La fraude sur les factures coûte cher aux entreprises 3 milliards de dollars par anet ce, uniquement en 2024. Et la situation ne fait qu'empirer. Les fausses factures sont désormais omniprésentes.
C'est l'une des plaintes les plus fréquentes de ces dernières années.
Ce n'est pas parce que nous vieillissons et qu'il est plus facile de nous tromper. C'est simplement que les escroqueries sont de plus en plus convaincantes.
Chaque jour, un nouvel outil d'IA voit le jour, et les criminels rattrapent leur retard tout aussi rapidement.
Avec l'aide de la technologie, ces fraudeurs utilisent une technologie telle que ChatGPT de la même manière que nous l'utilisons pour créer un plan d'entraînement personnel dans une salle de sport.
Votre équipe financière pourrait approuver des paiements frauduleux sans même le savoir.
Le pire ? La plupart des entreprises ne se rendent compte de l'escroquerie que lorsque l'argent a déjà disparu. À ce moment-là, il est pratiquement impossible de récupérer ces fonds.
Vous devrez faire face aux forces de l'ordre, aux demandes d'indemnisation et à toute une série de formalités administratives qui auraient pu être évitées.
Mais voici la bonne nouvelle : repérer les fausses factures n'est pas sorcier.
Il suffit de savoir ce qu'il faut rechercher.
Ce guide vous guidera à travers des méthodes de détection fiables qui vous montreront comment repérer une fausse facture, depuis les contrôles manuels de base jusqu'à l'utilisation d'un système d'alerte. outils d'IA avancés qui capturent ce que l'œil humain ne voit pas.
Principaux enseignements
- La vérification manuelle permet de détecter environ 60% de fraudes évidentes sur les factures grâce à des contrôles de base tels que la vérification des contacts et les incohérences de format.
- L'analyse des métadonnées révèle des marqueurs de manipulation cachés que les fraudeurs oublient souvent de nettoyer, notamment les dates de création et les empreintes des logiciels d'édition.
- Les outils de détection de l'IA peuvent identifier les faux sophistiqués et les factures générées par l'IA avec une précision de 95%+ en quelques secondes.
- Des protocoles de réponse immédiate minimisent les dommages financiers lorsque de fausses factures sont découvertes, y compris le gel des paiements et la vérification des fournisseurs.
- Les systèmes de vérification automatisés réduisent les coûts de traitement des factures jusqu'à 70% tout en détectant les fraudes qui échappent aux contrôles manuels.
Des méthodes fiables pour identifier les fausses factures
La lutte contre la fraude sur les factures nécessite une une approche à plusieurs niveaux. Aucune méthode ne permet de tout capturer.
Les escrocs sont de plus en plus intelligents et vos défenses doivent donc être plus solides.
Décortiquons les méthodes de détection les plus efficaces, en commençant par les plus élémentaires et en passant par les techniques les plus avancées.
Ne vous inquiétez plus jamais de la détection de vos messages par l'IA. Undetectable AI peut vous aider :
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Contrôles manuels des erreurs évidentes
- Commencez par l'essentiel : La vérification manuelle permet encore de détecter de nombreuses fausses factures, et votre équipe chargée de la comptabilité doit savoir ce qu'il faut rechercher.
- Commencez par le numéro de la facture : Suit-il la séquence habituelle du fournisseur ? La plupart des entreprises utilisent des systèmes de numérotation prévisibles. Un saut aléatoire ou un numéro en double est un signe d'alerte immédiat, il convient donc de le recouper avec des factures antérieures.
- Vérifiez soigneusement les informations de contact : Les entreprises réelles ne changent pas soudainement de compte bancaire ou d'adresse électronique sans préavis. Si les détails du paiement diffèrent, arrêtez tout et vérifiez directement auprès du vendeur en utilisant les coordonnées que vous avez déjà dans vos dossiers. Ne vous fiez jamais au numéro ou à l'adresse électronique figurant sur la facture suspecte.
- La cohérence des formats est importante : Les vendeurs légitimes utilisent toujours le même modèle. Les changements de logo, de police ou de mise en page sont des signaux d'alarme. Imprimez quelques factures récentes et comparez-les côte à côte. Les différences apparaîtront rapidement.
- Les fautes de frappe, les erreurs grammaticales ou les formulations maladroites : Les factures professionnelles sont relues. Les erreurs suggèrent que quelqu'un a créé le document rapidement ou qu'il ne maîtrise pas la langue de votre entreprise.
- Vérifiez toujours les calculs : Les sous-totaux, les taxes et les totaux doivent s'additionner parfaitement. Les escrocs négligent souvent les petites erreurs de calcul. Comparez également les prix aux factures précédentes ; les coûts unitaires gonflés ou les frais inattendus méritent d'être examinés.
Examen des métadonnées et des fichiers
Chaque facture numérique contient des données cachées qui révèlent comment et quand elle a été établie. Les fraudeurs suppriment rarement ces données métadonnéeset elle permet souvent de démasquer les contrefaçons.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier et vérifiez ses propriétés, la date de création, la date de modification, l'auteur et le logiciel utilisé.
