "안녕하세요" 또는 "간단한 질문"과 같은 모호한 단어나 문구로 수신자를 계속 기다리게 하지 마세요.

• 나쁜 예: 도움이 필요하세요...
• 좋은 예입니다: 기술 지원 요청 - 웹사이트 로그인 문제

명확한 제목을 사용하면 더 나은 기회 이메일을 열어보고 응답하는 비율입니다.

인사말 올바른 인사말 선택하기

인사말은 이메일의 분위기를 결정합니다. 존중을 표현하려면 항상 수신자와의 관계에 맞는 적절한 인사말을 사용하세요.

• 나쁜 예: 안녕하세요, 채용 관리자님?
• 좋은 예입니다: 수신자 직함] [수신자 이름] 님께

상대방의 직책이나 이름을 잘 모르는 경우에는 "To Whom It May Concern" 또는 그냥 "안녕하세요"를 사용해도 괜찮습니다.

본문: 구조, 톤 및 길이

이메일 본문은 간결해야 하며(장문의 텍스트를 읽고 싶어하는 사람은 아무도 없습니다), 적절한 언어와 어조를 사용하고, 다음 단계로 이어지는 명확한 마무리 문장을 포함해야 합니다.

이메일 본문 예시
나쁜 예	좋은 예
제 마지막 메시지를 받으셨는지 궁금해서요. 그게 빨리 필요해요.  알려주세요. [사용자 이름]	안녕하세요 [받는 사람 이름], 지난주에 보낸 프로젝트 파일에 대한 후속 조치를 취하고 싶어요. 파일을 받으셨는지 확인해 주시겠어요? 마감일을 지킬 수 있도록 금요일까지 피드백을 주시면 감사하겠습니다. 시간과 성원을 보내주셔서 정말 감사합니다, [사용자 이름]

닫습니다: 전문가 사인오프

이메일을 닫을 때 존중과 전문성을 강조해야 합니다.

특히 공식적인 이메일이나 소개를 할 때는 다음과 같은 기본 사항을 지키는 것이 중요합니다:

• 감사합니다,
• 진심으로,
• 감사합니다,
• 최선을 다하세요,

예, 이러한 전문적인 결재는 다소 지루할 수 있습니다. 그러나 이 방법은 트릭을 수행하고 오해의 여지를 남기지 않습니다.

서명: 서명: 포함할 내용

전문 이메일 서명은 서명 아래에 있는 정보 블록으로, 수신자가 쉽게 연락할 수 있도록 도와줍니다.

최소한 다음과 같은 내용이 포함되어야 합니다:

• 이름과 성
• 직책
• 회사 이름(또는 학생인 경우 학교 이름)
• 업무용 이메일 주소(예 [email protected])
• 연락처 세부 정보(전화, 웹사이트 또는 회사 주소)

목표는 서명을 전문적이고 깔끔하게 유지하는 것이므로 미묘한 서식을 사용하여 2~4줄의 깔끔한 텍스트를 작성하는 것입니다.

20개 이상의 전문 이메일 예시 템플릿

이메일을 작성할 준비가 되셨나요? 20개 이상의 전문적인 이메일 예시 템플릿을 복사하고 수정하여 나만의 템플릿을 만들 수 있습니다.

