Лучше всего воспринимать письмо с самопрезентацией как цифровое рукопожатие. Оно должно быть коротким, уверенным, а главное - производить хорошее первое впечатление.
Однако, зная, что такое хорошее вводное письмо и на самом деле ность написать его - это две совершенно разные вещи.
Именно поэтому в этом руководстве мы расскажем все, что вам нужно знать о том, как представить себя в электронном письме... чтобы вы действительно могли получить ответ, который вы ищете.
Основные выводы
- Думайте, прежде чем писать! Вы сможете написать лучшее письмо, если будете четко понимать, о чем и кому вы пишете.
- Относитесь к теме письма как к основному заголовку. Она должна быть короткой, понятной и интересной.
- Не рассказывайте о себе слишком много. Лучшие вводные письма написаны с целью наладить контакт с получателем, а не прорекламировать себя.
- Обычные, скопированные/вставленные письма легко заметить в природе, не говоря уже о том, что их игнорируют. Хорошо использовать шаблон, но обязательно персонализируйте письмо для своей аудитории.
Когда вам нужно письмо для самопрезентации
В жизни бывает много случаев, когда вам нужно представиться по электронной почте.
Нет, писать вступительные письма не очень весело. И нет, вы можете не получить ответа.
Но вам все равно придется это делать, если вы хотите наладить связи и открыть для себя новые возможности.
Никогда больше не беспокойтесь о том, что ИИ обнаружит ваши сообщения. Undetectable AI Мы можем помочь вам:
- Сделайте так, чтобы ваши записи с помощью искусственного интеллекта появились человекоподобный.
- Байпас все основные инструменты обнаружения ИИ одним щелчком мыши.
- Используйте AI безопасно и уверенно в школе и на работе.
Вот несколько сценариев, в которых может пригодиться солидное письмо с самопрезентацией:
- Подача заявления на работу
- Просить о чем-то
- Общение с потенциальным клиентом
- После мероприятия
- Подача идеи
Во всех этих ситуациях ваше вводное письмо - это отправная точка для установления значимой связи.
Поэтому очень важно, чтобы все было по-настоящему!
Прежде чем писать: Знайте свою цель и аудиторию
Если вы чувствуете себя немного запуганным и не знаете, как представиться в электронном письме незнакомому человеку, начните именно с этого.
Для начала проясните ситуацию:
- Кому вы пишете
- Что вы хотите получить от соединения
Если вы не приложите сознательных усилий, чтобы продумать эти два пункта, то, скорее всего, напишете письмо, которое будет полностью проигнорировано.
Начните с того, что спросите себя: Чего я пытаюсь добиться этим письмом?
Ответ на этот вопрос будет определять ваш тон, уровень детализации письма и то, как вы себя позиционируете.
Затем проведите исследование того, кому вы отправляете свое письмо.
Понимание их роли, стиля общения и даже текущих приоритетов поможет вам создать письмо, на которое они действительно обратят внимание.
На этом этапе размышлений и исследований стоит использовать чатбота с искусственным интеллектом (например, нашего собственного Чат с искусственным интеллектом), чтобы обмозговать идеи.
Это поможет вам сэкономить время, а также позволит взглянуть на ситуацию с разных сторон, о которых вы, возможно, даже не подозревали.
Например, вот несколько идей (и лучших практик), как подать идею техническому журналисту по электронной почте.
Подобный быстрый поиск поможет вам отправить письмо, которое будет более личным и релевантным для вашего адресата.
Советы по оформлению темы
Ваша тема письма - это самое первое, что видит получатель. И во многих случаях она определяет, будет ли вообще открыто письмо.
Вот несколько примеров того, к чему нужно стремиться.
| Примеры тематических строк | |
| Вместо этого... | Попробуйте! |
| Заявка на работу | [Ваше имя] / Заявление на [должность] |
| Обо мне | Привет от [Ваше имя] из [Ваша компания]. |
| Последующие действия | После [название мероприятия] / [Ваше имя] |
Подумайте о том, что ваша тема - это как заголовок для письма. Она должна привлекать внимание. Но она также должна давать небольшое представление о том, почему вы с ним связываетесь.
Как начать письмо
Если вы не знаете, как официально представиться в электронном письме, этот раздел для вас.
Эксперты в Действительно Порекомендуйте персональное поздравление, позаботившись о том, чтобы оно соответствовало уровню формальности, подходящему для вашего адресата.
Обычные приветствия для профессиональных или незнакомых людей включают:
- Уважаемый [Имя] [Фамилия]
- Уважаемый господин / госпожа / госпожа [Фамилия]
- Здравствуйте [Имя].
