Cara Menulis Email ke Guru untuk Situasi Apa Pun

Kotak masuk guru penuh dengan email dari siswa atau orang tua mereka. 

Sebagian jelas, sebagian membingungkan, dan sebagian lagi terlihat seperti diketik dengan jempol secara terburu-buru.

Jika Anda ingin email Anda benar-benar mendapatkan tanggapan (dan tidak masuk ke dalam tumpukan "Saya akan menanganinya nanti"), ada cara tertentu yang harus diikuti. 

Haruskah Anda mengatakan "Hei" atau "Profesor yang terhormat"? Berapa banyak detail yang terlalu banyak? Dan bagaimana Anda memastikan bahwa permintaan Anda tidak terkesan menuntut?

Itulah yang dibahas dalam panduan ini.

Pada akhirnya, Anda akan tahu cara menulis email kepada guru yang tidak ingin ditinggalkan tanpa tanggapan.

Kapan Anda harus mengirim email kepada guru (Skenario Umum)

Beberapa orang tua sangat senang dengan email. 

Mereka suka mengirim pesan tentang setiap ketidaknyamanan kecil, seperti penghapus yang hilang atau fakta bahwa si kecil Timmy terlalu agresif saat bermain dodgeball. 

Sementara itu, beberapa siswa menghindari mengirim email kepada guru sama sekali, bahkan ketika masa depan akademis mereka dipertaruhkan. 

Jadi, kapan sebaiknya Anda mengirim email kepada guru? Berikut adalah beberapa alasan yang sah:

• Penurunan kelas yang besar: Jika anak Anda, yang biasanya mendapat nilai sempurna di setiap tes, tiba-tiba membawa pulang nilai D, ada baiknya Anda memeriksanya.
• Kekhawatiran tentang perundungan: Entah itu terjadi di kelas, saat istirahat, atau saat online, guru perlu mengetahui apakah seorang siswa merasa tidak aman.
• Perubahan perilaku yang signifikan: Jika anak Anda yang dulunya cerewet tiba-tiba menjadi pendiam, mungkin ada sesuatu yang terjadi di sekolah.
• Kebingungan tentang tugas: Jika ada tugas yang kurang jelas, email singkat dapat memperjelas instruksi (tetapi mungkin periksa silabus terlebih dahulu).
• Keadaan darurat keluarga: Jika seorang siswa menghadapi krisis keluarga, guru sering kali dapat menawarkan dukungan atau keringanan.
• Keterlibatan kelas: Ingin menjadi sukarelawan atau membantu suatu acara? Para guru tidak akan menolak bantuan tenaga ekstra (kecuali Anda adalah orang tua).

Nah, meskipun itu semua adalah alasan yang baik untuk mengirim email kepada guru, namun beberapa hal mungkin sebaiknya tidak masuk ke dalam kotak masuk mereka. Berikut adalah beberapa contoh kapan sebaiknya tidak mengirim email:

• Meminta informasi yang ada di dalam silabus: Jika jawabannya benar-benar ada dalam dokumen yang mereka berikan di hari pertama, jangan kirim email.
• Mengeluh tentang nilai tanpa bukti: "Saya layak mendapatkan nilai A" bukanlah argumen yang persuasif.
• Bereaksi berlebihan terhadap masalah kecil: Pensil yang hilang itu? Hilang. Pindah.
• Menuntut perlakuan khusus: Guru memiliki lebih dari 30 anak yang harus diurus, bukan hanya anak Anda. (Kecuali tentu saja, ini adalah hal yang serius, tetapi meskipun demikian, Anda harus memintanya dengan sopan).

Apa yang Diharapkan Guru dari Email yang Ditulis dengan Baik?

Guru membaca email sepanjang hari, setiap hari, jadi jika Anda ingin email Anda diterima dengan baik, Anda perlu tahu cara menulis email dengan benar kepada seorang guru.

Guru memberikan email yang singkat, jelas, dan sopan.

Pertama, mulailah dengan sapaan yang tepat. Itu berarti "Tuan Smith yang terhormat" atau "Halo Nona Johnson," bukan "Hei, guru" atau, amit-amit, hanya nama belakang mereka yang diikuti dengan tanda tanya.