전문가용 이메일의 20가지 이상의 예
입사 지원 이메일	제목: 직책] - [성명] 신청하기 채용 관리자님께, 저는 최근 [회사명]의 [직책] 직책에 지원했음을 알려드리고자 합니다. 이 역할에 대한 기대가 크며 면접 기회를 갖고 싶습니다.  제 쪽에서 추가 정보가 필요하면 알려주세요.  감사합니다, [사용자 이름]
후속 이메일(인터뷰 후)	제목: 감사합니다 - [직책] 면접 채용 관리자 이름] 님께, 직책] 직무에 대한 면접 기회를 주셔서 다시 한 번 감사드립니다. 회사명]에 대해 자세히 알아볼 수 있는 기회를 주셔서 정말 감사했습니다.  앞으로 진행하면서 추가 정보를 제공할 수 있으면 알려주세요. 감사합니다, [사용자 이름]
미팅 요청 이메일	제목: 미팅 예약 요청 - [프로젝트 이름] 안녕하세요 [받는 사람 이름], 프로젝트의 진행 상황/주요 사항]을 논의하기 위한 미팅을 예약하고 싶습니다. 제안된 시간]에 참석할 수 있나요?  그렇지 않은 경우 최대한 빠른 시일 내에 시간을 제안해 주세요. 감사합니다, [사용자 이름]
알림 이메일	제목: 알림 [프로젝트/작업] 마감일 - [날짜] 안녕하세요 [받는 사람 이름], 프로젝트/작업]의 마감일이 [날짜]임을 알려주는 친절한 알림입니다. 추가 정보나 지원이 필요하면 알려주세요. 감사합니다, [사용자 이름]
정보 요청 이메일	제목: 주제]에 대한 정보 요청 수신자 이름]에게, 프로젝트/주제]와 관련된 [주요 정보]를 제공해 주시겠어요? 이렇게 하면 [특정 작업]을 진행하는 데 도움이 됩니다. 여러분의 의견에 정말 감사하겠습니다! 여러분의 의견을 기다리겠습니다, [사용자 이름]
네트워킹 후속 이메일	제목: 이벤트 이름]에서 만나서 반가웠습니다. 안녕하세요 [받는 사람 이름], 이벤트]에서 만나서 반가웠습니다. 주제]에 대한 토론이 즐거웠습니다.  가상으로 커피를 마시거나 이야기를 나눌 수 있는 시간이 되면 알려주세요! 감사합니다, [사용자 이름]
지원 요청 이메일	제목: 기술 지원 요청 - [이슈] 지원팀]에게, 제품/서비스]에 문제가 발생했습니다. 간단히 설명]할 때 문제가 발생합니다.  최대한 빠른 시일 내에 도움을 주실 수 있나요? 감사합니다, [사용자 이름]
콜드 이메일(영업)	제목: 회사 이름]의 [특정 영역] 개선 지원 수신자 이름]에게, 제 이름은 [귀하의 회사]의 [귀하의 이름]이며, 귀사와 같은 비즈니스가 [특정 결과를 달성]하도록 돕습니다.  이에 대해 더 자세히 이야기하기 위해 잠깐 통화할 수 있을까요? 여러분의 의견을 기다리겠습니다. 곧 다시 연락드리겠습니다, [사용자 이름]
콜드 이메일(공동 작업)	제목: 잠재적 협업 기회 - [귀사/프로젝트] 안녕하세요 [받는 사람 이름], 플랫폼/프로젝트]에 대한 귀하의 작업을 접하고 깊은 인상을 받았습니다. 특정 이니셔티브]에 대해 협력할 수 있는 좋은 기회가 있을 것 같습니다.  아이디어를 논의하기 위해 잠깐 통화할 수 있을까요? 최선을 다하세요, [사용자 이름]
불만 이메일	제목: 지원 필요 - [이슈 참조 #] 수신자 이름]에게, 문제]에 대한 우려를 제기하기 위해 이 글을 씁니다.  이전에도 이 문제를 해결하려고 시도했지만 문제가 지속되고 있습니다. 이 문제를 에스컬레이션하고 다음 단계에 대해 조언해 주시겠어요? 감사합니다, [사용자 이름]
피드백 요청 이메일	제목: 피드백 요청 - [프로젝트/작업] 안녕하세요 [받는 사람 이름], 프로젝트/작업]을 진행 중인데 피드백을 주시면 정말 감사하겠습니다.  시간 여유가 있으시다면 기꺼이 통화를 예약해드리겠습니다. 감사합니다, [사용자 이름]
소개 이메일 (새 작업 시작)	제목: 팀에 합류하게 되어 기쁩니다 - [귀하의 이름] 안녕하세요 팀, 회사명]에 [직책]으로 입사하게 되어 매우 기쁩니다.  여러분과 함께 일하며 [특정 목표/프로젝트]에 기여할 수 있기를 기대합니다.  언제든 연락주세요. 커피 한잔하며 이야기를 나누고 싶어요. 감사합니다, [사용자 이름]
감사 이메일	제목: 여러분의 성원에 감사드립니다. 수신자 이름]에게, 저와의 만남, 안내, 도움 제공 등 구체적인 이유]에 대해 감사드리고 싶었습니다.  여러분의 시간과 지원에 진심으로 감사드리며 앞으로도 계속 연락을 드릴 수 있기를 기대합니다. 따뜻한 안부 전해주세요, [사용자 이름]
오퍼 수락 이메일	제목: 채용 제안 수락 - [귀하의 성명] 채용 관리자 이름] 님께, 본인은 [회사명]의 [직책] 직책에 대한 제안을 공식적으로 수락하게 되어 기쁩니다.  팀에 기여하고 [시작일]부터 시작할 수 있기를 기대합니다. 이 기회를 주셔서 다시 한 번 감사드리며, 정말 기대가 됩니다! 진심으로, [사용자 이름]
오퍼 거절 이메일	제목: 채용 제안에 대한 감사 - [귀하의 성명] 채용 관리자 이름] 님께, 회사명]에서 [직책] 역할을 제안해 주셔서 대단히 감사합니다.  신중한 검토 끝에 제안을 거절하기로 결정했습니다.  기회를 주셔서 정말 감사하지만 지금은 저와 맞지 않는 것 같습니다.  여러분과 여러분의 팀의 지속적인 성공을 기원하며 앞으로도 계속 연락을 주고받기를 바랍니다. 감사합니다, [사용자 이름]
프로젝트 업데이트 이메일	제목: 프로젝트 업데이트 - [프로젝트 이름] 안녕하세요 [받는 사람 이름], 프로젝트 이름]에 대한 업데이트를 공유하고자 합니다.  지금까지 [마일스톤 1]을 완료했으며 [마일스톤 2]를 향해 순조롭게 진행 중입니다.  앞으로 추가 세부 사항이나 조정이 필요한 사항이 있으면 알려주세요. 최고, [사용자 이름]
초대 이메일	제목: 초대됨 - [이벤트/모임 이름] 수신자 이름]에게, 날짜]에 [시간]에 [이벤트/미팅]에 초대되었습니다.  안건은 [글머리 기호로 표시된 주요 주제]를 다룹니다.  마감일]까지 신청해 주세요. 그곳에서 뵙기를 기대합니다! 감사합니다, [사용자 이름]
사과 이메일	제목: 이슈]에 대한 사과 수신자 이름]에게, 이번 [문제]에 대해 진심으로 사과드립니다. 모든 책임을 통감하며 다시는 이런 일이 발생하지 않도록 조치를 취하고 있습니다.  이해해 주시고 기다려 주셔서 감사합니다. 진심으로, [사용자 이름]
신규 고객 환영 이메일	제목: 귀사에 오신 것을 환영합니다. 안녕하세요 [고객 이름], 가입을 환영합니다! 프로젝트/서비스] 작업을 함께 시작하게 되어 기쁩니다.  다음은 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 리소스입니다: [글머리 기호 안에 링크].  궁금한 점이 있으면 주저하지 말고 문의해 주세요. 곧 다시 뵙겠습니다, [사용자 이름]
내부 팀 업데이트 이메일	제목: 팀 업데이트 - [프로젝트/작업] 안녕하세요 팀, 다음은 [프로젝트/작업]에 대한 간단한 업데이트입니다: [마일스톤 완료][예정된 작업][모든 차단 요소] 여러분의 노고에 감사드리며, 앞으로도 계속 전진합시다. 최고, [사용자 이름]
참조 요청 이메일	제목: 참조 요청 - [귀하의 이름] 수신자 이름]에게, 잘 지내시길 바랍니다.  직무/프로그램]에 지원하려고 하는데 추천인 역할을 해 주실 수 있는지 궁금합니다.  저는 제 [기술/경험]에 대한 여러분의 관점을 진심으로 소중하게 생각합니다.  관심이 있으시면 알려주세요. 미리 양해해 주셔서 감사드리며 곧 다시 연락드리겠습니다. 감사합니다, [사용자 이름]