- Приветствую вас
- Доброе утро/день
Для более случайных или знакомых контактов эти приветствия тоже подойдут:
- Привет [Имя]
- Привет [Имя]
- Привет [Имя], надеюсь, у вас отличная неделя/выходные!
После приветствия обязательно назовите свое имя, а затем сразу же укажите причину обращения.
Это поможет читателю быстро понять контекст и придаст вашему письму ощущение намеренности.
Совет профессионала: Это не только о вас. Убедитесь, что вы ссылаетесь на что-то конкретное, связанное с работой или проектом вашего получателя. Это покажет им, что вы проделали домашнюю работу. И немного лести (если она искренняя) никогда не помешает.
Вводный параграф
После приветствия настало время представиться.
В этом разделе важно быть четким и лаконичным. Да, вы можете рассказать немного о себе (это это все-таки вступление).
Но и читать всю историю вашей жизни тоже никто не хочет.
Начните с основ: ваша текущая роль (или то, что вы изучаете), чем вы занимаетесь и как это напрямую связано с интересами получателя.
Фокус должен быть смещен с "вот кто я такой" на "вот почему это важно для вас".
Постарайтесь сократить этот раздел до трех-четырех предложений.
Вы должны дать достаточно контекста, чтобы ваш адресат понял, кто вы, но информация не должна быть чрезмерной.
Если у вас есть основы того, что вы хотите сказать, но вам нужно завернуть это в красивые 3-4 предложения, стоит использовать AI.
Например, наш Чат с искусственным интеллектом Инструмент может создать индивидуальный вступительный абзац, исходя из вашей ситуации/роли, того, чего вы хотите добиться с помощью письма, и того, кому вы отправляете письмо.
Тело письма
Тело письма - это место, где вы выходите за рамки основного вступления и даете некоторый контекст. Здесь же вы просите о том, что вам нужно.
Это встреча? Интервью? Совет? Что бы это ни было, убедитесь, что оно находится в тексте, предпочтительно в конце.
Эксперты по карьере из Гарварда также рекомендуют избежание перегрузки в этом разделе слишком много информации. Оставьте все мелкие детали для последующего разговора.
Задача состоит в том, чтобы заинтересовать получателя настолько, чтобы он действительно ответил вам.
Завершите письмо профессионально
И последнее, но не менее важное: завершите письмо подписью. Она должна быть четкой и вежливой, а также направлять получателя к следующему шагу.
Например, если вы просите о встрече, предложите временные рамки. Если вы запрашиваете информацию, сообщите им, как лучше поделиться ею с вами (или предложите время для разговора по телефону).
Здесь очень важно избегать расплывчатых окончаний вроде "дайте мне знать, что вы думаете" или "с нетерпением жду вашего ответа".
И наконец, всегда указывайте свои контактные данные и искренне выражайте благодарность за уделенное время. Неплохо также закончить письмо на дружеской ноте, например "Всего хорошего", а затем "С уважением, [Ваше имя]".
Вы хотите, чтобы ваша подпись была профессиональной, но в то же время личной и дружелюбной, чтобы ваш адресат чувствовал положительное отношение к вам и чувствовал себя достаточно комфортно, чтобы ответить.
Если вы чувствуете, что спотыкаетесь на словах (а такое бывает!), подумайте о том, чтобы использовать Гуманизатор искусственного интеллекта инструмент.
Это поможет вам отточить тон вашего письма, чтобы оно звучало естественно и уверенно, без роботизма.
Примеры представлений по электронной почте
Когда вы учитесь представляться в электронном письме, вам помогут примеры. Вот несколько примеров для вдохновения.
Подача заявления на работу
Тема: Заявление на [название должности] / [ваше имя]
Тело:
Здравствуйте [имя и фамилия менеджера по персоналу],
Обращаюсь к вам, чтобы сообщить, что я подал заявку на открытую вами вакансию [название роли] в [название компании] через [платформа для подачи заявок]. Я являюсь [текущая роль или область обучения] и имею [конкретные действия или соответствующий опыт].
Я очень рад этой возможности, так как недавно [ссылка на соответствующий проект, связь или новости компании] и думаю, что я отлично подойду для [конкретной команды, проекта или целей компании].
Я прикрепил свое резюме к этому письму. Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы или потребуется дополнительная информация. Я также буду рад назначить встречу. Моя доступность - [конкретное время доступности].
Спасибо, что нашли время рассмотреть мою заявку, и надеемся на скорое общение!
С уважением,
[Ваше имя]
[Ваши контактные данные]
После мероприятия
Тема: Рад был пообщаться на [Название мероприятия] / [Ваше имя]
Тело:
Привет [Имя и фамилия новой связи],
Было очень приятно пообщаться с вами на [Название мероприятия] в [Дата мероприятия]. Мне очень понравилась наша беседа о [конкретная тема, которую вы обсуждали].
