Вам когда-нибудь нужно было отправить важное сообщение по электронной почте, но вы смотрели на пустой экран в течение, казалось, целого века?

Мы все там были.

"Корпоративный язык" не всем дается естественно, и легко обдумывать каждое слово даже в самых простых профессиональных электронных письмах.

Чтобы помочь вам, мы даем единственную формулу, которая когда-либо понадобится вам для написания профессиональных писем.

Читайте далее практические советы по написанию электронных писем, правила профессионального почтового этикета и 20+ шаблонов, которые вы можете сразу же начать использовать.

TL: DR - Профессиональные электронные письма - это четкость, структура и уважение. Придерживайтесь этих основ, и вы всегда будете производить хорошее впечатление.

---

Основные выводы

• Профессиональные электронные письма производят сильное впечатление благодаря четкости, структуре и уважительному тону.

• Для достижения наилучших результатов используйте правильные темы, приветствия, лаконичные тела и профессиональные подписи.

• Инструменты искусственного интеллекта, такие как генератор электронной почты Undetectable AI, помогают быстро создавать шаблоны и снижают стресс от пустых страниц.

• Прогоните черновики через систему Undetectable AI's Humanizer, чтобы письма звучали естественно и персонализированно.

---

Что такое профессиональное электронное письмо?

Профессиональное письмо - это особый тип письма, написанный в профессиональном контексте, например, для работы или учебы. 

В отличие от обычного сообщения, которое вы отправляете друзьям или родственникам, профессиональные письма обычно отправляются с профессионального адреса электронной почты (например, [email protected] это пример профессионального адреса электронной почты, а что-то вроде partyanimal1995 не является).

В профессиональных письмах также принято следовать базовому почтовому этикету, который включает в себя:

• В том числе профессиональная тематическая линия и правильное приветствие (например, "Дорогой" или "Кого это может касаться")
• Поддержание уважительный тон избегая сленга и слишком непринужденной речи
• Сохраняя сообщение лаконично и легко читается с короткими абзацами и простым форматированием
• Использование правильное написание, грамматика, и Пунктуация

В конечном счете, цель профессионального электронного письма заключается в общении именно четко и уверенно, но в то же время в тоне, уважительном по отношению к адресату.

Когда использовать профессиональное письмо, а когда обычное

Однако здесь есть некоторые нюансы... потому что не каждое профессиональное письмо должно быть ультра профессиональный.

Главное - знать, когда нужно придерживаться профессионального стиля, а когда можно отнестись к нему более непринужденно.

Профессиональные коммуникации

Как правило, используйте профессиональный формат электронной почты в любое время, когда вы находитесь в профессиональной среде, используя свой "официальный" адрес электронной почты.

Вот несколько сценариев, которые почти всегда требуют профессионального тона:

• Подача заявления на работу
• После интервью или встречи
• Общение с клиентами, партнерами или старшими коллегами
• Отправка электронных писем с напоминаниями о сроках, встречах или обновлениях проекта
• Запрос обратной связи, технической поддержки или дополнительной информации

Если вам не нужно регулярно писать профессиональные письма такого типа или вы не совсем уверены в том, как структурировать свое письмо, генераторы писем AI могут стать для вас находкой.

Например, с Необнаруживаемый ИИ Генератор электронной почты AIВы можете создать свой собственный шаблон электронной почты в зависимости от тона и цели вашего сообщения.

Вот как это работает:

• Кратко опишите цель вашего письма в одном предложении в левом поле генератора.
• Выберите предпочтительный тон, стиль письма, тип письма и его длину.
• Нажмите "Создать письмо", и вы получите свой шаблон в поле с правой стороны.

Получив шаблон, вы сможете внести в него коррективы, соответствующие именно вашей ситуации.

Возможно, ваш результат не будет готов к немедленному копированию/вставке, но у вас будет надежная отправная точка (а значит, вам не придется тратить часы, уставившись на пустую страницу).

