Redação de cartas comerciais: Formato, exemplos e melhores práticas

"Prezado senhor/senhora..."  *Delete*

"A quem possa interessar..." *Excluir*

Se você estiver olhando para um documento em branco neste momento, tentando descobrir como iniciar uma carta comercial - PARE.

Como você nunca terá uma segunda chance de causar a primeira impressão, nós o orientaremos sobre como escrever uma carta comercial com impacto e confiança.

Isso guia abrangente lhe mostrará:

• Como formatar uma carta comercial profissionalmente
• Orientação passo a passo para cada seção
• Exemplos reais de comunicações bem-sucedidas
• Modelos profissionais
• Como adaptá-los às suas necessidades

Independentemente de estar escrevendo sua primeira carta comercial ou buscando atualizar suas habilidades, você saberá exatamente como escrever uma carta comercial que atraia a atenção e gere resultados. 

Vamos lá!

O que é uma carta comercial?

Uma carta comercial é uma documento formal por escrito que é usado para comunicação profissional entre organizações ou entre uma empresa e seus clientes, funcionários ou outras partes interessadas. 

É um aperto de mão profissional em um formato escrito. Saber como redigir uma carta comercial é muito importante, pois ela tem peso legal e profissional.

Quando e por que você deve escrever uma carta comercial

Alguns momentos de negócios exigem mais do que um canal rápido no Slack.

Pense nisso...

Você resolveria uma grande disputa contratual por meio de mensagens de texto? Ou enviaria uma proposta de um milhão de dólares pelo WhatsApp?

Nunca, certo?

Essa é a razão pela qual os documentos mais importantes das empresas vêm como cartas comerciais devidamente formatadas. 

Precisamos de uma carta comercial formal quando:

# 1 - Fazendo movimentos poderosos

• Candidatar-se a um emprego dos sonhos
• Solicitação de financiamento para uma startup inovadora
• Proposta de parcerias importantes

# 2 - Gerenciamento de relacionamentos profissionais

• Fazer grandes pedidos aos fornecedores (quando a documentação é necessária)
• Negociação de contratos 
• Manutenção de relacionamentos com fornecedores

# 3 - Lidando com situações delicadas

• Tratamento de reclamações de clientes 
• Resolução de disputas contratuais 
• Fazer reclamações formais 

# 4 - Criação de boa vontade

• Expressar gratidão aos principais clientes
• Parabenizar os parceiros de negócios pelas conquistas
• Redação de cartas de recomendação

Esses são os momentos que exigem mais do que um e-mail formal.

Diferenças entre uma carta comercial e um e-mail

A época em que costumávamos enviar cartas comerciais pelo correio está mudando rapidamente. 

Hoje em dia, praticamente tudo é digital (assim como as cartas comerciais enviadas pelo correio)

O Australia Post viu sua entrega de cartas cair em 12,9% em 2023-24.

Embora tanto as cartas comerciais quanto os e-mails trafeguem pela Internet, eles ainda são bastante diferentes um do outro.

Como formatar uma carta comercial

Se você não tiver certeza de como iniciar ou terminar uma carta comercial para obter o máximo impacto, é fundamental escolher o formato correto. 

• Estrutura padrão da carta comercial

Todo profissional A carta comercial tem seis blocos de construção principais que você absolutamente precisa. 

1. Informações do remetente
2. Data 
3. Informações do destinatário 
4. Saudação 
5. Corpo 
6. Fechamento 

Deseja tornar sua carta ainda mais profissional? Considere estes 5 elementos opcionais:

• Linha de assunto (ótimo para referência rápida)
• Linha de referência (útil para rastrear conversas ou documentos)
• Notação do gabinete (quando estiver incluindo outros documentos)
• Notação CC (se estiver copiando outros)
• P.S. (para aquela importante reflexão posterior - embora seja usado com parcimônia em cartas comerciais)

Fonte = Templatelab.com

• Espaçamento, margens e fonte corretos para cartas comerciais

Antes de ler uma única palavra, o que o destinatário vê na carta comercial? 

Uma bagunça desordenada OU um documento limpo e profissional? A primeira impressão é a última.

Faça com que suas primeiras impressões sejam importantes formatando profissionalmente uma carta comercial.

• Alinhamento: A carta inteira deve ser inclinada para o lado esquerdo. 

• Espaçamento: Os parágrafos devem estar em espaço simples. Adicione uma quebra de linha entre as seções principais (data, endereço, saudação).

