A popularidade das videoconferências após a COVID-19 tem vindo a aumentar de forma sustentada. Estima-se que o mercado de videoconferência dos EUA deverá aumento de, pelo menos, 8% todos os anos até 2030.
E faz todo o sentido. Porque é que uma empresa não quer poupar nas despesas de deslocação e reduzir as despesas gerais quando pode fazer o mesmo trabalho através de uma reunião online em vez de uma reunião presencial?
O único problema das videoconferências é que o facto de não estar preparado para a reunião faz com que perca o seu tempo e o dos participantes.
É necessário preparar o conteúdo da reunião em si mesmo e em termos de hardware, ligação à Internet, dispositivos de áudio, câmara de vídeo, etc.
Neste artigo, vou revelar as dicas exactas que lhe permitirão poupar tempo precioso durante as videoconferências e tornar a sua experiência de reunião também interessante.
Estas sugestões para videoconferências abrangem tudo, desde a configuração até à participação ativa da sua equipa.
Principais conclusões
- Esteja sempre preparado para as videoconferências, tanto do ponto de vista técnico como do ponto de vista humano.
- Verifique se a Internet, os altifalantes, o microfone e a webcam estão a funcionar bem. Além disso, prepare a ordem de trabalhos da reunião com antecedência.
- Não desorganize o fundo do seu vídeo ou desfoque-o. Ponha-se em silêncio quando não estiver a falar para que ninguém seja interrompido durante a reunião.
- Torne as suas videoconferências mais interessantes, dividindo a equipa em pequenas salas de descanso ou introduzindo um quadro branco para debater ideias de forma ativa.
O que é uma videoconferência?
Qualquer forma de comunicação entre duas ou mais pessoas sentadas longe umas das outras através de áudio e vídeo é conhecida como videoconferência.
É obviamente muito melhor do que uma chamada telefónica apenas com áudio, porque se senta com a câmara aberta e comunica de forma muito semelhante à que faria em reuniões presenciais.
As videochamadas têm sido uma norma para as pessoas cuja família e amigos vivem no estrangeiro. O mesmo conceito tornou-se muito popular entre as empresas, em especial na sequência da pandemia de COVID-19, em que as pessoas foram obrigadas a trabalhar à distância.
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E à medida que cada vez mais empresas reduzem o seu horário de trabalho presencial e passam a utilizar ambientes de trabalho flexíveis, as videoconferências vão tornar-se cada vez mais predominantes.
Preparação antes da reunião de vídeo
Se é novo na videoconferência, é provável que os primeiros quinze minutos das suas reuniões sejam passados a perceber a audibilidade e os ecrãs de vídeo de cada um.
A chave para melhorar as suas videoconferências é certificar-se de que está preparado, tanto do ponto de vista técnico como do ponto de vista humano. O que quero dizer é o seguinte.
- Verificar a câmara e o áudio com antecedência
Normalmente, não temos problemas em estabelecer videochamadas com amigos ou familiares porque não há pressão.
Se o seu microfone estiver a funcionar mal, basta mudar para os auscultadores e reiniciar a chamada. No entanto, em ambientes profissionais, esta não é a etiqueta mais adequada.
Isto é especialmente importante se estiver à procura de dicas para entrevistas por videoconferência, uma vez que as primeiras impressões durante uma entrevista de emprego acontecem poucos segundos depois de entrar na chamada.
Deve, por conseguinte, clicar na ligação da videoconferência e juntar-se à sala de espera da reunião, onde pode testar as suas ferramentas de vídeo e áudio.
Abra a câmara e veja se a sua visão é nítida. Se necessário, limpe a câmara.
Da mesma forma, teste o áudio do dispositivo, tanto o altifalante como os componentes do microfone incorporado, para confirmar que estão a funcionar bem.
- Teste a sua ligação à Internet
Escusado será dizer que as videoconferências em linha não podem ser realizadas sem uma ligação à Internet ativa e estável.
