Como identificar facturas falsas: Melhores métodos de deteção

A fraude nas facturas está a custar às empresas 3 mil milhões de dólares anuaise isso só em 2024. E a situação está a piorar. As facturas falsas estão agora por todo o lado.

Esta é uma das queixas mais comuns nos últimos anos.

Isto não se deve ao facto de estarmos a ficar velhos e de ser mais fácil enganar-nos. É que as burlas estão a tornar-se cada vez mais convincentes.

Todos os dias surge uma nova ferramenta de IA, e os criminosos estão a recuperar o atraso com a mesma rapidez.

Com a ajuda da tecnologia, estes burlões tiram partido de tecnologias como o ChatGPT da mesma forma que as usamos para criar um plano de treino pessoal para o ginásio.

A sua equipa financeira pode estar a aprovar pagamentos fraudulentos sem o saber.

A pior parte? A maioria das empresas só se apercebe que foi burlada quando o dinheiro já desapareceu. Nessa altura, a recuperação desses fundos é quase impossível.

Terá de lidar com as autoridades policiais, pedidos de indemnização de seguros e toda uma papelada que poderia ter sido evitada.

Mas aqui estão as boas notícias: detetar facturas falsas não é uma ciência espacial.

Só precisa de saber o que procurar.

Este guia irá guiá-lo através de métodos de deteção fiáveis que lhe mostrarão como detetar uma fatura falsa, desde verificações manuais básicas até à utilização de ferramentas avançadas de IA que apanham o que o olho humano não vê.

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Principais conclusões

• A verificação manual detecta cerca de 60% de fraudes óbvias em facturas através de verificações básicas como a verificação de contactos e inconsistências de formato.

• A análise de metadados revela marcadores de manipulação ocultos que os autores de fraudes se esquecem frequentemente de limpar, incluindo datas de criação e impressões digitais de software de edição.

• As ferramentas de deteção de IA podem identificar falsificações sofisticadas e facturas geradas por IA com uma precisão de 95%+ em segundos.

• Os protocolos de resposta imediata minimizam os danos financeiros quando são descobertas facturas falsas, incluindo o congelamento de pagamentos e a verificação do fornecedor.

• Os sistemas de verificação automatizados reduzem os custos de processamento de facturas até 70% e, simultaneamente, detectam fraudes que as revisões manuais não detectam.

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Métodos fiáveis para identificar facturas falsas

A luta contra a fraude nas facturas requer um abordagem multi-camadas. Nenhum método único apanha tudo.

Os burlões são cada vez mais inteligentes, pelo que as suas defesas têm de ser mais fortes.

Vamos analisar os métodos de deteção mais eficazes, começando pelo básico e passando para técnicas mais avançadas.

Verificações manuais de erros óbvios

• Comece pelo básico: A verificação manual ainda detecta muitas facturas falsas, e a sua equipa de contas a pagar deve saber o que procurar.
• Comece pelo número da fatura: Segue a sequência habitual do fornecedor? A maioria das empresas utiliza sistemas de numeração previsíveis. Um salto aleatório ou um número duplicado é um sinal de alerta imediato, pelo que deve cruzar a referência com facturas anteriores.
• Verificar cuidadosamente as informações de contacto: As empresas reais não mudam subitamente as suas contas bancárias ou e-mails sem aviso prévio. Se os detalhes de pagamento forem diferentes, pare tudo e verifique diretamente com o fornecedor utilizando as informações de contacto que já tem em arquivo. Nunca confie no número ou e-mail indicado na fatura suspeita.
• A consistência do formato é importante: Os vendedores legítimos utilizam sempre o mesmo modelo. As alterações no logótipo, no tipo de letra ou no esquema são sinais de alerta. Imprima algumas facturas recentes e compare-as lado a lado. As diferenças destacar-se-ão rapidamente.
• Erros tipográficos, gramaticais ou de redação: As facturas profissionais são revistas. Os erros sugerem que alguém criou o documento rapidamente ou não é fluente na língua da sua empresa.
• Verificar sempre as contas: Os subtotais, os impostos e os totais devem ser somados na perfeição. Os burlões muitas vezes ignoram pequenos erros de cálculo. Além disso, compare os preços com facturas anteriores; custos unitários inflacionados ou taxas inesperadas merecem investigação.

