Automatisierung von Arbeitsabläufen durch KI: So automatisieren Sie Arbeitsabläufe mit KI

Annehmen KI am Arbeitsplatz kann Zeit, Geld und Aufwand sparen. Um die Vorteile der KI-Automatisierung jedoch optimal zu nutzen, muss man verstehen, wie diese Tools funktionieren und wie man sie in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert.

In diesem Artikel befassen wir uns eingehender mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen mittels KI, der Konzeption einer Lösung sowie bewährten Vorgehensweisen. 

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Wichtigste Erkenntnisse

• Die Automatisierung von Arbeitsabläufen mittels KI eignet sich am besten für sich wiederholende, vorhersehbare und risikoarme Aufgaben mit klaren Zielen und messbaren Ergebnissen.

• Eine erfolgreiche Automatisierung beginnt damit, den bestehenden Prozess abzubilden, zu ermitteln, wo KI einen Mehrwert schafft, Auslöser zu definieren und bei Bedarf eine Überprüfung durch den Menschen einzubauen.

• Test- und Messergebnisse sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe unterschiedliche Eingaben zuverlässig verarbeiten und messbare Verbesserungen hinsichtlich Zeit, Kosten, Volumen und Fehlerquoten erzielen.

• Klare Anweisungen, Validierungskontrollen, Überwachung und regelmäßige Wartung tragen dazu bei, Ausfälle bei der KI-Automatisierung zu verhindern, wenn sich Arbeitsabläufe und KI-Systeme ändern.

• Undetectable AI bietet Produkte an, die Aufgaben wie die Erkennung von KI, das Verfassen von Aufsätzen und Bewerbungen automatisieren.

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Was gilt als ein durch KI automatisierbarer Arbeitsablauf? 

KI-automatisierbare Arbeitsabläufe nutzen Software, um wiederholbare Prozesse unabhängig von manuellen Eingriffen auszuführen.

Technologien wie KI-Agenten automatisch Aufgaben ausführen, die bisher menschliches Urteilsvermögen erforderten, wie beispielsweise die Interpretation, Klassifizierung, Zusammenfassung und Extraktion von Inhalten oder die Generierung von Informationen. 

Ein typischer Arbeitsablauf könnte wie folgt aussehen:

• Auslöser → KI-Verarbeitung → Aktion → Überprüfung oder Weiterverfolgung

Ein Workflow zur Automatisierung des Kundensupports könnte beispielsweise den folgenden Ablauf haben:

1. Das Tool erhält eine neue Support-E-Mail.
2. Ein LLM ermittelt das Problem des Kunden.
3. Das Tool ordnet die Anfrage nach Kategorie und Dringlichkeit ein.
4. Generative KI erstellt auf der Grundlage der Klassifizierungen Antwortentwürfe. 
5. Das Tool fügt die Anfrage der entsprechenden Ticket-Warteschlange hinzu.
6. Das Tool fordert einen Support-Mitarbeiter auf, die Antwort vor dem Absenden zu überprüfen.

Merkmale eines KI-automatisierbaren Arbeitsablaufs

Ein Arbeitsablauf eignet sich gut für die Automatisierung durch KI, wenn er alle oder mehrere der folgenden Merkmale aufweist. 

• Häufigkeit: Der Vorgang findet häufig genug statt, um den Aufwand für seine Automatisierung zu rechtfertigen.
• Wiederholungen: Dazu gehören manuelle Tätigkeiten, die leicht auszuführen sind, wie beispielsweise Kopieren, Sortieren, Prüfen und Entwürfe erstellen.
• Konsistenz, Vorhersehbarkeit und Wiederholbarkeit: Der Prozess folgt klaren Schritten mit Regeln, die sich selten ändern.
• Klarheit der Ergebnisse: Es gibt einen klaren Maßstab für den Erfolg.
• Geringes Risiko: Fehler würden den Organisationen keinen nennenswerten Schaden zufügen.

Welche Abteilungen profitieren am meisten von der Automatisierung von Arbeitsabläufen durch KI?

Abteilungen profitieren am meisten von der Automatisierung durch KI, wenn sie repetitive, strukturierte Aufgaben bearbeiten.

