Написание деловых писем: Формат, примеры и лучшие практики

"Уважаемый господин/госпожа..."  *Удалить*

"Кому это может быть интересно..." *Удалить*

Если вы прямо сейчас смотрите на пустой документ, пытаясь понять, как начать деловое письмо, - остановитесь.

Поскольку у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление, мы подскажем вам, как написать деловое письмо эффектно и уверенно.

Это исчерпывающее руководство покажет вам:

• Как профессионально оформить деловое письмо
• Пошаговое руководство по каждому разделу
• Реальные примеры успешных коммуникаций
• Профессиональные шаблоны
• Как адаптировать их к вашим потребностям

Пишете ли вы свое первое деловое письмо или хотите освежить свои навыки, вы будете знать, как написать деловое письмо, которое привлечет внимание и принесет результат. 

Поехали!

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо - это официальный письменный документ используется для профессионального общения между организациями или между компанией и ее клиентами, сотрудниками или другими заинтересованными сторонами. 

Это профессиональное рукопожатие в письменной форме. Знание того, как написать деловое письмо, очень важно, потому что оно имеет вес - как юридический, так и профессиональный.

Когда и зачем нужно писать деловое письмо

Некоторые моменты в бизнесе требуют большего, чем быстрый канал в Slack.

Подумайте об этом...

Стали бы вы решать серьезный спор по контракту с помощью СМС? Или отправили бы предложение на миллион долларов через WhatsApp?

Никогда, верно?

Именно по этой причине большинство важных документов в компаниях оформляется в виде правильно отформатированных деловых писем. 

Нам нужно официальное деловое письмо, когда:

# 1 - Движение силы

• Подать заявку на работу мечты
• Запрос на финансирование новаторского стартапа
• Предложение крупных партнерств

# 2 - Управление профессиональными отношениями

• Размещение крупных заказов у поставщиков (если требуется документация)
• Ведение переговоров по контрактам 
• Поддержание отношений с поставщиками

# 3 - Работа с деликатными ситуациями

• Рассмотрение жалоб клиентов 
• Разрешение споров по контрактам 
• Подача официальных жалоб 

# 4 - Создание гудвилла

• Выражение благодарности крупным клиентам
• Поздравление деловых партнеров с достижениями
• Составление рекомендательных писем

Именно такие моменты требуют большего, чем формальное письмо.

Различия между деловым письмом и электронной почтой

Времена, когда мы отправляли деловые письма через почтовое отделение, стремительно меняются. 

В наши дни почти все перешло на цифровые технологии (как и деловые письма, отправляемые по почте).

Доставка писем почтой Австралии снизилась на 12,9% в 2023-24 гг..

Несмотря на то, что и деловые письма, и электронная почта путешествуют через Интернет, они все равно сильно отличаются друг от друга.

Как оформить деловое письмо

Если вы не знаете, как начать деловое письмо или как закончить его, чтобы добиться максимального эффекта, выбор правильного формата - ключевой момент. 

• Стандартная структура делового письма

Каждый профессионал Деловое письмо состоит из шести основных блоков что вам совершенно необходимо. 

1. Информация об отправителе
2. Дата 
3. Информация о получателе 
4. Приветствие 
5. Тело 
6. Закрытие 

Хотите сделать свое письмо еще более профессиональным? Рассмотрите эти 5 дополнительных элементов:

• Тематическая линия (для быстрой справки)
• Линия ссылок (полезно для отслеживания разговоров или документов)
• Условные обозначения корпусов (когда вы включаете другие документы)
• Условное обозначение CC (если вы копируете других)
• P.S. (для важной мысли в конце - хотя в деловых письмах используется редко)

Источник = Templatelab.com

• Правильные интервалы, поля и шрифт в деловом письме

Прежде чем прочитать хоть одно слово, что видит получатель в деловом письме? 

Беспорядок или чистый, профессиональный документ? Первое впечатление - последнее.

Произведите первое впечатление, профессионально оформив деловое письмо.

• Выравнивание: Все письмо должно быть наклонено в левую сторону. 

• Расстояние между ними: Абзацы должны располагаться через одинарный интервал. Добавьте разрыв между основными разделами (дата, адрес, приветствие).

• Шрифт:  Используйте классические, легко читаемые шрифты, такие как Times New Roman, Arial, Courier или Geneva, размером 10-12 пунктов. 