Metadados e exame de ficheiros

Todas as facturas digitais contêm dados ocultos que revelam como e quando foram emitidas. Os autores de fraudes raramente removem esses dados metadadose, muitas vezes, desmascara as falsificações.

Clique com o botão direito do rato no ficheiro e verifique as suas propriedades, data de criação, data de modificação, autor e software utilizado.

Se uma fatura com data de 15 de março foi, na realidade, criada a 3 de abril, isso é suspeito.

A linha do software nas propriedades do ficheiro também é reveladora. Se o seu fornecedor utiliza normalmente o QuickBooks, mas a fatura veio do Adobe Photoshop, pare imediatamente.

Datas de modificação múltiplas ou nomes de autores em falta são outros sinais de aviso.

Nomes de ficheiros como "final_version3.pdf" ou "edited_invoice.pdf" também podem indicar adulteração. Modos de cor diferentes, como a mistura de RGB e CMYK, também significam que alguém provavelmente copiou elementos de fontes diferentes.

Utilização de ferramentas de deteção de IA

As verificações manuais detectam fraudes óbvias, mas as fraudes avançadas requerem ferramentas mais inteligentes. A deteção de facturas com tecnologia de IA examina os detalhes ao nível dos pixels, o alinhamento dos tipos de letra e os artefactos de compressão.

Estes sistemas aprendem com milhões de facturas autênticas e conseguem identificar inconsistências subtis que passam despercebidas aos humanos. Analisam as facturas em segundos, assinalam ficheiros suspeitos e libertam a sua equipa para se concentrar na revisão.

A IA detecta até facturas geradas por IA, que imitam perfeitamente as facturas reais. As ferramentas integradas ligam-se ao seu software de contabilidade para automatizar a verificação e reduzir o risco, tornando a prevenção de fraudes rápida, precisa e escalável.

O TruthScan ajuda os departamentos financeiros, empresas de contabilidade e equipas de compras a automatizar a verificação de facturas e a prevenção de fraudes.

A sua plataforma alimentada por IA analisa documentos em tempo real, detectando falsificações sofisticadas e facturas geradas por IA antes de resultarem em pagamentos fraudulentos.

Deixe de rever manualmente cada fatura e deixe que a sua tecnologia assinale instantaneamente as facturas suspeitas.

Mais informações em TruthScan.

O que fazer se receber uma fatura falsa

Encontrar uma fatura falsa no seu sistema é stressante, pelo que é importante ter um conjunto de "passos seguintes".

É necessário um plano claro para conter o problema, limitar as perdas e evitar que volte a acontecer.

Acções imediatas

Suspenda imediatamente todos os pagamentos. Se detetar uma fatura falsa antes de enviar o dinheiro, suspenda-o imediatamente.

Contacte o seu banco se o processamento já tiver começado, uma vez que ainda pode interromper a transferência, especialmente no caso de pagamentos ACH que demoram um ou dois dias a ser compensados.

Documentar tudo. Guarde o ficheiro original, faça capturas de ecrã e anote quando chegou e quem o encaminhou.

Esta cadeia de provas será vital para relatórios policiais ou pedidos de indemnização de seguros.

Contacte o fornecedor real utilizando os dados de contacto verificados a partir dos seus próprios registos e não da fatura. Confirme se a fatura foi emitida e se os dados de pagamento estão corretos.

Muitos vendedores só se apercebem de que o seu nome está a ser indevidamente utilizado quando alguém os alerta.

Comunique o incidente à sua equipa de segurança informática. A fatura falsa pode ter sido enviada através de uma conta comprometida, pelo que a equipa de TI deve verificar se existem violações, malware ou tentativas de phishing.

Independentemente do montante envolvido, apresente um relatório policial e alerte imediatamente a sua companhia de seguros. A cobertura de responsabilidade cibernética ou fraude exige frequentemente uma notificação rápida.

Por fim, informe os seus outros vendedores. Peça-lhes que confirmem se as suas informações de contacto e de pagamento no seu sistema estão corretas para evitar que a fraude se propague.

Prevenção a longo prazo

Configurar um processo de verificação de fornecedores que se adapte à sua atividade.

