Come terminare le e-mail nel modo giusto (con esempi)

Proprio la settimana scorsa, una mia amica selezionatrice mi ha inoltrato un'e-mail di un candidato che stava per essere assunto.

L'inizio è stato ottimo. Un saluto caloroso, un messaggio ben scritto e persino una genuina eccitazione per il lavoro.

Poi sono arrivato alla fine.

Nessuna firma. No, grazie. Solo: "Va bene, fammi sapere".

Ha detto che era come se qualcuno chiudesse una porta a metà, nel bel mezzo di una conversazione. È stato a dir poco imbarazzante e brusco.

La maggior parte delle persone non si rende conto che la fine di un'e-mail può far pendere la bilancia a loro favore o allontanarli completamente.

Ma è l'ultima cosa che il lettore vede, e gli dice se siete premurosi, frettolosi o addirittura affidabili.

Parliamo di come concludere un'e-mail in modo che funzioni per voi, non contro di voi.

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Punti di forza

• Il modo in cui si chiude l'e-mail può lasciare un'impressione più forte dell'apertura.

• Si dovrebbe scegliere un firma dell'e-mail che si adatta a chi si sta scrivendo e al motivo per cui si sta scrivendo.

• Quando si conclude un'e-mail, è necessario chiarire cosa deve succedere dopo, in modo da non creare confusione.

• Altrimenti, il destinatario potrebbe chiedersi: "Cosa diavolo dovrei fare?".

• Un breve ringraziamento può rendere il messaggio più umano. Non esitate quindi a dire "grazie" con la vostra voce.

• La firma delle e-mail è importante per molti motivi. Utilizzate una firma semplice e di facile lettura.

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Elementi di chiusura di un'e-mail forte

Una buona chiusura di un'e-mail non si ottiene solo firmando con il proprio nome.

Deve lasciare al lettore una chiara impressione di chi siete e di cosa volete che faccia dopo.

Per farlo bene, la chiusura dell'e-mail deve contenere gli elementi elencati di seguito.

1. Un saluto naturale

La firma deve essere in linea con il tono e lo scopo dell'e-mail. Un tono troppo informale può sembrare poco professionale. Un tono troppo formale può sembrare rigido.

• Professionale ma caloroso: Cordiali saluti, Cordiali saluti, Cordiali saluti
• Amichevole ma rispettoso: Il meglio, Grazie, Cordialmente
• Casual e veloce: Grazie ancora, Parlare presto, Prenditi cura di te

Evitare chiusure obsolete o troppo personali in contesti lavorativi (Cordiali saluti, Salute, L'amore).

2. Un chiaro passo successivo

Non lasciate mai il lettore indovinare. Concludete con una frase che dica cosa succede dopo o cosa vorreste che facesse. Per esempio:

• "Non vedo l'ora di sentire le vostre opinioni in merito".
• "Per favore, fatemi sapere entro giovedì se volete procedere".
• "Mi farò vivo all'inizio della prossima settimana per controllare".

Le persone sono occupate. Se non gli dite cosa fare dopo, potrebbero non fare nulla.

3. Gratitudine (quando è il caso)

Se la persona vi ha dedicato tempo, attenzione o aiuto, ringraziatela. Può essere semplice come:

• "Grazie per il suo tempo oggi".
• "Apprezzo che mi abbia risposto così rapidamente".

La gratitudine fa sentire il vostro messaggio umano e lascia un'impressione finale positiva.

4. Il vostro nome (sempre)

Sembra ovvio, ma omettere il proprio nome (o usare solo le iniziali) può far sembrare l'e-mail brusca o poco attenta.

Questo è più importante se non avete mai incontrato la persona prima.

• Nome e cognome se si tratta di un primo contatto o di un'e-mail formale.
• Solo il nome se si tratta di una conversazione continua o di uno scambio amichevole.

5. Un blocco di firma professionale

La firma deve consentire al lettore di trovare facilmente i vostri dati di base, senza trasformare la fine dell'e-mail in un muro di testo.

Includere quanto segue.

• Nome e cognome
• Titolo di lavoro o ruolo
• Azienda (se pertinente)
• Informazioni di contatto (e-mail, telefono, LinkedIn)

Do not use inspirational quotes, emojis, or long disclaimers. Keep it clean.

6. Concludere con la nota giusta

Prima di inviare, rileggete la vostra chiusura e chiedetevi:

"Se parlassi con questa persona faccia a faccia, lo direi in questo modo?". La corrispondenza di tono crea fiducia e dimostra intelligenza emotiva.

