您是否曾经需要发送一封重要的电子邮件，却发现自己盯着空白的屏幕，感觉像过了一个世纪？

我们都经历过。

"企业语言 "并不是每个人都能自然流露的，即使是最简单的专业邮件，也很容易让人对每个字都想得太多。

为了帮助您，我们将为您提供撰写专业电子邮件所需的唯一公式。

请继续阅读，了解实用的电子邮件写作技巧、必知的专业电子邮件礼仪规则，以及 20 多个你可以立即开始使用的模板。

简要说明 - 专业电子邮件讲究清晰、结构和尊重。把握好基本原则，你就能始终给人留下好印象。

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主要收获

• 专业的电子邮件要给人留下深刻印象，必须做到清晰、有条理、语气恭敬。

• 使用适当的主题词、问候语、简洁的正文和专业的签注，以达到最佳效果。

• 人工智能工具（如 Undetectable AI 的电子邮件生成器）可帮助快速制作模板，减少空白页压力。

• 通过 Undetectable AI 的 Humanizer 运行草稿，确保电子邮件听起来自然、个性化。

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什么是专业电子邮件？

专业电子邮件是在专业背景下（如工作或学校）撰写的一种特定类型的电子邮件。 

与您发送给朋友或家人的便条信息不同，专业电子邮件通常使用专业电子邮件地址发送（例如："您的电子邮件地址"）、 [email protected] 是一个专业电子邮件地址示例，而像 partyanimal1995 不是）。

专业电子邮件也往往遵循基本的电子邮件礼仪，其中包括：

• 包括一个 专业主题词 和 正话反说 (如 "亲爱的 "或 "致有关人士"）。
• 保持 訚 避免使用俚语和过于随意的语言
• 保持信息 简约 和 易读 段落简短，格式简单
• 使用 正确拼写, 词汇和 标点符号

归根结底，专业电子邮件的目的是沟通 正是 清楚、自信地表达您想说的话，但语气要尊重收件人。

何时使用专业电子邮件，何时使用普通电子邮件

不过，这里也有一些细微差别......因为并非每封专业电子邮件都必须是 超时 专业。

关键是要知道什么时候应该保持专业，什么时候可以更随意一些。

专业交流

一般来说 使用专业的电子邮件格式 无论何时，您都可以在专业场合使用您的 "官方 "电子邮件地址。

以下几种情况几乎总是需要专业的语气：

• 申请工作
• 面试或会议后的后续行动
• 与客户、合作伙伴或高级同事沟通
• 发送有关截止日期、会议或项目更新的提醒邮件
• 请求反馈、技术支持或其他信息

如果您不需要经常撰写这类专业电子邮件，或者您不太确定如何安排电子邮件的结构，那么人工智能电子邮件生成器就是您的福音。

例如 检测不到的人工智能 人工智能电子邮件生成器您可以根据信息的语气和目的创建自己的电子邮件模板。

具体操作如下

• 请在生成器左侧框内用一句话简要描述您发送电子邮件的目的。
• 选择您喜欢的语气、写作风格、电子邮件类型和电子邮件长度。
• 点击 "生成电子邮件"，您就会在右侧框中收到模板。

