Fórmulas de planilhas do Excel e do Google que você não pode ignorar

Se você usa o Excel/Google Sheets como parte do seu trabalho diário, há algumas fórmulas muito úteis que você usará sempre que aprendê-las uma vez.  

Provavelmente, há mais de cem fórmulas de planilhas diferentes que funcionam para diferentes tipos de cálculos.

Meu objetivo neste blog é falar sobre os mais simples de todos, aqueles que formam a base de todos os cálculos avançados que você aprenderá mais tarde. 

Primeiro, veremos alguns comandos básicos de cálculo aritmético e, em seguida, apresentarei algumas maneiras de fazer análises mais avançadas.

Eles incluem instruções IF, comandos VLOOKUP, INDEX e MATCH, etc. 

E é mais simples do que você imagina!

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Principais conclusões

• O Excel e o Planilhas Google têm muitos comandos de fórmula incorporados que são úteis para fazer cálculos.

• SUM, AVERAGE, COUNT, VLOOKUP, INDEX e MATCH são algumas fórmulas que podem ajudar nos cálculos cotidianos. Você também pode brincar com elas introduzindo a lógica condicional.

• Não deve haver erros ao escrever uma fórmula, caso contrário, você não obterá seus resultados. Em particular, certifique-se de evitar referências circulares e de impedir que o Excel entre em um loop de cálculo infinito. 

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O que é exatamente uma fórmula de planilha

Os comandos por meio dos quais você pode fazer cálculos dos seus dados são conhecidos como fórmulas de planilha.

Tanto o Microsoft Excel quanto o Google Docs estão repletos desses comandos, o que explica, em parte, o fato de serem as ferramentas básicas em qualquer local de trabalho. 

Um sinal (=) precede qualquer fórmula escrita no Excel. É uma indicação para que o Excel trate o texto que segue como uma fórmula para realizar o cálculo necessário, em vez de uma entrada de texto simples.

Além de usar as fórmulas das planilhas do Google Sheets ou do Excel para datas, aqui estão alguns motivos pelos quais o Excel e o Google Sheets têm centenas de comandos de fórmula: 

• Automatiza os cálculos rapidamente

Todos nós precisamos fazer alguns cálculos básicos, como aritmética ou cálculo de médias, independentemente da natureza do nosso trabalho. 

Se o seu trabalho tiver muitos dados, você precisará de cálculos mais extensos em uma frequência muito maior. 

É muito conveniente poder fazer esses cálculos na planilha em que os dados estão armazenados, em vez de precisar importar em uma calculadora.

Você também pode definir a fórmula apenas uma vez, e ela continuará sendo executada para quantas linhas ou dados você inserir, conforme necessário.

• Reduz os erros manuais

Exportar seus dados para um aplicativo de calculadora não é apenas demorado, mas também está sujeito a erros. Uma entrada incorreta e todo o seu cálculo futuro não será mais confiável.

Mesmo com várias revisões, não é possível ter certeza de que você inseriu todos os valores com precisão. 

A execução de uma fórmula de planilha reduz esse ponto de erros. 

• Conecta os dados de forma lógica

Você pode entender seus conjuntos de dados de forma muito mais lógica por meio de cálculos. Classifique seus dados, filtre-os, execute uma análise e entenda melhor a que correspondem todos esses números em cada célula da planilha. 

É ótimo para: 

• Orçamento 

• Manter um registro financeiro pessoal ou comercial 

• Professores que desejam um registro das tarefas/exames realizados por seus alunos 

• Dados de pesquisa 

• Cálculo de retornos de investimentos 

Agora, se você precisa conhecer as fórmulas da planilha do Google ou deseja uma lista de fórmulas da planilha do Excel, poderá encontrá-las na próxima seção.

Fórmulas básicas de que todo usuário precisa

Tanto o Excel quanto o Planilhas Google têm centenas de fórmulas que realizam diferentes cálculos. Você levará alguns meses se quiser aprender todas elas. No entanto, descrevi algumas muito úteis a seguir.

• SUM para totais

O comando SUM() é usado para somar todas as células selecionadas. Obviamente, você deve ter um valor numérico na célula para que isso funcione. A fórmula não funcionará em nenhuma célula não numérica. 

Dentro do colchete, você precisa especificar a primeira e a última células do segmento da planilha que deseja adicionar, separadas por dois pontos. 

Portanto, se eu quiser adicionar o conteúdo das linhas 3 a 7 na primeira coluna, escreveria a fórmula como: SUM(A3:A7). A fórmula também funciona em várias linhas.

Além disso, essa fórmula permanece a mesma tanto no Planilhas Google quanto no Excel.