Setelah itu, langsung saja ke intinya. Nyatakan siapa Anda (atau siapa anak Anda), apa masalahnya, dan apa yang Anda butuhkan dari mereka. 

Anak saya, Jake, berada di kelas bahasa Inggris periode kedua Anda, dan dia sedang berjuang dengan tugas terbaru khususnya tentang [hal tertentu]. Bisakah Anda menjelaskan persyaratannya? 

Boom. Langsung ke intinya.

Tidak perlu basa-basi tentang bagaimana Jake telah menyukai buku sejak berusia tiga tahun dan memiliki hubungan emosional yang mendalam dengan proyek khusus ini.

Terakhir, mengetahui cara mengakhiri email kepada profesor sama pentingnya dengan salam.

Jadi, bungkuslah email dengan baik tanpa membuat tuntutan. 

Mengakhiri dengan sesuatu seperti "Anda harus segera memperbaikinya" adalah resep untuk membuat email Anda terhapus secara mental.

Oleh karena itu, bersikaplah sopan dan tunjukkan tanda tangan Anda dengan sopan layaknya manusia biasa. 

Cara Menyusun Email ke Guru (Panduan Langkah-demi-Langkah)

Untuk mengilustrasikan cara menulis email ke guru, kami telah membahas setiap langkah di bawah ini.

Kami juga akan membuat email hipotetis selangkah demi selangkah. 

Contoh kami melibatkan orang tua yang mengirim email kepada guru tentang anak mereka yang tinggal di rumah dari sekolah karena ketakutan yang sangat spesifik tentang "kehilangan gigi di sekolah." 

Mari langsung saja kita bahas.

Langkah 1: Gunakan Baris Subjek yang Jelas dan Profesional

Guru menerima banyak sekali email, jadi baris subjek yang jelas membantu mereka dengan cepat mengidentifikasi isi email Anda dan apakah email tersebut memerlukan perhatian segera.

Jadi, hindari baris subjek seperti "Pertanyaan" atau "Penting" karena terlalu samar.

Baris subjek yang baik haruslah spesifik dan informatif, namun tetap singkat. Anda juga harus menghindari kapitalisasi yang berlebihantanda seru, atau nada yang terlalu santai. 

Sebagai contoh, baris subjek untuk email hipotetis kita adalah: 

Subjek

[Nama Anak] Tinggal di Rumah pada tanggal [Tanggal] - Takut Kehilangan Gigi di Sekolah.

Perhatikan bagaimana email ini langsung memberi tahu guru mengapa email ini ada di kotak masuk mereka.

Langkah 2: Mulailah dengan Sapaan yang Tepat

Setelah kita memiliki baris subjek yang baik, mari kita tunjukkan cara membuka email dengan benar. 

Sapaan Anda menentukan nada untuk seluruh pesan.

Sapaan yang buruk (atau lebih buruk lagi, tidak ada sapaan sama sekali) adalah cara yang sangat tidak sopan untuk membuka percakapan.

Selalu panggil guru Anda secara formal kecuali jika Anda tahu bahwa mereka lebih suka sebaliknya. "Ibu yang terhormat" atau "Halo Profesor" yang diikuti dengan nama belakang mereka adalah pilihan yang aman. 

Mari kita lanjutkan dengan email hipotetis kita dan terapkan langkah ini:

Subjek	[Nama Anak] Tinggal di Rumah pada tanggal [Tanggal] - Takut Kehilangan Gigi di Sekolah.
Pak Johnson yang terhormat,

Sekarang kita akan memulai dengan cara yang sopan dan profesional.

Langkah 3: Perkenalkan Diri Anda (Jika Perlu)

Jika guru sudah mengenal Anda dengan baik, Anda mungkin tidak memerlukan pengantar yang panjang.

Namun, jika ada kemungkinan mereka tidak akan langsung mengenali siapa Anda (terutama di kelas atau sekolah yang besar), sebaiknya perkenalkan diri Anda secara singkat. 