Zu den gängigen Anwendungsfällen gehören:

• Marketing: Erstellung von Inhalten, Zusammenfassung von Forschungsergebnissen, Kategorisierung von Leads
• Kundensupport: Ticketklassifizierung, Zusammenfassung von Konversationen, Verfassen von Antworten
• Finanzen: Informationsgewinnung, Organisation von Finanzunterlagen
• IT: Klassifizierung von Anfragen, Zusammenfassung von Vorfällen, routinemäßige Fehlerbehebung

So automatisieren Sie Ihren ersten Workflow mit KI

Bei der Automatisierung eines Arbeitsablaufs geht es darum, menschliche Prozesse in Anweisungen umzusetzen, die Computer wiederholen und verstehen können.

Das bedeutet, den Prozess in klare Schritte zu unterteilen, die Bedingungen für jede Aktion festzulegen und zu bestimmen, wie das System auf verschiedene Eingaben und Ergebnisse reagieren soll.

1. Wählen Sie einen sich wiederholenden Arbeitsablauf aus

Der erste Schritt besteht darin, eine Aufgabe zu identifizieren, die das Team regelmäßig ausführt. Wie bereits erwähnt, sollten vorzugsweise Aufgaben ausgewählt werden, die wiederholbar, vorhersehbar und mit geringem Risiko verbunden sind. Aufgaben mit diesen Eigenschaften lassen sich leichter definieren, automatisieren und überwachen. 

Beispiele für automatisierbare Aufgaben sind:

• Verfassen von Antworten für den Kundensupport: Viele Kundenanfragen folgen bestimmten Mustern, sodass Sie eine Bibliothek mit Antworten anlegen und das Versenden oder Vorschlagen dieser Antworten automatisieren können.
• Aktualisierung von Kundendaten nach Interaktionen: Genau wie Kundenanfragen folgen auch Kundeninteraktionen oft bestimmten Mustern. Durch Automatisierung können Sie Interaktionen mit Datensatzaktualisierungen synchronisieren, um Zeit zu sparen und Ihren Teams manuellen Aufwand zu ersparen.
• Kategorisierung von Leads: KI kann Informationen wie Lead-Details, Nachrichten und Formularübermittlungen analysieren, um Leads anhand von Faktoren wie Branche, Bedarf oder Interesse einzustufen. Dies hilft Teams dabei, Leads an die richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten und die Nachverfolgung zu priorisieren.

2. Den bestehenden Prozess abbilden

Im nächsten Schritt geht es darum, den Ablauf der Aufgabe bei manueller Ausführung darzustellen. Durch die Aufschlüsselung des Prozesses können Sie besser unterscheiden, welche Entscheidungen von der Software übernommen werden können und welche weiterhin menschliches Urteilsvermögen erfordern. 

Das Verfassen eines SEO-Artikels verläuft beispielsweise in der Regel nach folgendem Ablauf:

1. Wählen Sie ein Thema aus
2. Suchbegriffe und Suchabsicht 
3. Konkurrierende Inhalte prüfen
4. Eine Gliederung erstellen
5. Informationen recherchieren und überprüfen
6. Den Entwurf verfassen

Von hier aus können Sie die Teile der Sequenz identifizieren, die von der KI bearbeitet werden können.

3. Ermitteln Sie, wo KI einen Mehrwert schafft

Nachdem Sie den Prozess in einzelne Schritte unterteilt haben, ermitteln Sie die Schritte, die von einer KI-Automatisierung profitieren können. In der Regel handelt es sich dabei um Aufgaben innerhalb des Systems, die nach klaren Auslösern oder Regeln ablaufen. 

Zu den Aufgaben, die moderne KI-Systeme effektiv ausführen können, gehören:

• Klassifizierung: Informationen einer Kategorie zuordnen.
• Extraktion: Namen, Datumsangaben, Beträge oder andere Angaben aus einem Text extrahieren.
• Zusammenfassung: Lange Texte in eine kurze Zusammenfassung umwandeln.
• Generation: Erstellen von E-Mails, Berichten, Beschreibungen oder anderen Texten.
• Übersetzung: Inhalte zwischen verschiedenen Sprachen übersetzen.
• Analyse: Erkennen von Mustern oder relevanten Informationen in unstrukturierten Inhalten.

Nutzen wir die „Undetectable AI“ SEO-Autor-Blogging-Tool als Beispiel. Dieses Tool optimiert die Erstellung von Artikeln, indem es mithilfe von KI folgende Schritte automatisiert: Analyse, Extraktion, und Generation.

