Om du använder Excel/Google Sheets som en del av ditt dagliga arbete finns det några mycket användbara formler som du kommer att återkomma till om du bara lär dig dem en gång.
Det finns förmodligen över hundra olika kalkylbladsformler som fungerar för olika typer av beräkningar.
Mitt mål i den här bloggen är att prata om de enklaste av dem alla, de som utgör grunden för alla dessa avancerade beräkningar som du kan lära dig senare.
Vi kommer först att gå igenom några grundläggande aritmetiska beräkningskommandon, sedan kommer jag att presentera några sätt att göra mer avancerade analyser.
De omfattar IF-satser, VLOOKUP-, INDEX- och MATCH-kommandon etc.
Och det är enklare än du tror!
Viktiga slutsatser
- Excel och Google Sheets har många inbyggda formelkommandon som är användbara för att göra beräkningar.
- SUM, AVERAGE, COUNT, VLOOKUP, INDEX och MATCH är några formler som kan hjälpa till med vardagliga beräkningar. Du kan också leka med dem genom att introducera villkorlig logik.
- Det får inte finnas några fel när du skriver en formel, annars kommer du inte att få dina resultat. Se särskilt till att du undviker cirkulära referenser och förhindrar att Excel går in i en oändlig beräkningsslinga.
Vad är kalkylbladets formel exakt
De kommandon som du kan använda för att göra beräkningar av dina data kallas kalkylbladsformler.
Både Microsoft Excel och Google Docs är fulla av sådana kommandon, vilket delvis är anledningen till att de är de viktigaste verktygen på alla arbetsplatser.
Ett (=)-tecken föregår alla formler som skrivs i Excel. Det är en indikation på att Excel ska behandla texten som följer som en formel för att utföra den nödvändiga beräkningen snarare än en ren textinmatning.
Oroa dig aldrig för att AI upptäcker dina texter igen. Undetectable AI Kan hjälpa dig:
- Få din AI-assisterade skrivning att synas människoliknande.
- Bypass alla större AI-detekteringsverktyg med bara ett klick.
- Användning AI säkert och självsäkert i skolan och på jobbet.
Förutom att använda Google Sheets eller Excel-kalkylbladsformler för datum, här är några anledningar till varför Excel och Google Sheets har hundratals formelkommandon:
- Automatiserar beräkningar snabbt
Alla behöver vi göra grundläggande beräkningar, som aritmetik eller medelvärdesberäkning, oavsett vilken typ av arbete vi utför.
Om ditt arbete är datatungt behöver du mer omfattande beräkningar med mycket högre frekvens.
Det är mycket praktiskt om du kan göra dessa beräkningar i det kalkylblad där dina data lagras, i stället för att behöva importera dem till en miniräknare.
Du kan också bara ställa in formeln en gång, så fortsätter den att köras för så många rader eller data som du anger efter behov.
- Minskar antalet manuella fel
Att exportera data till en kalkylatorapp är inte bara tidskrävande, det kan också leda till fel. En enda felaktig inmatning och hela beräkningen blir otillförlitlig.
Även med flera korrekturläsningar kan du inte vara säker på att du har angett alla värden korrekt.
Att köra en formel i ett kalkylblad minskar antalet misstag.
- Kopplar samman data på ett logiskt sätt
Med hjälp av beräkningar kan du förstå dina dataset på ett mycket mer logiskt sätt. Sortera dina data, filtrera dem, kör en analys och få en bättre förståelse för vad alla siffror i varje cell i kalkylbladet motsvarar.
Den är utmärkt för:
- Budgetering
- Hålla ett personligt eller affärsmässigt finansiellt register
- Lärare som vill ha en förteckning över sina elevers uppgifter/examensprestationer
- Forskningsdata
- Beräkning av avkastning på investeringar
Nu, oavsett om du behöver veta Googles kalkylbladsformler eller vill ha en Excel-kalkylbladsformellista, kan du hitta dem i nästa avsnitt.
Grundformler som alla användare behöver
Både Excel och Google Sheets har hundratals formler som utför olika beräkningar. Det kommer att ta dig ganska många månader om du vill lära dig dem alla. Jag har dock beskrivit några mycket praktiska sådana nedan.
- SUM för totalsummor
Kommandot SUM() används för att lägga ihop alla markerade celler. Naturligtvis måste du ha ett numeriskt värde i cellen för att det ska fungera. Formeln fungerar inte på någon icke-numerisk cell.
Inom parentesen måste du ange den första och den sista cellen i det segment av kalkylbladet som du vill lägga till, åtskilda av ett kolon.
Så om jag vill lägga till innehållet i raderna 3 till 7 i den första kolumnen, skulle jag skriva formeln som: SUM(A3:A7). Formeln fungerar också över flera rader.
Dessutom är denna formel densamma för både Google Sheets och Excel.
