Fórmulas de Excel y Google Spreadsheet que no puedes permitirte ignorar

Si utilizas Excel/Google Sheets como parte de tu trabajo diario, hay algunas fórmulas realmente útiles a las que volverás si las aprendes una vez.  

Probablemente hay más de cien fórmulas de hoja de cálculo diferentes que funcionan para distintos tipos de cálculos.

Mi objetivo en este blog es hablar de los más sencillos de todos, los que forman la base de todos esos cálculos avanzados que podrás aprender más adelante. 

Primero repasaremos algunos comandos básicos de cálculo aritmético y después te presentaré un par de formas de realizar análisis más avanzados.

Incluyen sentencias IF, comandos VLOOKUP, INDEX y MATCH, etc. 

Y es más sencillo de lo que crees.

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Principales conclusiones

• Excel y Google Sheets tienen muchos comandos de fórmula incorporados que son útiles para hacer cálculos.

• SUM, AVERAGE, COUNT, VLOOKUP, INDEX y MATCH son algunas fórmulas que pueden ayudarte con los cálculos cotidianos. También puedes jugar con ellas introduciendo lógicas condicionales.

• No debe haber ningún error al escribir una fórmula, de lo contrario, no obtendrás tus resultados. En particular, asegúrate de evitar las referencias circulares y evita que Excel entre en un bucle de cálculo infinito. 

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¿Qué es exactamente una fórmula de hoja de cálculo?

Los comandos mediante los cuales puedes hacer cálculos de tus datos se conocen como fórmulas de hoja de cálculo.

Tanto Microsoft Excel como Google Docs están repletos de este tipo de comandos, que es en parte la razón por la que son las herramientas básicas en cualquier lugar de trabajo. 

El signo (=) precede a cualquier fórmula escrita en Excel. Es una indicación para que Excel trate el texto que sigue como una fórmula para realizar el cálculo requerido en lugar de una entrada de texto sin formato.

Aparte de utilizar las fórmulas de las hojas de cálculo de Google Sheets o Excel para las fechas, aquí tienes algunas razones por las que Excel y Google Sheets tienen cientos de comandos de fórmulas: 

• Automatiza los cálculos rápidamente

Todos necesitamos hacer algunos cálculos básicos, como aritmética o cálculo de medias, sea cual sea la naturaleza de nuestro trabajo. 

Si su trabajo requiere muchos datos, necesitará cálculos más exhaustivos con una frecuencia mucho mayor. 

Resulta muy cómodo poder realizar estos cálculos dentro de la hoja de cálculo en la que se almacenan los datos, en lugar de tener que importarlos en una calculadora.

También puede establecer la fórmula una sola vez, y seguirá ejecutándose para tantas filas o datos que introduzca como sean necesarios.

• Reduce los errores manuales

Exportar los datos a una aplicación de calculadora no sólo lleva tiempo, sino que también puede dar lugar a errores. Si introduces un dato erróneo, todos tus cálculos serán poco fiables.

Incluso con varias revisiones, no puede estar seguro de haber introducido todos los valores correctamente. 

Ejecutar una fórmula de hoja de cálculo reduce este punto de errores. 

• Conecta los datos de forma lógica

Puedes dar sentido a tus conjuntos de datos de forma mucho más lógica mediante cálculos. Ordena tus datos, fíltralos, ejecuta un análisis y entiende mejor a qué corresponden todos esos números en cada celda de tu hoja de cálculo. 

Es ideal para: 

• Presupuestos 

• Llevar un registro financiero personal o empresarial 

• Profesores que desean disponer de un registro de las tareas/exámenes de sus alumnos 

• Datos de la investigación 

• Calcular el rendimiento de la inversión 

Ahora, tanto si necesitas conocer las fórmulas de la hoja de cálculo de Google como si quieres una lista de fórmulas de la hoja de cálculo de Excel, puedes encontrarlas en la siguiente sección.