• Поля: Используйте поля в один дюйм со всех сторон. 

• Формальное и неформальное оформление делового письма
  

В зависимости от цели, которую вы преследуете, существует два типа форматов деловых писем. 

# 1 - Официальные письма: Используйте блочный формат, когда весь текст выравнивается по левому краю без абзацных отступов. Используйте его, когда вы:

• Подача заявления на работу
• Письма правительственным чиновникам
• Подача жалобы
• Обращение к руководителям высшего звена

# 2 - Неформальные письма: Можно использовать модифицированные блочные или полублочные форматы, которые могут иметь отступы от абзацев или различное выравнивание для даты и закрытия. Используйте его для: 

• Письма долгосрочным клиентам
• Служебные записки
• Последующие действия по итогам встречи
• Регулярное обновление деловой информации

Источник = Birdeye.com

Шаблоны деловых писем и когда их использовать

Как и GPS, шаблоны невероятно полезны, но вам все равно нужно знать, как водить машину. 

Помните, что не стоит поддаваться на "копируй-вставляй и молись" aподход. 

Шаблон может стать отправной точкой, но слепо следовать ему нельзя. 

Это потому, что говорить "Уважаемый господин/госпожа" в 2025 году - это как "Я не удосужился узнать ваше имя".. Шаблоны лучше всего работают только тогда, когда вы:

• Вы новичок в написании деловых писем
• Нужна структура для общих ситуаций (жалобы, запросы, предложения)
• Пишут на неродном языке
• Имеете дело с формальной ситуацией, где традиционные формулировки имеют значение

Вы можете выбрать любой из этих вариантов 60+ шаблонов деловых писем но помните, что они есть:

1. Устаревшие формулировки ("To Whom It May Concern" - если вы не уверены)
2. Общие фразы, которые могут быть применимы к любому бизнесу
3. Излишне официальный тон в шаблонах, предназначенных для современного бизнеса
4. Региональные термины, которые могут не работать в вашей стране

Теперь, когда вы понимаете, когда и зачем нужно писать деловое письмо, давайте погрузимся в сам процесс написания.

Как начать деловое письмо

Прежде чем сесть за стол и начать писать, давайте разберемся с основами. Профессиональное деловое письмо начинается с четырех основ:

# 1 - обратный адрес

Ваш адрес должен быть четким и полным.

• Используйте фирменный бланк компании, если таковой имеется
• Формат: Улица, город, штат, почтовый индекс
• Добавьте свою электронную почту и номер телефона, чтобы легко связаться с вами

Даже если вы используете фирменный бланк компанииДобавьте свою прямую контактную информацию. Сделайте так, чтобы люди могли легко связаться с вами, а не только с вашей компанией.

# 2 - Дата

Это просто, но люди все равно все портят. Следуйте этим рекомендациям:

• Напишите его полностью: "9 февраля 2025 года".
• Не сокращайте: "02/09/25" или "9 февраля 2025 года".

В разных странах даты форматируются по-разному. Чтобы избежать путаницы, в международных деловых письмах пишите "9 февраля 2025 года".

# 3 - Внутренний адрес

Здесь вы покажете, что выполнили домашнее задание. Добавьте:

• Полное имя получателя и точная должность
• Название компании и полный адрес
• Дважды проверьте орфографию (особенно имена)

Если вы не уверены, позвоните в компанию и уточните должность и предпочтительное имя получателя. Внимание к деталям делает профессиональное деловое письмо блестящим.

# 4 - Приветствие

Используйте имя получателя следующим образом,

• "Дорогой мистер Джонсон:" (обратите внимание на двоеточие, а не запятую).
• "Дорогой доктор Мартинес:"
• "Дорогая мисс Томпсон:"

Не можете найти имя? Используйте "Уважаемый менеджер по найму:" или "Уважаемый директор [отдела]:" - что угодно, только не "Кому это касается".

Пример формата

Джон Смит Менеджер по маркетингу Tech Solutions Inc. 123 Бизнес-лейн Нью-Йорк, штат Нью-Йорк, 10001  9 февраля 2025 года

Как написать деловое письмо 

Поскольку мы обсудили основы, перейдем к процессу написания делового письма.

Шаг 1: Напишите четкий и профессиональный заголовок

Заголовок - это рукопожатие письма, поэтому сделайте его плотным и профессиональным.