• Die Recherche nach Suchbegriffen und Suchabsichten erfordert Analyse
• Um eine Gliederung zu erstellen, muss man Generation
• Das Recherchieren und Überprüfen von Informationen erfordert Gewinnung und Analyse der relevanten Tatsachen
• Das Verfassen des Artikels erfordert Generation

4. Den Auslöser definieren

Zwar kann die KI-Automatisierung unabhängig von manuellen Eingriffen funktionieren, dennoch benötigt sie Signale, um den Prozess zu starten. Diese Signale werden als Auslöser bezeichnet.

Zum Beispiel,neue E-Mails können automatisierte Workflows für den Kundensupport auslösen,Formularübermittlungen können Workflows zur Lead-Qualifizierung starten und neue CRM-Datensätze können Folge-Workflows auslösen.

In manchen Fällen kann das Team den Workflow manuell auslösen. Im Workflow zur Automatisierung der SEO-Texterstellung leitet das Team den Prozess ein, indem es dem Tool Informationen über seine Website, seine Nische, sein Thema und seine Zielgruppe bereitstellt. 

5. Fügen Sie den KI-Schritt hinzu

Sobald Sie den Auslöser identifiziert haben, legen Sie fest, wie das KI-System reagieren soll. 

Wenn Nutzer beispielsweise ihre Anforderungen an das SEO-Writer-Blogging-Tool von Undetectable AI übermitteln, durchsucht dieses das Internet nach dem relevantesten Schlüsselwort. 

 6. Bei Bedarf eine manuelle Überprüfung hinzufügen

KI liefert nicht immer das richtige Ergebnis. Um zu verhindern, dass Fehler schwerwiegende Folgen haben, ist es sinnvoll, Überprüfungsschritte einzubauen. 

Das SEO-Tool „Undetectable AI“ automatisiert beispielsweise die Keyword-Recherche und die Erstellung von Artikeln, fordert jedoch bei Bedarf menschliche Eingaben an. Die Nutzer können den Titel und den Schreibstil festlegen sowie entscheiden, ob Bilder oder externe Links eingefügt werden sollen. Außerdem können sie den Entwurf vor der Veröffentlichung überprüfen. 

8. Den Arbeitsablauf testen

Bevor Sie sich auf die Automatisierung verlassen, testen Sie diese anhand realer Beispiele. Berücksichtigen Sie dabei verschiedene Arten von Eingaben, darunter:

• Typische Anfragen
• Unvollständige Informationen
• Ungewöhnliche Formulierung
• Lange Nachrichten
• Mehrere Anfragen in einer Nachricht
• Falsche oder unerwartete Daten

Sie müssen sowohl die Ausgabe der KI als auch die darauf folgenden Aktionen überprüfen. Ein Workflow kann zwar eine sinnvolle KI-Antwort liefern, dennoch fehlschlagen, wenn er das Ergebnis an das falsche System sendet oder den falschen Datensatz aktualisiert.

9. Die Ergebnisse messen

Um den ROI zu ermitteln, vergleichen Sie den automatisierten Arbeitsablauf mit dem ursprünglichen Prozess. Erfassen Sie dabei Kennzahlen wie:

• Zeitersparnis
• Verarbeitungsvolumen
• Fehlerquote
• Bewertungsrate
• Reaktionszeit
• Kosten pro Aufgabe
• Anzahl der automatisch erledigten Aufgaben

Anhand dieser Ergebnisse können Sie entscheiden, ob die Automatisierung verbessert oder erweitert werden muss.

So wählen Sie das richtige Tool zur Workflow-Automatisierung aus

Welches Tool das richtige ist, hängt von Ihrem Arbeitsablauf, den technischen Anforderungen, der vorhandenen Software und dem Grad der Kontrolle ab. Um die beste Option auszuwählen, müssen Sie Ihre Anforderungen definieren und das Produkt ermitteln, das diese am besten erfüllt. 

Berücksichtigen Sie Ihre bestehenden Anwendungen

Die meisten Automatisierungstools lassen sich in Anwendungen integrieren, die Unternehmen bereits nutzen. So lässt sich HubSpot beispielsweise in Formulare und andere Tools zur Datenerfassung integrieren, um Kundeninformationen automatisch zu erfassen und im CRM zu speichern. Dadurch entfällt für die Teams die manuelle Übertragung von Kundendaten zwischen den Systemen.

Denken Sie an die Anwendungen, die Sie in Ihrem manuellen Arbeitsablauf nutzen. Für die Automatisierung des E-Mail-Supports sind möglicherweise Verbindungen zu Ihrer E-Mail-Plattform erforderlich, während für die Automatisierung der Aufgabenzuweisung und der Projektaktualisierungen möglicherweise Verbindungen zu Ihrem Projektmanagementsystem erforderlich sind.