Si une facture datée du 15 mars a été créée le 3 avril, c'est suspect.
La ligne relative au logiciel dans les propriétés du fichier est également révélatrice. Si votre vendeur utilise normalement QuickBooks mais que la facture provient d'Adobe Photoshop, arrêtez immédiatement.
Des dates de modification multiples ou des noms d'auteurs manquants sont d'autres signes d'alerte.
Des noms de fichiers tels que "final_version3.pdf" ou "edited_invoice.pdf" peuvent également indiquer une falsification. Des modes de couleur non harmonisés, tels que le mélange RVB et CMJN, signifient également que quelqu'un a probablement copié des éléments provenant de sources différentes.
Utilisation d'outils de détection de l'IA
Les contrôles manuels permettent de détecter les fraudes évidentes, mais les escroqueries avancées nécessitent des outils plus intelligents. La détection des factures alimentée par l'IA examine les détails au niveau des pixels, l'alignement des polices et les artefacts de compression.
Ces systèmes s'appuient sur des millions de factures authentiques et sont capables d'identifier des incohérences subtiles qui échappent aux humains. Ils analysent les factures en quelques secondes, signalent les fichiers suspects et permettent à votre équipe de se concentrer sur l'examen.
L'IA détecte même les factures générées par l'IA, qui imitent parfaitement les factures réelles. Des outils intégrés se connectent à votre logiciel de comptabilité pour automatiser la vérification et réduire les risques, rendant la prévention de la fraude rapide, précise et évolutive.
TruthScan aide les départements financiers, les cabinets comptables et les équipes d'approvisionnement à automatiser la vérification des factures et la prévention des fraudes.
Leur plateforme alimentée par l'IA analyse les documents en temps réel, détectant les faux sophistiqués et les factures générées par l'IA avant qu'ils ne donnent lieu à des paiements frauduleux.
Arrêtez d'examiner manuellement chaque facture et laissez leur technologie signaler instantanément les factures suspectes.
Pour en savoir plus TruthScan.
Que faire si vous recevez une fausse facture ?
La découverte d'une fausse facture dans votre système est stressante, et il est important de disposer d'une série d'"étapes suivantes".
Vous avez besoin d'un plan clair pour contenir le problème, limiter les pertes et éviter qu'il ne se reproduise.
Actions immédiates
Arrêtez immédiatement tout paiement. Si vous repérez une fausse facture avant d'envoyer de l'argent, retenez-la immédiatement.
Contactez votre banque si le traitement a déjà commencé, car vous pouvez encore arrêter le transfert, en particulier pour les paiements ACH qui prennent un jour ou deux pour être compensés.
Documentez tout. Sauvegardez le fichier original, faites des captures d'écran et notez la date d'arrivée du fichier et la personne qui l'a transmis.
Cette chaîne de preuves sera essentielle pour les rapports de police ou les demandes d'indemnisation.
Contactez le vendeur réel en utilisant les coordonnées vérifiées de vos propres dossiers, et non celles de la facture. Confirmez qu'il l'a bien émise et que les détails du paiement sont corrects.
De nombreux vendeurs ne se rendent pas compte que leur nom est utilisé à mauvais escient jusqu'à ce que quelqu'un les en avertisse.
Signalez l'incident à votre équipe de sécurité informatique. La fausse facture peut avoir été émise à partir d'un compte compromis. L'équipe informatique doit donc vérifier s'il existe des brèches, des logiciels malveillants ou des tentatives d'hameçonnage.
Quel que soit le montant en jeu, déposez un rapport de police et alertez immédiatement votre assureur. La couverture de la cyber-responsabilité ou de la fraude exige souvent une notification rapide.
Enfin, informez vos autres fournisseurs. Demandez-leur de confirmer l'exactitude de leurs coordonnées et de leurs informations de paiement dans votre système afin d'éviter que l'escroquerie ne se propage davantage.
Prévention à long terme
Mettre en place un processus de vérification des fournisseurs qui s'adapte à votre entreprise.
Les grandes entreprises peuvent avoir besoin d'approbations à plusieurs niveaux pour les nouveaux fournisseurs, tandis que les plus petites peuvent vérifier les changements par téléphone.
Formez régulièrement votre équipe AP et partagez des exemples réels de fausses factures. Mettez en place une double autorisation pour les paiements importants, maintenez une liste de fournisseurs verrouillée et exigez une confirmation hors bande pour les mises à jour bancaires.
Examinez les données de paiement tous les trimestres pour repérer les tendances inhabituelles et envisagez une cyber-assurance pour une protection accrue.
Elle est souvent abordable et peut vous faire économiser des milliers de dollars en pertes liées à la fraude.
Pourquoi les entreprises devraient-elles utiliser la détection de l'IA pour les factures ?
L'examen manuel des factures mobilise du temps et des ressources que votre entreprise ne peut pas se permettre. Les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs passent des heures à vérifier des documents que l'IA peut analyser en quelques secondes.
Pendant ce temps, des systèmes de fraude sophistiqués continuent d'échapper aux contrôles humains.
