Oszustwa fakturowe kosztują firmy 3 mld USD roczniei to tylko w 2024 roku. I jest coraz gorzej. Fałszywe faktury są teraz wszędzie.
Jest to jedna z najczęstszych skarg w ostatnich latach.
Nie dlatego, że się starzejemy i łatwiej nas oszukać. Po prostu oszustwa stają się coraz bardziej przekonujące.
Każdego dnia pojawia się nowe narzędzie AI, a przestępcy równie szybko nadrabiają zaległości.
Z pomocą technologii, oszuści ci wykorzystują technologię taką jak ChatGPT w taki sam sposób, w jaki używamy jej do tworzenia osobistego planu treningowego na siłowni.
Twój zespół finansowy może zatwierdzać nieuczciwe płatności, nawet o tym nie wiedząc.
Co najgorsze? Większość firm nie zdaje sobie sprawy, że zostały oszukane, dopóki pieniądze już nie znikną. Do tego czasu odzyskanie tych środków jest prawie niemożliwe.
Pozostanie ci zajmowanie się organami ścigania, roszczeniami ubezpieczeniowymi i całym bałaganem formalności, którym można było zapobiec.
Ale mamy dobrą wiadomość: wykrywanie fałszywych faktur nie jest nauką o rakietach.
Trzeba tylko wiedzieć, czego szukać.
Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez niezawodne metody wykrywania, które pokażą Ci, jak wykryć fałszywą fakturę, od podstawowych kontroli ręcznych po użycie zaawansowane narzędzia AI które wychwytują to, czego ludzkie oko nie dostrzega.
Kluczowe wnioski
- Ręczna weryfikacja wyłapuje około 60% oczywistych oszustw na fakturach poprzez podstawowe kontrole, takie jak weryfikacja kontaktu i niespójności formatu.
- Analiza metadanych ujawnia ukryte znaczniki manipulacji, których oszuści często zapominają wyczyścić, w tym daty utworzenia i odciski palców oprogramowania do edycji.
- Narzędzia do wykrywania sztucznej inteligencji mogą identyfikować zaawansowane fałszerstwa i faktury generowane przez sztuczną inteligencję z dokładnością 95%+ w ciągu kilku sekund.
- Protokoły natychmiastowej reakcji minimalizują straty finansowe w przypadku wykrycia fałszywych faktur, w tym zamrożenia płatności i weryfikacji dostawców.
- Zautomatyzowane systemy weryfikacji zmniejszają koszty przetwarzania faktur nawet o 70%, jednocześnie wyłapując oszustwa, których nie wykrywają ręczne przeglądy.
Niezawodne metody identyfikacji fałszywych faktur
Zwalczanie oszustw związanych z fakturami wymaga Podejście wielowarstwowe. Żadna metoda nie wychwytuje wszystkiego.
Oszuści stają się coraz sprytniejsi, więc Twoja obrona musi być silniejsza.
Przeanalizujmy najskuteczniejsze metody wykrywania, zaczynając od podstaw i przechodząc do bardziej zaawansowanych technik.
Nigdy więcej nie martw się, że sztuczna inteligencja wykryje twoje teksty. Undetectable AI Może ci pomóc:
- Spraw, by pisanie wspomagane przez sztuczną inteligencję wyglądało podobny do człowieka.
- Obejście wszystkie główne narzędzia do wykrywania AI za pomocą jednego kliknięcia.
- Użycie AI bezpiecznie i pewnie w szkole i pracy.
Ręczne sprawdzanie oczywistych błędów
- Zacznij od podstaw: Ręczna weryfikacja nadal wyłapuje wiele fałszywych faktur, a zespół ds. zobowiązań powinien wiedzieć, czego szukać.
- Rozpocznij od numeru faktury: Czy jest ona zgodna ze zwykłą sekwencją dostawcy? Większość firm stosuje przewidywalne systemy numeracji. Przypadkowy skok lub zduplikowany numer jest natychmiastowym znakiem ostrzegawczym, więc porównaj go z poprzednimi fakturami.
- Dokładnie sprawdź informacje kontaktowe: Prawdziwe firmy nie zmieniają nagle swoich kont bankowych lub adresów e-mail bez uprzedzenia. Jeśli szczegóły płatności różnią się od siebie, przerwij wszystko i zweryfikuj bezpośrednio ze sprzedawcą, korzystając z danych kontaktowych, które już masz w pliku. Nigdy nie polegaj na numerze lub adresie e-mail podanym na podejrzanej fakturze.