一旦有了模板，就可以根据具体情况进行调整。

你的结果可能无法立即复制/粘贴，但你会有一个坚实的起点（这意味着你不必浪费几个小时盯着空白页）。

休闲通信

这就是细微之处。

为什么？因为你也不想成为过于拘谨的同事，因为这样会让人觉得你生硬、疏远，甚至难以接近。

相反，完全可以 使用更轻松的电子邮件风格 交流时：

• 你熟悉的队友
• 关于内部更新的同事
• 关系已经允许以友好、对话的语气交谈的同伴

即便如此，随意（尤其是在工作场所）并不意味着粗心大意。

不过，你还是应该力求段落简短、语法得当、结构清晰，便于浏览和理解。

专业电子邮件的类型

并非所有专业电子邮件都有相同的目的。了解您需要撰写的类型 之前 这样就能让邮件更容易写（并节省大量时间）。

下面简要介绍八种常见的专业电子邮件。

8 种常见的专业电子邮件
	何时使用
介绍	与新同事、客户、招聘人员或网络联系人等新朋友建立联系时。
后续行动	在会议、采访或未回复的电子邮件之后，让谈话继续进行。
提醒事项	就最后期限、任务或即将发生的事件，轻声提醒某人。
要求	当您需要同事或客户提供信息、批准或协助时。
更新	分享进度、项目变更或公告。
投诉	处理问题时，如产品/服务问题或工作中的疑虑。
销售/外联	以专业但有说服力的方式推介产品、服务或合作。
谢谢	在采访、项目或活动结束后表示感谢。

专业电子邮件剖析

既然我们已经介绍了 目的 专业电子邮件和 当 您是否应该使用它们，让我们来看看专业电子邮件背后的本质。

主题行：清晰而具体

专业电子邮件的主题行应该立即告诉收件人你写信的原因。

换句话说，不要用 "您好 "或 "快速提问 "等含糊不清的词语或短语来搪塞收件人。

• 坏榜样： 需要帮助...
• 好例子 请求技术支持 - 网站登录问题

有了清晰的主题行，您就有了 更佳机会 您的电子邮件被打开和回复的几率。

问候语：选择正确的问候语

问候语奠定了电子邮件的基调。为了表示尊重，请务必使用符合您与收件人关系的恰当问候语。

• 坏榜样： 怎么了，招聘经理？
• 好例子 亲爱的 [收件人姓名] [收件人职称] [收件人姓名

如果您不确定对方的头衔或姓名，可以使用 "To Whom It May Concern"（致有关人士）或只用 "Hello"（你好）。

身体：结构、色调和长度

电子邮件正文应简明扼要（没有人愿意阅读一堵文字墙），使用适当的语言和语气，并包括一个清晰的结尾和下一步步骤。

电子邮件正文示例
坏榜样	好榜样
嘿，不知道你有没有收到我上次的留言？我真的很需要那东西  请告诉我。 [您的姓名］	你好 [收件人姓名]、 我想跟进上周发送的项目文件。能否请您确认是否已经收到？ 如果您能在周五之前提出反馈意见，我们将不胜感激，这样我们就能按期完成任务。 非常感谢你们的时间和支持、 [您的姓名］

结束：专业人员签字

电子邮件的结尾应加强尊重和专业性。

尤其是在发送较为正式的电子邮件和进行自我介绍时，坚持使用基本用语非常重要，例如：

• 致以最崇高的敬意
• 此致敬礼
• 谢谢、
• 一切顺利

是的，这些专业签名有点无聊。但它们能起到作用，而且不会留下任何曲解的余地。

签名：应包括的内容

专业电子邮件签名是您签名下方的信息块，可方便收件人与您联系。

至少应包括以下内容

• 名和姓
• 职位名称
• 公司名称（如果您是学生，则为学校名称）
• 专业电子邮件地址（例如： [email protected])
• 联系方式（电话、网站或公司地址）

