Как написать меморандум: Структура, советы и примеры

Никто не просыпается с радостью, чтобы написать меморандум.

Но давайте признаем, что иногда вам просто необходимо быстро и четко донести важную информацию.

Объявляете ли вы о новой политике, информируете команду или предупреждаете о предстоящих изменениях, служебная записка упрощает работу: никаких писем, ненужных совещаний, только прямое общение.

Хорошие новости? Написание памятки не обязательно должно быть сложным.

При правильной структуре и нескольких грамотных настройках вы можете быть уверены, что ваше сообщение будет прочитано, понято и принято к действию, и никто не отключится на полпути.

Давайте разберемся.

Что такое меморандум?

Меморандум (сокращение от memorandum) - это короткий, структурированный документ, используемый для внутренняя коммуникация в бизнесе или организации.

В отличие от электронных писем, которые могут быть непринужденными или разговорными, служебные записки должны быть четкими, прямыми и точными - они идеально подходят для того, чтобы поделиться важными обновлениями, правилами или инструкциями без лишней путаницы.

Считайте это профессиональной версией фразы "Эй, все, вот что происходит".

Никогда больше не беспокойтесь о том, что ИИ обнаружит ваши сообщения. Undetectable AI Мы можем помочь вам:

  • Сделайте так, чтобы ваши записи с помощью искусственного интеллекта появились человекоподобный.
  • Байпас все основные инструменты обнаружения ИИ одним щелчком мыши.
  • Используйте AI безопасно и уверенно в школе и на работе.
Попробуй бесплатно

Будь то от менеджера к команде, от отдела кадров к сотрудникам или от руководства ко всей компании, служебные записки позволяют убедиться, что все находятся на одной волне.

Когда использовать памятку

Записки лучше всего подходят, когда вам нужно донести важную информацию до группы людей в структурированном виде. Вы можете использовать служебную записку, когда:

  • Объявление об изменении политики компании (например, новые правила работы на дому)
  • Предоставление обновленной информации о проекте или инициативе
  • Изложение процедур или инструкций
  • Объявление внутри компании
  • Решение проблемы, требующей немедленного внимания

Если ваше сообщение носит официальный характер, должно быть задокументировано или касается нескольких адресатов, лучше всего использовать служебную записку. Если же речь идет о быстрой, неформальной встрече, достаточно сообщения электронной почты или чата.

Теперь, когда вы знаете. когда чтобы использовать служебную записку, давайте поговорим о том, как правильно ее составить.

Ключевые элементы записки

Отличный меморандум - это не только то, что вы говорите, но и то, как вы его структурируете. 

Четкость, организованность и легкость прочтения гарантируют, что ваше сообщение действительно будет прочитано (а не проигнорировано в папке входящих сообщений, заполненной другими вещами). 

Вот что должна содержать каждая памятка:

1. Заголовок (Кому, От, Дата, Тема)

Начните с основ. Каждая служебная записка должна содержать:

  • Для: Для кого предназначена эта памятка? (Команда, отдел или вся компания)
    От: Кто его отправляет? (Ваше имя и должность)
    Дата: Когда было написано
    Тема: Короткий, конкретный заголовок, который сразу же подскажет читателю, о чем идет речь в заметке

Пример:
Для: Все сотрудники
От: Джейн Доу, менеджер по персоналу
Дата: 1 февраля 2025 года
Тема: Новая политика удаленной работы

2. Вступительное слово (цель записки)

Переходите сразу к делу. В первом предложении, расскажите людям, почему они это читают. Здесь не место для длинных вступлений - достаточно просто четко сформулировать "Вот в чем дело". заявление.

Пример:
"В этой памятке изложена обновленная политика компании в отношении удаленной работы, вступающая в силу 1 марта 2025 года".

3. Тело (детали и вспомогательная информация)

Вот где вы рассказать подробности. В зависимости от темы, этот раздел может включать:

  • Сайт кто, что, когда, где и почему объявление
  • Ключевые даты, сроки или инструкции
  • Все необходимые справочная информация или рассуждения

Сокращайте предложенияПри необходимости используйте пулевые точки и включайте только важные детали - никто не хочет копаться в абзацах текста, чтобы найти главную мысль.