Certifique-se de que a sua ligação está suficientemente bem configurada para manter o vídeo durante a reunião. Idealmente, mantenha um dispositivo de serviço de Internet de reserva perto de si para o caso de a sua rede principal falhar.
Desligue os dispositivos inteligentes em sua casa que consomem uma grande parte da largura de banda da Internet, ou seja, playstations, robots de limpeza, smart TVs 4K, o seu HomePod, etc.
A utilização excessiva da largura de banda por estes dispositivos pode perturbar a reunião.
Se, por qualquer razão, a sua ligação à Internet for instável e não puder fazer nada para a corrigir antecipadamente, informe a sua equipa de que só estará ligado através de áudio durante a reunião. Desligar o vídeo melhorará a transmissão da sua voz através de uma ligação fraca.
- Preparar a agenda e os materiais
Agora que o aspeto técnico está resolvido, é necessário certificar-se de que está pronto para a reunião. Vista-se de forma formal, vestuário profissional e selecionar uma zona tranquila em sua casa para participar na reunião.
Se está à procura de dicas para ter sucesso numa entrevista por videoconferência, só este passo pode distingui-lo dos outros candidatos.
E prepare com antecedência tudo o que vai falar na reunião.
Crie uma ordem de trabalhos, ou seja, um documento que descreva o tema da reunião, de modo a que qualquer pessoa que não tenha visto o documento possa consultá-lo e pôr-se a par da reunião.
Uma ordem de trabalhos definida com um título e descrições das sessões permitirá que todos os participantes saibam o que esperar da reunião.
Para a agenda, pode utilizar a IA Indetetável Título Gerador para criar títulos de reuniões e tópicos de sessões.
Realizar uma reunião virtual clara
Durante a reunião, há certas medidas que devem ser tomadas para garantir que a reunião decorra sem quaisquer inconvenientes.
- Mantenha-se silencioso sempre que não estiver a falar. Idealmente, a única pessoa que está a falar num determinado momento deve estar sem som para que qualquer perturbação do fundo dos outros participantes não perturbe o fluxo da conversa.
- Certifique-se de que a sala está bem iluminada e que o vídeo é claramente visível para os participantes. Se o fundo estiver demasiado desordenado, pode desfocá-lo facilmente se estiver a utilizar plataformas como Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom. Estas são também dicas sólidas para ter uma boa aparência nas chamadas de videoconferência, em que o seu aspeto e ambiente reflectem o seu profissionalismo.
- O Microsoft Teams permite-lhe ativar legendas (legendas em direto). Basta ir a “Mais acções” nos controlos da reunião, percorrer a secção “Selecionar idioma e voz” e ativar a opção “Mostrar legendas em direto”. Ajudá-lo-á a compreender claramente o que está a ser falado na reunião.
- Grave a sua reunião e anote todos os principais pontos de discussão num único local. Após a reunião, utilize o Undetectable AI Humanizer para reescrever o guião da reunião num tom claro e natural.
Dicas para videoconferências que poupam horas todas as semanas
Para além das dicas técnicas de que falámos até agora para melhorar a experiência de funcionamento da sua reunião, pode também implementar algumas regras funcionais para poupar tempo durante as reuniões em linha.
Pode atribuir tarefas específicas aos membros da sua equipa durante a conferência (e, idealmente, ter também uma pessoa de reserva para a mesma tarefa).
Por exemplo, peça a um dos membros da sua equipa para gravar a reunião para transcrição e peça a outra pessoa para tomar notas.
Dedique um membro da equipa a ler as regras a seguir no início da conferência. Pode também utilizar Ferramentas de produtividade com IA como a Otter.ai para automatizar também estas tarefas.
Tente implementar uma política de “mão levantada” para qualquer pessoa que queira contribuir para a conversa. Caso contrário, várias pessoas podem acabar por falar ao mesmo tempo e isso só irá perturbar o debate.
Estes protocolos permitir-lhe-ão poupar muito tempo precioso.