目标是保持签名的专业性和简洁性，因此以两到四行简洁的文字和微妙的格式为目标。

20+ 专业电子邮件示例模板

准备好撰写电子邮件了吗？这里有 20 多个专业的电子邮件示例模板，您可以复制、调整并制作自己的模板。

20+ 专业电子邮件范例
工作申请电子邮件	主题行 申请 [职位名称] - [您的全名］ 亲爱的招聘经理 我想告诉您，我最近申请了[公司名称]的[职位名称]职位。我对这个职位很感兴趣，希望有机会参加面试。  如果您需要我提供更多信息，请告诉我。  致以最崇高的敬意 [您的全名］
后续电子邮件（面试后）	主题行 谢谢 - [职位名称] 面试 亲爱的 [招聘经理姓名]： 再次感谢您给我面试[职位名称]的机会。我非常感谢有机会更多地了解[公司名称]。  如果我可以为您提供更多信息，请告诉我。 致以最崇高的敬意 [您的全名］
会议申请电子邮件	主题行 请求安排会议 - [项目名称］ 您好 [收件人姓名]、 我想安排一次会议，讨论 [项目进展/要点]。您在 [建议时间] 是否有空？  如果没有，请尽早提出时间建议。 谢谢、 [您的全名］
提醒电子邮件	主题行 提醒：[项目/任务] 截止日期 - [日期］ 你好 [收件人姓名]、 友情提醒：[项目/任务]应于[日期]完成。 如果您需要更多信息或支持，请告诉我。 致以最崇高的敬意 [您的全名］
索取资料电子邮件	主题行 索取有关 [主题] 的资料 亲爱的 [收件人姓名]： 能否请您提供有关[项目/主题]的[关键信息]？这将有助于我推进 [具体任务]。 如果您能提供意见，我将不胜感激！ 期待您的来信、 [您的全名］
联网后续电子邮件	主题行 很高兴在 [活动名称] 上与您见面 您好 [收件人姓名]、 很高兴在[活动]中见到您。我很喜欢我们关于[主题]的讨论。  什么时候有空，请告诉我，我们可以一起喝杯虚拟咖啡或叙叙旧，我们很乐意保持联系！ 致以最崇高的敬意 [您的全名］
支持请求电子邮件	主题行 技术支持请求 - [问题］ 亲爱的 [支持团队]、 我在使用[产品/服务]时遇到一个问题。问题发生在[简要描述]时。  请尽快提供帮助。 谢谢、 [您的全名］
冷电子邮件（销售）	主题行 帮助[公司名称]改进[特定领域] 亲爱的 [收件人姓名]： 我是 [贵公司] 的 [您的姓名]，我们帮助像您这样的企业 [取得具体成果]。  您是否愿意打个电话详细谈谈这个问题？ 期待您的想法。 希望能尽快通话、 [您的全名］
冷电子邮件（合作）	主题行 潜在合作机会 - [贵公司/项目］ 你好 [收件人姓名]、 我看到了你们在[平台/项目]上的工作，印象非常深刻。我认为我们在[具体项目]上有很大的合作机会。  您是否愿意打个电话讨论一下您的想法？ 一切顺利 [您的全名］
投诉电子邮件	主题行 需要帮助 - [问题编号 #] 亲爱的 [收件人姓名]： 我写这封信是想提出一个与[问题]有关的问题。  尽管之前曾尝试解决，但问题依然存在。 能否请您将此事上报并告知下一步措施？ 致以最崇高的敬意 [您的全名］
反馈请求电子邮件	主题行 请求反馈 - [项目/任务] 您好 [收件人姓名]、 我一直在研究 [项目/任务]，非常希望得到您的反馈。  如果方便的话，我很乐意预约电话，有时间的话请告诉我。 非常感谢、 [您的全名］
简介 电子邮件 (开始新工作）	主题行 很高兴加入我们的团队 - [您的姓名］ 你好，团队、 我很高兴能加入 [公司名称] 担任 [职位名称]。  我期待着与大家一起工作，为[具体目标/项目]做出贡献。  欢迎随时联系我，我很乐意和您一起喝咖啡。 致以最崇高的敬意 [您的全名］
感谢邮件	主题行 感谢您的支持 亲爱的 [收件人姓名]： 我只想感谢你 [具体原因，如与我会面、提供指导、提供帮助]。  我衷心感谢你们的时间和支持，并期待与你们保持联系。 致以亲切的问候 [您的全名］
接受报价电子邮件	主题行 接受工作邀请 - [您的全名］ 亲爱的 [招聘经理姓名]： 我很高兴正式接受 [公司名称] [职位名称] 的聘用。  我期待着为团队做出贡献，并在 [开始日期] 开始工作。 再次感谢您给我这次机会，我非常期待！ 此致敬礼 [您的全名］
拒绝优惠电子邮件	主题行 感谢提供工作机会 - [您的全名］ 亲爱的 [招聘经理姓名]： 非常感谢[公司名称]为我提供[职位名称]的职位。  经过慎重考虑，我决定拒绝这一邀请。  我真的很感谢这个机会，但它目前并不适合我。  祝愿您和您的团队继续取得成功，并希望保持联系。 致以最崇高的敬意 [您的全名］
项目更新电子邮件	主题行 项目更新 - [项目名称］ 您好 [收件人姓名]、 我想与大家分享一下 [项目名称] 的最新进展。  到目前为止，我们已经完成了[里程碑 1]，正在按计划进行[里程碑 2]。  如果您需要更多细节或调整，请告诉我。 最好的 [您的全名］
邀请函电子邮件	主题行 诚邀您参加 - [活动/会议名称］ 亲爱的 [收件人姓名]： 邀请您参加 [日期] [时间] 的 [活动/会议]。  议程将包括[要点中的关键议题]。  请在 [截止日期] 前回复。希望在那里见到您！ 致以最崇高的敬意 [您的全名］
道歉电子邮件	主题行 就 [问题] 致歉 亲爱的 [收件人姓名]： 我想就[问题]真诚地道歉。我会承担全部责任，并采取措施确保这种情况不再发生。  感谢您的理解和耐心。 此致敬礼 [您的全名］
新客户欢迎电子邮件	主题行 欢迎来到 [贵公司] 您好 [客户姓名]、 欢迎加入！我们很高兴能在 [项目/服务] 上与您开始合作。  以下是一些有用的入门资源：[要点中的链接]。  如有任何问题，请随时联系我们。 祝您一切顺利，早日康复、 [您的全名］
内部团队更新电子邮件	主题行 团队最新情况 - [项目/任务] 你好，团队、 下面是 [项目/任务] 的最新进展： [已完成的里程碑][即将开展的任务][任何阻碍因素］ 感谢你们的辛勤工作，让我们继续前进。 最好的 [您的全名］
推荐信申请电子邮件	主题行 推荐信申请 - [您的姓名］ 亲爱的 [收件人姓名]： 希望你一切都好。  我正在申请 [工作/项目]，不知道您是否愿意担任我的推荐人。  我非常重视您对我的 [技能/经验] 的看法。  如果你愿意，请告诉我。 在此先向您表示感谢，希望很快能与您通话。 致以最崇高的敬意 [您的全名］

