Como escrever um esboço de relatório: Um guia passo-a-passo

Relatórios. São úteis em todo o lado.

Desde os trabalhos escolares às reuniões de negócios, os relatórios são a forma como partilhamos as grandes ideias, analisamos os números e impressionamos o chefe. 

Mas dizer que são intimidantes seria um eufemismo.

Afinal, exigem uma grande atenção aos pormenores e à estrutura, sem aborrecer o público. 

Esta pressão pode fazer com que se tenha medo de redigir um texto, mesmo antes de escrever a primeira frase.

No entanto, não saber como escrever um pode ser como montar um móvel IKEA sem o manual.

Poderá fazê-lo, mas corretamente? Isso é outra história.

Este guia fornece-lhe um resumo do processo passo-a-passo de criação de um relatório excecional.

Pronto para mergulhar? Vamos a isso.

O que é um relatório?

Na sua essência, um relatório é uma forma de dizer: "Eis o que se está a passar e o que significa".

É um texto estruturado concebidos para apresentar resultados ou recomendações a um público específico.

Os relatórios podem ir desde a investigação académica formal até à mensagem de correio eletrónico de "atualização semanal" que envia todas as sextas-feiras à tarde.

Mas o que é que separa um relatório de apenas... palavras numa página? A estrutura. Objetivo.

Um relatório não consiste em atirar dados para um misturador e esperar que tudo corra bem.

Trata-se de criar uma história a partir de factos, análises e descobertas. É uma receita, e cada ingrediente tem o seu lugar.

Tipos de formatos de relatório

Os relatórios existem em mais sabores do que gelados.

A escolha da melhor opção depende do seu público e do seu objetivo.

Aqui está uma pequena amostra:

• Relatórios de investigação: Perfeitas para quando se passa semanas a ler livros ou a fazer experiências. Estes relatórios são ricos em dados, metodologia e resultados. Os relatórios de investigação são documentos formais que apresentam o processoA Comissão Europeia tem como objetivo promover a investigação científica e técnica, os progressos e os resultados da investigação científica ou técnica, tornando-os vitais para a partilha de descobertas e contribuindo para o conjunto global de conhecimentos.

• Relatórios empresariais: Pense em actualizações de vendas, análises de mercado ou resumos de projectos, polidos e diretos. O objetivo é fazer com que os números trabalhem para si e convencer as partes interessadas de que está a par de tudo.

• Relatórios de progresso: "Eis o que fizemos, eis o que se segue." Curto, doce e normalmente enviado a um chefe que adora pontos. Pontos de bónus se usar letra a negrito para as boas notícias!

• Relatórios técnicos: Para os amantes dos pormenores. Estes livros aprofundam os pormenores técnicos, perfeitos para engenheiros, cientistas e outros especialistas. Essencialmente, é o paraíso dos nerds no papel.

• Relatórios de incidentes: O "Oops, aconteceu uma coisa" do mundo dos relatórios. Apenas factos, sem floreados. Detalha o que correu mal, como o resolvemos e quem culpamos (estou a brincar... talvez).

Cada tipo tem as suas particularidades, mas todos partilham um objetivo: tornar a informação complicada fácil de digerir.

E, sejamos honestos, quem é que não gosta de ser a pessoa na sala que entrega o relatório perfeito? É como um momento de microfone caído - mas com folhas de cálculo.

E por falar em sabores, talvez os relatórios sejam a baunilha da escrita: simples, fiáveis e universalmente apreciados.

Mas até a baunilha pode vir com granulado, uma cereja no topo e talvez um pouco de natas batidas.

Este é um relatório que vale a pena ler.

Qual é a estrutura de um relatório?

Não se constrói uma casa sem um projeto.

Do mesmo modo, um relatório necessita de uma estrutura sólida.

Aqui está um bom esqueleto:

1. Página de rosto: Extravagante, oficial e direto ao assunto. Título, o seu nome, data, talvez até um logótipo, se quiser mais.
2. Resumo/Sumário Executivo: Uma rápida antevisão do que está no interior. Pense nisto como o trailer do filme do seu relatório.
3. Índice: Opcional, mas útil para relatórios mais longos. Ninguém quer brincar às escondidas com os seus dados.
4. Introdução: De que trata o relatório? Porque é que é importante? Prenda o leitor aqui.
5. Corpo principal: A estrela do espetáculo. É aqui que apresenta os seus dados, análises e conclusões. Organizado em secções com subtítulos.
6. Conclusão: Amarrar tudo. O que é que aprendeu? O que vai acontecer a seguir?
7. Referências/Bibliografia: Mostre o seu trabalho. Cite as suas fontes.
8. Apêndices (se necessário): Extra, como gráficos, tabelas ou dados extensos.

Estruturar um relatório é como escrever um esboço de um artigo de blogueCada secção baseia-se na seguinte, e um roteiro claro ajuda-o a manter-se no caminho certo.