Veja este exemplo: 

Além da função SUM mais simples, você também pode fazer os seguintes tipos de adições:

• SUMIF: Adicionar números em um intervalo que atenda a uma condição
  
• SUMIFS: Adicione números em um intervalo que atenda a várias condições
  
• SUMPRODUTO: Multiplicar valores correspondentes em matrizes e, em seguida, adicionar os resultados
  
• SUMSQ: Adicione os quadrados de números em um intervalo
  
• SUMX2MY2: Adiciona o resultado de (x² - y²) para valores correspondentes em dois intervalos
  
• SUMX2PY2: Adiciona o resultado de (x² + y²) para valores correspondentes em dois intervalos
  
• SUMXMY2: Adiciona os quadrados das diferenças (x - y)² para dois intervalos
  
• DSUM: Adicionar valores em uma coluna que atenda aos critérios definidos em uma tabela de banco de dados
  
• IMSUM: Adicione números complexos.
  
• SÉRIE: Calcule a soma de uma série de potências usando os coeficientes fornecidos.

• MÉDIA para percepções

A fórmula AVERAGE() é usada para calcular a média de um determinado conjunto de células em sua planilha. 

Novamente, o funcionamento é praticamente o mesmo. Você coloca o primeiro e o último número da célula entre parênteses, separados por dois pontos, por exemplo, AVERAGE(E2:E11), e o resultado será a média das células selecionadas.

Novamente, a fórmula para a média é a mesma no Excel e no Planilhas Google.

Pequenas variações na fórmula AVERAGE podem ajudá-lo com cálculos condicionais, como: 

• MÉDIA: Para calcular a média aritmética dos números em um intervalo
  
• AVERAGEA: Use-a quando quiser obter a média, incluindo números, texto e valores lógicos
  
• AVERAGEIF: Esse comando serve para calcular a média de números que atendem a uma condição
  
• AVERAGEIFS: calcula a média de números que atendem a várias condições
  
• DAVERAGE: Calcula a média dos valores em uma coluna do banco de dados que atendem aos critérios especificados
  
• COUNT para rastrear itens

Esse comando é útil para calcular o número de células da planilha que contêm dados numéricos. 

Não fará sentido usá-lo quando seus dados estiverem limitados a apenas algumas linhas, mas se você tiver centenas de linhas de dados e quiser saber quantos deles são valores numéricos, é isso que você vai encontrar.

Também é escrito de maneira semelhante, ou seja, comece com o sinal =, mencione o comando COUNT, abra o parêntese, mencione sua primeira e última célula separadas por dois pontos e feche o parêntese.

A fórmula é a mesma tanto no Planilhas Google quanto no Excel.

Por exemplo, =COUNT(E1:E100)

Assim como as fórmulas SUM e AVERAGE, COUNT também pode ser usado de duas maneiras diferentes, por exemplo, 

• COUNTA: Para contar as células que não estão vazias (números, texto ou valores).
  
• COUNTBLANK: Conta apenas as células vazias em um intervalo
  
• CONTADOR: Conta as células que atendem a uma condição
  
• COUNTIFS: Use-o para contar células que atendam a várias condições
  
• DCOUNT: Este conta os valores numéricos em uma coluna do banco de dados que atendem aos critérios especificados
  
• DCOUNTA: é usado para contar os valores não vazios em uma coluna do banco de dados que atendem aos critérios especificados

Fórmulas avançadas para análise de dados

Para a maioria dos usuários, as fórmulas que discuti anteriormente serão mais do que suficientes. Algumas fórmulas, no entanto, são necessárias para cálculos avançados e são muito úteis se seu trabalho envolver análise de dados.

• VLOOKUP para pesquisas

A fórmula VLOOKUP é usada para localizar um valor em uma tabela e retornar informações relacionadas da mesma linha.

Em termos mais simples, ao digitar VLOOKUP, você solicita à planilha que procure um valor na primeira coluna de uma tabela e, em seguida, forneça um valor de outra coluna nessa linha.

Em nossa planilha de exemplo, se a coluna A tiver IDs de produtos e a coluna C tiver o preço por unidade, poderemos usar o VLOOKUP para pesquisar um determinado ID de produto e obter seu preço na coluna C. 

Ele será escrito como VLOOKUP(“P-1001”, A:C, 3, FALSE)

• Declarações IF para lógica

A função IF é usada para tomar decisões lógicas em uma planilha. Ela simplesmente informa à planilha o que fazer quando uma condição é verdadeira e o que fazer quando é falsa.

Para escrever uma instrução IF, você começa com o sinal =, inclui o comando IF, abre os parênteses e, em seguida, descreve a condição.

Depois disso, inclua uma vírgula e mencione o que você deseja que a planilha faça se a condição for atendida. Em seguida, coloque outra vírgula e mencione o que você deseja que aconteça se o comando não for atendido.

Por exemplo, se imaginarmos uma planilha com os resultados dos alunos e quisermos especificar uma condição de que uma pontuação igual ou superior a 50 é uma nota de aprovação e abaixo de 50 é uma reprovação, poderemos usar a lógica IF. 

Veja como você o escreverá: =IF(A1>=50, “Pass”, “Fail”)

A planilha procurará o valor na célula e, se for maior que 50, mostrará que o aluno foi aprovado. Caso contrário, ela mencionará que ele foi reprovado.

• INDEX & MATCH para pesquisa

O INDEX e o MATCH são usados juntos para procurar informações em uma tabela de forma mais flexível do que a fórmula LOOKUP. 