Anche l'utilizzo di uno strumento che vi aiuti con queste sfumature è un'ottima idea. Ad esempio, io uso il programma Umanizzatore AI di Undetectable AI per rendere più fluide le chiusure delle mie e-mail.

Riscrive le frasi scomode per renderle più naturali.

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Battute conclusive che funzionano

Sapere come concludere un'e-mail è un'abilità. Negli ultimi anni sono riuscito a raccogliere alcuni assi nella manica che funzionano davvero.

Ogni volta.

Quando si aspetta una risposta

• "Non vedo l'ora di ascoltare i suoi pensieri".
• "Può confermare se questo funziona per lei?".
• "Fammi sapere se hai bisogno di qualcos'altro da me".

Queste battute conclusive segnalano che ci si aspetta una risposta senza sembrare impegnative. Il tono è aperto e collaborativo, quindi è più facile per il lettore rispondere.

Quando si inviano informazioni

• "Spero che questo aiuti a smuovere le cose".
• "Fatemi sapere se avete domande".
• "Sono qui se avete bisogno di altri dettagli".

Questi esempi dimostrano che siete disponibili a dare un seguito e a tenere aperta la porta per ulteriori conversazioni. In questo modo vi mostrerete anche solidali.

Quando si tocca di nuovo la base

• "Volevo solo vedere a che punto siamo con questa storia".
• "Volevo seguire la vicenda nel caso in cui la mia ultima e-mail fosse stata insabbiata".
• "Ci sono aggiornamenti da parte vostra?".

Riconoscono la realtà che le e-mail vengono perse, il che ammorbidisce il follow-up. Inoltre, non si dà l'impressione di essere troppo disperati.

Sono promemoria gentili che creano comunque un leggero senso di urgenza.

Quando si conclude un'interazione positiva

• "È stato bello lavorare con voi su questo progetto".
• "Grazie ancora per il suo tempo e le sue intuizioni".
• "Aspetto con ansia la nostra prossima conversazione".

Queste righe rafforzano la buona volontà e lasciano un'impressione finale positiva. Ciò contribuisce a rafforzare le relazioni e a rendere più fluida la comunicazione futura.

Quando si è spinti a prendere una decisione

• "Se non avrò notizie entro venerdì, riterrò che al momento non sia adatto". (educato ma chiaro)
• "Possiamo procedere non appena avrò la sua approvazione".
• "Felice di andare avanti quando sei pronto".

In questo modo si mantengono chiare le cose, pur rispettandole. Il lettore sa cosa sta aspettando, ma non si sente spinto o a disagio.

Le migliori battute conclusive, soprattutto per email marketingsono brevi e mirate. E, come abbiamo detto prima, devono essere in linea con il tono generale dell'e-mail.

If that’s an area you struggle with, try out Undetectable AI’s Email Generator.

Utilizzatelo per generare righe di chiusura specifiche per i vostri messaggi di posta elettronica e sarete a posto!

Frasi comuni per la firma

L'uso di una firma appropriata è un aspetto importante per imparare a concludere un'e-mail in modo professionale.

Permettetemi di condividere alcune delle mie opzioni preferite.

Formale

Ideale per i primi contatti, le domande di lavoro o la corrispondenza ufficiale.

• Cordiali saluti,
• Cordiali saluti,
• Cordiali saluti,

Neutro

Ideale per le e-mail di lavoro di tutti i giorni o per le relazioni professionali in corso.

• Grazie,
• Cordiali saluti,
• Tutto il meglio,

Casual

Adatto ai colleghi che si conoscono bene, alle chat interne al team o agli scambi professionali amichevoli.

• Salute
• Parlare presto
• Prenditi cura di te

Esempi per situazione

La giusta chiusura di un'e-mail dipende da chi vi sta scrivendo e perché. Situazioni diverse richiedono livelli diversi di formalità, tono e dettagli.

Ecco alcuni esempi che possono servire da guida.

• Come concludere un'e-mail a un professore

Quando si invia un'e-mail a un professore, è necessario mostrare rispetto e professionalità. Anche se in classe sono amichevoli, la vostra e-mail deve essere abbastanza formale per un ambiente accademico.

Esempio: 

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Grazie per il vostro tempo e la vostra guida. 

_Best regards,_Nome e cognome

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Ringrazia, conclude con gentilezza e condivide il vostro nome e cognome in modo che il professore sappia chi siete.