Hal ini sangat penting bagi orang tua yang menghubungi anak mereka untuk mencegah terjadinya bolak-balik yang tidak perlu. 

Jika Anda seorang pelajar, cukup dengan menyebutkan nama lengkap dan kelas Anda.

Jika Anda orang tua, menyebutkan nama dan kelas anak Anda akan membantu guru menghubungkan titik-titik tersebut.

Sekarang, mari kita terapkan hal ini pada contoh email kita:

Subjek	[Nama Anak] Tinggal di Rumah pada tanggal [Tanggal] - Takut Kehilangan Gigi di Sekolah.
Pak Johnson yang terhormat, Saya harap semuanya baik-baik saja. Ini adalah Sarah Thompson, ibu dari Gerald dari kelas dua.

Oh, ya, menunjukkan kepedulian terhadap kesejahteraan guru tidak pernah menyakiti siapa pun. 

Langkah 4: Jelaskan Permintaan atau Pertanyaan Anda dengan Jelas

Setelah perkenalan, Anda harus langsung ke intinya. 

Guru-guru sibuk, dan mereka tidak punya waktu untuk menguraikan email yang tidak jelas atau terlalu panjang.

Jadi, pesan Anda harus jelas dan langsung. 

Jika Anda memiliki pertanyaan yang spesifik, buatlah kalimat yang ringkas agar mereka dapat menjawabnya tanpa perlu meminta klarifikasi.

Atau, jika Anda membuat permintaan, sertakan semua detail yang diperlukan di awal (tanggal, waktu, nama, atau konteks apa pun yang relevan).

Pada saat yang sama, seimbangkan keringkasan dengan kelengkapan.

Anda tidak ingin terlalu samar-samar sehingga guru Anda tidak tahu apa yang Anda butuhkan, dan Anda juga tidak ingin menenggelamkan mereka dalam cerita latar yang tidak perlu. 

Mari kita kembali ke email hipotetis kita dan menyertakan hal-hal yang spesifik.

Subjek	Gerald Tinggal di Rumah pada [Tanggal] - Takut Kehilangan Gigi di Sekolah.
Pak Johnson yang terhormat, Saya harap semuanya baik-baik saja. Ini adalah Sarah Thompson, ibu dari Gerald dari kelas dua.  Saya ingin memberitahu Anda bahwa Gerald akan tinggal di rumah pada tanggal [Tanggal] karena dia sangat cemas akan kehilangan giginya yang tanggal di sekolah. Kami tidak ingin ketidaknyamanannya mengganggu kelas.

Langkah 5: Bersikaplah Sopan dan Hormat dalam Bahasa Anda

Meskipun Anda sedang frustrasi atau terburu-buru, selalu gunakan nada yang sopan dan hormat saat mengirim email kepada guru.

Nada bicara Anda dapat memengaruhi cara guru Anda memandang Anda dan seberapa cepat mereka merespons.

Hindari bahasa yang menuntut seperti "Aku ingin kau..." atau "Anda harus..." Sebagai gantinya, gunakan frasa yang sopan seperti "Apakah Anda bisa..." atau "Saya akan sangat menghargai jika..."

Bahasa yang sopan juga berarti mempertimbangkan waktu guru Anda.

Jika pertanyaan Anda membutuhkan jawaban yang panjang, akui hal itu dan tunjukkan penghargaan atas usaha mereka.

Kembali ke contoh email kita, kita perlu memastikan nada bicara tetap sopan.

Inilah sentuhan yang penuh perhatian:

Subjek

Gerald Tinggal di Rumah pada [Tanggal] - Takut Kehilangan Gigi di Sekolah.

Pak Johnson yang terhormat, Saya harap semuanya baik-baik saja. Ini adalah Sarah Thompson, ibu dari Gerald dari kelas dua.  Saya ingin memberitahu Anda bahwa Gerald akan tinggal di rumah pada tanggal [Tanggal] karena dia sangat cemas akan kehilangan giginya yang tanggal di sekolah. Kami tidak ingin ketidaknyamanannya mengganggu kelas. Saya harap Anda mengerti, dan saya menghargai dukungan Anda. Tolong beritahu saya jika ada yang harus kami lakukan untuk mengganti hari yang terlewatkan.

