La popularité des vidéoconférences après la conférence COVID-19 s'est accrue de façon durable. On estime que le marché américain de la visioconférence devrait atteindre les augmenter d'au moins 8% chaque année jusqu'en 2030.
Et c'est tout à fait logique. Pourquoi une entreprise ne voudrait-elle pas économiser sur les frais de déplacement et réduire ses frais généraux lorsqu'elle peut accomplir le même travail en organisant une réunion en ligne plutôt qu'en personne ?
Le seul problème des vidéoconférences est que si vous n'êtes pas préparé à la réunion, vous perdrez votre temps et celui des participants.
Vous devez préparer le contenu de la réunion en lui-même et en termes de matériel, de connexion internet, de dispositifs audio, de caméra vidéo, etc.
Dans cet article, je vais vous donner les conseils exacts qui vous permettront de gagner un temps précieux lors de vos vidéoconférences et de rendre votre réunion agréable.
Ces conseils pour les vidéoconférences couvrent tous les aspects, de l'installation à la participation active de l'équipe.
Principaux enseignements
- Il faut toujours se préparer aux vidéoconférences, tant sur le plan technique que sur le plan humain.
- Vérifiez que l'Internet, les haut-parleurs, le microphone et la webcam fonctionnent correctement. Préparez également l'ordre du jour de votre réunion à l'avance.
- Faites en sorte que l'arrière-plan de votre vidéo ne soit pas encombré ou qu'il soit flou. Mettez-vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas afin que personne ne soit interrompu pendant la réunion.
- Rendez vos vidéoconférences attrayantes en divisant l'équipe en petites salles de réunion ou en introduisant un tableau blanc pour un brainstorming actif.
Qu'est-ce qu'une vidéoconférence ?
Toute forme de communication entre deux ou plusieurs personnes éloignées l'une de l'autre par le biais de l'audio et de la vidéo est connue sous le nom de vidéoconférence.
C'est évidemment beaucoup mieux qu'un appel téléphonique uniquement audio, car vous êtes assis avec votre caméra ouverte et vous communiquez de manière très similaire à ce que vous feriez lors d'une réunion en personne.
Les appels vidéo sont devenus la norme pour les personnes dont la famille et les amis vivent à l'étranger. Le même concept s'est largement répandu dans les entreprises, notamment à la suite de la pandémie de grippe A (COVID-19), où les employés ont été contraints de travailler à distance.
Ne vous inquiétez plus jamais de la détection de vos messages par l'IA. Undetectable AI peut vous aider :
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Et comme de plus en plus d'entreprises réduisent leurs heures de travail en personne et adoptent des environnements de travail flexibles, la vidéoconférence ne fera que gagner en importance.
Préparation avant la réunion vidéo
Si vous êtes novice en matière de vidéoconférence, il y a de fortes chances que les quinze premières minutes de vos réunions soient consacrées à déterminer l'audibilité de chacun et les écrans vidéo.
La clé pour améliorer vos vidéoconférences est de vous assurer que vous êtes préparé, tant du point de vue technique que du point de vue humain. Voici ce que je veux dire.
- Vérifier l'appareil photo et le matériel audio à l'avance
Nous n'avons généralement pas de problème pour passer des appels vidéo avec des amis ou des membres de la famille, car il n'y a pas de pression.
Si votre microphone fait des siennes, vous n'avez qu'à utiliser vos écouteurs et à reprendre l'appel. Dans un cadre professionnel, cependant, ce n'est pas l'étiquette la plus appropriée.
C'est particulièrement important si vous cherchez des conseils pour les entretiens par vidéoconférence, car la première impression lors d'un entretien d'embauche se fait dans les secondes qui suivent l'appel.
Vous devez donc cliquer sur le lien de la vidéoconférence et rejoindre la salle d'attente de la réunion, où vous pourrez tester vos outils vidéo et audio.
Ouvrez la caméra et vérifiez si la vue est claire. Nettoyez l'appareil si nécessaire.
De même, testez le son de votre appareil, le haut-parleur et le microphone intégré, pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement.
- Testez votre connexion internet
Il va sans dire que les vidéoconférences en ligne ne peuvent avoir lieu sans une connexion internet active et stable.