• Come concludere un'e-mail a un potenziale datore di lavoro

Quando vi candidate per un lavoro, seguite un colloquio o contattate qualcuno per fare networking, il modo in cui concludete l'e-mail è importante. Dovete sembrare gentili, sicuri di voi stessi e pronti per il passo successivo.

Esempio:

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Vi ringrazio per il vostro tempo e spero di sentirvi presto.

_Sincerely,_Nome e cognome

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• Come terminare un'e-mail a un cliente

Email ai clienti dovrebbero sempre concludersi in modo amichevole. Ma, non fraintendetemi, devono essere chiari anche i passi successivi.

Esempio:

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Fatemi sapere se avete domande sulla proposta. 

_Kind regards,_Nome e cognome

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Queste chiusure sono educate, chiare e invitano l'interlocutore a rispondere se ne ha bisogno.

• Come terminare un'e-mail a un collega

Per i compagni di squadra o i colleghi con cui si interagisce spesso, si può essere meno formali pur rimanendo rispettosi.

Esempio:

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Grazie per essere intervenuti così rapidamente. 

_Best,_Nome 

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È amichevole, riconoscente ed efficiente.

• Come terminare un'e-mail a un amico

Se si conosce bene la persona, non è necessario un finale rigido e formale. Una chiusura più calorosa e informale sarà più gradita.

Esempio:

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Non vedo l'ora di raggiungervi presto! 

_Cheers,_Nome

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È una sensazione amichevole e personale, che si adatta al tipo di relazione in cui la formalità non è necessaria.

Suggerimenti per la formattazione della firma

Gli studenti si chiedono spesso come concludere un'e-mail a un insegnante. I dipendenti si chiedono come concludere un'e-mail al proprio capo.

Alla fine, siamo tutti sulla stessa barca. 

Il segreto è nella firma. Una firma ben fatta può trasformare un'e-mail da una sensazione di incompiutezza a un aspetto curato e professionale.

1. Cosa includere

Questa parte è la più semplice. Inserite solo il vostro nome e cognome, il titolo o il ruolo e le informazioni di contatto.

2. Firme testuali e grafiche

Le firme testuali sono spesso una scelta migliore, poiché si caricano rapidamente e funzionano su tutti i dispositivi.

Firme grafiche (con loghi o immagini) possono avere un aspetto raffinato, ma potrebbero non essere visualizzati correttamente in ogni casella di posta e possono aumentare le dimensioni del file.

3. Quando utilizzare gli strumenti per la firma delle e-mail

Oltre a utilizzare AI per la scrittura di e-mailStrumenti come Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator o MySignature possono aiutarvi a creare una firma dall'aspetto professionale senza dover avere competenze di design.

Sono ideali se si lavora con i clienti o se si desidera un'atmosfera più professionale.

Per le e-mail occasionali o i messaggi al proprio team, è possibile saltarli.

Errori comuni da evitare

Una grande e-mail può comunque cadere nel vuoto se il finale è sbagliato. Ecco alcuni errori a cui prestare attenzione:

• Aggiungere scuse inutili: Concludere con "Scusa se ti ho disturbato" o "So che sei occupato" può farti sembrare insicuro di te stesso. Si può essere gentili senza sminuirsi.
• Utilizzo di frasi riempitive: Frasi come "Per ora non ho altro" o "Ho pensato di contattarvi" non aggiungono valore. Se non aiuta la conversazione, saltatela.
• Promesse eccessive nell'ultima riga: Promettere "ti chiamo domani" quando non si è sicuri può far sembrare inaffidabili. Mantenete i vostri impegni di chiusura realistici.
• Lasciare che gli errori di battitura si intrufolino alla fine: Molte persone correggono l'inizio delle loro e-mail, ma non la fine. Un nome scritto male o una data sbagliata nella firma possono vanificare tutti i vostri sforzi.
• Dimenticare l'invito all'azione: Se avete bisogno che il lettore faccia qualcosa, ad esempio rispondere, approvare, programmare, chiaritelo prima di chiudere. Altrimenti, la vostra e-mail sarà inutile.

Il vostro finale è l'ultima cosa che un destinatario legge prima di decidere cosa fare dopo. Pertanto, assicuratevi che lo aiuti e non lo confonda.

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Pensieri finali

La fine dell'e-mail è la parte che le persone ricorderanno. È il momento in cui dimostrate di essere riflessivi e intenzionali. Una buona chiusura rende facile per l'interlocutore sapere cosa c'è dopo e come rispondere.

In fin dei conti, per concludere un'e-mail bisogna sapere a chi si sta scrivendo, perché si sta scrivendo e quale sensazione si vuole lasciare.

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