• Чистый, стандартный форматирование
• Согласованное расстояние
• Профессия шрифт (Arial или Times New Roman, 11-12pt)
• Все выровненный правильно

Шаг 2: Начните с сильного и прямого вступления

Ваш первый абзац - это место, где можно сделать или сломать. 

• Назовите свой цель немедленно
• Ссылка на любой предыдущий контакт
• Сохраните его менее 3 предложений

Чтобы попасть точно в цель, вы можете использовать наш Чат с искусственным интеллектом и получите следующее приглашение:

Подсказка для юридических писем (введение):

"Составьте четкое и профессиональное вступление к юридическому письму по поводу [краткое описание ситуации]".

Искусственный интеллект сэкономит ваше время и поможет продумать пункты. 

Шаг 3: Напишите основную часть с ключевыми деталями

Здесь вы предоставляете товар. В этом разделе вы используете:

• Один основная идея за параграф
• Поддерживающие заявления с конкретными цифрами
• Короткие абзацы (не более 3-4 предложений)
• Наглядные примеры

Когда вы перейдете к деталям своего письма, сообщите чату ИИ следующие сведения:

Подсказка для юридических писем (основная часть):

"Напишите юридическое письмо, касающееся [вопроса]. Разделите его на четкие абзацы и при необходимости дайте юридические ссылки".

Используйте пулевые точки, чтобы выделить ключевую информацию, но не переусердствуйте.

Шаг 4: Добавьте профессиональное заключительное слово

Если вы не знаете, как сформулировать свое предложение, обратитесь к нашим специалистам. Чат с искусственным интеллектом следующее:

Подсказка для юридических писем (заключительное заявление):

"Пожалуйста, помогите мне составить профессиональное заключительное слово для юридического письма с просьбой о [конкретном действии]. Включите призыв к действию и контактную информацию".

Ваше закрытие должно:

• Четко сформулируйте, что будет дальше
• Поблагодарите их за уделенное время
• Включите призыв к действию

Как закончить деловое письмо

После заключительного абзаца оставьте две строчки до завершения комплимента. 

Используйте только первое слово, написанное заглавными буквами, и ставьте в конце запятую. 

Обычно закрытие включает в себя "Искренне", "С наилучшими пожеланиями". или "С уважением".

Для собственноручной подписи оставьте четыре строки и подпишите синими или черными чернилами. 

Ниже подписи напишите свое полное имя, должность и, при необходимости, контактную информацию.

Если применимо, включите дополнительные пометки, например "Encl:" для корпусов или "cc:" для копий и разместите их на отдельных строках под своим именем.

Примеры деловых писем

Онлайновая лаборатория письма Университета Пердью содержит образец делового письма. В нем также указаны рекомендуемые поля и интервалы для профессиональной корреспонденции.

Хотите увидеть больше примеров деловых писем для ваших конкретных нужд?

• Письмо с просьбой о приеме на работу →
• Письмо об урегулировании жалобы →
• Письмо о расторжении договора →

Ошибки, которых следует избегать в деловых письмах

Написание делового письма может показаться ответственной задачей - ведь это ваш шанс произвести сильное впечатление. 

Но есть и несколько распространенных подводных камней от которых вам точно стоит воздержаться. 

# 1 - Непрофессиональное форматирование

Первое впечатление имеет значение, и именно поэтому внешний вид может сделать или сорвать сделку. 

К числу распространенных ошибок при оформлении деловых писем относятся:

• Непоследовательный интервал между абзацами
• Неправильное выравнивание полей и текста
• Несколько стилей или размеров шрифта в одном письме
• Неправильная структура делового письма (отсутствие даты, адреса получателя или блока подписи)

# 2 - Использование неформальной лексики

Деловые письма требуют соблюдения формальностей, что отличает их от обычного общения. Избегайте этих распространенных языковых ошибок:

• Использование слишком большого количества идиом или фраз: 

Вместо того чтобы написать: "Давайте поговорим о нестандартном мышлении". 

Пишите: "Я хотел бы обсудить инновационные подходы к этому проекту".

• Пассивный голос: Используйте активный залог, чтобы сделать ваши высказывания более прямыми и впечатляющими.

• Слишком частое использование "я": Повторение "я" может сделать ваше письмо эгоцентричным. Вместо того чтобы написать: "Я думаю, что смогу помочь вам с вашим проектом, потому что у меня есть опыт". 

Пишите: "Этот проект хорошо согласуется с обширным опытом нашей команды".