Titta på det här exemplet:
Förutom den enklaste SUM-funktionen kan du också göra följande typer av tillägg:
- SUMIF: Addera tal i ett intervall som uppfyller ett villkor
- SUMIFS: Addera tal i ett intervall som uppfyller flera villkor
- SUMPRODUCERA: Multiplicera motsvarande värden i matriser och addera sedan resultaten
- SUMSQ: Addera kvadraterna av tal i ett intervall
- SUMX2MY2: Lägg till resultatet av (x² - y²) för motsvarande värden i två intervall
- SUMX2PY2: Lägg till resultatet av (x² + y²) för motsvarande värden i två intervall
- SUMXMY2: Lägg till kvadraterna på skillnaderna (x - y)² för två intervall
- DSUM: Lägga till värden i en kolumn som uppfyller kriterier som definieras i en databastabell
- IMSUM: Addera komplexa tal.
- SERIESSUM: Beräkna summan av en potensserie med hjälp av givna koefficienter.
- GENOMSNITTLIGT för insikter
Formeln AVERAGE() används för att beräkna medelvärdet för en given uppsättning celler i kalkylbladet.
Även här är tillvägagångssättet i stort sett detsamma. Du anger det första och det sista cellnumret inom parentes, åtskilda av ett kolon, t.ex. AVERAGE(E2:E11), så får du medelvärdet för de valda cellerna.
Även här är formeln för genomsnittet densamma i Excel som i Google Sheets.
Små variationer i AVERAGE-formeln kan hjälpa dig med villkorliga beräkningar, t.ex:
- MEDELVÄRDE: För att beräkna det aritmetiska medelvärdet av tal i ett intervall
- AVERAGEA: Använd den när du vill ha genomsnittet, inklusive siffror, text och logiska värden
- MEDELTALIF: Detta kommando används för att beräkna medelvärdet av tal som uppfyller ett villkor
- AVERAGEIFS: Den här beräknar genomsnittet av tal som uppfyller flera villkor
- DAVERAGE: Beräknar genomsnittet av värden i en databaskolumn som uppfyller angivna kriterier
- COUNT för att spåra föremål
Detta kommando är användbart för att beräkna antalet celler i kalkylbladet som innehåller numeriska data.
Det är inte meningsfullt att använda den när dina data är begränsade till en handfull rader, men om du har hundratals rader med data och du vill veta hur många av dessa som är numeriska värden, är det här vad du kommer att nå.
Det skrivs också på ett liknande sätt, dvs. börja med =-tecknet, nämn sedan kommandot COUNT, öppna parentesen, nämn din första och sista cell åtskilda av ett kolon och stäng parentesen.
Formeln är densamma i både Google Sheets och Excel.
Till exempel, =ANTAL(E1:E100)
Precis som formlerna SUM och AVERAGE kan COUNT också användas på ett par olika sätt, t.ex,
- COUNTA: För att räkna celler som inte är tomma (siffror, text eller värden).
- COUNTBLANK: Räknar bara tomma celler i ett intervall
- COUNTIF: Den räknar celler som uppfyller ett villkor
- COUNTIFS: Använd den för att räkna celler som uppfyller flera villkor
- DCOUNT: Denna räknar numeriska värden i en databaskolumn som uppfyller angivna kriterier
- DCOUNTA: Används för att räkna icke-tomma värden i en databaskolumn som uppfyller angivna kriterier
Avancerade formler för dataanalys
För de flesta användare räcker det gott och väl med de formler som jag har beskrivit tidigare. Vissa formler behövs dock för avancerade beräkningar, och de är mycket praktiska om du arbetar med dataanalys.
- VLOOKUP för sökningar
VLOOKUP-formeln används för att hitta ett värde i en tabell och returnera relaterad information från samma rad.
När du skriver in VLOOKUP ber du kalkylbladet att söka efter ett värde i den första kolumnen i en tabell och sedan ge dig ett värde från en annan kolumn i den raden.
Om kolumn A innehåller produkt-ID:n och kolumn C innehåller pris per enhet kan vi i vårt exempelblad använda VLOOKUP för att söka efter ett visst produkt-ID och få dess pris från kolumn C.
Det kommer att skrivas som VLOOKUP(“P-1001”, A:C, 3, FALSE)
- IF-satser för logik
IF-funktionen används för att fatta logiska beslut i ett kalkylblad. Den talar helt enkelt om för arket vad som ska göras när ett villkor är sant och vad som ska göras när det är falskt.
För att skriva en IF-sats börjar du med =-tecknet, inkluderar IF-kommandot, öppnar parenteserna och beskriver sedan ditt villkor.
Därefter sätter du ett kommatecken och nämner vad du vill att arket ska göra om villkoret uppfylls. Följ upp med ytterligare ett kommatecken och vad du vill ska hända om villkoret inte uppfylls.
Om vi till exempel tänker oss ett blad med elevernas resultat och vi vill ange ett villkor om att en poäng på 50 eller mer är godkänt och en poäng under 50 är underkänt, kan vi använda IF-logiken.
Så här skriver du det: =IF(A1>=50, “Godkänd”, “Underkänd”)
Bladet söker efter värdet i cellen och om det är större än 50 visar det att eleven har blivit godkänd. Annars kommer det att nämnas att de misslyckades.