Langkah 6: Tutup Email Anda Secara Profesional

Penting untuk mengakhirinya dengan tanda tangan yang sesuai. 

Hindari akhiran yang tiba-tiba.

Selalu sertakan kalimat penutup yang mengulangi ucapan terima kasih atau menandakan langkah selanjutnya.

Jika Anda mengharapkan tanggapan, jelaskan dan katakan "Saya menantikan balasan dari Anda" atau "Tolong beritahu saya secepatnya." 

Jika Anda tidak memerlukan tanggapan tetapi ingin tetap membuka komunikasi, Anda dapat mengakhiri dengan, "Sekali lagi terima kasih atas waktu Anda-saya sangat menghargainya."

Juga harus ada tanda tangan yang tepat. "Yang terbaik," "Hormat kami," atau "Terima kasih" adalah pilihan yang aman.

Untuk email kami, kami akan menambahkan penutup yang sopan. '

Berikut ini adalah teks lengkap cara menulis email ke contoh guru:

Subjek

Gerald Tinggal di Rumah pada [Tanggal] - Takut Kehilangan Gigi di Sekolah.

Pak Johnson yang terhormat, Saya harap semuanya baik-baik saja. Ini adalah Sarah Thompson, ibu dari Gerald dari kelas dua.  Saya ingin memberitahu Anda bahwa Gerald akan tinggal di rumah pada tanggal [Tanggal] karena dia sangat cemas akan kehilangan giginya yang tanggal di sekolah. Kami tidak ingin ketidaknyamanannya mengganggu kelas. Saya harap Anda mengerti, dan saya menghargai dukungan Anda. Tolong beritahu saya jika ada yang harus kami lakukan untuk mengganti hari yang terlewatkan. Terima kasih atas semua yang Anda lakukan, Sarah ThompsonIbu Gerald

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Mengirim Email ke Guru

Anda baru saja mempelajari cara menulis email ke guru langkah demi langkah. 

Untuk memastikan isi email Anda benar-benar bebas dari kesalahan, berikut ini beberapa kesalahan umum yang harus Anda hindari.

1. Menggunakan Bahasa Gaul atau Bahasa yang Tidak Profesional

Jika email Anda diawali dengan "Aye" atau "Hei whatsup," kami punya masalah. 

Guru Anda bukanlah teman bermain game Anda.

Dan meskipun mengetik "Saya tidak akan hadir di kelas besok" adalah hal yang biasa, namun itu adalah cara yang pasti untuk memasukkan email Anda ke dalam tumpukan "abaikan". 

Jaga agar tetap profesional, hanya kata-kata lengkap, dan simpan teks-bicara untuk obrolan grup Anda.

2. Mengirim Email Tanpa Mengoreksi

Saya tidak bisa tidak menekankan bahwa Anda harus selalu mengoreksi sebelum menekan tombol kirim. 

Para guru sudah harus menguraikan tulisan tangan yang meragukan sepanjang hari. Mereka seharusnya tidak perlu mengartikan email yang penuh dengan kesalahan ketik juga.

Jika pesan Anda terbaca seperti ditulis terburu-buru tanpa tanda baca, jangan kaget jika pesan Anda hilang dalam pengacakan.

Sedikit usaha akan sangat membantu.

3. Terlalu Banyak Menuntut atau Kasar

Ada garis tipis antara meminta sesuatu dan menuntutnya. 

Mengirim pesan yang berbunyi, "Segera hapus nilai nol yang Anda berikan kepada anak saya" atau "Saya tidak akan menghadiri kelas Anda besok. Saya ada pertandingan sepak bola." bukanlah sebuah permintaan. 

Guru akan lebih baik menanggapi permintaan yang sopan daripada ultimatum.

Tidak ada yang menyukai email yang terdengar seperti ditulis oleh pengacara perusahaan yang sedang mabuk kafein.

4. Lupa Menyertakan Detail Penting

Jika guru Anda harus bermain detektif hanya untuk mengetahui apa yang Anda tanyakan, mereka pasti akan merasa kesal. 