专业提示 调整好模板后，将其运行到 Undetectable AI 的 人工智能人性化设计器 工具，确保您的最终邮件感觉自然、个性化。

专业签字范例

现在您的电子邮件已经编辑完毕，可以使用了，值得仔细检查一下您的签名是否与电子邮件的语气相匹配。

以下是一些正式、中立和友好（但专业）的签名范例，供您选择。

专业电子邮件签收
音调	何时使用	实例
正式	适用于求职申请、求职信、招聘经理和行政人员。	诚挚、恭敬、忠实、感谢、
中性	适用于同事、客户和大多数职业场合	致以最崇高的敬意、亲切的问候、谢谢、不胜感激、
友好而随意	用于队友、进行中项目和内部更新	最诚挚、最热烈的问候，非常感谢，再见、

欢迎在下面的小工具中查看我们的人工智能检测器和 Humanizer！

最后签字

归根结底，专业电子邮件的核心是联系。

在很多情况下，能否发送一封专业的电子邮件，对面试、成交或在工作中受到重视都有很大的影响。

因此，下次需要发送专业电子邮件时，尽量不要想太多。

抓取一个模板（或使用 Undetectable AI 的电子邮件生成器创建自己的模板），使用 AI Humanizer 对其进行完善，使其听起来自然真实，然后自信地点击发送。

开始使用 检测不到的人工智能 今天就来撰写能产生联系和转化的电子邮件。