Assurez-vous que votre connexion est suffisamment bien configurée pour supporter votre vidéo pendant la réunion. Dans l'idéal, gardez un dispositif de service internet de secours à portée de main au cas où votre réseau principal tomberait en panne.
Éteignez les appareils intelligents de votre maison qui prennent une grande partie de votre bande passante internet, c'est-à-dire les playstations, les robots nettoyeurs, les téléviseurs intelligents 4K, votre HomePod, etc.
Une utilisation excessive de la bande passante par ces appareils pourrait perturber votre réunion.
Si, pour une raison quelconque, votre connexion internet est instable et que vous ne pouvez rien faire pour y remédier à l'avance, informez votre équipe que vous ne serez connecté qu'en audio pendant la réunion. La désactivation de la vidéo améliorera la transmission de votre voix en cas de connexion faible.
- Préparer l'ordre du jour et les documents
Maintenant que l'aspect technique est réglé, vous devez vous assurer que vous êtes prêt pour la réunion. Habillez-vous de manière formelle, tenue professionnelle et choisissez une zone tranquille à votre domicile pour assister à la réunion.
Si vous cherchez des conseils pour réussir un entretien par vidéoconférence, cette étape peut à elle seule vous distinguer des autres candidats.
Préparez à l'avance ce dont vous parlerez au cours de la réunion.
Créez un ordre du jour, c'est-à-dire un document décrivant le contenu de la réunion, afin que toute personne ayant manqué le document puisse le consulter et rattraper la réunion.
Un ordre du jour défini avec un titre et une description des sessions permettra à tous les participants de savoir ce qu'ils attendent de la réunion.
Pour l'ordre du jour, vous pourriez utiliser l'IA indétectable Générateur de titres pour créer des titres de réunions et des thèmes de sessions.
Organiser une réunion virtuelle claire
Pendant que vous participez à la réunion, vous devez prendre certaines mesures pour que la réunion se déroule sans encombre.
- Mettez-vous en sourdine lorsque vous ne parlez pas. Dans l'idéal, la seule personne qui parle à un moment donné ne doit pas être mise en sourdine, afin que les perturbations provenant du bruit de fond des autres participants ne viennent pas perturber le flux de la conversation.
- Veillez à ce que votre salle soit bien éclairée et que votre vidéo soit clairement visible par les participants. Si votre arrière-plan est trop encombré, vous pouvez facilement le rendre flou si vous utilisez des plateformes telles que Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom. Il s'agit également d'excellents conseils pour soigner votre apparence lors des vidéoconférences, où votre apparence et votre cadre reflètent votre professionnalisme.
- Microsoft Teams vous permet de activer les sous-titres (sous-titres en direct). Il vous suffit de cliquer sur “Autres actions” dans les commandes de votre réunion, de faire défiler la section “Sélectionner la langue et la parole” et d'activer l'option “Afficher les sous-titres en direct”. Cela vous aidera à comprendre clairement ce qui est dit dans la réunion.
- Enregistrez votre réunion et notez tous les principaux points de discussion en un seul endroit. Après la réunion, utilisez Undetectable AI Humanizer pour réécrire le script de votre réunion sur un ton clair et naturel.
Conseils pour les vidéoconférences qui permettent de gagner des heures chaque semaine
Outre les conseils techniques dont nous avons parlé jusqu'à présent et qui améliorent le déroulement de votre réunion, vous pouvez également mettre en œuvre certaines règles fonctionnelles pour gagner du temps lors des réunions en ligne.
Vous pouvez confier aux membres de votre équipe des tâches spécifiques pendant la conférence (et, dans l'idéal, prévoir une personne de réserve pour la même tâche).
Par exemple, demandez à l'un des membres de votre équipe d'enregistrer la réunion pour la transcrire, et demandez à quelqu'un d'autre de prendre des notes.
Désignez un membre de l'équipe pour lire les règles à suivre au début de la conférence. Vous pouvez également utiliser Outils de productivité de l'IA comme Otter.ai pour automatiser ces tâches.
Essayez de mettre en place une politique de “main levée” pour toute personne souhaitant contribuer à la conversation. Sinon, plusieurs personnes risquent de prendre la parole en même temps, ce qui ne fera que perturber la discussion.
Ces protocoles vous feront gagner un temps précieux.