- Spójność formatu ma znaczenie: Legalni sprzedawcy używają tego samego szablonu za każdym razem. Zmiany logo, czcionki lub układu są sygnałem ostrzegawczym. Wydrukuj kilka ostatnich faktur i porównaj je ze sobą. Różnice szybko rzucą się w oczy.
- Literówki, błędy gramatyczne lub niezręczne sformułowania: Profesjonalne faktury podlegają korekcie. Błędy sugerują, że ktoś stworzył dokument na szybko lub nie posługuje się biegle językiem Twojej firmy.
- Zawsze sprawdzaj obliczenia: Sumy częściowe, podatki i sumy powinny się idealnie sumować. Oszuści często przeoczają drobne błędy w obliczeniach. Porównaj również ceny z poprzednimi fakturami; zawyżone koszty jednostkowe lub nieoczekiwane opłaty zasługują na zbadanie.
Metadane i badanie plików
Każda faktura cyfrowa zawiera ukryte dane, które ujawniają, jak i kiedy została wystawiona. Oszuści rzadko je usuwają metadanei często ujawnia podróbki.
Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i sprawdź jego właściwości, datę utworzenia, datę modyfikacji, autora i używane oprogramowanie.
Jeśli faktura z datą 15 marca została faktycznie utworzona 3 kwietnia, jest to podejrzane.
Wiersz oprogramowania we właściwościach pliku jest również ujawniający. Jeśli Twój sprzedawca normalnie korzysta z QuickBooks, ale faktura pochodzi z Adobe Photoshop, natychmiast przestań.
Wiele dat modyfikacji lub brak nazwisk autorów to kolejne znaki ostrzegawcze.
Nazwy plików takie jak "final_version3.pdf" lub "edited_invoice.pdf" mogą również wskazywać na manipulację. Niedopasowane tryby kolorów, takie jak mieszanie RGB i CMYK, również oznaczają, że ktoś prawdopodobnie skopiował elementy z różnych źródeł.
Korzystanie z narzędzi do wykrywania AI
Ręczne kontrole wychwytują oczywiste oszustwa, ale zaawansowane oszustwa wymagają inteligentniejszych narzędzi. Oparte na sztucznej inteligencji wykrywanie faktur analizuje szczegóły na poziomie pikseli, wyrównanie czcionek i artefakty kompresji.
Systemy te uczą się na podstawie milionów autentycznych faktur i mogą identyfikować subtelne niespójności, których ludzie nie dostrzegają. Analizują faktury w kilka sekund, oznaczają podejrzane pliki i pozwalają zespołowi skupić się na weryfikacji.
AI wykrywa nawet faktury generowane przez AI, które doskonale naśladują prawdziwe. Zintegrowane narzędzia łączą się z oprogramowaniem księgowym, aby zautomatyzować weryfikację i zmniejszyć ryzyko, dzięki czemu zapobieganie oszustwom jest szybkie, dokładne i skalowalne.
TruthScan pomaga działom finansowym, firmom księgowym i zespołom zaopatrzeniowym zautomatyzować weryfikację faktur i zapobieganie oszustwom.
Ich platforma oparta na sztucznej inteligencji analizuje dokumenty w czasie rzeczywistym, wyłapując wyrafinowane fałszerstwa i faktury generowane przez sztuczną inteligencję, zanim doprowadzą do nieuczciwych płatności.
Przestań ręcznie sprawdzać każdą fakturę i pozwól swojej technologii natychmiast oznaczać te podejrzane.
Więcej informacji na stronie TruthScan.
Co zrobić w przypadku otrzymania fałszywej faktury?
Znalezienie fałszywej faktury w systemie jest stresujące, a posiadanie zestawu "kolejnych kroków" jest ważne.
Potrzebny jest jasny plan, aby opanować problem, ograniczyć straty i zapobiec jego ponownemu wystąpieniu.
Działania natychmiastowe
Natychmiast wstrzymaj wszystkie płatności. Jeśli zauważysz fałszywą fakturę przed wysłaniem pieniędzy, natychmiast ją zatrzymaj.