Пример:
"С 1 марта сотрудники должны будут работать в офисе не менее двух дней в неделю. Цель состоит в том, чтобы сохранить гибкость и одновременно способствовать сотрудничеству. Команды могут координировать свои дни работы в офисе в зависимости от потребностей отдела".

4. Призыв к действию (следующие шаги или рекомендации)

Что должны делать люди сделать после прочтения этой статьи? Будь то следование новому процессу, посещение собрания или обращение с вопросами, четко сформулировать.

Пример:
"Руководители должны согласовать со своими сотрудниками окончательный график работы в офисе до 15 февраля. Если у вас есть вопросы, обратитесь в отдел кадров".

5. Заключительные замечания (по желанию)

Не каждый меморандум нуждается в закрытии, но если вы хотите Закончите на позитивной нотеПростая благодарность или признание могут помочь.

Пример:
"Спасибо за вашу гибкость, поскольку мы продолжаем совершенствовать наши правила работы. Мы ценим ваше стремление к сотрудничеству и успеху".

Пошаговое руководство по написанию меморандума

Вот как сделать это быстро и без лишних раздумий.

Шаг 1: Определите цель

Если вы не знаете. именно почему вы пишете эту заметку, ваш читатель тоже не будет. 

Будьте проще - какова основная мысль? Если вы не можете сформулировать ее в одном предложении, пересмотрите свой подход.

Шаг 2: Определите аудиторию

Кто это читает? Формулировки могут меняться в зависимости от того, к кому вы обращаетесь: к руководству, команде или всей компании. 

Составьте свою записку так, чтобы она была адресована непосредственно тем людям, которые должны принять в ней участие.

Шаг 3: Напишите памятку 

Вместо того чтобы начинать все с нуля, позвольте нашим Чат с искусственным интеллектом сделают всю работу. Просто введите простую подсказку, например:

  • "Напишите профессиональную служебную записку, в которой объявите о новой политике удаленной работы".
  • "Составьте служебную записку для команды о предстоящем сроке сдачи проекта".
  • "Создайте памятку об обновлениях системы безопасности офиса для сотрудников".

AI Chat создаст структурированный, хорошо написанный проект за считанные секунды, сэкономив ваше время и силы.

Проверьте:

Шаг 4: Уточнение и персонализация

AI Chat дает вам сильную отправную точку, но не просто копируйте и вставляйте

Перечитайте памятку и внесите в нее коррективы, чтобы она соответствовала вашему тону, добавила специфические для компании детали и обеспечила ощущение подлинности для вашей команды.

Шаг 5: Очеловечьте окончательный вариант

Даже с искусственным интеллектом заметки должны выглядеть естественно и по-человечески.

 Отправьте свой окончательный вариант в Гуманизатор искусственного интеллекта чтобы сгладить все роботизированные фразы и убедиться, что это похоже на то, что вы действительно отправили бы.

Изучите наш детектор искусственного интеллекта и гуманизатор с помощью виджета ниже!

Примеры эффективных записок

Вам нужна памятка, но вы не хотите начинать с нуля? 

Вот четыре готовых примера, которые вы можете изменить и отправить.

Пример 1: Обновление внутренней политики

Сценарий: Ваша компания обновляет политику удаленной работы, и сотрудники должны быть проинформированы об этом.

Для: Все сотрудники
От: [Ваше имя], менеджер по персоналу
Дата: [Сегодняшняя дата]
Тема: Обновленная политика удаленной работы - вступает в силу [дата]

Начиная с [Дата], мы обновляем нашу политику удаленной работы, чтобы позволить сотрудникам работать из дома до трех дней в неделю. 

Это изменение основано на отзывах сотрудников и нашем стремлении сохранить гибкость, способствуя при этом личному сотрудничеству.

Ключевые детали:

  • Сотрудники должны согласовывать свои удаленные дни с руководителями.
  • Присутствие в офисе необходимо для проведения командных совещаний и ключевых сессий сотрудничества.
  • Все договоренности об удаленной работе должны быть согласованы с HR до [Крайний срок].