Manter as equipas empenhadas durante as chamadas
A videoconferência pode tornar-se demasiado monótona, por vezes até aborrecida, para os participantes. Se quiser manter a sua equipa empenhada, terá de envolver a participação ativa na reunião, em vez de se limitar a ficar sentado a ouvir o que todos têm para dizer.
Pode abrir um quadro branco virtual durante a reunião, no qual várias pessoas podem dar o seu contributo ao mesmo tempo.
Quase todos os bons quadros de videoconferência oferecem um espaço infinito para a tela, para reunir os contributos de todos num só local e para os visualizar em conjunto.
Se a sua equipa for grande e precisar de discutir vários aspectos de um projeto, pode dividir a conferência em salas de discussão, ou seja, subconjuntos mais pequenos da reunião, cada um dos quais com uma conversa diferente.
O anfitrião pode dividir a equipa em grupos mais pequenos durante um período de tempo limitado e, em seguida, ligar todos de volta à conferência principal para partilharem as suas conclusões.
Algumas plataformas de reuniões virtuais podem até permitir-lhe personalizar o nome da sala de reuniões, o URL e adicionar imagens de marca que mantêm a sua equipa envolvida.
Permitir a utilização de ferramentas de IA para consolidar os pontos de encontro num único local. Utilizar IA indetetável Escritor de IA SEO, por exemplo, pode ser uma abordagem verdadeiramente interactiva para criar resumos e conteúdos internos para a sua reunião.
E se a sua equipa realiza regularmente chamadas de contratação, estas dicas para videoconferências de entrevista aplicam-se igualmente às sessões de seleção de candidatos.
Reuniões mais inteligentes com ferramentas de IA indetectáveis
Tempo e esforço são os dois bens empresariais que deve poupar. A IA indetetável oferece várias ferramentas inteligentes úteis durante as videoconferências que lhe permitem poupar ambos.
- Gerar materiais de reunião mais claros
Todas as videoconferências têm uma ordem de trabalhos. A suite de escrita com IA indetetável será de grande ajuda para criar a sua agenda.
Utilizar o Escritor de conteúdos de IA preparar um projeto de ordem do dia, de modo a que todos os participantes na reunião saibam claramente o que está a ser discutido.
- Responder rapidamente às perguntas da equipa
A IA indetetável tem um Question Solver dedicado que pode manter aberto durante a videoconferência.
Sempre que um membro da equipa lhe fizer uma pergunta sobre a qual não tem a certeza, basta perguntar à ferramenta e esta dar-lhe-á uma resposta relevante e específica ao contexto.
Só tem de carregar as capturas de ecrã do texto para dar à ferramenta algum contexto sobre a sua pergunta. A ferramenta analisará as imagens e fornecer-lhe-á explicações detalhadas que respondem às suas perguntas.
- Criar resumos profissionais
Talvez a funcionalidade de IA indetetável mais fixe que encontrará seja a Ferramenta Human Auto Typer que simulava a digitação humana em qualquer plataforma.
Este programa digita automaticamente todos os pontos pré-escritos ou copiados que serão discutidos na reunião num documento claro.
É ótimo para gerar um resumo da sua reunião depois de terminar a conversa.
Para uma camada adicional de proteção contra falsas acusações de plágio, pode passar o seu texto pelo software de IA indetetável Humanizador de IA para introduzir as peculiaridades e nuances naturais do conteúdo escrito por humanos.
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Considerações finais
As videoconferências vieram para ficar e, com a crescente ênfase em funções flexíveis no sector empresarial, não tem outra opção senão aperfeiçoá-las.
Siga as sugestões de videoconferência que referi acima e tenho a certeza de que irá notar melhorias drásticas na sua experiência de reunião.
Melhor ainda, inclua a IA indetetável na sua pilha de infra-estruturas de reuniões para escrever documentos comerciais rápidos, ordens de trabalho, resumos de reuniões e quaisquer notas que queira tirar da reunião.
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