- INDEX & MATCH för uppslagning
INDEX och MATCH används tillsammans för att söka information i en tabell på ett mer flexibelt sätt än LOOKUP-formeln.
MATCH-funktionen är ansvarig för att hitta positionen för ett värde i en rad eller kolumn. Använd MATCH för att leta efter ett värde i din tabell, och den returnerar inte själva värdet. Den returnerar ett nummer som representerar var värdet visas.
Om t.ex. ett produkt-ID är det femte objektet i en lista ger MATCH resultatet 5.
INDEX-funktionen använder detta positionsnummer för att returnera ett värde från en viss plats i en tabell eller kolumn. Den hämtar alltså helt enkelt det värde som finns på den rad du anger.
Tips för att undvika vanliga formelfel
Som du kanske redan har sett kräver både Excel och Google Sheets att du anger dina formler med 100%-noggrannhet.
Eventuella fel i skrivandet av din formel kommer inte att ge dig resultat, du kommer bara att få ett felmeddelande som säger #N/A.
Här följer några tips som hjälper dig att undvika detta felmeddelande.
- Kontrollera parenteser noggrant
Formeln måste skrivas i exakt det format som beskrivs ovan. Om du av någon anledning har lämnat parenteserna öppna eller bara beskrivit cellområdet utan parenteser, kommer du inte att få dina data beräknade.
Se alltid till att du har både de öppna och stängande parenteserna väl på plats. Se också till att det finns ett kolon för att skilja den första och den sista cellen i ditt intervall.
- Titta på datatyper
Kalkylbladsformler fungerar bäst med vissa typer av data. Du kan t.ex. inte räkna ut ett medelvärde för data som inte är kvantifierbara, dvs. beskrivande data.
När du infogar formler, ge dina celldata en dubbelkontroll så att du inte anger ett ogiltigt cellintervall.
- Undvik cirkulära hänvisningar
En cirkulär referens innebär att ditt kalkylblad loopar tillbaka till sin egen cell där det beskrivs. Det skapar en oändlig cirkulationsslinga där du inte kan få något svar, utan bara får ett felmeddelande.
Om du t.ex. skriver SUM(A1:A10) i cell A10 har du skapat en cirkulär slinga där cellen hela tiden måste lägga till det värde som summeras i cell A10, och den här processen kommer aldrig att ta slut.
Formeln måste känna till sitt eget resultat för att hitta värdet på A10-cellen.
Se alltid till att cellen där du har angett kalkylbladsformeln inte är en del av själva formelcellsområdet.
Kombinera formler för bättre effektivitet
Genom att kombinera formler i kalkylblad kan du lösa komplexa problem på ett mer effektivt sätt. När du använder enkla formler som jag talade om tidigare beräknar du saker steg för steg i många celler.
I en kombinerad formel kan du lägga in flera beräkningar så att en formel matas direkt in i en annan.
Du kan t.ex. kombinera IF med SUM för att lägga ihop värden som endast uppfyller vissa villkor.
Du kan också kombinera COUNT eller AVERAGE med villkor för att analysera data mer exakt.
Det är dock inte helt lätt att kombinera formler i början. Det finns en verklig inlärningskurva, och om du hoppar in i komplexa nästlade formler utan att använda enkla ett stort antal gånger kommer du att förvirra dig själv.
Öva därför alltid med enkla formler först. När du känner dig bekväm kan du gradvis bygga upp genom att kombinera två funktioner, sedan tre och så småningom mer avancerade uppställningar.
Använda formler för uppgifter i den verkliga världen
När du väl har lärt dig de här formlerna kommer du att märka hur ofta de tillämpas på saker som du redan gör.
Till exempel:
- En småföretagare kan använda formeln SUMIF för att följa upp kostnader per kategori
- Eller så kan en lärare kombinera IF med COUNTIF funktioner för att flagga studenter som halkar efter med inlämningsuppgifter
- Samma sak gäller för frilansare som hanterar kundfakturor. De kan använda en enkel VLOOKUP kommandot för att hämta kundpriser från en huvudlista utan att bläddra igenom raderna manuellt.
Saken är den att veta vilken formel som passar din specifika situation är nästan halva striden. Och det är precis där Undetectable's AI Chatbot kan vara din guide.
Du kan beskriva vad du försöker göra på ett enkelt språk, så föreslår programmet rätt formel för din uppgift.
Du har nu en kollega som är kunnig på kalkylblad och som du kan ringa när du kör fast, och detta är inte bara begränsat till frågor om Excel eller Googles kalkylblad.
Utforska hur vår AI Detector och Humanizer kan förbättra ditt innehåll nedan!
Avslutande tankar
Jag hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig en sak eller två om kalkylbladsformler.
Du kan bara bli bättre på dem ju mer du använder dem, och när du är osäker på vilken formelsträng du ska använda är det bara att vända dig till Undetectable AI:s AI-chatt, och det kommer att hjälpa dig att avgöra vilket kommando som fungerar bäst för den beräkning du vill ha.
Du kan också dubbelkolla din formel genom att köra den genom AI Chat för att bekräfta att du inte gör några fel.
Prova ut Odetekterbar AI idag!