Skontaktuj się ze swoim bankiem, jeśli przetwarzanie już się rozpoczęło, ponieważ nadal możesz zatrzymać przelew, szczególnie w przypadku płatności ACH, których rozliczenie zajmuje dzień lub dwa.
Dokumentuj wszystko. Zapisz oryginalny plik, zrób zrzuty ekranu i zanotuj, kiedy dotarł i kto go przesłał.
Ten łańcuch dowodowy będzie kluczowy dla raportów policyjnych lub roszczeń ubezpieczeniowych.
Skontaktuj się z faktycznym sprzedawcą, korzystając ze zweryfikowanych danych kontaktowych z własnych rejestrów, a nie z faktury. Potwierdź, czy została ona wystawiona i czy dane dotyczące płatności są prawidłowe.
Wielu sprzedawców nie zdaje sobie sprawy, że ich nazwa jest nadużywana, dopóki ktoś ich o tym nie powiadomi.
Zgłoś incydent zespołowi ds. bezpieczeństwa IT. Fałszywa faktura mogła zostać wystawiona za pośrednictwem zagrożonego konta, więc dział IT powinien sprawdzić, czy nie doszło do naruszenia bezpieczeństwa, złośliwego oprogramowania lub prób phishingu.
Niezależnie od kwoty, złóż raport policyjny i natychmiast powiadom swojego ubezpieczyciela. Ubezpieczenie od cyberodpowiedzialności lub oszustw często wymaga szybkiego powiadomienia.
Na koniec poinformuj innych sprzedawców. Poproś ich o potwierdzenie, że ich dane kontaktowe i informacje o płatnościach w systemie są prawidłowe, aby zapobiec dalszemu rozprzestrzenianiu się oszustwa.
Długoterminowe zapobieganie
Konfiguracja proces weryfikacji sprzedawcy który pasuje do Twojej firmy.
Większe firmy mogą potrzebować wielopoziomowych zatwierdzeń dla nowych dostawców, podczas gdy mniejsze mogą weryfikować zmiany telefonicznie.
Regularnie szkol swój zespół AP i udostępniaj prawdziwe przykłady fałszywych faktur. Wdrażaj podwójną autoryzację dla dużych płatności, utrzymuj zablokowaną listę dostawców i wymagaj pozapasmowego potwierdzenia aktualizacji bankowych.
Przeglądaj dane dotyczące płatności co kwartał, aby wychwycić nietypowe wzorce i rozważ ubezpieczenie cybernetyczne w celu zapewnienia dodatkowej ochrony.
Jest to często przystępne cenowo i może zaoszczędzić tysiące strat związanych z oszustwami.
Dlaczego firmy powinny korzystać z wykrywania AI na fakturach?
Ręczna weryfikacja faktur pochłania czas i zasoby, na które firma nie może sobie pozwolić. Zespoły ds. zobowiązań spędzają godziny weryfikując dokumenty, które AI może przeanalizować w kilka sekund.
Tymczasem wyrafinowane schematy oszustw nadal wymykają się ludzkiej kontroli.
Ludzkie oko ma swoje ograniczenia. Męczy się, nie dostrzega szczegółów i ufa znanym układom. Sztuczna inteligencja nie.
Przegląda każdą fakturę z taką samą precyzją, wyłapując niespójności, które ludzie przeoczają, zwłaszcza w okresach dużego natężenia ruchu.
Więcej niż zapobieganie oszustwom, Sztuczna inteligencja skraca czas przetwarzania i obniża koszty. Zespół AP koncentruje się na wyjątkach zamiast na rutynowych kontrolach, zwiększając wydajność i dokładność.
Wraz ze wzrostem wolumenu faktur, AI skaluje się bez wysiłku bez dodatkowych pracowników, co jest idealne dla szybko rozwijających się lub sezonowych firm.
TruthScan specjalizuje się w Weryfikacja faktur z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Integruje się z istniejącymi systemami, automatycznie analizując faktury w momencie ich otrzymania.
Każdy plik przechodzi kontrolę metadanych, wizualną weryfikację spójności i porównanie z historycznymi danymi dostawcy, tworząc ocenę ryzyka w mniej niż 10 sekund.
Faktury niskiego ryzyka są przetwarzane w normalny sposób. Pozycje średniego ryzyka są oznaczane do sprawdzenia przez człowieka, podczas gdy faktury wysokiego ryzyka powodują natychmiastowe alerty i wstrzymanie płatności.