• Fonte:  Use fontes clássicas e fáceis de ler, como Times New Roman, Arial, Courier ou Geneva, com 10 a 12 pontos. 

• Margens: Use uma margem de uma polegada em todos os lados. 

• Formatação de cartas comerciais formais e informais
  

Dependendo de sua finalidade, há dois tipos de formatos de carta comercial. 

# 1 - Cartas formais: Use o formato de bloco, com todo o texto alinhado à esquerda e sem recuos de parágrafo. Use-o quando estiver:

• Candidatar-se a um emprego
• Escrever para funcionários do governo
• Como fazer uma reclamação
• Contato com executivos seniores

# 2 - Cartas informais: Podem ser usados formatos de bloco ou semibloco modificados, que podem ter parágrafos recuados ou alinhamentos variados para a data e o fechamento. Use-o para: 

• Escrever para clientes de longo prazo
• Memorandos da empresa
• Acompanhamento da reunião
• Atualizações regulares dos negócios

Fonte = Birdeye.com

Modelos de cartas comerciais e quando usá-los

Assim como um GPS, os modelos são incrivelmente úteis, mas você ainda precisa saber como dirigir. 

Lembre-se de não cair na armadilha "copiar-colar e rezar" aabordagem. 

Um modelo pode ser seu ponto de partida, mas você não pode segui-lo cegamente. 

É porque dizer "Prezado senhor/senhora" em 2025 é como "Não me dei ao trabalho de descobrir seu nome". Os modelos só funcionam melhor quando você os usa:

• É novo na redação de cartas comerciais
• Necessidade de estrutura para uma situação comum (reclamações, consultas, propostas)
• Estiver escrevendo em um idioma não nativo
• Está lidando com uma situação formal em que a redação tradicional é importante

Você pode selecionar qualquer uma das seguintes opções Mais de 60 modelos de cartas comerciais mas lembre-se de que eles têm:

1. Linguagem desatualizada ("A quem possa interessar" - a menos que você tenha certeza)
2. Frases genéricas que podem ser aplicadas a qualquer empresa
3. Tom excessivamente formal em modelos destinados a empresas modernas
4. Termos específicos da região que talvez não funcionem em seu país

Agora que você já sabe quando e por que escrever uma carta comercial, vamos nos aprofundar no processo de redação propriamente dito.

Como iniciar uma carta comercial

Antes de se sentar e escrever, vamos definir os fundamentos. Uma carta comercial profissional começa com quatro princípios básicos:

# 1 - Endereço de retorno

Seu endereço deve ser claro e completo.

• Use papel timbrado da empresa, se disponível
• Formato: Rua, Cidade, Estado, CEP
• Adicione seu e-mail e número de telefone para facilitar o contato

Mesmo que você esteja usando o papel timbrado da empresaAdicione suas informações de contato direto. Facilite o contato com VOCÊ, não apenas com a sua empresa.

# 2 - A data

É simples, mas as pessoas fazem besteira mesmo assim. Siga esta diretriz:

• Escreva-o por extenso: "9 de fevereiro de 2025"
• Não abrevie: "02/09/25" ou "9 de fevereiro de 2025"

Países diferentes formatam as datas de forma diferente. Em cartas comerciais internacionais, escreva "9 February 2025" para evitar confusão.

# 3 - Endereço interno

É aqui que você mostra que fez sua lição de casa. Acrescente:

• Nome completo e título exato do destinatário
• Nome da empresa e endereço completo
• Verifique novamente a ortografia (especialmente nomes)

Se não tiver certeza, entre em contato com a empresa para verificar o título e o nome preferido do destinatário. A atenção aos detalhes faz com que uma carta comercial profissional brilhe.

# 4 - Saudação

Use o primeiro nome do destinatário desta forma,

• "Prezado Sr. Johnson:" (observe os dois pontos, não a vírgula)
• "Prezado Dr. Martinez:"
• "Prezada Sra. Thompson:"

Não consegue encontrar o nome? Use "Prezado gerente de contratação:" ou "Prezado diretor [de departamento]:" - qualquer coisa, menos "A quem possa interessar".

Exemplo de formato

John Smith Gerente de Marketing Tech Solutions Inc. 123 Business Lane Nova York, NY 10001  9 de fevereiro de 2025

Como escrever uma carta comercial 

Como já discutimos os conceitos básicos, vamos abordar o processo de redação de cartas comerciais.