Fórmulas básicas que todo usuario necesita

Tanto Excel como Google Sheets tienen cientos de fórmulas que realizan diferentes cálculos. Te llevará bastantes meses si quieres aprenderlas todas. Sin embargo, he descrito algunas muy útiles a continuación.

• SUM para totales

El comando SUM() se utiliza para sumar todas las celdas seleccionadas. Por supuesto, debe tener un valor numérico en la celda para que funcione. La fórmula no funcionará en ninguna celda no numérica. 

Dentro del paréntesis, debe especificar la primera y la última celda del segmento de hoja de cálculo que desea añadir, separadas por dos puntos. 

Así, si quiero sumar el contenido de las filas 3 a 7 en la primera columna, escribiría la fórmula como SUMA(A3:A7). La fórmula también funciona en varias filas.

Además, esta fórmula es la misma tanto para Google Sheets como para Excel.

Mira este ejemplo: 

Además de la función SUMA más sencilla, también puedes realizar los siguientes tipos de sumas:

• SUMIF: Suma números de un rango que cumplen una condición
  
• SUMIFS: Suma números de un intervalo que cumplen varias condiciones
  
• SUMPRODUCTO: Multiplica valores correspondientes en matrices y luego suma los resultados
  
• SUMSQ: Suma los cuadrados de los números de un intervalo
  
• SUMX2MY2: Suma el resultado de (x² - y²) para valores correspondientes en dos rangos
  
• SUMX2PY2: Suma el resultado de (x² + y²) para los valores correspondientes en dos rangos
  
• SUMXMY2: Suma los cuadrados de las diferencias (x - y)² para dos rangos
  
• DSUM: Añadir valores en una columna que cumplan los criterios definidos en una tabla de base de datos
  
• IMSUM: Suma números complejos.
  
• SERIE: Calcula la suma de una serie de potencias utilizando unos coeficientes dados.

• PROMEDIO de percepciones

La fórmula PROMEDIO() se utiliza para calcular la media de un conjunto determinado de celdas de la hoja de cálculo. 

De nuevo, el funcionamiento es más o menos el mismo. Pones el primer y el último número de celda entre paréntesis separados por dos puntos, por ejemplo, PROMEDIO(E2:E11), y te dará la media de las celdas seleccionadas.

De nuevo, la fórmula para la media es la misma en Excel que en Google Sheets.

Ligeras variaciones en la fórmula PROMEDIO pueden ayudarte con cálculos condicionales, como por ejemplo: 

• MEDIA: Calcular la media aritmética de los números de un intervalo.
  
• AVERAGEA: Utilícelo cuando desee el promedio, incluyendo números, texto y valores lógicos.
  
• AVERAGEIF: Este comando es para el promedio de números que cumplen una condición
  
• AVERAGEIFS: Calcula la media de los números que cumplen varias condiciones.
  
• DAVERAGE: Calcula la media de los valores de una columna de la base de datos que cumplen los criterios especificados.
  
• CUENTA para rastrear artículos

Este comando es útil para calcular el número de celdas de la hoja de cálculo que contienen datos numéricos. 

No tendrá sentido utilizarlo cuando tus datos se limiten a un puñado de filas solamente, pero si tienes cientos de filas de datos, y quieres saber cuántas de ellas son valores numéricos, esto es lo que vas a alcanzar.

También se escribe de forma similar, es decir, empieza con el signo =, luego menciona el comando CONTAR, abre el paréntesis, menciona tu primera y última celda separadas por dos puntos, y cierra el paréntesis.

La fórmula es la misma tanto en Google Sheets como en Excel.

Por ejemplo, =CONTAR(E1:E100)

Al igual que las fórmulas SUMA y PROMEDIO, CONTAR también se puede utilizar de un par de maneras diferentes, es decir, 

• COUNTA: Para contar las celdas que no están vacías (números, texto o valores).
  