Z biegiem czasu TruthScan uczy się wzorców dostawców, wykrywając subtelne anomalie i generując miesięczne raporty dotyczące oszustw na potrzeby audytów i dokumentacji ubezpieczeniowej.
Jest szybki, skalowalny i udowodniono, że oszczędza czas, pieniądze i spokój ducha.
Można również użyć AI Checker aby zweryfikować, czy treść faktury została napisana lub zmanipulowana przez sztuczną inteligencję. Wystarczy przesłać lub wkleić tekst, aby natychmiast przeanalizować wzorce językowe i sformułowania w celu wykrycia sztucznej inteligencji.
To szybkie skanowanie pomaga potwierdzić autentyczność przed przetworzeniem, dodając kolejną warstwę ochrony przed dokumentami sfałszowanymi przez sztuczną inteligencję.
Odkryj nasz AI Detector i Humanizer w widżecie poniżej!
Najczęściej zadawane pytania dotyczące wykrywania fałszywych faktur
Jaka jest różnica między fakturami sfałszowanymi a wygenerowanymi przez sztuczną inteligencję?
Fałszywe faktury są ręcznie edytowane przy użyciu narzędzi takich jak Photoshop czy Word, pozostawiając artefakty, takie jak niespójne czcionki lub źle wyrównane elementy.
Faktury generowane przez sztuczną inteligencję są w całości tworzone przez sztuczną inteligencję przeszkoloną na prawdziwych dokumentach, dzięki czemu są prawie bezbłędne i trudniejsze do wykrycia.
Różnica polega na stworzeniu, a nie intencji. Oba są fałszywe. Tradycyjne metody często pomijają fałszerstwa stworzone przez sztuczną inteligencję, dlatego narzędzia do ich wykrywania są niezbędne.
Jak TruthScan wykrywa zmanipulowane dokumenty?
TruthScan łączy wiele modeli sztucznej inteligencji w celu analizy elementów wizualnych, metadanych i wzorców dokumentów.
Uczy się, jak wyglądają prawdziwe faktury od dostawców, zaznacza subtelne odchylenia i podkreśla podejrzane obszary do przeglądu.
Czy TruthScan może zintegrować się z oprogramowaniem ERP lub księgowym?
Tak. TruthScan integruje się bezpośrednio z systemami takimi jak SAP, Oracle, QuickBooks i Xero.
Pobiera faktury do analizy, przesyła wyniki weryfikacji z powrotem, a nawet automatycznie skanuje faktury e-mail, zanim dotrą one do zespołu AP.
Inteligentny sposób na zbilansowanie ksiąg rachunkowych
Oszustwa związane z fałszywymi fakturami nie znikną. Ewoluują, stają się coraz bardziej wyrafinowane i atakują firmy każdej wielkości.
Poleganie na ręcznych przeglądach w celu wychwycenia wszystkiego nie jest już opłacalną strategią. Ryzyko finansowe i ryzyko utraty reputacji są zbyt wysokie.
Dobrą wiadomością jest to, że technologia wykrywania również ewoluowała. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, takie jak TruthScan, dają firmom możliwość skutecznej walki.
Połączenie tradycyjnych metod weryfikacji z nowoczesnym wykrywaniem AI tworzy obronę, która wyłapuje zarówno proste oszustwa, jak i wyrafinowane schematy oszustw.
Zacznij od podstaw. Przeszkol swój zespół, wdróż protokoły weryfikacji i ustal jasne procedury reagowania na oszustwa.
Następnie zastosuj technologię, która skaluje możliwości wykrywania bez skalowania kosztów. Inwestycja w zautomatyzowaną weryfikację szybko się zwraca dzięki zapobieganiu stratom i wzrostowi wydajności.
Twoja firma zasługuje na ochronę, która działa równie ciężko jak Ty. Nie czekaj, aż oszustwo uderzy, aby zacząć budować obronę.
Najlepszym momentem na wdrożenie silnej weryfikacji faktur był wczoraj. Kolejnym najlepszym momentem jest dzisiaj.
Wzmocnij swoje wysiłki w zakresie zapobiegania oszustwom dzięki Niewykrywalna sztuczna inteligencja dla niezawodnego, inteligentnego wsparcia wykrywania.