L'œil humain a des limites. Il se fatigue, oublie des détails et se fie à des présentations familières. Ce n'est pas le cas de l'IA.
Il examine chaque facture avec la même précision, détectant les incohérences que les humains négligent, en particulier pendant les périodes de forte affluence.
Au-delà de la prévention de la fraude, L'IA réduit les délais et les coûts de traitement. Votre équipe AP se concentre sur les exceptions plutôt que sur les contrôles de routine, ce qui améliore l'efficacité et la précision.
Au fur et à mesure que le volume des factures augmente, l'IA évolue sans effort et sans embauche supplémentaire, ce qui est parfait pour les entreprises à croissance rapide ou saisonnières.
TruthScan se spécialise dans Vérification des factures à l'aide de l'IA. Il s'intègre aux systèmes existants et analyse automatiquement les factures à leur arrivée.
Chaque fichier fait l'objet d'un contrôle des métadonnées, d'un examen visuel de la cohérence et d'une comparaison avec les données historiques du fournisseur, ce qui permet d'obtenir un score de risque en moins de 10 secondes.
Les factures à faible risque sont traitées normalement. Les factures à risque moyen sont signalées pour un examen humain, tandis que les factures à risque élevé déclenchent des alertes immédiates et des suspensions de paiement.
Au fil du temps, TruthScan apprend les habitudes de vos vendeurs, détecte les anomalies subtiles et génère des rapports mensuels sur les fraudes pour les audits et les documents d'assurance.
Il est rapide, évolutif et a prouvé qu'il permettait de gagner du temps, de l'argent et de la tranquillité d'esprit.
Vous pouvez également utiliser la fonction Vérificateur d'IA pour vérifier si le contenu d'une facture a été rédigé ou manipulé par l'IA. Téléchargez ou collez le texte, et le logiciel analyse instantanément les modèles de langage et les formulations pour détecter la génération d'IA.
Cette analyse rapide permet de confirmer l'authenticité avant le traitement, ajoutant ainsi une couche de protection supplémentaire contre les documents falsifiés par l'IA.
Découvrez notre détecteur d'IA et notre humanisateur dans le widget ci-dessous !
FAQ sur la détection des fausses factures
Quelle est la différence entre une facture falsifiée et une facture générée par l'IA ?
Les fausses factures sont éditées manuellement à l'aide d'outils tels que Photoshop ou Word, ce qui laisse des traces telles que des polices incohérentes ou des éléments mal alignés.
Les factures générées par l'IA sont entièrement créées par une intelligence artificielle entraînée sur des documents réels, ce qui les rend presque parfaites et plus difficiles à détecter.
La différence réside dans la création et non dans l'intention. Les deux sont frauduleux. Les méthodes traditionnelles passent souvent à côté des contrefaçons créées par l'IA, c'est pourquoi les outils de détection de l'IA sont essentiels.
Comment TruthScan détecte-t-il les documents manipulés ?
TruthScan combine plusieurs modèles d'intelligence artificielle pour analyser les éléments visuels, les métadonnées et les modèles de documents.
Il apprend à quoi ressemblent les factures authentiques des fournisseurs, signale les écarts subtils et met en évidence les zones suspectes à examiner.
TruthScan peut-il s'intégrer à un logiciel ERP ou de comptabilité ?
Oui, TruthScan s'intègre directement à des systèmes tels que SAP, Oracle, QuickBooks et Xero.
Il extrait les factures pour les analyser, renvoie les résultats de la vérification et analyse même automatiquement les factures par courrier électronique avant qu'elles ne parviennent à votre équipe AP.
La manière intelligente d'équilibrer les comptes
La fraude aux fausses factures n'est pas près de disparaître. Elle évolue, devient plus sophistiquée et cible les entreprises de toutes tailles.
S'appuyer sur des contrôles manuels pour tout détecter n'est plus une stratégie viable. Les risques financiers et de réputation sont trop élevés.
La bonne nouvelle, c'est que la technologie de détection a également évolué. Les outils alimentés par l'IA comme TruthScan donnent aux entreprises les moyens de lutter efficacement.
La combinaison des méthodes de vérification traditionnelles et de la détection moderne de l'IA crée une défense qui permet d'attraper à la fois les escroqueries simples et les fraudes sophistiquées.
Commencez par les bases. Formez votre équipe, mettez en place des protocoles de vérification et établissez des procédures claires de réponse à la fraude.
Ajoutez ensuite une technologie qui permet d'augmenter vos capacités de détection sans augmenter vos coûts. L'investissement dans la vérification automatisée est rapidement amorti grâce aux pertes évitées et aux gains d'efficacité.
Votre entreprise mérite une protection qui fonctionne aussi bien que vous. N'attendez pas que la fraude frappe pour commencer à construire des défenses.
Le meilleur moment pour mettre en place un contrôle renforcé des factures était hier. Le deuxième meilleur moment est aujourd'hui.
Renforcez vos efforts de prévention de la fraude avec IA indétectable pour une détection fiable et intelligente.