Случайные связи

Вот тут-то и возникают нюансы.

Почему? Потому что вы не хотите быть слишком формальным коллегой, так как можете показаться чопорным, отстраненным или даже неприступным.

Вместо этого вполне можно использовать более спокойный стиль переписки по электронной почте при общении с:

• Партнеры по команде, которых вы хорошо знаете
• Коллеги по внутренним обновлениям
• Коллеги, с которыми отношения уже позволяют вести дружеский, разговорный тон

Но даже в этом случае случайность (особенно в рабочей обстановке) не означает небрежность.

Тем не менее, вы должны стремиться к коротким абзацам, правильной грамматике и четкой структуре, которую легко прочесть и понять.

Типы профессиональных писем

Не все профессиональные письма имеют одинаковую цель. Зная, какой тип вам нужно написать до Вы можете значительно облегчить написание письма (и сэкономить массу времени).

Вот краткий обзор восьми распространенных типов профессиональных писем.

8 распространенных типов профессиональных писем
	Когда использовать
Представления	При общении с кем-то новым, например, с коллегой, клиентом, рекрутером или сетевым партнером.
Последующие действия	После встреч, собеседований или не отвеченных писем, чтобы поддержать разговор.
Напоминания	Мягко подтолкнуть кого-то к сроку, заданию или предстоящему событию.
Запросы	Когда вам нужна информация, одобрение или помощь от коллеги или клиента.
Обновления	Чтобы поделиться информацией о ходе работ, изменениях в проекте или объявлениями.
Жалобы	При решении проблем, например, проблем с продуктом/услугой или проблем на работе.
Продажи/пропаганда	Профессионально, но в то же время убедительно предлагать продукты, услуги или сотрудничество.
Спасибо	Выразить благодарность после интервью, проекта или события.

Анатомия профессионального письма

Теперь, когда мы рассмотрели цель профессиональных писем и когда Давайте разберемся, что же на самом деле делает электронное письмо профессиональным.

Строка темы: Четкая и конкретная

Тема письма должна сразу же сообщить получателю, зачем вы пишете.

Другими словами, не держите адресата в подвешенном состоянии с помощью расплывчатых слов или фраз вроде "Здравствуйте" или "Небольшой вопрос".

• Плохой пример: Нужна помощь...
• Хороший пример: Запрос на техническую поддержку - проблема входа на сайт

Четкая формулировка темы письма позволит вам лучший шанс вероятность того, что ваше письмо будет открыто и на него ответят.

Приветствие: Выбор правильного приветствия

Ваше приветствие задает тон вашему письму. Чтобы продемонстрировать уважение, всегда используйте правильное приветствие, соответствующее вашим отношениям с получателем.

• Плохой пример: Как дела, менеджер по найму?
• Хороший пример: Уважаемый [должность получателя] [имя получателя]

Если вы не уверены в должности или имени собеседника, можно использовать "To Whom It May Concern" или просто "Hello".

Тело: структура, тон и длина

Основная часть письма должна быть лаконичной (никто не хочет читать стену текста), использовать подходящий язык и тон, а также содержать четкое завершение с указанием дальнейших шагов.

Примеры текстов электронных писем
Плохой пример	Хороший пример
Привет, я хотел спросить, получил ли ты мое последнее сообщение? Мне очень нужна эта вещь в ближайшее время.  Дайте мне знать. [Ваше имя]	Привет [Имя получателя], Я хотел уточнить, как обстоят дела с файлами проекта, которые я отправил на прошлой неделе. Не могли бы вы подтвердить, получили ли вы их? Я буду признателен за любые отзывы до пятницы, чтобы мы могли уложиться в срок. Большое спасибо за ваше время и поддержку, [Ваше имя]

Закрытие: Профессиональные подписи

Заключительная часть вашего письма должна подкреплять уважение и профессионализм.