Etapa 1: Escreva um título claro e profissional

O cabeçalho é o aperto de mão da carta, portanto, seja firme e profissional.

• Limpo, padrão formatação
• Espaçamento consistente
• Profissional fonte (Arial ou Times New Roman, 11-12pt)
• Tudo alinhado corretamente

Etapa 2: Comece com uma apresentação forte e direta

Seu primeiro parágrafo é o território do sucesso ou fracasso. 

• Indique sua finalidade imediatamente
• Referência a qualquer contato anterior
• Mantenha-o menos de 3 frases

Para acertar em cheio no objetivo, você pode usar nosso Bate-papo com IA com o seguinte prompt:

Prompt for Legal Letters (Introdução):

"Forneça uma introdução clara e profissional a uma carta jurídica referente a [breve descrição da situação]."

A IA economizará seu tempo e o ajudará a fazer um brainstorming dos pontos. 

Etapa 3: Escreva o corpo principal com detalhes importantes

É aqui que você entrega os produtos. Nesta seção, você usa:

• Um ideia principal por parágrafo
• Alegações de apoio com números específicos
• Parágrafos curtos (3-4 frases no máximo)
• Exemplos claros

Quando você entrar nos detalhes da sua carta, informe ao AI Chat os seguintes detalhes:

Prompt para cartas jurídicas (corpo principal):

"Escreva uma carta jurídica abordando [o problema]. Divida-a em parágrafos claros e forneça referências legais quando necessário."

Use marcadores com moderação para destacar informações importantes, mas não exagere.

Etapa 4: Adicione uma declaração de encerramento profissional

Se você não tiver certeza de como formular seu fechamento, dê uma olhada em nosso Bate-papo com IA o seguinte:

Prompt para cartas jurídicas (declaração de encerramento):

"Por favor, ajude-me a elaborar uma declaração final profissional para uma carta jurídica solicitando [ação específica]. Inclua uma chamada à ação e informações de contato."

Seu fechamento deve:

• Indicar claramente o que acontecerá em seguida
• Agradeça a eles por seu tempo
• Inclua uma chamada para ação

Como terminar uma carta comercial

Após o parágrafo final, deixe duas linhas de espaço antes do fechamento complementar. 

Use apenas a primeira palavra em maiúscula e termine com uma vírgula. 

Os fechamentos comuns incluem "Atenciosamente", "Melhores cumprimentos". ou "Respeitosamente".

Para sua assinatura manuscrita, deixe quatro linhas de espaço e assine com tinta azul ou preta. 

Abaixo da sua assinatura, digite seu nome completo, cargo e qualquer informação de contato relevante, se necessário.

Se aplicável, inclua anotações adicionais, como "Encl:" para gabinetes ou "cc:" para cópias, e coloque-as em linhas separadas abaixo de seu nome digitado.

Exemplos de cartas comerciais

Laboratório de redação on-line da Universidade Purdue fornece um exemplo de carta comercial. Ele também descreve as margens e o espaçamento recomendados para correspondências profissionais.

Deseja ver mais exemplos de cartas comerciais para suas necessidades específicas?

• Carta de solicitação de emprego →
• Carta de resolução de reclamações →
• Carta de rescisão de contrato →

Erros comuns a serem evitados em uma carta comercial

Escrever uma carta comercial pode parecer uma tarefa de alto risco - afinal, é a sua chance de causar uma boa impressão. 

Mas há um algumas armadilhas comuns que você definitivamente deve evitar. 

# 1 - Formatação não profissional

As primeiras impressões são importantes, e é por isso que a aparência pode fazer ou desfazer um negócio. 

Erros comuns de formatação de cartas comerciais incluem:

• Espaçamento inconsistente entre parágrafos
• Margens e texto desalinhados
• Vários estilos ou tamanhos de fonte na mesma letra
• Estrutura inadequada da carta comercial (falta de data, endereço do destinatário ou bloco de assinatura)

# 2 - Uso de linguagem informal

As cartas comerciais exigem um nível de formalidade que as distingue da comunicação casual. Evite esses erros comuns de linguagem:

• Uso de muitas expressões idiomáticas ou frases: 

Em vez de escrever: "Vamos conversar sobre como pensar fora da caixa" 

Escreva: "Eu gostaria de discutir abordagens inovadoras para este projeto"

• Voz passiva: Use a voz ativa para tornar suas declarações mais diretas e impactantes.