Die Wahl eines Tools, das sich problemlos in diese Plattformen integrieren lässt, kann den Aufwand für individuelle Entwicklungen verringern. 

Überlegen Sie sich, welche Art von KI-Aufgaben Sie benötigen

Verschiedene Tools unterstützen unterschiedliche KI-Funktionen. Einige sind möglicherweise auf bestimmte Arbeitsabläufe oder Branchen spezialisiert.

Zum Beispiel:

• Zapier bietet KI-Funktionen, mit denen Inhalte klassifiziert, zusammengefasst, extrahiert und generiert werden können.
• Bardeen kann automatisch Informationen von Websites erfassen und die extrahierten Daten in Geschäftsanwendungen übertragen.
• Vic.ai Rechnungen lesen, klassifizieren und Informationen daraus extrahieren und diese Informationen anschließend nutzen, um sie in den entsprechenden Workflow weiterzuleiten.
• HireVue kann die Vorauswahl von Bewerbern, die Terminplanung für Vorstellungsgespräche und die Erstellung von Assessment-Verfahren automatisieren. 

Wählen Sie das Tool, das die spezifischen Aufgaben Ihres Arbeitsablaufs unterstützt. Dies reduziert den Anpassungsaufwand und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf. 

Technische Anforderungen berücksichtigen

Es ist wichtig, die technischen Fähigkeiten Ihres Teams, den Grad an Flexibilität, den Sie benötigen, sowie die Komplexität des Workflows, den Sie aufbauen möchten, zu berücksichtigen. Diese Faktoren bestimmen, welche Tools Ihr Team effektiv nutzen kann und inwieweit Ihr Workflow individuell angepasst werden kann.

Bedenken Sie Folgendes:

• Benutzerfreundlichkeit: Bietet das Tool einen visuellen Builder, den Ihr Team ohne Programmierkenntnisse nutzen kann?
• Anpassungen: Können Sie benutzerdefinierte Logik, Bedingungen und Aktionen hinzufügen, wenn Ihr Workflow diese benötigt?
• Integrationen: Unterstützt das Tool APIs, Webhooks und die Anwendungen, mit denen Ihr Workflow verbunden sein muss?
• Datenverarbeitung: Kann das System die Dateitypen, Datenformate und Informationen verarbeiten, die in Ihrem Arbeitsablauf verwendet werden?
• Fehlerbehandlung: Können Sie fehlgeschlagene Durchläufe identifizieren, Aufgaben erneut ausführen und Probleme zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter weiterleiten?
• Sicherheit: Bietet das Tool die Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und sonstigen Sicherheitsfunktionen, die Ihr Arbeitsablauf erfordert?

Wählen Sie ein Tool, das Ihnen genügend Flexibilität bietet, um den Workflow zu gestalten, ohne dabei unnötige technische Komplexität zu verursachen.

Berücksichtigen Sie Kosten und Skalierbarkeit

Bei der Auswahl eines Tarifs sollten Sie Ihre voraussichtliche Nutzung berücksichtigen und bedenken, wie sich diese auf die Kosten auswirken könnte. Die Kosten für einen KI-Workflow können je nach Nutzung, API-Aufrufen, Speicherplatz oder der Anzahl der Nutzer steigen. 

Zu den Fragen, die es sich zu stellen lohnt, gehören:

• Wie viele Workflow-Durchläufe sind pro Monat erforderlich?
• Wie viele KI-Aufgaben oder API-Aufrufe sind in dem Tarif enthalten?
• Werden die Kosten für das Tool nach Nutzung, nach Anzahl der Nutzer oder nach beidem berechnet?
• Wie viel Speicherplatz ist in dem Tarif enthalten?
• Was passiert, wenn das Team die Nutzungsgrenzen des Tarifs überschreitet?
• Werden die Kosten steigen, wenn der Arbeitsablauf ausgeweitet wird?
• Umfasst der Tarif die erforderlichen Integrationen und Funktionen?

Häufige Gründe für das Scheitern der Automatisierung von Arbeitsabläufen durch KI

Die KI-Automatisierung kann aus technischen, betrieblichen oder prozessbezogenen Gründen fehlschlagen. Werden häufige Probleme frühzeitig erkannt, lassen sich Vorbeugungsmaßnahmen und Lösungen leichter umsetzen. 