Особенно если речь идет о более официальных письмах и знакомствах, важно придерживаться основных принципов, таких как:

• С наилучшими пожеланиями,
• Искренне,
• Спасибо,
• Всего наилучшего,

Да, эти профессиональные подписи немного скучны. Но они делают свое дело и не оставляют места для неверного толкования.

Подпись: Что включить

Профессиональная электронная подпись - это блок информации под вашей подписью, который облегчает получателю контакт с вами.

Как минимум, в нем должны быть указаны ваши данные:

• Имя и фамилия
• Название должности
• Название компании (или название школы, если вы студент)
• Профессиональный адрес электронной почты (например, [email protected])
• Контактная информация (телефон, веб-сайт или рабочий адрес)

Цель состоит в том, чтобы ваша подпись была профессиональной и не загроможденной, поэтому старайтесь использовать от двух до четырех строк чистого текста с небольшим форматированием.

20+ примеров профессиональных шаблонов электронных писем

Готовы написать несколько писем? Вот 20+ профессиональных шаблонов электронных писем, которые вы можете скопировать, подправить и сделать своими.

20+ примеров профессионального письма
Заявка на работу Электронная почта	Тема письма: Заявление на [название должности] - [ваше полное имя] Уважаемый менеджер по найму, Хочу сообщить вам, что я недавно подал заявку на вакансию [Название вакансии] в [Название компании]. Я в восторге от этой роли и буду рада возможности пройти собеседование.  Если вам нужна дополнительная информация с моей стороны, пожалуйста, дайте мне знать.  С наилучшими пожеланиями, [Ваше полное имя]
Последующее электронное письмо (после собеседования)	Тема письма: Спасибо - [название вакансии] Интервью Уважаемый [имя менеджера по найму], Еще раз благодарю вас за возможность пройти собеседование на должность [Название вакансии]. Я очень ценю возможность узнать больше о [Название компании].  Пожалуйста, дайте мне знать, если я смогу предоставить дополнительную информацию по мере вашего продвижения. С наилучшими пожеланиями, [Ваше полное имя]
Запрос на встречу по электронной почте	Тема письма: Запрос на проведение совещания - [название проекта] Здравствуйте [Имя получателя], Я хотел бы назначить встречу, чтобы обсудить [ход выполнения проекта/ключевые моменты]. Сможете ли вы подойти в [предлагаемое время]?  Если нет, пожалуйста, предложите удобное для вас время. Спасибо, [Ваше полное имя]
Напоминание по электронной почте	Тема письма: Напоминание: [Проект/Задача] Крайний срок - [Дата] Привет [Имя получателя], Это дружеское напоминание о том, что [проект/задание] должен быть выполнен в [дата]. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится дополнительная информация или поддержка. С наилучшими пожеланиями, [Ваше полное имя]
Запрос информации Электронная почта	Тема письма: Запрос информации по [теме] Уважаемый [Имя получателя], Не могли бы вы предоставить [ключевую информацию], касающуюся [проекта/темы]? Это поможет мне продвинуться в решении [конкретной задачи]. Я буду очень признателен за ваш вклад! С нетерпением ждем ваших звонков, [Ваше полное имя]
Последующее электронное письмо для сетевого взаимодействия	Тема письма: Приятно было встретиться с вами на [название мероприятия] Здравствуйте [Имя получателя], Было приятно познакомиться с вами на [мероприятие]. Мне понравилось наше обсуждение [тема].  Дайте мне знать, когда вы свободны, чтобы выпить виртуальный кофе или встретиться, я бы хотела оставаться на связи! С наилучшими пожеланиями, [Ваше полное имя]
Электронная почта запроса поддержки	Тема письма: Запрос на техническую поддержку - [Проблема] Уважаемый [Служба поддержки], У меня возникла проблема с [продуктом/услугой]. Проблема возникает, когда [кратко опишите].  Не могли бы вы оказать помощь в кратчайшие сроки? Спасибо, [Ваше полное имя]
Холодная электронная почта (продажи)	Тема письма: Помогаем [название компании] улучшить [конкретная область] Уважаемый [Имя получателя], Меня зовут [Ваше имя] из [Вашей компании], и мы помогаем таким компаниям, как Ваша, [добиваться конкретных результатов].  Не могли бы вы перезвонить, чтобы поговорить об этом подробнее? С нетерпением жду ваших мыслей. Надеюсь, мы скоро поговорим, [Ваше полное имя]
Холодная электронная почта (сотрудничество)	Тема письма: Потенциальная возможность сотрудничества - [ваша компания/проект] Привет [Имя получателя], Я познакомился с вашей работой над [платформой/проектом] и был очень впечатлен. Я думаю, что у нас есть большие возможности для сотрудничества по [конкретной инициативе].  Вы не отказались бы от быстрого звонка, чтобы обсудить идеи? Всего наилучшего, [Ваше полное имя]