• COUNTBLANK: Sólo cuenta las celdas vacías de un rango
  
• CONTEO: Cuenta las celdas que cumplen una condición
  
• COUNTIFS: Se utiliza para contar las celdas que cumplen varias condiciones
  
• DCOUNT: Cuenta los valores numéricos de una columna de la base de datos que cumplen los criterios especificados.
  
• DCOUNTA: Se utiliza para contar los valores no vacíos de una columna de la base de datos que cumplen los criterios especificados.

Fórmulas avanzadas para el análisis de datos

Para la mayoría de los usuarios, las fórmulas de las que he hablado antes serán más que suficientes. Sin embargo, algunas fórmulas son necesarias para cálculos avanzados y resultan muy útiles si su trabajo implica el análisis de datos.

• VLOOKUP para búsquedas

La fórmula VLOOKUP se utiliza para buscar un valor en una tabla y devolver información relacionada de la misma fila.

En términos más sencillos, cuando se introduce VLOOKUP, se pide a la hoja de cálculo que busque un valor en la primera columna de una tabla y, a continuación, le proporcione un valor de otra columna de esa fila.

En nuestra hoja de ejemplo, si la columna A tiene IDs de productos, y la columna C tiene el precio por unidad, podemos utilizar VLOOKUP para buscar un determinado ID de producto y obtener su precio de la columna C. 

Se escribirá como VLOOKUP(“P-1001”, A:C, 3, FALSE)

• Sentencias IF para la lógica

La función SI se utiliza para tomar decisiones lógicas en una hoja de cálculo. Simplemente indica a la hoja qué hacer cuando una condición es verdadera y qué hacer cuando es falsa.

Para escribir una sentencia IF, se empieza con el signo =, se incluye el comando IF, se abren los paréntesis y, a continuación, se describe la condición.

Después, incluye una coma y menciona lo que quieres que haga la hoja si se cumple la condición. A continuación, incluye otra coma y lo que quieres que ocurra si no se cumple la orden.

Por ejemplo, si imaginamos una hoja con los resultados de los alumnos y queremos especificar la condición de que una puntuación de 50 o más es un aprobado y menos de 50 es un suspenso, podríamos utilizar la lógica IF. 

Así es como lo escribirás: =IF(A1>=50, “Pasa”, “No pasa”)

La hoja buscará el valor en la celda, si es mayor de 50, mostrará que el alumno ha aprobado. En caso contrario, indicará que ha suspendido.

• INDEX & MATCH para la búsqueda

INDEX y MATCH se utilizan conjuntamente para buscar información en una tabla de forma más flexible que la fórmula LOOKUP. 

La función MATCH se encarga de encontrar la posición de un valor en una fila o columna. Utilice MATCH para buscar un valor en su tabla, y no devolverá el valor en sí. Devolverá un número que representa dónde aparece el valor.

Por ejemplo, si el ID de un producto es el quinto elemento de una lista, MATCH devolverá 5.

La función ÍNDICE utiliza ese número de posición para devolver un valor de una ubicación específica en una tabla o columna. Así, simplemente recupera cualquier valor que exista en la fila que especifiques. 

Consejos para evitar errores comunes en las fórmulas

Como ya habrás visto, tanto Excel como Google Sheets requieren que introduzcas tus fórmulas con una precisión de 100%.

Cualquier error en la escritura de su fórmula no le dará resultados, sólo un mensaje de error que dice #N/A.

He aquí algunos consejos que le ayudarán a evitar este mensaje de error. 

• Compruebe cuidadosamente los paréntesis

La fórmula tiene que estar escrita en el formato exacto descrito anteriormente. Si, por casualidad, dejaste los paréntesis abiertos o simplemente describiste tu rango de celdas sin los paréntesis, no obtendrás tus datos calculados. 

Asegúrese siempre de que los corchetes de apertura y cierre están bien colocados. Asegúrate también de que hay dos puntos para diferenciar la primera y la última celda de tu rango.