Maintenir l'engagement des équipes pendant les appels
Les vidéoconférences peuvent devenir trop monotones, voire ennuyeuses, pour les participants. Si vous voulez maintenir l'engagement de votre équipe, vous devez impliquer une participation active à la réunion plutôt que de rester assis à écouter ce que tout le monde a à dire.
Vous pouvez ouvrir un tableau blanc virtuel pendant la réunion, sur lequel plusieurs personnes peuvent apporter leur contribution en même temps.
Presque tous les bons tableaux blancs de vidéoconférence offrent un espace de travail infini, permettent de rassembler les contributions de chacun en un seul endroit et de les visualiser ensemble.
Si votre équipe est nombreuse et que vous devez discuter de plusieurs aspects d'un projet, vous pouvez diviser la conférence en salles de réunion, c'est-à-dire en sous-ensembles plus petits de la réunion, chacun d'entre eux étant consacré à une conversation différente.
L'hôte peut diviser l'équipe en petits groupes pour une durée limitée, puis réunir tous les participants à la conférence principale pour qu'ils partagent leurs conclusions.
Certaines plateformes de réunion virtuelle peuvent même vous permettre de personnaliser le nom et l'URL de la salle de réunion et d'ajouter des images de marque qui maintiennent l'engagement de votre équipe.
Permettre l'utilisation d'outils d'IA pour consolider les points de rencontre en un seul endroit. Utiliser des outils d'IA indétectables Rédacteur AI SEO, par exemple, peut être une approche vraiment interactive pour créer des résumés et du contenu interne pour votre réunion.
Et si votre équipe organise régulièrement des entretiens d'embauche, ces conseils sur la vidéoconférence d'entretien s'appliquent tout aussi bien aux séances de sélection des candidats.
Des réunions plus intelligentes grâce à des outils d'IA indétectables
Le temps et l'effort sont les deux denrées commerciales que vous devez économiser. Undetectable AI propose de nombreux outils intelligents utiles lors des vidéoconférences qui vous permettent d'économiser ces deux éléments.
- Produire des documents de réunion plus clairs
Chaque vidéoconférence doit avoir un ordre du jour. La suite d'écriture AI indétectable vous sera d'une grande aide pour créer votre ordre du jour.
Utiliser le Rédacteur de contenu AI préparer un projet d'ordre du jour afin que tous les participants à la réunion sachent clairement de quoi il sera question.
- Répondre rapidement aux questions de l'équipe
L'IA indétectable dispose d'un résolveur de questions dédié que vous pouvez laisser ouvert pendant votre vidéoconférence.
Chaque fois qu'un membre de l'équipe vous pose une question dont vous n'êtes pas sûr, il vous suffit de la poser à l'outil, qui vous donnera une réponse pertinente et adaptée au contexte.
Il vous suffit de télécharger les captures d'écran du texte pour donner à l'outil le contexte de votre question. Il analysera les images et vous fournira des explications détaillées qui répondront à vos questions.
- Créer des résumés professionnels
La fonction la plus intéressante de l'IA indétectable est sans doute la fonction Outil Human Auto Typer qui simule la frappe humaine sur n'importe quelle plate-forme.
Il saisit automatiquement dans un document clair tous les points que vous avez rédigés ou copiés-collés et dont vous discuterez lors de la réunion.
Il est idéal pour générer un résumé de votre réunion une fois la conversation terminée.
Pour une protection supplémentaire contre les fausses accusations de plagiat, vous pouvez passer votre texte au crible de l'IA indétectable. AI Humanizer pour introduire les bizarreries et les nuances naturelles d'un contenu rédigé par un être humain.
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Réflexions finales
Les vidéoconférences sont là pour rester, et avec l'importance croissante des rôles flexibles dans le secteur des entreprises, vous n'avez pas d'autre choix que de vous améliorer dans ce domaine.
Suivez les conseils de visioconférence que j'ai présentés ci-dessus et je suis certain que vous constaterez une amélioration considérable de votre expérience de réunion.
Mieux encore, incluez l'IA indétectable dans votre infrastructure de réunion pour rédiger des documents commerciaux rapides, des ordres du jour, des résumés de réunion et toutes les notes que vous souhaitez prendre à l'issue de la réunion.
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