Email yang hanya mengatakan, "Saya tidak mengerti" atau "Dapatkah Anda membantu?" tanpa menyebutkan kelas, tugas, atau topik apa yang Anda maksudkan akan sangat membingungkan guru.

Sertakan detail yang relevan sehingga guru Anda tidak perlu menebak-nebak apa yang Anda maksud.

Bagaimana AI Dapat Membantu Anda Menulis Email yang Sopan dan Efektif?

Menulis email yang terstruktur dengan baik bukanlah kekuatan semua orang. 

Orang tua berasal dari latar belakang yang berbeda, dan tidak semua orang terbiasa dengan formalitas yang diharapkan dalam mengirim email kepada guru.

Beberapa orang menulis teks yang panjang dan tidak koheren, kehilangan detail penting, sementara yang lain mengirim pesan yang terlalu mendadak atau membingungkan. 

Dan para siswa, ada juga yang tidak menganggapnya serius (lihat: "merasa sedikit sedih, jadi saya tidak akan datang").

Di sinilah chatbot AI, seperti Undetectable AI Obrolan AIdapat turun tangan untuk menyelamatkan hari. 

Dengan menggunakan AI untuk menulis email, Anda akan mendapatkan email yang terdengar profesional dan benar-benar mendapatkan respons yang bermanfaat. 

Selain itu, AI dapat memastikan nada bicara Anda sesuai karena tidak ada guru yang ingin membaca email yang terdengar seperti diketik dengan marah dan terburu-buru. 

Jangan lupa untuk memanusiakan email Anda. Uji AI Humanizer sekarang di widget di bawah ini!

Tips Terakhir untuk Menulis Email yang Kuat kepada Guru

Sekarang, Anda seharusnya sudah memahami dengan baik bagaimana cara menulis email kepada guru.

Tetapi sebelum Anda menekan tombol kirim, berikut ini beberapa petunjuk terakhir untuk memastikan pesan Anda diterima dengan baik.

Menjaga Email Tetap Singkat dan Langsung

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, guru adalah orang yang sibuk.

Mereka tidak punya waktu untuk membaca email yang panjang tentang setiap pemikiran yang terlintas di benak Anda. 

Jaga agar pesan Anda tetap ringkas, tetap pada poin utama, dan jangan melebar ke hal-hal yang tidak perlu.

Jika email Anda tidak dapat dipahami dalam waktu kurang dari satu atau dua menit, mungkin email Anda terlalu panjang.

Mengetahui Kapan Harus Menindaklanjuti Tanggapan Guru

Jika Anda belum mendapat kabar dalam jangka waktu yang wajar (biasanya 24-48 jam pada hari sekolah), Anda dapat mengirimkan pesan singkat yang sopan email tanpa tanggapan-tindak lanjut. 

Namun, jangan mengirim spam ke kotak masuk guru Anda dengan pertanyaan "Apakah Anda menerima email saya?" lima kali berturut-turut. Kesabaran adalah kuncinya.

Menghargai Waktu dan Jam Kerja Guru

Ingatlah, guru juga memiliki kehidupan di luar sekolah.

Mengirimkan email pada pukul 11:59 malam dan mengharapkan tanggapan langsung tidak menghormati kehidupan pribadi mereka. 

Jika pertanyaan Anda dapat menunggu hingga kelas atau jam kerja, pertimbangkan untuk mengajukannya saat itu juga daripada mengirim email.

Hargai waktu mereka, dan mereka akan cenderung membantu Anda ketika Anda benar-benar membutuhkannya.

Tulis Email yang Lebih Baik untuk Guru Anda Tanpa Repot!

Panduan ini memandu Anda tentang cara menulis email kepada guru dan memberikan beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan.

Tetapi jika menulis email masih terasa seperti sebuah perjuangan, alat bantu Undetectable AI dapat membantu. 

Anda dapat membuatnya menulis email lengkap kepada guru atau entitas lain dengan mengikuti etika yang benar dalam hitungan menit.

Mendaftar untuk AI yang Tidak Terdeteksi sekarang dan kirimkan email yang profesional dan penuh rasa hormat kepada para guru.