전문가 팁: 템플릿을 조정한 후에는 언디텍터블 AI의 AI 휴머나이저 도구를 사용하여 최종 이메일이 자연스럽고 개인화된 느낌을 주도록 하세요.

전문가 로그오프 예시

이제 이메일이 모두 편집되어 사용할 수 있게 되었으니, 이메일의 톤과 결재가 일치하는지 다시 한 번 확인하는 것이 좋습니다.

다음은 공식적, 중립적, 친근한(그러나 전문적인) 결재의 몇 가지 예입니다.

전문가 이메일 로그오프
톤	사용 시기	예제
공식	입사 지원서, 자기소개서, 채용 관리자 및 임원용.	진심으로, 정중하게, 감사하는 마음으로,
중립	동료, 고객 및 대부분의 전문적인 상황용	감사합니다, 감사합니다, 감사합니다,
친근하고 캐주얼한	팀원, 진행 중인 프로젝트 및 내부 업데이트용	최고, 따뜻한 안부, 많은 감사합니다, 곧 연락주세요,

아래 위젯에서 AI 디텍터와 휴머나이저를 확인해 보세요!

최종 사인오프

결국 업무용 이메일의 핵심은 연결입니다.

그리고 많은 경우, 전문적인 이메일을 보낼 수 있다는 것은 인터뷰나 거래 성사, 또는 단순히 직장에서 진지하게 받아들여지는 데 큰 차이를 만들 수 있습니다.

따라서 다음에 전문적인 이메일을 보내야 할 때는 지나치게 생각하지 마세요.

템플릿을 가져와서(또는 언디텍터블 AI의 이메일 생성기를 사용하여 직접 만들 수도 있습니다) AI 휴머나이저로 다듬어 자연스럽고 사실적으로 표현한 후 자신 있게 전송을 누르세요.

사용 시작 감지할 수 없는 AI 를 클릭해 연결하고 전환하는 이메일을 작성하세요.