A função MATCH é responsável por encontrar a posição de um valor em uma linha ou coluna. Use MATCH para procurar um valor em sua tabela, e ela não retornará o valor em si. Ela retornará um número que representa onde o valor aparece.

Por exemplo, se um ID de produto for o quinto item em uma lista, MATCH retornará 5.

A função INDEX usa esse número de posição para retornar um valor de um local específico em uma tabela ou coluna. Portanto, ela simplesmente recupera qualquer valor existente na linha que você especificar. 

Dicas para evitar erros comuns de fórmula

Como você já deve ter percebido, tanto o Excel quanto o Google Sheets exigem que você insira suas fórmulas com precisão de 100%.

Qualquer erro ao escrever sua fórmula não lhe trará resultados, apenas uma mensagem de erro que diz #N/A.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a evitar essa mensagem de erro. 

• Verifique cuidadosamente os parênteses

A fórmula deve ser escrita no formato exato descrito acima. Se, por acaso, você deixar os parênteses abertos ou simplesmente descrever o intervalo de células sem os parênteses, os dados não serão calculados. 

Certifique-se sempre de que os colchetes de abertura e de fechamento estejam bem posicionados. Além disso, certifique-se de que haja dois pontos para diferenciar a primeira e a última célula do intervalo.

• Observar tipos de dados

As fórmulas de planilhas funcionam melhor apenas com determinados tipos de dados. Por exemplo, não se pode esperar um valor médio para dados que não são quantificáveis, ou seja, formas descritivas de dados. 

Sempre que inserir fórmulas, verifique novamente os dados das células para não inserir um intervalo de células inválido. 

• Evite referências circulares

Uma referência circular significa que a planilha volta para a própria célula em que está descrita. Isso cria um loop de circulação infinita em que não é possível obter uma resposta e, em vez disso, será exibida apenas uma mensagem de erro.

Por exemplo, se você inserir SUM(A1:A10) na célula A10, terá criado um loop circular no qual a célula terá que adicionar continuamente qualquer valor somado na célula A10, e esse processo nunca terminará.

A fórmula precisa conhecer seu próprio resultado para encontrar o valor da célula A10.

Certifique-se sempre de que a célula em que você inseriu a fórmula da planilha não faça parte do intervalo de células da fórmula em si. 

Combinação de fórmulas para maior eficiência

A combinação de fórmulas em planilhas permite resolver problemas complexos com mais eficiência. Ao usar as fórmulas simples de que falei anteriormente, você estará calculando as coisas passo a passo em várias células.

Em uma fórmula combinada, é possível aninhar vários cálculos de modo que uma fórmula seja alimentada diretamente em outra.

Por exemplo, você pode combinar IF com SUM para somar valores que atendam somente a determinadas condições.

Você também pode combinar COUNT ou AVERAGE com condições para analisar os dados com mais precisão.

Dito isso, a combinação de fórmulas não é fácil em um primeiro momento. Há uma curva de aprendizado real e, se você se lançar em fórmulas aninhadas complexas sem usar as simples um bom número de vezes, acabará se confundindo.

Portanto, sempre pratique primeiro com fórmulas simples. Quando se sentir confortável, aumente gradualmente combinando duas funções, depois três e, por fim, configurações mais avançadas.

Uso de fórmulas para tarefas do mundo real

Depois de pegar o jeito dessas fórmulas, você começará a perceber a frequência com que elas se aplicam a coisas que você já faz.

Por exemplo:

• O proprietário de uma pequena empresa poderia usar a fórmula SUMIF para rastrear despesas por categoria
• Ou um professor pode combinar IF com CONSELHO Funções para sinalizar os alunos que estão atrasados nas tarefas
• O mesmo acontece com os freelancers que gerenciam as faturas dos clientes. Eles podem usar um simples VLOOKUP para extrair as taxas de clientes de uma lista principal sem percorrer as linhas manualmente.

O fato é que saber qual fórmula se adapta à sua situação específica é quase metade da batalha. E é exatamente aí que a fórmula da Undetectable Chatbot de IA pode ser seu guia. 

Você pode descrever o que está tentando fazer em linguagem simples, e ele sugerirá a fórmula certa para a sua tarefa.

Agora você tem um colega de trabalho com experiência em planilhas que pode consultar sempre que estiver com dificuldades, e isso não se limita apenas às consultas ao Excel ou às planilhas do Google.

Veja abaixo como o AI Detector e o Humanizer podem aprimorar seu conteúdo!

Considerações finais

Espero que este artigo o tenha ajudado a aprender algumas coisas sobre fórmulas de planilhas. 

Quanto mais você as usar, melhor será o seu desempenho e, sempre que estiver confuso sobre qual sequência de fórmulas usar, basta recorrer ao Undetectable AI's Bate-papo com IA, e ele o ajudará a decidir qual comando funcionará melhor para o cálculo que você deseja. 

Você também pode verificar novamente sua fórmula executando-a no AI Chat para confirmar que não está cometendo nenhum erro.

Experimente Undetectable AI hoje!