Der Arbeitsablauf war nicht klar definiert

Ein unklar definierter Arbeitsablauf kann dazu führen, dass ein System Ergebnisse uneinheitlich auswertet, falsche Maßnahmen ergreift oder unnötige Komplexität verursacht. Um diese Probleme zu vermeiden, müssen Sie sich ein klares Bild davon machen, was Ihre KI leisten soll, und diesen Prozess in klare, umsetzbare Schritte unterteilen.

Die KI erhält unzureichende Anweisungen

Vage Eingabeaufforderungen können zu uneinheitlichen Ergebnissen führen. Um die Qualität der KI-Ergebnisse zu verbessern, müssen Sie klare Anweisungen, einen relevanten Kontext und ein erwartetes Ausgabeformat angeben. Strukturierte Ausgaben können die nachgelagerte Automatisierung zuverlässiger machen.

Nehmen wir einmal an, Sie entwerfen einen Workflow zur Klassifizierung von Leads. Anstatt zu fragen:

• Was hältst du von diesem Hinweis?

Verwenden Sie eine genauere Anweisung:

• Ordnen Sie diese Anfrage den Bereichen Vertrieb, Support, Abrechnung oder „Sonstiges“ zu. Geben Sie die Kategorie und eine Begründung in einem Satz an.

Klare Anweisungen verringern Unklarheiten und erleichtern die Weiterverwendung der Ausgabe durch ein anderes System.

Der Workflow erwartet perfekte KI-Ergebnisse

KI-Systeme können Fehler machen. Wenn Sie den Arbeitsablauf nicht unter Berücksichtigung dieser Tatsache gestalten, können fehlerhafte Ergebnisse den restlichen Arbeitsablauf durchlaufen und falsche Maßnahmen auslösen.

Um Fehler zu erkennen, bevor sie zu Problemen führen, sollten Sie Validierungskontrollen einbauen, bei Bedarf eine manuelle Überprüfung vornehmen oder Regeln hinzufügen, die Arbeitsabläufe unterbrechen, wenn unerwartete Ergebnisse auftreten. 

Die Automatisierung umfasst zu viele Schritte

Komplexe Arbeitsabläufe bergen ein höheres Fehlerrisiko. Jede weitere Integration oder jeder weitere Entscheidungspunkt führt zu einer zusätzlichen Abhängigkeit.

Am besten beginnen Sie mit der kleinsten sinnvollen Version eines Workflows. Anstatt beispielsweise einen Workflow für den Kundensupport zu erstellen, der E-Mails klassifiziert, Kundendaten überprüft, Antwortentwürfe erstellt, Ihr CRM aktualisiert und Folge-E-Mails versendet, sollten Sie zunächst die Klassifizierung und Weiterleitung von E-Mails automatisieren. Sobald dieser Prozess zuverlässig funktioniert, können Sie die anderen Schritte nach und nach hinzufügen.

Mangelnde Überwachung

Zwar reduziert die Automatisierung durch KI den manuellen Arbeitsaufwand, doch ist nach wie vor ein gewisses Maß an menschlichem Eingreifen erforderlich. Teams müssen Arbeitsabläufe überwachen, um Fehler, Engpässe und Ausfälle zu erkennen. Die Verfolgung wichtiger Leistungskennzahlen kann Ihnen dabei helfen, Probleme bereits im Entstehen zu erkennen. 

Mangelnde Wartung

KI-Automatisierung ist keine einmalige Lösung. Diese Systeme müssen sich an externe und interne Veränderungen anpassen, beispielsweise an Änderungen bei Geschäftsprozessen, Software, APIs und KI-Modellen. 

Teams müssen wichtige Automatisierungen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Gegebenheiten entsprechen. Wenn sich der zugrunde liegende Prozess ändert, müssen Sie die Eingabeaufforderungen, Integrationen und Regeln aktualisieren sowie die Anforderungen überprüfen.

Häufig gestellte Fragen

Schlussgedanken

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen mithilfe von KI kann sich wiederholende Aufgaben reduzieren, doch eine erfolgreiche Automatisierung beginnt damit, den Prozess zu verstehen, den Sie verbessern möchten. Definieren Sie den Arbeitsablauf, unterteilen Sie ihn in klare Schritte, ermitteln Sie, wo KI einen Mehrwert schaffen kann, und bauen Sie bei Bedarf eine Überprüfung durch Menschen ein. 

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