По всем вопросам обращайтесь в отдел кадров по адресу [Контактная информация]. Благодарим вас за адаптацию, поскольку мы продолжаем совершенствовать наши правила работы.

Пример 2: Памятка о состоянии проекта

Сценарий: Вашей команде требуется оперативная информация о ходе реализации крупного проекта.

Для: Команда проекта
От: [Ваше имя], руководитель проекта
Дата: [Сегодняшняя дата]
Тема: Обновление статуса проекта X - завершение фазы 2

Мы рады поделиться с вами тем, что Этап 2 проекта X завершен, и мы планируем перейти к этапу 3 к [Дата].

Последние достижения:

  • Команда разработчиков завершила работу над основными функциями.
  • Команда маркетологов завершила работу над первоначальным проектом кампании.
  • QA-тестирование продолжается и будет завершено к [Дата].

Следующие шаги:

  • Окончательное тестирование и обзор должны быть завершены к [крайний срок].
  • Начальное совещание по фазе 3 запланировано на [Дата/время совещания].

Если у вас есть какие-либо препятствия или вам нужна дополнительная поддержка, обратитесь ко мне или к руководителю вашей команды.

Пример 3: Памятка с напоминанием о встрече

Сценарий: Приближается собрание всего отдела, и вы хотите, чтобы все присутствовали на нем.

Для: Отдел продаж
От: [Ваше имя], директор по продажам
Дата: [Сегодняшняя дата]
Тема: Напоминание: Ежеквартальное собрание по продажам - [дата/время]

Это напоминание о том, что наши Ежеквартальное совещание по продажам состоится на [Дата] в [Время] в [Место] (или через Zoom).

Основные моменты повестки дня:

  • Обзор результатов продаж за первый квартал
  • Стратегии привлечения новых клиентов
  • Корректировка целевых показателей продаж на II квартал

Пожалуйста, приходите с любыми новостями или вопросами. Если вы не сможете присутствовать, сообщите мне как можно скорее. С нетерпением жду встречи со всеми!

Пример 4: Памятка по объявлению

Сценарий: В вашей компании появился новый сотрудник, и вы хотите его представить.

Для: Весь персонал
От: [Ваше имя], отдел кадров
Дата: [Сегодняшняя дата]
Тема: Приветствуйте [имя нового сотрудника] в нашей команде!

Мы рады сообщить, что [Имя нового сотрудника] присоединяется к [отдел/группа] в качестве новой [название должности]! Их первый рабочий день будет [Дата начала], и они будут работать в тесном контакте с [руководителем группы/менеджером].

Немного о [Имя нового сотрудника]:

  • Пришел из [предыдущей компании/опыта].
  • Увлечен [отраслевыми навыками/интересами].
  • Интересный факт: [Something Light & Engaging].

Пожалуйста, тепло поприветствуйте [имя нового сотрудника], когда увидите его!

Что делает меморандум хорошим? 

Хороший меморандум ясен, понятен и легко читается. Она должна быстро переходить к сути, использовать простой язык и делать очевидными дальнейшие шаги.

Какой длины должен быть меморандум? 

В идеале - одна страница или меньше. Если она будет слишком длинной, люди пропустят ее или проигнорируют. Не затягивайте и включайте только самое необходимое.

Можно ли использовать служебную записку для внешней коммуникации? 

Записки предназначены для внутреннего пользования. Если вы обращаетесь к клиентам или внешним партнерам, уместнее будет электронное или деловое письмо.

Как правильно оформить памятку? 

Каждое письмо должно иметь заголовок (кому, от, дата, тема), четкое начало, ключевые детали в основной части и прямой призыв к действию.

Последние мысли о написании меморандума

Записка - это быстрое и четкое донесение важной информации. 

Если людям приходится перечитывать его, чтобы понять суть, значит, он не справляется со своей задачей.

Будьте краткими, делайте следующие шаги очевидными и пишите как человек, а не корпоративный робот. 

А если вы хотите сэкономить время?

Наш сайт Чат с искусственным интеллектом может составить структурированный меморандум за считанные секунды, а Гуманизатор искусственного интеллекта гарантирует, что это звучит как вы.

Разве не лучше, когда люди действительно читают и понимают то, что вы написали?

Undetectable AI (TM)