Mas lembre-se, a estrutura não se limita a preencher os espaços em branco, mas cria um fluxo que torna a sua informação fácil de seguir e interessante de ler.

Pense no seu relatório como uma conversa com o leitor.

A página de rosto apresenta-o, o resumo desperta a curiosidade do leitor e a introdução atrai-o.

A partir daí, o corpo principal apresenta os factos e a conclusão deixa-os a pensar: "Ena, que perspicácia!" Acrescente algumas referências para mostrar que é credível e voilà - tem um relatório polido.

E se tudo isto parecer um pouco pesado, não se preocupe.

Os relatórios têm menos a ver com perfeição e mais com comunicação.

Mesmo a estrutura mais simples pode fazer maravilhas se o conteúdo for claro, conciso e significativo. 

Afinal de contas, as casas mais bem construídas não se limitam a ser altas - convidam as pessoas a entrar.

O que deve ser incluído num relatório?

Cada relatório é como um floco de neve: único, mas construído a partir dos mesmos elementos básicos.

Eis o que vai precisar:

• Um objetivo claro: Porque é que está a escrever isto? Explique-o na introdução.
• Dados relevantes: Não enterre os leitores em pormenores irrelevantes. Seja seletivo.
• Análise: Os dados são fixes, mas o contexto é rei. Explique o significado dos números.
• Visuais: Tabelas, quadros, gráficos - utilize-os sabiamente para separar o texto e clarificar pontos.
• Informações úteis: Se o seu relatório contiver todas as informações e nenhuma ação, é uma oportunidade perdida.

Passos para a redação de um relatório

Os relatórios não nascem. Eles são feitos.

Siga estes passos para criar uma obra-prima:

1. Compreender o objetivo do relatório

Antes de fazer qualquer coisa, pergunte: Porque é que estou a escrever isto? O objetivo é informar, persuadir, analisar ou propor?

Conhecer o seu objetivo moldará cada palavra que escrever.

2. Planear e investigar

Isto é muito parecido com o pré-aquecimento do forno. Reúna os seus materiais - dados, fontes, notas. Organize os seus pensamentos.

Não iria às compras sem uma lista (esperamos).

3. Cria um esboço

O esquema é a espinha dorsal do seu relatório. Trace as secções, os pontos-chave e as transições.

Confie em nós - é muito mais fácil manter-se no caminho certo quando se sabe para onde se está a ir.

4. Escrever a introdução

Comece bem. Introduza o tópico, explique porque é que é importante e preveja o que está para vir.

O leitor deve sentir-se intrigado, não sobrecarregado.

Um ou dois parágrafos devem ser suficientes para introduzir o seu tema.

Se for mais longo, pode desviar a atenção do leitor. 

5. Secção Metodologia (se aplicável)

Se o seu relatório envolver investigação ou experiências, é aqui que deve explicar como reuniu os seus dados.

Seja direto, mas suficientemente pormenorizado para ser credível.

6. Apresentar os resultados

Este é o seu momento de brilhar. Apresente os dados e os conhecimentos que descobriu.

Utilize títulos, subtítulos e elementos visuais para facilitar a digestão.

7. Discutir as conclusões

É aqui que se ligam os pontos.

O que significam os resultados? Porque é que são importantes? O que é que o seu público deve retirar?

8. Conclusões e recomendações

Termine com um estrondo. Resuma os seus pontos principais e proponha claramente os próximos passos.

É aqui que se passa de "Eis o que encontrámos" para "Eis o que deve fazer a esse respeito".

9. Revisão e edição

Um relatório desleixado é um relatório que ninguém leva a sério.

Verifique se existem erros de digitação, frases estranhas e formatação inconsistente.

Ferramentas como Humanizador de IA pode ajudar a aperfeiçoar o seu tom, garantindo que é profissional mas humano.

Trata-se de uma ferramenta concebida para transformar o texto gerado por IA numa escrita semelhante à humana, melhorando a legibilidade e o envolvimento. Eis como a utilizar:

1. Navegar para IA Avançada Indetetável Detetor de IA e Humanizador.
2. Cole a secção do seu relatório que pretende aperfeiçoar na caixa de texto.
3. Escolha o nível de humanização pretendido para ajustar o tom e o estilo.
4. A ferramenta irá gerar uma versão revista do seu texto. Compare-a com a original para garantir que corresponde às suas expectativas.
5. Quando estiver satisfeito, incorpore o texto humanizado de volta ao seu relatório.

Experimente no widget abaixo e veja a magia acontecer.

Erros comuns a evitar na redação de relatórios

Vamos poupar-lhe a dor de cabeça.

