Как выписать чек (пошаговое руководство) + примеры

Чеки могут показаться устаревшими, но они по-прежнему играют важную роль в нашей финансовой системе.

Хорошо выписанный чек оставляет бумажный след ваших операций, его можно использовать, если электронные платежи невозможны, а иногда он позволяет избежать взимания комиссии за удобство при онлайн-платежах.

Это подробное руководство охватывает все тонкости выписки чеков, начиная от знания различных частей чека и заканчивая его успешным написанием.

Мы расскажем вам обо всем шаг за шагом и приведем реальные примеры, чтобы вы могли уверенно выписывать чеки и не допускали распространенных ошибок.

Части чека, которые необходимо знать

Прежде чем объяснять, как правильно выписывать чеки, мы должны сначала рассмотреть некоторые особенности, которые стандартно присутствуют в чеках.

Ниже приведены некоторые из них:

1. Личная информация: Она расположена в левом верхнем углу и содержит ваше имя и адрес. 
2. Банковская информация: Это включает ваше имя и логотип вашего банка, четко напечатанные на чеке.
3. Номер чека: Он находится в правом верхнем углу, а также в строке MICR в нижней части чека. Этот уникальный номер помогает отслеживать операции по чеку.
4. Линия даты: Это место, где вы добавляете дату, либо предыдущую, либо будущую (чеки с датировкой).
5. Линия получателя: Эти строки начинаются со слов "Pay to the Order of", и здесь вы указываете имя человека или компании, которая получит ваш платеж.
6. Долларовая коробка: Это небольшое поле, в которое вы записываете сумму платежа в числовом виде.
7. Линия ММР: Это сокращение от Машиночитаемые символы в нижней части чека, которые позволяют автоматизировать обработку.

Шаг за шагом: как заполнить чек

Чтобы чек оставался действительным и читаемым в процессе обработки, важно строго придерживаться нескольких основных шагов при его составлении.

Давайте разделим этот процесс на отдельные части: 

1. Напишите дату

Начните с написания текущей даты на чеке в верхней правой части чека, в строке с надписью "Дата". Это очень важно, так как указывает дату создания чека и дату, когда он должен быть депонирован. 

Если вы хотите добиться наилучших результатов, используйте ММ/ДД/ГГГГ формат, принятый в США. Например, напишите 9 мая 2025 года или 5/9/2025.

Пишите разборчиво и не используйте слова, которые могут запутать других.

Вы можете выписать чек с проставленной датой, но помните, что не все банки обещают хранить чек до назначенной даты платежа.

2. Напишите имя получателя

После того как вы написали дату, добавьте полное имя человека или компании, которой вы платите, в строку "Pay to the Order of".

Указывайте полную официальную должность или название компании. Пишите четко и избегайте сокращений. 

Проверьте написание дважды, так как неправильное имя может не позволить получателю внести или обналичить чек.

Старайтесь не оставлять пробелов перед или после имени, чтобы избежать подделки. Например, вместо того, чтобы писать просто "Джон" или "Hardware Store", напишите "Джон А. Смит" или "Ace Hardware Store".

3. Запишите сумму цифрами

В небольшом поле справа от чека напишите сумму платежа в числовом выражении.

Напишите сумму в долларах рядом со знаком доллара ($), напечатанным на чеке. Включите центы в виде десятичной точки, за которой следуют две цифры, например $125.75.

Даже без центов всегда пишите нули после десятичной дроби: $125.00. Дважды проверьте, чтобы хотя бы цифры были разборчивы, и, если позволяет место, отметьте конец суммы чертой, чтобы не допустить изменений.

Выписывая чек, состоящий из тысяч и центов, не забывайте использовать запятые для удобства чтения. Например, $1,250.38 будет понятнее, чем $1250.38.

4. Напишите сумму словами

В строке под "Pay to the Order of" напишите сумму в долларах словами, чтобы подтвердить числовое значение.

Начните с крайнего левого края строки и напишите сумму в долларах словами.

После суммы в долларах напишите слово "и", а затем напишите центы как дробь свыше 100. Проведите линию через все неиспользованное пространство до слова долларов.

Например, $125.75 будет написано "Сто двадцать пять и 75/100 долларов", а $1,250.38 - "Одна тысяча двести пятьдесят и 38/100 долларов".

Очень важно знать, как правильно писать центы на чеке. Всегда выражайте центы в виде дроби от 100, например 75/100 или 38/100.

5. Добавьте заметку (необязательно)

Строка мемо - это нижняя левая часть чека, которая используется для указания назначения платежа.

Напишите на чеке короткую записку, в которой укажите, для чего предназначен чек, например "Арендная плата за май", "Счет № 12345" или "Счет № 987454321". 

Убедитесь, что вы указали номера справок, если оплачиваете счет, или номера счетов, если производите платеж по счету.

Хотя это необязательно, заполнение строки примечания помогает вести учет и может потребоваться некоторым получателям платежей для обработки.

6. Подпишите чек

Последний и самый важный шаг - это подписание чека на линии подписи в правом нижнем углу.

Используйте ту же подпись, которая стоит в файле вашего банка, и ставьте подпись только после того, как заполните все остальные поля. Кроме того, никогда не подписывайте пустой чек.

Без вашей подписи проверка недействительна. Ваша подпись уполномочивает банк выдать средства с вашего счета получателю платежа.