As empresas de maior dimensão podem necessitar de aprovações a vários níveis para novos fornecedores, enquanto as mais pequenas podem verificar as alterações por telefone.

Forme regularmente a sua equipa de contas a pagar e partilhe exemplos reais de facturas falsas. Implemente a autorização dupla para grandes pagamentos, mantenha uma lista de fornecedores bloqueada e exija uma confirmação fora de banda para actualizações bancárias.

Reveja os dados de pagamento trimestralmente para detetar padrões invulgares e considere a possibilidade de fazer um seguro cibernético para proteção adicional.

É frequentemente acessível e pode poupar-lhe milhares de euros em perdas relacionadas com fraudes.

Porque é que as empresas devem utilizar a deteção de IA para facturas

A revisão manual de facturas consome tempo e recursos que a sua empresa não pode suportar. As equipas de contas a pagar passam horas a verificar documentos que a IA pode analisar em segundos.

Entretanto, esquemas de fraude sofisticados continuam a escapar à análise humana.

O olho humano tem limites. Fica cansado, perde pormenores e confia em esquemas familiares. A IA não o faz.

Analisa todas as facturas com igual precisão, detectando inconsistências que os humanos não detectam, especialmente durante períodos de grande volume.

Para além da prevenção da fraude, A IA reduz o tempo e os custos de processamento. A sua equipa de contas a pagar concentra-se nas excepções em vez das verificações de rotina, melhorando a eficiência e a precisão.

À medida que o volume de facturas aumenta, a IA pode ser dimensionada sem esforço e sem contratações adicionais, o que é perfeito para empresas em rápido crescimento ou sazonais.

TruthScan é especializado em Verificação de facturas com base em IA. Integra-se com os sistemas existentes, analisando automaticamente as facturas à chegada.

Cada ficheiro é submetido a verificações de metadados, revisão de consistência visual e comparação com dados históricos do fornecedor, produzindo uma classificação de risco em menos de 10 segundos.

As facturas de baixo risco prosseguem normalmente. Os itens de risco médio são assinalados para revisão humana, enquanto as facturas de alto risco desencadeiam alertas imediatos e retenções de pagamento.

Ao longo do tempo, o TruthScan aprende os padrões dos seus fornecedores, detectando anomalias subtis e gerando relatórios mensais de fraude para auditorias e documentação de seguros.

É rápido, escalável e comprovadamente poupa tempo, dinheiro e paz de espírito.

Além disso, pode utilizar o Verificador de IA para verificar se o conteúdo de uma fatura foi escrito ou manipulado por IA. Carregue ou cole o texto e a ferramenta analisa instantaneamente os padrões linguísticos e o fraseado para detetar a geração de IA.

Esta verificação rápida ajuda a confirmar a autenticidade antes do processamento, acrescentando outra camada de proteção contra documentos falsificados por IA.

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Perguntas frequentes sobre a deteção de facturas falsas

A forma inteligente de equilibrar as contas

A fraude com facturas falsas não está a desaparecer. Está a evoluir, a tornar-se mais sofisticada e a visar empresas de todas as dimensões.

Confiar nas suas revisões manuais para detetar tudo já não é uma estratégia viável. Os riscos financeiros e de reputação são demasiado elevados.

A boa notícia é que a tecnologia de deteção também evoluiu. As ferramentas alimentadas por IA, como o TruthScan, dão às empresas a capacidade de combater eficazmente.

A combinação de métodos de verificação tradicionais com a deteção de IA moderna cria uma defesa que detecta tanto as fraudes simples como os esquemas de fraude sofisticados.

Comece pelo básico. Forme a sua equipa, implemente protocolos de verificação e estabeleça procedimentos claros de resposta a fraudes.

Em seguida, aplique uma tecnologia que aumente as suas capacidades de deteção sem aumentar os seus custos. O investimento na verificação automática paga-se rapidamente através da prevenção de perdas e de ganhos de eficiência.

A sua empresa merece uma proteção que trabalhe tão arduamente como você. Não espere até que a fraude aconteça para começar a criar defesas.

A melhor altura para implementar uma verificação rigorosa das facturas foi ontem. A próxima melhor altura é hoje.

Reforce os seus esforços de prevenção da fraude com IA indetetável para um suporte de deteção fiável e inteligente.