• Uso excessivo do "eu": A repetição do "eu" pode fazer com que sua carta pareça egocêntrica. Em vez de escrever: "Acho que posso ajudá-lo com seu projeto porque tenho experiência" 

Escreva: "Este projeto se alinha bem com a ampla experiência de nossa equipe"

# 3 - Ambiguidade e imprecisão

A clareza é fundamental na comunicação empresarial. Evitar:

• Solicitações ou prazos pouco claros 

Exemplo de redação vaga: "Por favor, entre em contato comigo em breve" 

Melhor alternativa: "Por favor, forneça seu feedback até sexta-feira, 16 de fevereiro"

• Linguagem imprecisa 

Exemplo de redação vaga: "Precisaremos de muitos recursos" 

Melhor alternativa: "Este projeto requer três membros adicionais da equipe e um orçamento de $50.000"

# 4 - Não humanizar o conteúdo

Claro, as cartas digitais são convenientes, e os bate-papos com IA podem economizar muito tempo.

Mas se você não humanizar seu conteúdo, ele pode parecer robótico ou impessoal. 

Use nosso Humanizador de IA para garantir que tenha sido escrito por uma pessoa real, não por uma máquina. 

Como tornar sua carta mais persuasiva

A persuasão não é um jogo de palavras inteligente ou uma manipulação. 

Uma carta persuasiva bem escrita pode ajudar a transformar um relacionamento comercial caloroso, converter parceiros engajados e oportunidades claras e acionáveis.

E para fazer isso de forma eficaz, use essas três estratégias de persuasão em suas cartas comerciais para torná-las melhores do que sem elas.

# 1 - Crie um gancho atraente

Seu parágrafo de abertura deve dar ao destinatário um motivo para continuar a leitura. Para obter ganchos fortes, você pode incluir qualquer um destes itens:

1. Referência a um desafio compartilhado
2. Apresente uma declaração marcante
3. Destacar o valor imediato

# 2 - Forneça evidências convincentes

Transforme afirmações em argumentos por meio de:

1. Dados e estatísticas

• Use números específicos: "Nosso sistema reduziu as taxas de erro de 8,5% para 0,3%"
• Inclua períodos de tempo: "Em 6 meses, a satisfação do cliente aumentou em 45%"
• Compare os cenários antes e depois: "A eficiência da produção melhorou de 1.000 para 1.500 unidades por dia"

2. Estudos de caso

• Faça referência a histórias de sucesso relevantes: "Uma implementação semelhante na ABC Corp resultou em..."
• Inclua resultados específicos: "Sua equipe alcançou a automação 98% em 90 dias"
• Destaque situações comparáveis: "Outro fabricante em sua região experimentou..."

3. Validação por especialistas

• Reconhecimento do setor: "Premiado como 'Solução mais inovadora' pela Industry Weekly"
• Certificações profissionais: "Processos certificados ISO 9001"
• Endossos de parceiros: "Status de parceiro Gold da Microsoft desde 2020"

# 3 - Antecipar e abordar as objeções

Analise qualquer objeção que o destinatário possa ter em relação à sua carta e aborde-a imediatamente aqui.

(Use o AI Chat para analisar as objeções)

Eles podem ter preocupações com relação...

• Preocupações com os custos: "Embora o investimento inicial seja de $X, o ROI normalmente ocorre em 6 meses por meio de..."
• Tempo de implementação: "Nossa equipe dedicada garante o mínimo de interrupção com nosso plano de transição comprovado de 3 semanas"
• Requisitos de treinamento: "O programa de treinamento abrangente incluído requer apenas 4 horas por funcionário"

Conclusão

A redação de cartas comerciais ainda é relevante em 2025, mas não da forma como seu avô a conhecia. 

Embora a maior parte da comunicação tenha se tornado digital, talvez você não precise dela todos os dias, mas quando precisar, ela é insubstituível.

Uma carta comercial bem elaborada ainda pode abrir portas que um e-mail rápido não pode. 

Seja para conseguir o emprego dos seus sonhos, garantir um negócio de um milhão de dólares ou amenizar a crise de um cliente, uma carta comercial bem formatada e bem redigida o salvará.

• Mantenha o profissionalismo, mas não soe como um robô da década de 1950
• Use ferramentas de IA para fazer brainstorming, mas adicione seu toque humano
• Lembre-se: sua carta pode ser digital, mas sua o impacto deve ser pessoal

Certifique-se de que sua carta não acabe como aqueles termos e condições não lidos - ninguém quer esse tipo de relacionamento!