Электронная почта для подачи жалобы	Тема письма: Требуется помощь - [Ссылка на выпуск #] Уважаемый [Имя получателя], Я пишу, чтобы выразить беспокойство по поводу [вопроса].  Несмотря на предыдущие попытки решить проблему, она сохраняется. Не могли бы вы передать этот вопрос на рассмотрение и посоветовать дальнейшие шаги? С наилучшими пожеланиями, [Ваше полное имя]
Запрос обратной связи Электронная почта	Тема письма: Запрос на обратную связь - [проект/задача] Здравствуйте [Имя получателя], Я работал над [проектом/задачей] и был бы очень признателен за ваш отзыв.  Я с удовольствием закажу звонок, если это будет проще всего, дайте мне знать, когда у вас появится свободная минутка. Большое спасибо, [Ваше полное имя]
Вводная электронная почта (Начало новой работы)	Тема письма: Рад присоединиться к команде - [ваше имя] Здравствуйте, команда, Я очень рад присоединиться к [Название компании] в качестве [Название должности].  Я с нетерпением жду возможности работать с вами и внести свой вклад в достижение [конкретной цели/проекта].  Пожалуйста, обращайтесь в любое время, я с удовольствием пообщаюсь с вами за чашечкой кофе. С наилучшими пожеланиями, [Ваше полное имя]
Благодарственное письмо	Тема письма: Спасибо за поддержку Уважаемый [Имя получателя], Я просто хотел поблагодарить вас за [конкретные причины, например, за встречу со мной, наставление, предложение помощи].  Я искренне ценю ваше время и поддержку и надеюсь на дальнейшее общение. С теплыми пожеланиями, [Ваше полное имя]
Электронное письмо о принятии предложения	Тема письма: Принятие предложения о работе - [Ваше полное имя] Уважаемый [имя менеджера по найму], Я рад официально принять предложение о работе на должности [Название должности] в [Название компании].  Я с нетерпением жду возможности внести свой вклад в работу команды и приступить к работе в [дата начала]. Еще раз спасибо за эту возможность, я с нетерпением жду ее! Искренне, [Ваше полное имя]
Электронное письмо с отказом от предложения	Тема письма: Благодарность за предложение работы - [Ваше полное имя] Уважаемый [имя менеджера по найму], Большое спасибо за то, что предложили мне должность [Название вакансии] в [Название компании].  После тщательного обдумывания я решил отказаться от этого предложения.  Я очень ценю эту возможность, но в данный момент она мне не подходит.  Желаю вам и вашей команде дальнейших успехов и надеюсь на дальнейшее общение. С наилучшими пожеланиями, [Ваше полное имя]
Обновление проекта Электронная почта	Тема письма: Обновление проекта - [название проекта] Здравствуйте [Имя получателя], Я хочу поделиться с вами новостями о [Название проекта].  На данный момент мы завершили [этап 1] и находимся на пути к [этапу 2].  Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужны дополнительные подробности или корректировки. Лучшее, [Ваше полное имя]
Электронная почта приглашения	Тема письма: Вы приглашены - [название мероприятия/встречи] Уважаемый [Имя получателя], Вы приглашены на [мероприятие/встречу] в [дата] в [время].  В повестке дня будут рассмотрены [ключевые темы, выделенные жирным шрифтом].  Пожалуйста, примите участие до [крайний срок]. Надеемся увидеть вас там! С наилучшими пожеланиями, [Ваше полное имя]
Письмо с извинениями	Тема письма: Извинения за [Выпуск] Уважаемый [Имя получателя], Я хочу принести искренние извинения за [проблему]. Я беру на себя всю ответственность и принимаю меры, чтобы подобное не повторилось.  Спасибо за понимание и терпение. Искренне, [Ваше полное имя]
Приветственное письмо для новых клиентов	Тема письма: Добро пожаловать в [вашу компанию] Здравствуйте [Имя клиента], Добро пожаловать на борт! Мы с нетерпением ждем начала работы над [проектом/услугой].  Вот несколько полезных ресурсов для начала работы: [ссылки в пустых строках].  Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами. Всего наилучшего и скорейшего, [Ваше полное имя]
Электронная почта для обновления внутренней команды	Тема письма: Обновление команды - [проект/задача] Здравствуйте, команда, Вот краткая информация о [проекте/задаче]: [Выполненная задача][Предстоящая задача][Любые блокировки] Спасибо за вашу тяжелую работу, давайте продолжать двигаться вперед. Лучшее, [Ваше полное имя]
Электронная почта для запроса справки	Тема письма: Запрос на справку - [Ваше имя] Уважаемый [Имя получателя], Надеюсь, у вас все хорошо.  Я подаю заявление на [работу/программу] и хотел бы узнать, не будете ли вы против того, чтобы послужить мне рекомендателем.  Мне очень важно ваше мнение о моих [навыках/опыте].  Пожалуйста, дайте мне знать, если вы готовы к этому. Заранее благодарю вас и надеюсь на скорое общение. С наилучшими пожеланиями, [Ваше полное имя]