• Ver tipos de datos

Las fórmulas de las hojas de cálculo funcionan mejor sólo con determinados tipos de datos. Por ejemplo, no puedes esperar un valor medio para datos que no son cuantificables, es decir, formas descriptivas de datos. 

Siempre que insertes fórmulas, comprueba dos veces los datos de las celdas para no introducir un rango de celdas no válido. 

• Evitar las referencias circulares

Una referencia circular significa que tu hoja de cálculo hace un bucle de vuelta a su propia celda donde se describe. Se crea un bucle de circulación infinita en el que no se puede obtener una respuesta, y sólo mostrará un mensaje de error en su lugar.

Por ejemplo, si introduces SUM(A1:A10) en la celda A10, habrás creado un bucle circular en el que la celda tendrá que sumar continuamente cualquier valor que se sume en la celda A10, y este proceso no terminará nunca.

La fórmula necesita conocer su propio resultado para encontrar el valor de la celda A10.

Asegúrese siempre de que la celda en la que ha introducido la fórmula de la hoja de cálculo no forma parte del propio rango de celdas de la fórmula. 

Combinar fórmulas para mejorar la eficacia

Combinar fórmulas en las hojas de cálculo te permite resolver problemas complejos de forma más eficaz. Si utilizas las fórmulas sencillas de las que he hablado antes, estarás calculando cosas paso a paso en muchas celdas.

En una fórmula combinada, puede anidar varios cálculos de forma que una fórmula alimente directamente a otra.

Por ejemplo, puede combinar IF con SUM para sumar valores que sólo cumplan determinadas condiciones.

También puede combinar CONTAR o PROMEDIO con condiciones para analizar los datos con mayor precisión.

Dicho esto, combinar fórmulas no resulta fácil al principio. Existe una verdadera curva de aprendizaje, y si te lanzas a utilizar fórmulas anidadas complejas sin haber usado las sencillas un buen número de veces, acabarás confundiéndote.

Por lo tanto, practica siempre primero con fórmulas sencillas. Una vez que te sientas cómodo, aumenta gradualmente combinando dos funciones, luego tres y, finalmente, configuraciones más avanzadas.

Uso de fórmulas para tareas del mundo real

Una vez que le cojas el truco a estas fórmulas, empezarás a darte cuenta de la frecuencia con que se aplican a cosas que ya haces.

Por ejemplo:

• Un pequeño empresario podría utilizar la fórmula SUMIF realizar un seguimiento de los gastos por categoría
• O un profesor podría combinar SI con CONSEJO funciones para señalar a los estudiantes que se están retrasando en sus tareas
• Lo mismo ocurre con los autónomos que gestionan las facturas de sus clientes. Pueden utilizar un sencillo VLOOKUP para extraer las tarifas de los clientes de una lista maestra sin tener que desplazarse manualmente por las filas.

La cuestión es que saber qué fórmula se adapta a su situación específica es casi la mitad de la batalla. Y ahí es exactamente donde Undetectable's Chatbot de IA puede ser su guía. 

Puedes describir lo que intentas hacer en un lenguaje sencillo, y te sugerirá la fórmula adecuada para tu tarea.

Ahora tienes un compañero de trabajo experto en hojas de cálculo al que puedes recurrir siempre que estés atascado, y esto no se limita a las consultas de Excel u hojas de cálculo de Google.

Descubra cómo nuestro Detector de Inteligencia Artificial y nuestro Humanizador pueden mejorar sus contenidos.

Reflexiones finales

Espero que este artículo te haya ayudado a aprender un par de cosas sobre las fórmulas de las hojas de cálculo. 

Sólo puedes mejorarlas cuanto más las utilices, y cada vez que estés confundido sobre qué cadena de fórmulas utilizar, sólo tienes que recurrir a Undetectable AI's Chat AI, y le ayudará a decidir qué comando funcionará mejor para el cálculo que desea. 

También puedes volver a comprobar tu fórmula pasándola por AI Chat para confirmar que no cometes ningún error.

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