Я знаю, что мы также говорили на [другие темы], поэтому я хотел продолжить разговор и прислал свои полные контактные данные:
- [Имя] [Фамилия]
- [email protected]
- [Номер телефона]
- [Ручки социальных сетей]
- [Сайт].
Не стесняйтесь обращаться ко мне в любое время, если вам нужно [перечислите соответствующие вещи, которыми вы занимаетесь]. Я всегда рад помочь!
Приятного дня/вечера/выходных и надеюсь, что скоро мы снова будем общаться!
[Ваше имя]
Общение с новым клиентом
Тема: С нетерпением жду совместной работы / [Ваше имя] в [Вашей компании]
Тело:
Привет [имя нового клиента],
Я так рада официально связаться с вами по электронной почте, чтобы начать наш проект на [Название проекта].
Прежде чем мы начнем работать вместе, я хотел бы быстро представиться.
Меня зовут [Ваше имя], и я занимаюсь всем, что связано с [перечислите конкретные задачи и обязанности]. Если вам нужна помощь в решении [перечислите некоторые проблемы], я всегда готов помочь!
Если у вас возникнут вопросы, обращайтесь в любое время по телефону [ваш номер телефона] или по электронной почте [ваш адрес электронной почты].
С нетерпением ждем начала совместной работы!
Говорите скорее,
[Ваше имя]
Подача идеи
Тема: Идея сотрудничества для [название вашей компании] и [название компании получателя]
Тело:
Привет [имя потенциального сотрудника],
Меня зовут [Ваше имя] из [Вашей компании], и я слежу за работой [Название компании получателя] над [конкретным проектом или инициативами].
Я бы с удовольствием изучил возможность нашей совместной работы для достижения [конкретной цели или выгоды], поскольку мы также были заняты [соответствующими и аналогичными проектами] в [Название вашей компании], и я думаю, что у нас есть потенциал для сотрудничества.
Вот краткая версия того, о чем я думаю:
- Цель: [Что может быть достигнуто]
- Подход: [Как будет происходить сотрудничество]
Я, конечно, готов выслушать любые ваши идеи по этому поводу. Не могли бы вы выпить кофе или назначить быстрый звонок для обсуждения?
Я свободна [поделиться наличием] и с удовольствием выслушаю ваши мысли! Вы можете забронировать время в моем календаре здесь [поделиться календарем] или дать мне знать, как будет удобнее.
Спасибо, и надеюсь, что мы скоро поговорим!
Лучшее,
[Ваше имя]
Поддерживайте авторитет и ясность - используйте наш детектор ИИ и "гуманизатор" ниже.
Часто задаваемые вопросы о самопрезентационных письмах
Какой длины должно быть вступительное письмо?
Вступительные письма должны быть короткими и по делу. Не более 200-300 слов.
Ваш адресат должен быть в состоянии прочитать и понять ваше сообщение менее чем за несколько минут.
Что делать, если я не получил ответа?
Если вы не получили ответа в течение недели или двух, можно отправить вежливое повторное письмо. Будьте кратки, ссылайтесь на свое первоначальное сообщение и повторите свою основную просьбу.
Иногда сообщения теряются в переполненном почтовом ящике, так что вполне можно отправить мягкое напоминание.
Могу ли я повторно использовать то же самое введение для других?
Вы можете использовать одну и ту же базовую структуру, но всегда полезно адаптировать основное сообщение для каждого адресата.
Обычные письма очень легко заметить (и, будем честны, немного лениво). Поэтому, если вы хотите получить ответ, приложите усилия.
Какие существуют лучшие практики по представлению себя в электронном письме в качестве нового сотрудника?
Если вы новый сотрудник, сделайте свое вступительное письмо теплым, лаконичным и нацеленным на установление связей.
Четко укажите свое имя, роль и отдел, а также поделитесь контактными данными, чтобы сотрудники знали, как с вами связаться.
Заключительные мысли
Вводные письма могут вызывать чувство досады, когда вы их пишете.
Но если вы уделите им время и внимание, хорошие ознакомительные письма действительно могут открыть множество дверей.
Для этого достаточно провести небольшое исследование, четко сформулировать причину обращения и выбрать дружелюбный (но профессиональный) тон.
Добавьте четкий следующий шаг, и вы дадите получателю все основания ответить вам - а с Undetectable AI Чат с искусственным интеллектом и Гуманизатор искусственного интеллектаВы сможете отточить свой тон, отполировать послание и сделать каждое вступление значимым.
Начните уверенно составлять эффективные электронные письма, используя Необнаруживаемый ИИ.