Совет профессионала: После того как вы адаптировали свой шаблон, прогоните его через Undetectable AI Гуманизатор искусственного интеллекта Инструмент, позволяющий убедиться, что ваше итоговое письмо выглядит естественно и персонализировано.

Примеры профессиональных подписей

Теперь, когда ваше письмо отредактировано и готово к отправке, стоит еще раз проверить, соответствует ли ваша подпись тону письма.

Вот несколько примеров формальных, нейтральных и дружеских (но профессиональных) подписей, которые вы можете выбрать.

Профессиональные подписи на электронной почте
Тон	Когда использовать	Примеры
Формальный	Для соискателей, сопроводительных писем, менеджеров по персоналу и руководителей.	Искренне, с уважением, преданно, с благодарностью,
Нейтральный	Для коллег, клиентов и большинства профессиональных ситуаций	Best regards, Kind regards, Thank you, With thanks,
Дружелюбный и непринужденный	Для членов команды, текущих проектов и внутренних обновлений	Best, Warm regards, Many thanks, Talk soon,

Не стесняйтесь проверить наш детектор искусственного интеллекта и гуманизатор в виджете ниже!

Окончательная подпись

В конце концов, профессиональная электронная почта - это связь.

Во многих случаях умение отправить профессиональное письмо может сыграть решающую роль в прохождении собеседования, заключении сделки или просто в том, чтобы вас воспринимали всерьез на работе.

Поэтому в следующий раз, когда вам нужно будет отправить профессиональное письмо, постарайтесь не задумываться об этом.

Возьмите шаблон (или создайте свой собственный с помощью генератора писем Undetectable AI), доработайте его с помощью AI Humanizer, чтобы он звучал естественно и аутентично, и смело отправляйте.

Начните использовать Необнаруживаемый ИИ сегодня, чтобы писать письма, которые соединяют и конвертируют.