Eis as principais armadilhas a que deve estar atento:

• Saltar o esboço: Mergulhar diretamente na escrita é uma receita para o caos. Um esboço serve como um roteiro, dando ao seu relatório um fluxo lógico e uma estrutura coerente. Sem ele, arrisca-se a apresentar pensamentos desorganizados que confundem os seus leitores.
• Sobrecarga de jargão: Mantenha a simplicidade. Não está a fazer uma audição para um concurso de palavras-chave. A utilização de linguagem técnica excessiva pode afastar o seu público. Procure a clareza e a acessibilidade para garantir que a sua mensagem é compreendida.
• Negligenciar o aspeto visual: As paredes de texto são cansativas. Separe as coisas com gráficos, quadros ou diagramas. Os recursos visuais melhoram a compreensão e a retenção, tornando a informação complexa mais digerível.
• Conclusões fracas: Não deixe que o seu relatório se desvaneça. Termine com impacto. Uma conclusão forte sintetiza as suas descobertas e sublinha a sua importância, deixando uma impressão duradoura no seu leitor.
• Esquecer-se de rever: Nada prejudica mais a credibilidade do que uma gralha. Os erros podem distrair os leitores e diminuir o profissionalismo do seu trabalho. Reserve sempre tempo para uma revisão exaustiva para manter a qualidade do seu relatório.

Além disso, não citar corretamente as fontes pode levar a problemas de plágio, o que constitui uma infração académica e profissional grave.

De acordo com o Centro de Escrita da Universidade de Wisconsin-Madison, a documentação incompleta ou em falta é um erro comum na redação de uma licenciatura.

Salientam a importância de citar todas as fontes referidas no texto para manter a integridade académica.

Manter estes erros comuns sob controlo ajudá-lo-á a melhorar a clareza, a eficácia e a credibilidade do seu relatório.

Não se esqueça de que prestar muita atenção aos pormenores demonstrará o seu empenho em produzir um trabalho de elevada qualidade.

Ferramentas para o ajudar a escrever um relatório

Escrever um relatório não tem de ser uma missão a solo.

Com as ferramentas certas, é possível passar do caos à clareza num instante. IA indetetável oferece um conjunto de soluções empresariais concebidas para tornar as suas tarefas de escrita mais fáceis e inteligentes.

Aqui estão algumas das suas ferramentas de destaque que o podem ajudar a criar um relatório polido e profissional:

• Humanizador de IA: Mantém o seu tom profissional e, ao mesmo tempo, relacionável. É como ter um treinador de escrita no seu bolso, ajudando-o a refinar o conteúdo gerado pela IA para uma prosa natural e humana.
• Escritor de IA SEO: Precisa que o seu relatório seja classificado nos motores de busca? Esta ferramenta optimiza a sua escrita com palavras-chave e estrutura para uma visibilidade máxima.
• Parafraseador de IA: Perfeito para reformular frases sem perder o significado - ideal para aquelas secções que precisam de um pouco de polimento ou variação.
• Verificador de plágio de IA: Verificar se o seu relatório é 100% original e livre de plágio não intencional, mantendo intacta a sua credibilidade académica e empresarial.

Eis algumas outras ferramentas fiáveis que combinam bem com a IA indetetável:

• Grammarly: Detetar erros gramaticais e melhorar a clareza.
• Noção: Perfeito para organizar os seus pensamentos e dados.
• Canva: Crie visuais espectaculares para complementar os seus dados.
• Google Docs: Colabore e partilhe rascunhos sem esforço.

Exemplos de redação de relatórios

Por vezes, a melhor forma de aprender é ver as coisas em ação.

Para se inspirar, consulte estes relatórios de sucesso:

• Relatório anual de actividades: Um olhar abrangente sobre o desempenho de uma empresa. Por exemplo, Relatório anual da Walmart para 2024 fornece informações pormenorizadas sobre a sua saúde financeira e iniciativas estratégicas.

• Relatório de investigação científica: Uma exploração pormenorizada de um estudo científico. Guia da Duke University sobre relatórios científicos oferece exemplos valiosos e dicas de redação para a estruturação de tais documentos.

• Relatório de Incidente: Um resumo conciso do que correu mal - e como o corrigir. Este do Messias fornece exemplos de relatórios de incidentes bem redigidosO relatório de actividades da Comissão Europeia, ilustrando a documentação correta dos incidentes disciplinares dos alunos. 

Pregue o seu próximo relatório

Aqui tem: o guia definitivo para escrever um relatório.

Um bom relatório é mais do que apenas palavras numa página, mas sim uma ferramenta de comunicação, uma forma de resolver problemas e uma montra do seu brilhantismo.

Para melhorar ainda mais a redação do seu relatório, considere explorar IA indetetáveldo conjunto de ferramentas da empresa.

Do Humanizador de IA para o Escritor de IA SEOPara além disso, há uma infinidade de soluções para aperfeiçoar o seu conteúdo e garantir que este tem impacto no seu público.

Por isso, pegue na caneta (ou no teclado) e comece a escrever. A sua obra-prima está à espera.