# 3 - Двусмысленность и неясность

Ясность имеет первостепенное значение в деловом общении. Избегайте:

• Неясные запросы или сроки 

Пример неопределенного письма: "Пожалуйста, свяжитесь со мной в ближайшее время". 

Лучшая альтернатива: "Пожалуйста, оставьте свой отзыв до пятницы, 16 февраля".

• Неточный язык 

Пример неопределенного написания: "Нам понадобится довольно много ресурсов". 

Лучшая альтернатива: "Этот проект требует трех дополнительных сотрудников и бюджета в $50 000".

# 4 - Не очеловечивание контента

Конечно, цифровые письма - это удобно, а чаты с искусственным интеллектом позволяют сэкономить время.

Но если вы не очеловечите свой контент, он может показаться роботизированным или безличным. 

Используйте наш Гуманизатор искусственного интеллекта чтобы убедиться, что она написана реальным человеком, а не машиной. 

Как сделать ваше письмо более убедительным

Убеждение - это не ловкая игра слов или манипуляция. 

Хорошо написанное убедительное письмо может помочь преобразовать теплые деловые отношения, обратить в свою веру заинтересованных партнеров и открыть четкие возможности для действий.

А чтобы сделать это эффективно, используйте в своих деловых письмах эти 3 стратегии убеждения, которые сделают ваши письма лучше, чем без них.

# 1 - Создайте убедительный крючок

Ваш вступительный абзац должен дать адресату повод читать дальше. Для создания сильных крючков можно использовать любые из этих элементов:

1. Ссылка на общую задачу
2. Представьте яркое заявление
3. Выделите непосредственную ценность

# 2 - Предоставьте убедительные доказательства

Превращайте утверждения в аргументы с помощью:

1. Данные и статистика

• Используйте конкретные цифры: "Наша система сократила количество ошибок с 8,5% до 0,3%".
• Укажите временные рамки: "В течение 6 месяцев удовлетворенность клиентов выросла на 45%".
• Сравните сценарии "до" и "после": "Эффективность производства повысилась с 1 000 до 1 500 единиц продукции в день"

2. Тематические исследования

• Упомяните соответствующие истории успеха: "Аналогичное внедрение в компании ABC Corp привело к...".
• Включите конкретные результаты: "Их команда достигла автоматизации 98% в течение 90 дней".
• Выделите сопоставимые ситуации: "Другой производитель в вашем регионе столкнулся с...".

3. Экспертная оценка

• Отраслевое признание: "Награжден "Самым инновационным решением" по версии Industry Weekly".
• Профессиональные сертификаты: "Процессы, сертифицированные по стандарту ISO 9001"
• Поддержка партнеров: "Статус золотого партнера Microsoft с 2020 года"

# 3 - Предвидеть и устранять возражения

Проанализируйте все возражения, которые могут возникнуть у адресата по поводу вашего письма, и сразу же ответьте на них здесь.

(Используйте AI Chat для анализа возражений)

У них могут быть опасения по поводу...

• Опасения по поводу стоимости: "Хотя первоначальные инвестиции составляют $X, окупаемость инвестиций обычно происходит в течение 6 месяцев за счет..."
• Время реализации: "Наша специальная команда обеспечивает минимальный перерыв в работе благодаря проверенному 3-недельному плану перехода".
• Требования к обучению: "Включенная в программу комплексная программа обучения требует всего 4 часа на одного сотрудника".

Заключение

Написание деловых писем по-прежнему актуально в 2025 году, но не в том виде, в каком его знал ваш дедушка. 

Несмотря на то, что большинство средств связи перешли на цифровые технологии, они могут понадобиться вам не каждый день, но когда это произойдет, они будут незаменимы.

Хорошо составленное деловое письмо может открыть двери, которые не откроет быстрое электронное письмо. 

Если вы хотите получить работу мечты, заключить сделку на миллион долларов или сгладить кризис клиента, правильно оформленное и хорошо написанное деловое письмо спасет вас.

• Сохраняйте профессионализм, но не говорите как робот из 1950-х.
• Используйте инструменты искусственного интеллекта для мозгового штурма, но добавьте человеческое отношение
• Помните: ваше письмо может быть цифровым, но его воздействие должно быть личным

Убедитесь, что ваше письмо не окажется похожим на те непрочитанные условия и положения - никому не нужны такие отношения!