Пример правильно выписанного чека

Ниже приведен пример того, как выписать чек на сумму $1 275,50 Джейн Б. Смит на ремонт дома:

• Дата: 9 мая 2025 г.
• Оплатите заказ: Джейн Б. Смит
• Сумма в цифрах: $1,275.50
• Сумма в словах: Одна тысяча двести семьдесят пять и 50/100 долларов
• Памятка: Ремонт дома
• Подпись: [Ваша подпись]

Этот чек содержит всю необходимую информацию. Цифры и написанные суммы совпадают, а значит, он готов к депонированию или обналичиванию получателем.

Общие ошибки, которых следует избегать

Даже в таких, казалось бы, простых задачах, как выписывание чека, могут случаться ошибки.

Вот самые распространенные ошибки, которых следует избегать:

1. Несоответствие сумм: Написание неправильной суммы - пожалуй, самая критическая ошибка. Когда числовая цифра отличается от написанной, банки в основном предпочитают платить по написанной сумме. Такое несоответствие, как правило, приводит к расхождениям в платежах, что требует дополнительных бухгалтерских корректировок. Всегда перепроверяйте точное соответствие обоих форматов сумм, чтобы избежать путаницы и потенциальных финансовых проблем.

2. Отсутствующая подпись: Чек без подписи недействителен и не будет принят ни одним финансовым учреждением. Ваша подпись - это то, что, согласно закону, позволяет банку перевести средства с вашего счета. Поэтому этот последний шаг является незаменимым. Многие забывают об этом, когда торопятся, и это может привести к задержке платежей.

3. Проблемы после свиданий: Хотя на чеке можно написать будущую дату (post-dating), многие люди не понимают, что банки могут обработать его при предъявлении, независимо от написанной даты. Это может вызвать проблемы, если вы рассчитываете, что средства будут доступны в более поздний срок. Узнайте в своем банке о правилах обработки чеков с проставленной датой.

4. Неверное имя получателя: Неправильное написание имени получателя или необоснованное использование псевдонима вместо его юридического имени может вызвать множество проблем с депонированием. Если имя не совпадает со счетом или идентификационными данными, депонирование чека может затянуться для получателя. Финансовые учреждения строго следят за проверкой получателя, чтобы предотвратить мошенничество.

5. Неразборчивое письмо: Неразборчивый почерк - удивительно распространенная проблема, которая приводит к ошибкам при обработке или отклонению чеков. Сотрудники банка и автоматизированные системы должны четко прочитать написанное вами. Не торопитесь писать аккуратно, особенно когда пишете суммы в долларах и имя получателя.

6. Недостаточно средств: Выписывание чека на большую сумму, чем есть на вашем счету, приводит к отмене чека и значительным комиссионным как вашего банка, так и, возможно, банка получателя. Некоторые финансовые учреждения также сообщают об отмененных чеках в бюро кредитных историй, что потенциально может испортить вашу кредитную историю.

7. Пишу карандашом: Ни в коем случае не используйте для написания чеков карандаш или стирающиеся чернила. Всегда используйте синие или черные перманентные чернила, чтобы избежать подделки или изменения деталей чека. Это малозаметная, но крайне важная проверка безопасности, которую многие люди склонны игнорировать.

8. Математические ошибки:  Математические ошибки при записи чека в кассовом журнале могут нанести ущерб балансу вашего счета. Всегда вычитайте правильную сумму сразу после выписки чека, чтобы вести точный учет доступных средств. Довольно много штрафов за овердрафт возникает из-за простых математических ошибок.

Если у вас остались вопросы о том, как выписать чек, вы можете воспользоваться нашей программой Undetectable Чат с искусственным интеллектом чтобы сразу же получить ответы на конкретные вопросы, например, как правильно выписать чек с центами.

Вы также можете ознакомиться с другими предложениями Undetectable, чтобы проверить другие функции, которые вам подходят.

Не упустите возможность изучить наш детектор искусственного интеллекта и гуманизатор в виджете ниже!

Как отменить или аннулировать чек

Иногда вам может понадобиться отозвать уже выписанный чек или аннулировать чистый чек для настройки прямых депозитов или автоматических платежей.

Чтобы аннулировать пустой чек, напишите "VOID" большими буквами на лицевой стороне чека несмываемыми чернилами (предпочтительно черными или синими).

Поместите слово на счет или чек, но так, чтобы оно не закрывало номера маршрута и счета.

Важно, чтобы вы записали номер аннулированного чека в реестре и указали причину аннулирования для своих записей.

Если вам нужно остановить платеж по уже выписанному чеку, как можно скорее свяжитесь со своим банком и сообщите номер чека, сумму и информацию о получателе.

Будьте готовы заплатить комиссию за прекращение платежа (обычно $20-$35). 

Помните, что большинство распоряжений о прекращении платежей действуют в течение шести месяцев, поэтому вам следует указать этот факт в реестре чеков.

Помните, что вы не можете остановить выплату по кассовому чеку или денежному переводу; как только чек обналичивается или депонируется, вы не можете остановить выплату.

Часто задаваемые вопросы о выписывании чеков

Заключительные мысли

Умение правильно выписывать чек - это фундаментальный финансовый навык, который остается актуальным и сегодня.

С помощью этого руководства вы можете быть уверены, что ваши платежи будут проходить гладко и безопасно. 

Правильное оформление чеков защищает от мошенничества и ошибок при обработке, а также позволяет вести точный учет, который поможет вам эффективно управлять финансами.

Если у вас есть вопросы о выписке чеков, наш Функция чата с искусственным интеллектом предоставляет индивидуальные рекомендации для всех ваших потребностей в выписывании чеков.